Recitale
(1) Evidențele ținute de Comisie stau la baza funcționării și a activității sale zilnice. Acestea fac parte din activele Comisiei și îndeplinesc funcțiile de facilitare a schimbului de informații, de furnizare de dovezi privind acțiunile întreprinse, de îndeplinire a obligațiilor juridice ale instituției și de păstrare a memoriei acesteia. Prin urmare, acestea trebuie gestionate în conformitate cu norme eficiente aplicabile tuturor direcțiilor generale și departamentelor echivalente.
(2) Comisia ține evidențe care sunt create, primite și gestionate în cursul activităților sale. Toate evidențele, indiferent de format și de mediul tehnologic în care sunt colectate, create sau generate, sunt captate și păstrate într-un registru electronic oficial de evidențe.
(3) Dispozițiile privind gestionarea evidențelor și arhivele stabilesc principii pentru a asigura: crearea, primirea și păstrarea sau eliminarea corespunzătoare a evidențelor, precum și consultarea și comunicarea acestora; autenticitatea, fiabilitatea, integritatea și lizibilitatea în timp a evidențelor și a metadatelor care le însoțesc; identificarea fiecărei evidențe, împreună cu extragerea și alocarea metadatelor, astfel încât aceasta să poată fi îndosariată, căutată și ușor de urmărit; dezvoltarea, întreținerea și actualizarea structurii sistemelor Comisiei de gestionare a evidențelor și a arhivelor, a registrelor sale electronice și a registrelor sale dedicate suporturilor analogice.
(4) Aceste principii sunt menite să acopere ciclul de viață al evidențelor Comisiei, indiferent de suportul acestora, punerea la dispoziție, schimbul, partajarea, reutilizarea și diseminarea datelor, a informațiilor și a evidențelor, în conformitate cu politica, modalitățile de guvernanță și practicile Comisiei în materie de gestionare a datelor și a informațiilor.
(5) Gestionarea și arhivarea eficace și adecvate ale evidențelor contribuie la îndeplinirea obligațiilor de transparență ale Comisiei, în special prin facilitarea accesului public la documente și prin punerea în aplicare a principiului responsabilității în ceea ce privește acțiunile publice.
(6) Dispozițiile privind gestionarea evidențelor și arhivele ar trebui să fie aliniate la obligația de a acorda acces la documentele deținute de Comisie în conformitate cu principiile, modalitățile și limitele stabilite în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (2).
(7) Prin Decizia 2002/47/CE, CECO, Euratom a Comisiei (3), Comisia și-a modificat regulamentul de procedură pentru a include dispoziții privind gestionarea documentelor, iar prin Decizia 2004/563/CE, Euratom a Comisiei (4), aceasta a modificat regulamentul de procedură pentru a include dispoziții privind documentele electronice și digitalizate în vederea instituirii gestionării și arhivării documentelor electronice, stabilind un set comun de norme și proceduri aplicabile tuturor departamentelor.
(8) Este necesar să se actualizeze normele care stabilesc condițiile în care documentele electronice, digitalizate și transmise pe cale electronică sunt valabile și stocate în scopurile Comisiei.
(9) Politica de gestionare a evidențelor și de arhivare ar trebui să țină seama de programul de transformare digitală al Comisiei (5). Prin urmare, principiul creării de evidențe numai în format electronic ar trebui bine subliniat, deși ar trebui totuși să fie posibile excepții de la acest principiu.
(10) Instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii sunt încurajate să recunoască identificarea electronică și serviciile de încredere reglementate de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului (6), în scopul cooperării administrative, valorificând în special bunele practici existente și rezultatele proiectelor în curs în domeniile reglementate de regulamentul menționat.
(11) Normele și procedurile Comisiei privind gestionarea evidențelor și arhivele ar trebui să fie actualizate periodic, ținând seama de evoluțiile și de rezultatele cercetării academice și științifice, inclusiv de apariția unor standarde și evoluții relevante în domeniul tehnologiilor informației și comunicațiilor.
(12) Un sistem de gestionare a evidențelor nu numai că înregistrează evidențele, ci le captează în sens mai larg pentru a le identifica în mod clar și fiabil, pentru a asigura trasabilitatea acestora și pentru a le pune la dispoziția altor utilizatori prin îndosariere sau prin alte mijloace de agregare a evidențelor pe parcursul întregului lor ciclu de viață.
(13) Sistemele de informații, rețelele și mijloacele de transmitere prin intermediul cărora se introduc date în sistemul de evidențe al Comisiei ar trebui să fie protejate prin măsuri de securitate adecvate, în conformitate cu normele de securitate aplicabile pentru protecția informațiilor.
(14) Datele și informațiile ar trebui să fie disponibile și partajate pe scară cât mai largă în cadrul Comisiei, pentru a facilita colaborarea personalului său și posibilitatea de extragere și reutilizare a datelor și a informațiilor, precum și pentru a promova sinergia resurselor sale și a îmbunătăți eficiența.
(15) Fiecare instituție a Uniunii își creează și își menține arhivele istorice și le deschid către public în conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83. În plus, fiecare instituție adoptă norme interne privind aplicarea regulamentului menționat.
(16) În temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului (7), Comisia are obligația de a furniza persoanelor vizate informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care le privesc și de a le respecta drepturile în calitate de persoane vizate. Cu toate acestea, Comisia ar trebui să stabilească un echilibru între aceste drepturi și obiectivele arhivării în interes public, în conformitate cu legislația privind protecția datelor.
(17) Articolul 16 alineatul (5) și articolul 19 alineatul (3) din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevăd excepții de la dreptul la informare al persoanelor vizate și de la dreptul la ștergerea datelor în ceea ce privește prelucrarea datelor în scopuri de arhivare în interes public. Aceste drepturi nu ar trebui să se aplice, în principiu, în contextul specific al arhivelor istorice ale Comisiei, ținând seama de dimensiunea instituției și de arhivele acesteia și de natura arhivării în interes public. Ștergerea datelor cu caracter personal conținute în astfel de evidențe ar submina, în special, validitatea, integritatea și autenticitatea arhivelor Comisiei și, prin urmare, ar putea afecta grav îndeplinirea obiectivelor de arhivare în interes public.
(18) Comisia ar putea să nu fie în măsură sau să fie obligată să depună eforturi disproporționate pentru a furniza informații cu privire la prelucrare, odată ce dosarele și evidențele sale selectate pentru păstrare permanentă au fost transferate în arhivele sale istorice. Persoanele vizate ar trebui să fie informate că evidențele care conțin datele lor cu caracter personal pot fi transferate în arhivele istorice ale Comisiei la sfârșitul perioadei de păstrare prevăzute pentru evidențele respective ca parte a informațiilor menționate la articolele 15 și 16 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Aceste informații sunt furnizate în legătură cu operațiunile de prelucrare inițiale pentru care datele cu caracter personal au fost colectate inițial.
(19) Articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725 conferă Comisiei posibilitatea de a prevedea derogări de la drepturile menționate la articolele 17, 18, 20, 21, 22 și 23 din regulamentul menționat, în măsura în care există riscul ca drepturile respective să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea scopurilor de arhivare în interes public și sunt necesare derogări pentru îndeplinirea acestor scopuri. Cu excepția cazului în care sunt prevăzute derogări într-un act juridic adoptat în temeiul tratatelor, trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora Comisia are dreptul de a deroga de la aceste drepturi.
(20) Acordarea accesului la datele cu caracter personal în cazul unei cereri a persoanei vizate care nu furnizează informații specifice cu privire la prelucrarea la care se referă cererea poate implica un efort administrativ disproporționat sau poate fi practic imposibilă, având în vedere dimensiunea și natura arhivelor istorice ale Comisiei.
(21) Rectificarea datelor cu caracter personal ar submina integritatea și autenticitatea arhivelor Comisiei și ar anula scopul arhivării în interes public. Acest lucru nu aduce atingere posibilității Comisiei ca, în cazuri justificate în mod corespunzător care privesc date cu caracter personal inexacte, să decidă să includă o declarație suplimentară sau o adnotare la înregistrarea relevantă.
(22) Datele cu caracter personal constituie o parte integrantă și indispensabilă a evidențelor selectate pentru păstrare permanentă. Prin urmare, acordarea dreptului de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal conținute în astfel de evidențe ar face imposibilă realizarea scopurilor arhivării în interes public.
(23) Comisia ar trebui să prevadă derogări sub rezerva condițiilor și a garanțiilor menționate la articolul 13 din Regulamentul (UE) 2018/1725.
(24) Conform principiului responsabilității, Comisia ar trebui să țină evidența aplicării derogărilor.
(25) Pentru a garanta cel mai ridicat grad de protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei trebuie să fie informat cât mai curând posibil cu privire la aplicarea derogărilor în temeiul prezentei decizii.
(26) Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată cu privire la aceste norme și, la 3 martie 2020, a emis un aviz cu recomandările sale.
(27) Toți membrii personalului ar trebui să își asume răspunderea pentru crearea și gestionarea corectă a evidențelor referitoare la politicile, procesele și procedurile pentru care sunt responsabili,