Decizia Comisiei din 7 iulie 2004 de modificare a regulamentului său de procedură

Articolul 1

Dispozițiile Comisiei privind documentele electronice și digitalizate, al căror text figurează în anexa la prezenta decizie, se adaugă ca anexă la regulamentul de procedură al Comisiei.

Articolul 2

Prezenta decizie intră în vigoare la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Articolul 1

Obiectul Prezentele dispoziții determină condițiile de validitate a documentelor electronice și digitalizate pentru obiectivele Comisiei. Acestea vizează în egală măsură garantarea autenticității, integrității și lizibilității în timp a acestor documente și a metadatelor care le însoțesc.

Articolul 2

Sfera de aplicare Prezentele dispoziții se aplică documentelor electronice și digitalizate stabilite sau primite și deținute de către Comisie. Acestea pot deveni aplicabile, prin convenție, documentelor electronice și digitalizate deținute de alte entități care răspund de aplicarea anumitor politici comunitare sau documentelor schimbate între administrații din care face parte Comisia, prin intermediul rețelelor de transmitere a datelor.

Articolul 3

Definiții În sensul prezentelor dispoziții, se aplică următoarele definiții: 1. „document”: documentul așa cum este definit atât de articolul 3 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (7), cât și de articolul 1 din dispozițiile privind administrarea documentelor, anexate la regulamentul de procedură al Comisiei, denumite în continuare „dispoziții privind administrarea documentelor”; 2. „document electronic”: un ansamblu de date introduse sau stocate pe orice tip de suport printr-un sistem informatic sau un dispozitiv asemănător, care pot fi citite sau afișate de către o persoană sau un astfel de sistem sau dispozitiv, ca și orice afișare sau recuperare a acestor date în formă imprimată sau altă formă; 3. „digitalizarea documentelor”: procesul de transformare a unui document pe hârtie sau orice alt tip de suport tradițional în imagine electronică. Digitalizarea privește toate tipurile de documente și se poate efectua pornind de la diferite suporturi, cum ar fi hârtie, fax, microforme (microfișă, microfilme), fotografii, casete video sau audio și filme; 4. „ciclul de viață al unui document”: toate etapele sau perioadele de viață ale unui document din momentul primirii sau redactării sale formale în sensul articolului 4 din dispozițiile privind administrarea documentelor și până la transferul său către arhivele istorice ale Comisiei și deschiderea sa pentru public sau până la distrugerea acestuia în sensul articolului 7 din dispozițiile menționate; 5. „sistemul de documente al Comisiei”: toate documentele, dosarele și metadatele redactate, primite, înregistrate, clasificate și păstrate de Comisie; 6. „integritate”: faptul că informațiile conținute în document și metadatele care îl însoțesc sunt complete (toate datele sunt prezente) și corecte (fiecare dată este neschimbată); 7. „lizibilitate în timp”: faptul că informațiile conținute în documentele și metadatele care le însoțesc sunt ușor de citit de către orice persoană care trebuie sau poate să aibă acces la acestea pe tot ciclul de viață al documentelor, de la redactarea formală sau primirea lor până la transferul către arhivele istorice ale Comisiei și deschiderea lor pentru public sau până la distrugerea autorizată a acestora, în funcție de durata lor de conservare stabilită; 8. „metadate”: datele care descriu contextul, conținutul și structura documentelor, precum și administrarea lor în timp, astfel cum sunt stabilite de regulamentul de aplicare a dispozițiilor privind administrarea documentelor și care urmează să fie completate de normele de aplicare a prezentelor dispoziții; 9. „semnătură electronică”: semnătura electronică în sensul articolului 2 alineatul (1) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului (8); 10. „semnătură electronică avansată”: semnătura electronică în sensul articolului 2 alineatul (2) din Directiva 1999/93/CE.

Articolul 4

Validitatea documentelor electronice (1) În cazul în care o dispoziție comunitară sau națională aplicabilă necesită originalul semnat al unui document, un document electronic redactat sau primit de Comisie îndeplinește această cerință dacă documentul în cauză poartă o semnătură electronică avansată bazată pe un certificat calificat și creat printr-un dispozitiv securizat pentru creare de semnături sau o semnătură electronică care prezintă garanții echivalente cu privire la funcționalitățile atribuite unei semnături. (2) În cazul în care o dispoziție comunitară sau națională aplicabilă impune ca un document să fie redactat în scris, fără a necesita, totuși, un original semnat, un document electronic redactat sau primit de Comisie îndeplinește această cerință dacă persoana de la care provine este identificată corespunzător iar documentul este redactat în condiții de natură să garanteze integritatea conținutului său și a metadatelor care îl însoțesc și este păstrat în conformitate cu condițiile menționate la articolul 7. (3) Dispozițiile din prezentul articol se aplică în ziua următoare datei adoptării normelor de aplicare prevăzute la articolul 9.

Articolul 5

Validitatea procedurilor electronice (1) În cazul în care o procedură proprie Comisiei necesită semnătura unei persoane autorizate sau acordul unei persoane la un anumit stadiu sau în mai multe stadii ale procedurii, procedura poate fi administrată de sisteme informatice cu condiția ca fiecare persoană să fie identificată în mod clar și fără echivoc, iar sistemul în cauză să garanteze că nu poate fi modificat conținutul, inclusiv în ceea ce privește etapele procedurii. (2) În cazul în care o procedură implică Comisia și alte entități și necesită semnătura unei persoane autorizate sau acordul unei persoane la un anumit stadiu sau mai multe stadii ale procedurii, procedura poate fi administrată de sisteme informatice care oferă condițiile și garanțiile tehnice stabilite prin convenție.

Articolul 6

Transmiterea pe cale electronică (1) Transmiterea documentelor de către Comisie unui destinatar intern sau extern se poate efectua prin mijlocul de comunicație cel mai adecvat circumstanțelor în cazul dat. (2) Documentele pot fi transmise Comisiei prin orice mijloc de comunicație, inclusiv electronic: fax, e-mail, formular electronic, website. (3) Alineatele (1) și (2) nu se aplică în cazul în care o dispoziție comunitară sau națională aplicabilă sau o convenție între părți impune mijloace specifice de transmitere sau formalități legate de transmitere.

Articolul 7

Conservarea (1) Conservarea de către Comisie a documentelor electronice și digitalizate trebuie asigurată pe toată perioada cerută, în următoarele condiții: (a) documentul se păstrează în forma în care a fost redactat, trimis sau primit, sau într-o formă prin care se păstrează integritatea atât a conținutului cât și a metadatelor care îl însoțesc; (b) conținutul documentului și al metadatelor care îl însoțesc trebuie să fie lizibile pe toată perioada conservării pentru orice persoană care are acces autorizat la acestea; (c) în ceea ce privește un document trimis sau primit pe cale electronică, informațiile care permit determinarea originii și destinației sale, ca și data și ora trimiterii sau primirii fac parte din metadatele minimale care trebuie conservate; (d) în ceea ce privește procedurile electronice administrate de sisteme informatice, informațiile privind etapele formale ale procedurii trebuie conservate în condiții de natură să garanteze identificarea acestor etape, a autorilor și a participanților. (2) În sensul alineatului (1), Comisia stabilește un sistem electronic de depozitare pentru a acoperi întregul ciclu de viață al documentelor electronice și digitalizate. Condițiile tehnice ale sistemului electronic de depozitare sunt stabilite de normele de aplicare prevăzute la articolul 9.

Articolul 8

Securitate Documentele electronice și digitalizate sunt administrate cu respectarea normelor de securitate care se impun Comisiei. În acest scop, sistemele de informații, rețelele și mijloacele de transmitere care alimentează sistemul de documente al Comisiei sunt protejate prin măsuri de securitate adecvate privind clasificarea documentelor, protecția sistemelor de informații și protecția datelor cu caracter personal.

Articolul 9

Norme de aplicare Normele de aplicare a prezentelor dispoziții sunt stabilite în coordonare cu direcțiile generale și serviciile similare și sunt adoptate de către secretarul general al Comisiei, în acord cu directorul general care răspunde de sistemele informatice din cadrul Comisiei. Acestea sunt actualizate în mod regulat în funcție de evoluția tehnologiilor informației și comunicațiilor și de noile obligații care se pot impune Comisiei.

Articolul 10

Aplicarea în cadrul serviciilor Fiecare director general sau șef de serviciu ia măsurile necesare pentru ca documentele, procedurile și sistemele electronice de care răspunde să îndeplinească cerințele prezentelor dispoziții și ale normelor de aplicare.

Articolul 11

Punerea în aplicare Secretariatul General al Comisiei primește instrucțiunile necesare punerii în aplicare a prezentelor dispoziții în coordonare cu direcțiile generale și serviciile similare, în special direcția generală care răspunde de sistemele informatice din cadrul Comisiei.