Articolul 1
(1) Instituțiile Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice, denumite în continuare „instituții”, constituie arhive istorice și le fac accesibile publicului în condițiile prevăzute de prezentul regulament după scurgerea unui termen de treizeci de ani de la data redactării documentelor și înscrisurilor. Pentru aplicarea prezentului regulament, Comitetul Economic și Social și Curtea de Conturi sunt asimilate instituțiilor menționate la articolul 4 alineatul (1) din Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene și la articolul 3 alineatul (1) din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice.
(2) În sensul aplicării prezentului regulament:
(a) termenul „arhivele Comunităților Europene” desemnează ansamblul de documente și înscrisuri de orice natură, indiferent de forma și suportul lor material, care au fost elaborate sau primite de către una dintre instituții, de către unul dintre reprezentanții sau agenții acesteia aflați în exercițiul funcțiunii și care privesc activitățile Comunității Economice Europene și/sau ale Comunității Europene a Energiei Atomice, denumite în continuare „Comunități Europene”;
(b) termenul „arhive istorice” desemnează partea arhivelor Comunităților Europene care a fost selectată, în condițiile prevăzute la articolul 7 din prezentul regulament, în vederea păstrării permanente.
(3) Documentele și înscrisurile la care accesul era liber înainte de expirarea termenului prevăzut la alineatul (1) continuă să fie accesibile publicului fără nici o restricție.
(4) După expirarea termenului de treizeci de ani prevăzut la alineatul (1), accesul la arhivele istorice este acordat oricărei persoane care depune o cerere în acest sens și care acceptă să se supună regulilor interne adoptate în acest scop de fiecare instituție.
(5) Arhivele istorice sunt accesibile sub formă de copii. Cu toate acestea, instituțiile pot permite accesul la documentele sau înscrisurile originale în cazul în care utilizatorul face dovada unui interes deosebit și motivat corespunzător.
Articolul 2
Prezentul regulament nu se aplică dosarelor personalului Comunităților Europene și nici documentelor sau înscrisurilor care conțin informații privind viața privată sau profesională a unei anumite persoane.
Articolul 3
(1) Publicul nu are acces la:
(a) documentele și înscrisurile care au fost clasificate într-unul din regimurile de secretizare prevăzute la articolul 10 din Regulamentul nr. 3 al Consiliului din 31 iulie 1958 privind aplicarea articolului 24 din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice (3) și care nu au fost declasificate;
(b) contractele prezentate Agenției de aprovizionare a Euratom sau încheiate de aceasta în temeiul dispozițiilor capitolului VI din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice;
(c) documente și înscrisuri din dosarele înaintate spre soluționare Curții de Justiție a Comunităților Europene.
(2) De asemenea, publicul nu are acces la documentele și înscrisurile considerate, în conformitate cu celelalte reguli și practici stabilite în acest sens în cadrul fiecărei instituții, ca fiind confidențiale sau aparținând unei categorii mai stricte, cu excepția cazului în care acestea au fost declasificate în conformitate cu articolul 5.
Articolul 4
(1) Documentele și înscrisurile care, în momentul în care au fost aduse la cunoștința unei instituții, se aflau sub protecția secretului profesional sau de afaceri sunt accesibile publicului după expirarea termenului de treizeci de ani, numai în cazul în care instituția care are cunoștință de documentele sau înscrisurile respective a informat în prealabil persoana sau întreprinderea respectivă despre intențiile sale de a le face accesibile publicului și în cazul în care persoana sau întreprinderea respectivă nu a ridicat obiecții într-un termen care trebuie precizat în modalitățile de aplicare prevăzute la articolul 9.
(2) Alineatul (1) se aplică, de asemenea, documentelor și înscrisurilor elaborate de o instituție și care conțin informații aflate sub regimul secretului profesional sau de afaceri.
Articolul 5
(1) Pentru a garanta respectarea termenului de treizeci de ani prevăzut la articolul 1 alineatul (1), fiecare instituție procedează în timp util, cel mai târziu în cursul celui de-al douăzeci și cincilea an de la elaborarea documentelor și înscrisurilor, la examinarea documentelor și înscrisurilor considerate în continuare ca fiind confidențiale sau aparținând unei categorii mai stricte, pentru a decide eventuala lor declasificare. Documentele și înscrisurile care nu au fost declasificate după prima examinare sunt reexaminate periodic, cel puțin o dată la fiecare cinci ani.
(2) În ceea ce privește documentele și înscrisurile elaborate de un stat membru sau de o altă instituție, instituțiile respectă clasificarea stabilită de statul membru sau instituția respectivă. Cu toate acestea, în vederea asigurării unui acces cât mai larg posibil la arhivele Comunităților Europene, instituțiile și statele membre pot să convină asupra procedurilor de declasificare a acestor documente și înscrisuri, pe baza unor criterii stabilite de comun acord.
Articolul 6
(1) Statele membre nu fac accesibile publicului, în condiții mai puțin stricte decât cele prevăzute la articolele 1-5, documentele și înscrisurile elaborate de instituții și aflate în arhivele proprii, care au fost supuse unei clasificări și nu au fost declasificate.
(2) Alineatul (1) se aplică de asemenea documentelor și înscrisurilor statelor membre care reproduc în tot sau în parte conținutul documentelor menționate de prezentul alineat.
Articolul 7
Fiecare instituție transferă către arhivele istorice documentele și înscrisurile aflate în arhivele sale curente, nu mai târziu de cincisprezece ani de la elaborarea acestora. În conformitate cu criteriile stabilite de fiecare instituție în temeiul articolului 9, aceste documente și înscrisuri fac apoi obiectul unei sortări având ca scop separarea celor care trebuie păstrate de cele care nu prezintă nici un interes administrativ sau istoric.
Articolul 8
(1) Fiecare instituție își păstrează arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel mai potrivit.
(2) La cerere, fiecare instituție pune la dispoziția statelor membre și a altor instituții, cu excepția statului membru în care se găsește instituția respectivă sau a instituțiilor aflate în același stat membru, un set complet de copii pe microfilm și/sau microfișă ale arhivelor sale istorice, în măsura în care acestea sunt accesibile publicului în conformitate cu prezentul regulament.
Articolul 9
Fiecare instituție este abilitată să adopte pe plan intern normele de aplicare a prezentului regulament.