Decizia Comisiei din 23 ianuarie 2002 de modificare a regulamentului de procedură [notificată cu numărul C(2002) 99]

Articolul 1

Dispozițiile privind gestionarea documentelor, al căror text figurează în anexa la prezenta decizie, se adaugă ca anexă la regulamentul de procedură al Comisiei (1).

Articolul 2

Decizia Comisiei din 18 martie 1986 privind gestionarea documentelor (2) se abrogă.

Articolul 3

Prezenta decizie intră în vigoare la data publicării în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene.

Articolul 1

Definiții În sensul prezentelor dispoziții: — document înseamnă orice conținut întocmit sau primit de către Comisie cu privire la o problemă în legătură cu politicile, activitățile și deciziile care intră în competența instituției în cadrul atribuțiilor oficiale ale acesteia, oricare ar fi suportul pe care se prezintă conținutul respectiv (scris pe hârtie sau stocat în formă electronică sau ca înregistrare sonoră, vizuală sau audiovizuală); — dosar înseamnă nucleul în jurul căruia se organizează documentele în funcție de activitățile instituției, servind drept dovadă, justificare sau informare și pentru a garanta eficiența în muncă.

Articolul 2

Obiect Prezentele dispoziții stabilesc principiile pentru gestionarea documentelor. Gestionarea documentelor trebuie să garanteze: — crearea, primirea și păstrarea documentelor în mod corespunzător; — identificarea fiecărui document prin intermediul unor semne adecvate care permit clasificarea, căutarea acestuia, precum și trimiterea la acesta cu ușurință; — păstrarea memoriei instituției, menținerea dovezilor activităților întreprinse și îndeplinirea obligațiilor legale ale departamentului; — schimbul ușor de informații; — respectarea obligațiilor Comisiei în ceea ce privește transparența.

Articolul 3

Norme standard Documentele fac obiectul următoarelor operațiuni: — înregistrare; — clasificare; — depozitare; — transfer al dosarelor în arhivele istorice. Aceste operațiuni se desfășoară în conformitate cu o serie de norme standard care se aplică uniform tuturor direcțiilor generale ale Comisiei și departamentelor echivalente.

Articolul 4

Înregistrarea Odată cu primirea sau redactarea formală a unui document în cadrul unui departament, indiferent de tipul de suport, documentul este analizat pentru a se determina modul în care trebuie tratat și, în consecință, dacă trebuie să fie înregistrat sau nu. Un document elaborat sau primit de către un departament al Comisiei trebuie să fie înregistrat în cazul în care el conține informații importante care nu au doar o valabilitate limitată și/sau care pot implica o acțiune sau un control din partea Comisiei sau a unuia dintre departamentele ei. Dacă documentul este elaborat în cadrul Comisiei, el se înregistrează de către departamentul emitent în propriul său sistem. Dacă documentul este primit de către Comisie, el este înregistrat de către departamentul destinatar. În orice prelucrare ulterioară a documentelor înregistrate în acest fel se face trimitere la înregistrarea lor inițială. Înregistrarea trebuie să permită identificarea clară și sigură a documentelor întocmite sau primite de către Comisie sau de unul dintre departamentele acesteia, astfel încât să poată fi depistate pe tot parcursul ciclului lor de viață. Trimiterile la documente se evidențiază în registre.

Articolul 5

Clasificare Direcțiile generale și departamentele echivalente întocmesc un plan de îndosariere adaptat nevoilor lor specifice. Planul de îndosariere, accesibil prin computer, este asociat unei nomenclaturi comune definite de Secretariatul General pentru toate departamentele Comisiei. Nomenclatura este o componentă a gestionării pe activități a Comisiei. Documentele înregistrate se păstrează în dosare. Pentru fiecare problemă care intră în competența direcției generale sau a departamentului echivalent se constituie un dosar oficial unic. Fiecare dosar oficial trebuie să fie complet și trebuie să corespundă activităților departamentului legate de problema respectivă. Crearea unui dosar și anexarea acestuia la planul de îndosariere al direcției generale sau al unui departament echivalent intră în responsabilitatea departamentului care răspunde de activitatea la care se referă dosarul, în conformitate cu modalitățile practice stabilite în fiecare direcție generală sau departament echivalent.

Articolul 6

Depozitare Fiecare direcție generală sau departament echivalent asigură protecția fizică a documentelor care se află în responsabilitatea sa, precum și posibilitatea accesării lor pe termen scurt și mediu, și trebuie să fie în măsură să prezinte sau să reconstituie dosarele din care fac parte documentele respective. Normele administrative și obligațiile legale determină perioada minimă de păstrare a unui document. Fiecare direcție generală sau departament echivalent își determină structura organizatorică internă pentru depozitarea dosarelor sale. Perioada minimă de depozitare în cadrul departamentelor are la bază o listă comună, stabilită în conformitate cu normele de aplicare prevăzute la articolul 12 pentru întreaga Comisie.

Articolul 7

Evaluarea și transferul în arhivele istorice Fără a aduce atingere perioadelor minime de depozitare prevăzute la articolul 6, centrul (centrele) de gestionare a documentelor prevăzut(e) la articolul 9 desfășoară, în mod regulat, în cooperare cu departamentele care răspund de dosare, o evaluare a documentelor și a dosarelor care ar putea să fie transferate în Arhivele istorice ale Comisiei. După evaluarea propunerilor, arhivele istorice pot refuza transferul documentelor sau al dosarelor. Orice decizie de refuzare a transferului se justifică, iar departamentul în cauză este informat cu privire la această decizie. Dosarele sau documentele a căror păstrare de către departamente nu mai este considerată necesară sunt transferate, la cincisprezece ani cel târziu de la emiterea lor, de către centrul de gestionare a documentelor și sub autoritatea directorului general, în Arhivele istorice ale Comisiei. Dosarele sau documentele sunt evaluate ulterior, în conformitate cu normele stabilite în normele de aplicare prevăzute la articolul 12 și care au rolul de a separa documentele care trebuie păstrate de cele care nu au nici o valoare administrativă sau istorică. Arhivele istorice dispun de locuri speciale de depozitare a dosarelor și a documentelor transferate. La cerere, ele pun documentele și dosarele la dispoziția direcției generale sau a departamentului echivalent care le-au emis.

Articolul 8

Documente clasificate Documentele clasificate se prelucrează în conformitate cu normele în vigoare privind siguranța.

Articolul 9

Centre de gestionare a documentelor Fiecare direcție generală sau departament echivalent, în funcție de structura acestora și de constrângerile care le vizează, înființează sau mențin unul sau mai multe centre de gestionare a documentelor. Sarcina centrelor de gestionare a documentelor este de a garanta că documentele elaborate sau primite în direcțiile lor generale sau în departamentele echivalente sunt gestionate în conformitate cu normele.

Articolul 10

Funcționarii responsabili de gestionarea documentelor Fiecare director general sau șef de departament desemnează un funcționar responsabil de gestionarea documentelor. În scopul instituirii unui sistem de gestionare modernă și eficientă a documentelor și a registrelor, funcționarul responsabil de gestionarea documentelor are sarcina de: — a identifica tipurile de documente și dosare specifice domeniilor de activitate ale direcției sale generale sau ale departamentului echivalent; — a elabora sau a actualiza inventarul bazelor de date și al sistemelor specifice existente; — a stabili planul de clasificare al direcției generale sau al departamentului echivalent; — a stabili normele și procedurile specifice direcției generale sau ale departamentului echivalent, care se vor folosi pentru gestionarea documentelor și a dosarelor, precum și de a asigura aplicarea lor; — a organiza, în cadrul direcției sale generale sau al departamentului echivalent, formarea personalului care răspunde de punerea în aplicare, controlul și monitorizarea normelor de gestionare stabilite prin aceste dispoziții. Funcționarul responsabil de gestionarea documentelor asigură coordonarea orizontală între centrul (centrele) de gestionare a documentelor și celelalte departamente implicate.

Articolul 11

Grup interdepartamental Se instituie un grup interdepartamental de funcționari responsabili de gestionarea documentelor. Acest grup este prezidat de Secretariatul General, cu atribuția de: — a asigura aplicarea corectă și uniformă a acestor dispoziții în cadrul departamentelor; — a se ocupa de eventualele probleme pe care le ridică aplicarea dispozițiilor în cauză; — a contribui la pregătirea normelor de aplicare prevăzute la articolul 12; — a transmite cerințele direcțiilor generale și ale departamentelor echivalente în ceea ce privește pregătirea profesională și măsurile de susținere. Grupul interdepartamental este convocat de către președintele său, fie la inițiativa președintelui, fie la cererea unei direcții generale sau a unui departament echivalent.

Articolul 12

Norme de aplicare Normele de aplicare a acestor dispoziții sunt adoptate și actualizate regulat de către secretarul general, de comun acord cu directorul general pentru personal și administrație, hotărând la propunerea grupului interdepartamental de funcționari responsabili de gestionarea documentelor. Actualizarea ține în special cont de: — dezvoltarea noilor tehnologii informaționale și de comunicare; — evoluția științelor documentare și rezultatelor cercetării comunitare și internaționale, inclusiv apariția unor noi standarde în domeniu; — obligațiile Comisiei privind transparența și accesul public la documente și la registrele de documente; — evoluțiile în standardizarea și prezentarea documentelor Comisiei și a documentelor departamentelor sale; — normele stabilite privind valoarea probatoare a documentelor electronice.

Articolul 13

Punere în aplicare în cadrul departamentelor Fiecare director general sau șef de departament creează structura organizatorică, administrativă și materială și asigură personalul necesar pentru punerea în aplicare de către departamentele sale a acestor dispoziții și a normelor de aplicare.

Articolul 14

Informare, pregătire profesională și sprijinire Secretariatul General și Direcția generală pentru personal și administrație instituie măsurile de informare, pregătire profesională și sprijinire prin care să se asigure punerea în practică a acestor dispoziții în cadrul direcțiilor generale și al departamentelor echivalente. La determinarea măsurilor de pregătire profesională, Secretariatul General și Direcția generală pentru personal și administrație acordă atenția corespunzătoare cerințelor formulate de direcțiile generale și de departamentele echivalente referitoare la pregătire profesională și sprijinire, așa cum sunt transmise de către grupul interdepartamental al funcționarilor responsabili de gestionarea documentelor.

Articolul 15

Respectarea dispozițiilor Secretariatul General are responsabilitatea de a asigura respectarea acestor dispoziții în coordonare cu directorii generali și șefii de departamente.