Articolul text
Text integral
(2019/C 191/02) COMISIA EUROPEANĂ, având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, de modificare a Regulamentelor (UE) nr. 1296/2013, (UE) nr. 1301/2013, (UE) nr. 1303/2013, (UE) nr. 1304/2013, (UE) nr. 1309/2013, (UE) nr. 1316/2013, (UE) nr. 223/2014, (UE) nr. 283/2014 și a Deciziei nr. 541/2014/UE și de abrogare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 (1), în special articolul 154 alineatele (3) și (4), întrucât: DECIDE: Mandatul care trebuie utilizat pentru efectuarea evaluărilor în temeiul articolului 154 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 este prevăzut în anexa la prezenta decizie. <ANTETUL AUTORITĂȚII CONTRACTANTE> MANDATUL PENTRU EVALUAREA BAZATĂ PE PILONI A UNEI ENTITĂȚI CARE SOLICITĂ SĂ I SE ÎNCREDINȚEZE EXECUȚIA BUGETULUI UE ÎN CADRUL GESTIUNII INDIRECTE [DENUMIREA ENTITĂȚII] CUPRINS 1. INTRODUCERE Context Articolul 154 din Regulamentul financiar (1) (denumit în continuare „RF”) aplicabil bugetului general al Uniunii Europene („UE”) stabilește metodele de execuție a bugetului, inclusiv în cadrul „gestiunii indirecte”. În cadrul gestiunii indirecte, Comisia poate încredința executarea fondurilor sau a garanțiilor bugetare ale Uniunii țărilor, organizațiilor și organismelor (denumite în continuare „entități”) indicate la articolul 62 din RF. Pot fi vizate următoarele entități: În cazul în care gestionează fonduri ale UE, aceste entități trebuie să garanteze un nivel de protecție a intereselor financiare ale UE echivalent cu cel impus prin RF. În mod specific, acestea trebuie să îndeplinească cerințele privind cei nouă „piloni”. Acești piloni se referă la: precum și norme și proceduri privind: și, de asemenea: Prin urmare, entitățile care doresc să lucreze cu fonduri ale UE în cadrul gestiunii indirecte trebuie să fie supuse unei evaluări cuprinzătoare bazate pe piloni. Pe baza rezultatelor evaluării bazate pe piloni, Comisia va decide dacă: (i) poate încredința entității sarcini de execuție bugetară; și (ii) poate încheia acorduri specifice (și anume, acorduri de contribuție aferente gestiunii indirecte) cu entitatea. Cu toate acestea, în cazul în care temeiul juridic prevede acest lucru, aceste condiții pot fi precizate în acordul cu Comisia sau prin trimitere la documente de orientare (de exemplu, Ghidul destinat agențiilor naționale în cazul programului Erasmus) pentru a asigura punerea în aplicare armonizată și egalitatea de tratament pentru beneficiarii unui program UE în toate țările participante. În continuare este prezentat mandatul pe baza căruia [denumirea și adresa completă a autorității contractante] este de acord să angajeze auditorul în vederea efectuării unei evaluări bazate pe piloni cu privire la [denumirea entității] și a prezentării unui raport cu privire la această evaluare. Mandatul este anexat la [solicitarea de servicii sau un document echivalent] a/al entității. În prezentul mandat și în anexele 1-4, care fac parte integrantă din mandat, se aplică următorii termeni: 2. OBIECTIVE Auditorul este angajat să evalueze sistemele instituite, precum și măsurile de control, normele și procedurile aplicate de către entitate pentru fiecare pilon pe baza criteriilor stabilite de către Comisie pentru fiecare pilon. Obiectivul acestei evaluări bazate pe piloni este: (i) de a permite auditorului să determine, în raportul său, dacă entitatea îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 154 alineatul (4) literele (a)-(f) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene și la articolul 29 alineatul (1) din Regulamentul financiar aplicabil Fondului european de dezvoltare pentru fiecare pilon relevant; și (ii) de a exprima o concluzie privind măsura în care entitatea: În plus, de comun acord cu entitatea în cauză și fără a aduce atingere punctajului final, auditorul poate evalua dacă entitatea respectă standarde echivalente cu legislația aplicabilă a UE și standarde internaționale și ale UE convenite în ceea ce privește măsurile de control legate de evitarea obligațiilor fiscale și de jurisdicțiile necooperante, precum și de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului. În cazul în care entitatea este de acord să fie evaluată cu privire la acest set specific de aspecte, auditorul va fi angajat să raporteze cu privire la aceasta în cadrul pilonului 6. Pentru a executa fondurile Uniunii prin intermediul instrumentelor financiare, fie că este vorba sau nu de cele susținute de o garanție bugetară, entitatea va trebui să respecte cerințele relevante care sunt prevăzute în Regulamentul financiar și care figurează în secțiunile suplimentare 6B și 6C, prin angajamente contractuale corespunzătoare, chiar dacă decide să nu supună aceste secțiuni evaluării bazate pe piloni. 3. STANDARDE ȘI ORIENTĂRI Auditorul care efectuează această evaluare bazată pe piloni trebuie să respecte: 4. CERINȚE PRIVIND AUDITORUL 4.1. Principii generale Auditorul trebuie să fie un auditor extern independent, care este membru înregistrat al unui organism sau al unei instituții naționale de contabilitate sau de audit, care, la rândul său, este membru al/membră a Federației Internaționale a Contabililor (IFAC) și care este certificat(ă) pentru a efectua audituri. Auditorul trebuie să fie independent din punct de vedere funcțional de entitatea în cauză. Prin urmare, auditorul intern al unei entități supuse evaluării nu este eligibil pentru a efectua o evaluare bazată pe piloni. Prin acceptarea prezentului mandat, auditorul confirmă că îndeplinește cel puțin una dintre următoarele condiții: 4.2. Calificări, experiență și componența echipei (5) Calificări și experiență Auditorul trebuie să utilizeze suficient personal care să dețină: (i) calificările profesionale adecvate și experiența corespunzătoare în ceea ce privește standardele IFAC, în special ISAE 3000 pentru alte misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice; și (ii) experiență în efectuarea de evaluări instituționale sau de conformitate și/sau în efectuarea de audituri de sistem sau în desfășurarea de misiuni echivalente ale unor entități comparabile – ca dimensiune și complexitate – cu entitatea în cauză. În plus, echipa de misiune, în ansamblu, deține: Componența echipei Echipa de auditori necesară pentru această evaluare bazată pe piloni este compusă dintr-un auditor din categoria 1, care deține responsabilitatea finală pentru evaluare, și o echipă de misiune alcătuită dintr-o combinație adecvată de auditori din categoriile 2-4. Auditorul este cel care are responsabilitatea de a propune și de a utiliza o echipă de misiune alcătuită dintr-o combinație adecvată de auditori pentru această misiune. Comisia distinge patru categorii de auditori. Categoria 1 – Partenerul de audit Un partener de audit este un expert înalt calificat, care deține o calificare profesională relevantă și care își asumă sau și-a asumat responsabilități de rang superior și de conducere în practica de audit public. Persoana respectivă ar trebui să fie membră a unui organism sau a unei instituții naționale de contabilitate sau de audit și trebuie să aibă o experiență profesională de cel puțin 12 ani în calitate de auditor sau de contabil profesionist în practica de audit public. Va fi luată în considerare, de asemenea, experiența colaborării cu țările beneficiare ale ajutorului extern acordat de UE. Un partener de audit sau o altă persoană aflată într-o poziție similară celei de partener este persoana din cadrul firmei de audit care este responsabilă de audit și de efectuarea acestuia, precum și de raportul care este emis în numele firmei. Partenerul de audit este autorizat în mod corespunzător de către un organism profesional, juridic sau de reglementare și este autorizat să certifice conturile conform legislației țării în care este înregistrată firma de audit. Categoria 2 – Responsabilul de audit Responsabilii de audit ar trebui să fie experți calificați cu o diplomă universitară sau o calificare profesională corespunzătoare. Aceștia ar trebui să aibă cel puțin șase ani de experiență ca auditori sau contabili profesioniști în practica de audit public, inclusiv experiență managerială relevantă în conducerea echipelor de audit. Categoria 3 – Auditorul principal Auditorii principali ar trebui să fie experți calificați cu o diplomă universitară sau calificări profesionale relevante și cu o experiență profesională de cel puțin trei ani în practica de audit public. Categoria 4 – Auditor asistent Auditorii asistenți ar trebui să aibă o diplomă universitară relevantă și o experiență profesională de cel puțin șase luni în practica de audit public. Curriculum vitae (CV-uri) Auditorul pune la dispoziția autorității contractante CV-urile partenerului sau ale unei alte persoane din cadrul firmei de audit care este responsabilă pentru evaluarea bazată pe piloni și pentru semnarea raportului și prezintă, de asemenea, CV-urile directorilor, ale auditorilor principali și ale auditorilor asistenți propuși în cadrul echipei de misiune. CV-urile vor include detalii adecvate privind tipul de misiuni desfășurate de către personal, indicând capabilitatea și capacitatea de a efectua evaluarea și vor include, de asemenea, detalii privind experiența specifică relevantă. Autoritatea contractantă va examina CV-urile înainte de a semna un bon de comandă sau un alt document contractual aplicabil respectivei misiuni și își rezervă dreptul de a le respinge în cazul în care acestea nu sunt considerate ca fiind adecvate pentru cerințele misiunii. 5. DOMENIUL DE APLICARE 5.1. Locul și perioada vizate de evaluare Această evaluare bazată pe piloni va fi efectuată la [ locul (locurile) ]. <Este esențial să se indice locul (locurile) corect(e) în care urmează să fie efectuată evaluarea>. Auditorul ar trebui să confirme locul (locurile) evaluării cu autoritatea contractantă înainte de începerea activității de teren și să se asigure că, în timpul evaluării, vor fi disponibile atât documentele justificative relevante, cât și personalul-cheie. Auditorul ar trebui să țină seama de faptul că, în mod normal, entitatea solicită stabilirea de întâlniri pentru a pregăti evaluarea și a discuta proiectul de raport și că acest lucru poate presupune deplasări suplimentare (a se vedea secțiunea 7). În mod normal, perioada care urmează să fie vizată de evaluare ar trebui să fie anul (și anume, perioada de 12 luni) care se încheie în ziua în care începe activitatea de evaluare pe teren, și anume ziua în care auditorul începe efectiv procedurile și testele de evaluare la fața locului (adică la sediul entității). 5.2. Contextul misiunii Utilizarea anexei 1, Contextul misiunii – Informații esențiale pentru o evaluare bazată pe piloni Auditorul obține o prezentare preliminară pentru înțelegerea contextului misiunii pe baza anexei 1, Contextul misiunii – Informații esențiale pentru o evaluare bazată pe piloni. Înțelegerea trebuie să fie suficientă pentru ca auditorul să prezinte autorității contractante o ofertă semnificativă. Utilizarea anexei 2a, Chestionarul de evaluare Entitatea prezintă auditorului anexa 2a completă cât mai curând posibil după ce autoritatea contractantă a încheiat un contract cu auditorul, însă înainte de începerea procedurilor de evaluare ale auditorului. Într-o a doua etapă, anexa 2a va deveni un instrument de sprijin care va fi utilizat de către auditor atunci când va concepe, va planifica și va desfășura procedurile de evaluare și care va servi la analizarea criteriilor a căror respectare de către entitatea supusă evaluării este considerată a fi esențială sau importantă de către Comisia Europeană. Chestionarul completat din anexa 2a constituie o sursă esențială de informații și dovezi pentru evaluarea pentru auditor. Însă acesta nu reprezintă în niciun caz singura sursă care trebuie utilizată de către auditor pentru a planifica și a desfășura procedurile de evaluare și pentru a formula concluziile. Toate informațiile completate și furnizate de către entitate sunt provizorii și sunt supuse procedurilor de evaluare pe care auditorul le consideră necesare. Auditorul nu trebuie să se bazeze pe informații înainte de a se fi asigurat, prin intermediul procedurilor de evaluare, că informațiile sunt suficient de exacte și complete în scopul evaluării și al formulării de concluzii în cunoștință de cauză în cazul întrebărilor-cheie. Prin urmare, auditorul poate să modifice, să completeze și să adauge informații în coloana de constatări, după cum consideră necesar. De asemenea, auditorul poate adăuga întrebări suplimentare în cazul în care consideră că acest lucru este necesar pentru a formula o concluzie în cunoștință de cauză cu privire la întrebările-cheie. Auditorul trebuie să țină seama de circumstanțele specifice ale misiunii și să aplice un raționament profesional pe parcursul întregului proces de evaluare. Auditorul rămâne pe deplin responsabil, în orice moment, pentru conceperea, planificarea și desfășurarea procedurilor de evaluare pe care le consideră necesare, în plus față de întrebările și procedurile din chestionarul anexei 2a . Auditorul va utiliza informațiile chestionarului din anexa 2a și rezultatele procedurilor de evaluare pentru a completa anexa 2 Chestionar și criterii de evaluare (a se vedea secțiunea 5.4 de mai jos) și pentru a formula o concluzie pentru fiecare pilon evaluat. 5.3. Natura, amploarea și calendarul procedurilor și al testelor pentru fiecare pilon Pentru fiecare pilon, auditorul trebuie să evalueze structura sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor relevante. Aceasta înseamnă că auditorul ar trebui să efectueze proceduri și teste pe baza cărora să ajungă la o concluzie privind prezența (adică existența) sistemului, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor. În plus, auditorul trebuie să evalueze eficacitatea operațională a sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor pentru toți pilonii relevanți (a se vedea secțiunea 2, Obiective, de mai sus), cu excepția pilonului „audit extern independent”, pentru care auditorul evaluează doar modul în care sunt concepute procedurile pentru auditul extern. Structura și eficacitatea operațională a sistemelor, a normelor și a procedurilor relevante trebuie să fie evaluate în funcție de criteriile definite de către Comisie pentru fiecare pilon (a se vedea secțiunea 5.4 de mai jos). În acest scop, auditorul trebuie să utilizeze chestionarele puse la dispoziție de către Comisie. Auditorul stabilește natura, amploarea și calendarul tuturor procedurilor și testelor pe care le consideră necesare pentru a ajunge la o concluzie în ceea ce privește structura și eficacitatea operațională a sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor. 5.4. Criteriile și pragul de semnificație Pentru fiecare pilon există trei niveluri de criterii care au fost definite de către Comisia Europeană prin formularea unor întrebări (cheie) în anexa 2, Chestionar și criterii de evaluare și în anexa 2a, Chestionar de evaluare. Pentru a stabili ceea ce constituie un punct slab sau o deficiență semnificativă la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, auditorul trebuie să ia în considerare criteriile și nivelurile de importanță (și anume pragurile de punctare) definite de către Comisie, întrucât acești factori ar putea influența decizia Comisiei de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte. Nivelul 1 (Regulamentul financiar) Pentru fiecare pilon există o singură întrebare generală de nivelul 1 (în anexa 2, Chestionar și criterii de evaluare) stabilită pe baza Regulamentului financiar. Această întrebare este fundamentală. Sunt posibile doar două tipuri de concluzii: Nivelul 2 (componentele-cheie ale pilonilor) Întrebările-cheie de nivelul 2 se referă la criteriile pe care Comisia le consideră esențiale. În acest scop, se stabilesc întrebările și criteriile-cheie pentru componentele-cheie ale fiecărui pilon. Componentele sunt, în esență, „subpiloni” care, la rândul lor, sunt alcătuiți din blocurile de întrebări din anexa 2a, Chestionar de evaluare. Auditorul trebuie să aplice un raționament profesional pentru atribuirea unui punctaj de la 0 la 10 fiecărei componente de nivelul 2 din anexa 2, Chestionar și criterii de evaluare, pe baza informațiilor și a dovezilor obținute în urma aplicării anexei 2a . Nivelul 3 (Chestionar de evaluare cu blocuri de întrebări) Anexa 2a, Chestionar de evaluare, include blocuri de întrebări care se referă la componentele-cheie de nivelul 2 ale pilonilor. Aceste blocuri de întrebări detaliate nu sunt exhaustive. Aceasta înseamnă că auditorul ar trebui să utilizeze cel puțin aceste (blocuri de) întrebări pentru a stabili punctajul pentru fiecare componentă de nivelul 2. Auditorul poate să formuleze întrebări suplimentare și să efectueze teste și proceduri suplimentare, după cum consideră necesar sau oportun. Auditorul aplică pe deplin raționamentul profesional pentru toate întrebările din anexa 2a pentru a atribui punctaje componentelor-cheie de nivelul 2 ale pilonilor. 5.5. Limitări ale domeniului de aplicare Auditorul va informa autoritatea contractantă cu privire la orice limitări ale domeniului de aplicare al activității – identificate înainte sau în timpul evaluării – și va discuta cu autoritatea contractantă pentru a stabili ce acțiuni pot fi necesare, dacă evaluarea poate continua și în ce mod poate continua aceasta. 6. PROCEDURI DE EVALUARE Auditorul ar trebui să efectueze evaluarea în conformitate cu anexa 3, Proceduri de evaluare, care se referă la documentație și dovezi, planificare, activitatea de teren și raportare. Anexa 3 include procedurile de evaluare pe care auditorul ar trebui să le aplice și procedurile pe care auditorul poate opta să le utilizeze. Se atrage atenția auditorului cu privire la aspectele specifice prevăzute în secțiunile 6.1-6.3 de mai jos. Auditorul ar trebui să dea dovadă de atenția și raționamentul profesional cuvenit și să stabilească natura, calendarul și amploarea procedurilor de evaluare în funcție de obiectivele, domeniul de aplicare și contextul evaluării. 6.1. Documentație și dovezi Auditorul ar trebui, în conformitate cu ISAE 3000, să elaboreze documentația și să obțină suficiente dovezi adecvate pentru a susține constatările evaluării și a formula concluzii rezonabile pentru a fundamenta concluzia evaluării pentru fiecare pilon. Auditorul aplică raționamentul profesional pentru a stabili dacă dovezile sunt suficiente și adecvate (a se vedea anexa 3.1). 6.2. Planificarea și activitatea pe teren Începerea evaluării Data oficială de începere a evaluării este data semnării bonului de comandă al autorității contractante sau a altui document contractual aplicabil pentru evaluare. Auditorul trebuie să stabilească apoi, de comun acord cu entitatea, cât mai curând posibil, o dată pentru începerea activității pe teren. Ședința pregătitoare cu entitatea Entitatea programează o ședință pregătitoare cu auditorul (a se vedea anexa 3.2.1), care va avea loc la [numele și adresa entității]. Entitatea informează Comisia cu privire la această ședință, la care pot participa reprezentanți ai Comisiei. Proceduri pentru planificarea evaluării și activitatea pe teren Procedurile auditorului ar trebui să includă obținerea unei prezentări pentru înțelegerea contextului misiunii, care să fie suficientă pentru a concepe și a desfășura proceduri de evaluare suplimentare. Aceasta include: 6.3. Raportare Utilizarea modelului de raport pentru evaluarea bazată pe piloni din anexa 4 Utilizarea modelului de raport pentru evaluarea bazată pe piloni din anexa 4 este obligatorie. Limba Raportul ar trebui să fie prezentat în [limba]. [Un rezumat al raportului de evaluare în limba [engleză/franceză] ar trebui să fie prezentat împreună cu raportul] (a se vedea anexa 3.3.1). <Se elimină dacă nu se aplică>. Constatări Există două tipuri de constatări: Constatările trebuie să fie raportate în conformitate cu formatele (sub formă de tabel) specificate în modelul de raport pentru o evaluare bazată pe piloni din anexa 4. Principalele constatări, precum și alte constatări ale auditorului pot constitui baza pentru măsurile de supraveghere care trebuie luate de Comisie în conformitate cu articolul 154 alineatul (5) din Regulamentul financiar. Recomandări Există două tipuri de recomandări: Recomandările trebuie să fie raportate în conformitate cu formatele (sub formă de tabel) specificate în modelul de raport pentru o evaluare bazată pe piloni din anexa 4. Concluzii Raportul de evaluare ar trebui să includă o concluzie pentru fiecare pilon. Există două tipuri de concluzii. Concluziile trebuie să fie formulate fie într-o formă pozitivă (și anume „a instituit”, „utilizează”, „face obiectul” sau „aplică”), fie prin utilizarea unei formulări negative (și anume „nu a instituit”, „nu utilizează”, „nu face obiectul” sau „nu aplică”). Utilizarea unei concluzii cu rezerve (și anume, prin utilizarea formulării „cu excepția”) nu este posibilă în cadrul unei evaluări bazate pe piloni. Data raportului de evaluare Data proiectului de raport și a raportului preliminar ar trebui să fie data la care aceste rapoarte sunt trimise spre consultare. Data raportului final de evaluare ar trebui să fie data semnării raportului final al auditorului independent (anexa 3.4.2). Proceduri și calendarul pentru depunerea proiectelor de rapoarte de evaluare și a rapoartelor finale de evaluare Auditorul ar trebui să respecte procedurile și calendarul pentru consultarea și depunerea proiectului de raport de evaluare și a raportului final de evaluare, astfel cum este prevăzut în anexele 3.4.3 și 3.4.4. Se atrage atenția auditorului în special asupra următoarelor aspecte: 7. DIVERSE 7.1. Informații privind practicile de calcul și de raportare a costurilor Orice informații furnizate de o entitate în scopul prezentei evaluări a metodologiei utilizate pentru calcularea și raportarea costurilor nu sunt considerate a fi aprobate de Comisie în ceea ce privește bugetul oricărei acțiuni specifice. O astfel de aprobare este posibilă numai în cazul în care au fost aplicate procedurile specifice stabilite în decizia Comisiei privind evaluarea ex ante a costurilor unitare și a ratelor forfetare (cunoscute și sub denumirea de „opțiuni simplificate în materie de costuri”). În absența unei evaluări ex ante a opțiunilor simplificate în materie de costuri, eligibilitatea costurilor pentru orice acțiune specifică se stabilește exclusiv prin trimitere la dispozițiile acordului (acordurilor) relevant(e) încheiat(e) cu entitatea 7.2. Monitorizare Autoritatea contractantă ar putea solicita ca auditorul să ofere asistență suplimentară în cadrul monitorizării raportului final de evaluare. Autoritatea contractantă poate solicita, de asemenea, ca auditorul să re-evalueze unul sau mai mulți piloni în cazul în care în raportul final de evaluare s-a concluzionat că entitatea nu respectă cerințele pentru pilonul (pilonii) în cauză. Prezentul mandat nu se referă la niciun fel de asistență suplimentară acordată de auditor în legătură cu monitorizarea de către autoritatea contractantă a raportului final de evaluare; în cazul în care se solicită o astfel de asistență, autoritatea contractantă va trebui să emită un act adițional la bonul de comandă sau la celălalt document contractual aplicabil pentru o astfel de misiune. 7.3. Chestiuni diverse Anexe IMPORTANT: Anexele 1-4 fac arte integrantă din prezentul mandat. PILONUL 1 – CONTROL INTERN Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de control intern, abordând: PILONUL 2 – CONTABILITATE Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de contabilitate: PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a funcției de audit extern, abordând: PILONUL 4 – GRANTURI Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de granturi al entității, abordând: PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de achiziții publice al entității, abordând: PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE (4) Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a instrumentelor financiare, abordând: PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de excludere al entității, abordând: PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului entității privind publicarea de informații despre beneficiarii fondurilor, abordând: PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului entității privind protecția datelor cu caracter personal, abordând: CHESTIONAR ȘI CRITERII DE EVALUARE CHESTIONAR DE EVALUARE SCOPUL ȘI UTILIZAREA PREZENTULUI DOCUMENT PROCEDURI DE EVALUARE 3.1. Documentația și dovezile de evaluare 1. Documentația de evaluare (documente de lucru) Auditorul trebuie, în conformitate cu ISAE 3000, să întocmească documentația care asigură: „Documentație” sau „documente de lucru” înseamnă evidența procedurilor de evaluare desfășurate, a dovezilor obținute și a concluziilor la care a ajuns auditorul. Un „dosar de evaluare” se referă la unul sau mai multe dosare sau la alte suporturi de stocare, în formă fizică sau electronică, care conțin evidențe cuprinzând documentația de evaluare sau documente de lucru pentru o anumită misiune. 2. Dovezi În conformitate cu ISAE 3000, auditorul ar trebui să se asigure că sunt colectate dovezi pentru a sprijini concluziile auditorului și dovezi pentru faptul că evaluarea a fost efectuată în conformitate cu cadrul internațional al IFAC pentru misiunile de asigurare și cu standardul internațional pentru misiunile de asigurare („ISAE”) 3000 pentru alte misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice. Auditorul ar trebui să obțină suficiente dovezi adecvate pentru a fundamenta constatările evaluării și a formula concluzii rezonabile pe care să își întemeieze concluziile evaluării. Auditorul aplică raționamentul său profesional pentru a stabili dacă dovezile sunt suficiente și adecvate. 3. Păstrarea documentației de evaluare (documente de lucru) <Autoritatea contractantă poate înlătura sau adapta această parte după cum consideră de cuviință> Auditorul ar trebui să păstreze documentația pentru misiune (inclusiv dovezile privind taxele și cheltuielile, cum ar fi facturi pentru cazarea la hotel, tichete de îmbarcare în avion, chitanțe, fișe de pontaj etc.), pentru a fi supuse inspecției din partea autorității contractante, pe o perioadă de cinci ani de la data plății de către autoritatea contractantă a facturii finale a auditorului pentru această misiune. La cerere și în conformitate cu legislația din țara în care se află biroul responsabil de evaluare, autoritatea contractantă ar trebui să aibă acces la documentația de evaluare în această perioadă de cinci ani. 4. Accesul la evidențele și documentele entității Auditorul ar trebui să aibă în orice moment acces total și nerestricționat la toate evidențele și documentele (inclusiv înregistrări contabile, contracte, procese-verbale ale ședințelor, evidențe bancare, facturi etc.), la angajații și locațiile entității, în măsura în care acest lucru este posibil și relevant pentru evaluare. Auditorul poate solicita entității accesul la băncile sale (de exemplu, pentru a solicita o confirmare din partea băncii), la consultanți și alte entități sau la firme cu care entitatea a stabilit legături. 3.2. Planificare 1. Ședința pregătitoare cu entitatea Entitatea planifică, de regulă, o ședință pregătitoare cu auditorul. Această ședință va avea loc la sediul social al entității sau într-o altă locație, în funcție de ceea ce este cel mai adecvat și mai convenabil pentru ambele părți. Scopul acestei ședințe este de a discuta despre planificarea evaluării, munca de teren și raportarea, precum și de a clarifica probleme existente. Entitatea și auditorul ar putea conveni asupra unor metode alternative de pregătire a evaluării (de exemplu, teleconferințe). Pe durata ședinței pregătitoare, auditorul poate solicita informații și documente suplimentare pe care le consideră necesare sau utile pentru planificarea evaluării și activitatea de teren. Entitatea ar trebui să informeze Comisia cu privire la această ședință, la care pot participa reprezentanți ai Comisiei. 2. Activități de planificare, planul de evaluare și programe de lucru pentru evaluare Auditorul ar trebui să planifice evaluarea astfel încât aceasta să se desfășoare în mod eficace și eficient. O planificare adecvată presupune acordarea unei atenții corespunzătoare domeniilor de evaluare importante, identificarea și rezolvarea promptă a eventualelor probleme, precum și organizarea și gestionarea corespunzătoare a evaluării, astfel încât aceasta să fie eficace și eficientă. Auditorul ar trebui să aibă un plan de evaluare (sau un document de planificare similar, cum ar fi un plan de lucru pentru evaluare sau un memorandum de planificare) care să prezinte abordarea evaluării și principiile-cheie ale planificării, activitatea de teren și raportarea. Auditorul ar trebui să dispună de programe de lucru pentru evaluare care să detalieze și să documenteze testele și procedurile de evaluare. 3.3. Activitatea de teren 1. Obținerea de dovezi cu privire la structura sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor Domeniul de aplicare al activității ar trebui să includă o evaluare a structurii sistemelor, măsurilor de control, procedurilor și normelor relevante care prezintă relevanță pentru pilonul în cauză. Procedurile de obținere a dovezilor cu privire la structura sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor ar putea include: Auditorul poate dori să utilizeze diagrame sau chestionare pentru a contribui la evaluarea structurii măsurilor de control, a procedurilor și a normelor. 2. Testarea sistemelor, a măsurilor de control și a procedurilor Domeniul de aplicare al activității ar trebui să includă o evaluare a funcționării eficace a sistemelor, măsurilor de control, procedurilor și normelor relevante. Un sistem, o măsură de control, o procedură sau o normă funcționează în mod eficace dacă, individual sau în combinație cu alte sisteme, măsuri de control, proceduri sau norme, oferă o asigurare rezonabilă a faptului că: Atunci când concepe și efectuează teste asupra măsurilor de control, auditorul ar trebui: Atunci când stabilește amploarea testelor asupra măsurilor de control, a procedurilor sau a normelor, auditorul trebuie să ia în considerare factori precum caracteristicile populației care urmează să fie testată, natura măsurilor de control, a procedurilor și a normelor, frecvența aplicării acestora (de exemplu, lunar, zilnic, de mai multe ori pe zi) și rata de abatere estimată. Testele asupra măsurilor de control, a procedurilor și a normelor ar putea include, printre altele, inspecții (asupra evidențelor, documentelor și activelor), observarea, intervievarea personalului de conducere și a altor persoane din cadrul entității, confirmarea, recalcularea și repetarea anumitor proceduri. 3. Eșantionarea și alte mijloace de selectare a elementelor pentru testare La conceperea și desfășurarea testelor asupra sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor, auditorul poate utiliza eșantionarea sau alte modalități de selectare a elementelor pentru testare. Eșantionarea implică aplicarea procedurilor la mai puțin de 100 % din elementele relevante pentru evaluare (de exemplu, o selecție de tranzacții sau balanțe de conturi), astfel încât toate unitățile de eșantionare să aibă o șansă de a fi selectate. Aceasta va oferi auditorului o bază rezonabilă pentru a trage concluzii cu privire la întreaga populație. Eșantionarea poate urma fie o abordare statistică, fie o abordare nestatistică. Auditorul ar putea efectua o selecție, pe baza unei bune aprecieri, a anumitor elemente dintr-o populație (de exemplu, elemente cu valoare ridicată sau elemente-cheie, toate elementele care depășesc o anumită sumă, elemente pentru a obține informații sau elemente pentru a testa activități sau proceduri ori norme de control). Examinarea selectivă nu constituie eșantionare. Deși examinarea selectivă a anumitor elemente va fi adesea un mijloc eficient de obținere a dovezilor, aceasta nu constituie eșantionare. Rezultatele procedurilor aplicate elementelor selectate în acest mod nu pot fi proiectate sau extrapolate la întreaga populație. Prin urmare, examinarea selectivă a anumitor elemente nu furnizează dovezi cu privire la restul populației. Eșantionarea, pe de altă parte, este concepută pentru a permite formularea unor concluzii cu privire la întreaga populație, pe baza testării unui eșantion prelevat din aceasta. 4. Utilizarea activității auditorilor interni Atunci când auditorul stabilește că o funcție de audit intern ar putea să fie relevantă pentru evaluare, acesta: (a) stabilește dacă și în ce măsură poate fi utilizată o anumită activitate a auditorilor interni; și (b) în cazul în care utilizează activitatea specifică a auditorilor interni, dacă activitatea respectivă este adecvată scopului auditului. Auditorul ar trebui să respecte ISA 610 „Utilizarea activității auditorilor interni”, în măsura în care acest standard ISA este relevant pentru evaluare. 5. Declarații scrise În cadrul altor misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice (ISAE 3000), auditorul ar trebui să obțină declarații din partea conducerii. O declarație scrisă reprezintă o declarație din partea conducerii acordată auditorului pentru a confirma anumite aspecte sau pentru a susține alte dovezi ale evaluării. Auditorul poate solicita o scrisoare de reprezentare semnată de membrul (membrii) conducerii entității care dețin(e) responsabilitatea principală pentru sistemele, măsurile de control, procedurile și normele entității. 6. Nota de informare („aide mémoire”) Auditorul va pregăti o notă de informare pentru discuții în cadrul ședinței de încheiere. Nota de informare ar trebui să prezinte principalele constatări ale evaluării care au rezultat din activitatea de teren și recomandări. O copie a notei de informare ar trebui trimisă directorului de audit al autorității contractante. 7. Ședința de încheiere Auditorul ar trebui să organizeze o ședință de încheiere cu entitatea. Entitatea ar trebui să informeze Comisia cu privire la această ședință, la care pot participa reprezentanți ai Comisiei. Scopul acestei ședințe este de a discuta nota de informare și de a obține confirmarea entității și observațiile inițiale cu privire la constatările și recomandările auditorului. Auditorul și entitatea pot conveni ca informațiile existente să fie furnizate de către entitate și, dacă este cazul, asupra unui termen de depunere. Auditorul poate informa entitatea cu privire la procedurile de raportare. Auditorul ar trebui să documenteze orice observații (verbale și scrise) formulate de către entitate și de către reprezentanții Comisiei și să le ia în considerare pentru raportul de evaluare. 3.4. Raportare 1. Cerințe de raportare de bază și limba Auditorul ar trebui să raporteze rezultatele evaluării în conformitate cu cadrul internațional al IFAC pentru misiunile de asigurare și cu ISAE 3000, cu practicile societății sale de audit și cu cerințele prezentului mandat. Raportul ar trebui să fie obiectiv, clar, concis, oportun și constructiv. Raportul ar trebui să fie prezentat în limba indicată în secțiunea 6.4 din mandat. Dacă limba raportului este alta decât limba engleză sau franceză, auditorul ar trebui să prezinte, de asemenea, un rezumat al raportului în limba engleză sau în limba franceză. 2. Data raportului de evaluare Data proiectului de raport și a raportului preliminar ar trebui să fie data la care aceste rapoarte sunt trimise spre consultare. Data de pe coperta raportului final de evaluare ar trebui să fie data semnării raportului final de evaluare. Faptele și evenimentele care au ajuns în atenția auditorului înainte de semnarea raportului final și care au un impact asupra constatărilor din raportul respectiv trebuie luate în considerare. Însă, auditorul nu are obligația de a solicita informații personalului de conducere al entității și/sau de a desfășura alte proceduri după ședința de încheiere și înainte de semnarea raportului final. 3. Procedura de consultare și de depunere a proiectului de raport <Autoritatea contractantă poate adapta această parte după cum consideră de cuviință, deoarece textul propus se bazează pe procedurile Comisiei. Atenție: trebuie să se păstreze părțile în care Comisia este consultată/informată > Auditorul ar trebui să depună un proiect de raport la autoritatea contractantă în termen de < 21> de zile calendaristice după data ședinței de încheiere (și anume sfârșitul activității de teren). Proiectul de raport ar trebui să includă observațiile entității, în măsura în care acestea au fost deja obținute în timpul evaluării în teren și în timpul ședinței de încheiere. Proiectul de raport ar trebui să fie transmis pe hârtie și în format electronic, împreună cu o scrisoare de înaintare. Cuvântul „proiect” ar trebui să fie indicat în mod clar pe toate versiunile. Entitatea poate trimite Comisiei Europene o copie a proiectului de raport de evaluare bazată pe piloni pentru a solicita opinia Comisiei cu privire la anumite elemente din proiectul de raport (1). Autoritatea contractantă ar trebui să transmită observații auditorului în termen de 21 de zile calendaristice de la primirea proiectului de raport. Auditorul ar trebui să prezinte autorității contractante un proiect de raport revizuit care să ia în considerare eventualele observații primite în termen de < 7> zile calendaristice de la primirea observațiilor. Autoritatea contractantă ar trebui să transmită observații auditorului în termen de < 21> de zile calendaristice de la primirea proiectului de raport. 4. Procedura de consultare și de depunere a raportului final <Autoritatea contractantă poate adapta această parte după cum consideră de cuviință, deoarece textul propus se bazează pe procedurile Comisiei. Atenție: trebuie să se păstreze părțile în care Comisia este consultată/informată > Dacă nu este necesară o activitate de teren suplimentară, auditorul ar trebui să prezinte autorității contractante un raport preliminar în termen de <7> zile calendaristice de la primirea observațiilor cu privire la proiectul de raport. Cuvântul „preliminar” ar trebui să fie indicat pe coperta raportului preliminar. Autoritatea contractantă ar trebui să informeze în scris auditorul dacă acceptă raportul preliminar în termen de <14> zile calendaristice de la primirea raportului preliminar. Auditorul ar trebui să prezinte un raport final în termen de <7> zile calendaristice de la primirea observațiilor cu privire la raportul preliminar. Ulterior, auditorul ar trebui să prezinte entității raportul final într-un exemplar original și în format electronic, împreună cu o notă de înaintare. Rapoartele ar trebui să fie prezentate cu antetul original al auditorului. Cuvântul „final” ar trebui să fie indicat în mod clar pe toate versiunile. De asemenea, auditorul ar trebui să transmită entității o versiune electronică a raportului final [și anume o copie scanată (în format PDF) a raportului final semnat și datat, având antetul auditorului]. Perioada dintre ședința de încheiere și transmiterea către autoritatea contractantă a raportului final nu ar trebui să depășească <105> zile calendaristice sau <15> săptămâni. Auditorul ar trebui să trimită raportul de evaluare bazată pe piloni final Comisiei Europene în format electronic și pe suport de hârtie: RAPORTUL DE EVALUARE BAZATĂ PE PILONI <ANTETUL AUDITORULUI> RAPORT [PROIECT, PRELIMINAR SAU FINAL] [data] <pentru raportul final, aceasta este data la care este semnat raportul final al auditorului independent; pentru proiectul de raport sau raportul preliminar, aceasta este data la care aceste rapoarte sunt transmise spre consultare> EVALUARE BAZATĂ PE PILONI A [DENUMIREA ENTITĂȚII] CUPRINS RAPORT DE ASIGURARE INDEPENDENT Evaluare bazată pe piloni [denumirea și adresa completă a entității] Am efectuat o evaluare bazată pe piloni (denumită în continuare „evaluare”) cu privire la [denumire]; denumită în continuare „entitate”. Obiectivul evaluării este de a oferi Comisiei Europene asigurarea rezonabilă cu privire la îndeplinirea de către entitate a cerințelor prevăzute la articolul 154 alineatul (4) literele (a)-(f) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene și la articolul 29 alineatul (1) din Regulamentul financiar aplicabil Fondului european de dezvoltare cu privire la următorii piloni: Domeniul de aplicare al activității noastre și concluziile noastre pentru fiecare dintre pilonii respectivi sunt prezentate mai jos. Responsabilitățile respective ale organului de conducere al entității și ale auditorului Organul de conducere al entității este responsabil de asigurarea faptului că sistemele, măsurile de control, normele și procedurile legate de piloni sunt conforme cu standardele acceptate la nivel internațional și cu criteriile stabilite de Comisia Europeană pentru fiecare pilon. Organul de conducere al entității este responsabil, de asemenea, pentru furnizarea de informații și documente auditorului, precum și pentru asigurarea accesului acestuia la sisteme și la personalul entității, în măsura în care acest lucru este necesar și relevant în scopul prezentei evaluări. Responsabilitatea noastră este de a evalua sistemele instituite și măsurile de control, normele și procedurile aplicate de către entitate pentru fiecare pilon în raport cu criteriile pentru fiecare pilon și de a raporta constatările noastre în conformitate cu mandatul prevăzut pentru această evaluare. Acest mandat prevede faptul că trebuie să ne desfășurăm activitatea în conformitate cu standardul internațional pentru misiuni de asigurare 3000 (emis de Federația Internațională a Contabililor) cu privire la alte misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice, în măsura în care acest standard poate fi aplicat în contextul specific al acestei evaluări bazate pe piloni. Acest standard ne impune să respectăm standardele etice aplicabile în desfășurarea activității noastre. Domeniul de aplicare al activității pentru toți pilonii Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare a fiecărui pilon și a sistemelor puse în aplicare, precum și a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor aplicate de către entitate. În funcție de cerințele pentru pilonul în cauză, evaluarea noastră a vizat structura sau structura și eficacitatea operațională a sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor relevante. Evaluarea noastră a presupus compararea informațiilor și a datelor concrete referitoare la sisteme, măsuri de control, norme și proceduri cu criteriile Comisiei. Aceste criterii și nivelurile de importanță (pragul de semnificație) sunt prezentate în capitolul 2.3 al raportului nostru detaliat. Pentru a stabili ceea ce constituie un punct slab sau o deficiență semnificativă la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, am luat în considerare criteriile și nivelurile de importanță definite de către Comisie, întrucât acești factori ar putea influența decizia Comisiei de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte. Această evaluare a analizat, în primul rând, sistemele, măsurile de control, normele și procedurile instituite pentru operațiunile regulate ale entității. Concluziile acestei evaluări nu se referă la acțiuni, proiecte, contracte sau acorduri specifice prezente sau viitoare. Din cauza limitărilor sale inerente, este posibil ca, prin controlul intern și alte sisteme, norme și proceduri, să nu fie neapărat prevenite sau detectate erori. De asemenea, previziunile acestei evaluări istorice a structurii și eficacității sistemelor, măsurilor de control, normelor și procedurilor pentru perioadele viitoare sunt supuse riscului ca aceste sisteme, măsuri de control, norme și proceduri să devină necorespunzătoare din cauza modificărilor de la nivelul condițiilor sau ca gradul de conformitate cu normele și procedurile să se deterioreze. Am luat în considerare toate dovezile disponibile care ne-au fost prezentate în cursul activității pe teren pe care le-am finalizat la data de [data ședinței de încheiere], inclusiv observațiile și informațiile ulterioare ale entității și ale Comisiei Europene până la data prezentului raport. Considerăm că dovezile pe care le-am obținut sunt suficiente și adecvate pentru a fundamenta concluziile noastre. PILONUL 1 – SISTEMUL DE CONTROL INTERN Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea a instituit și a asigurat funcționarea unui sistem de control intern eficace, eficient și economic. În consecință, procedurile întreprinse de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului de control intern. Activitatea noastră s-a axat pe componentele de control intern și pe măsurile de control pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea a instituit și a asigurat funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de control intern. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu a instituit și nu a asigurat funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic care să fie conform cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 2 – SISTEMUL CONTABIL Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea utilizează un sistem contabil care oferă informații exacte, complete, fiabile și prompte. Procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului contabil. Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale sistemului contabil pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea utilizează un sistem contabil care asigură, sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete, fiabile și prompte și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului contabil. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu utilizează un sistem contabil care să asigure, sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete, fiabile și prompte în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 3 – AUDITUL EXTERN INDEPENDENT Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea face obiectul unui audit extern independent, efectuat în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitatea în cauză. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura cadrului de audit extern la care este supusă entitatea. Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale cadrului pentru un audit extern independent pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea face obiectul unui audit extern independent, care se impune a fi efectuat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul cadrului pentru un audit extern independent. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu face obiectul unui audit extern independent, care se impune a fi efectuat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 4 – GRANTURI Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fondurile UE prin intermediul granturilor. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului de granturi. Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale sistemului de granturi pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de granturi. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru a acorda finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fondurile UE prin intermediul achizițiilor publice. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului de achiziții publice. Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale sistemului de achiziții publice pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de achiziții publice. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru a acorda finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE (2) Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fondurile UE prin intermediul instrumentelor financiare. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a instrumentelor financiare utilizate de către entitate. Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale instrumentelor financiare utilizate de către entitate, pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul instrumentelor financiare și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul instrumentelor financiare utilizate de către entitate. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru a acorda finanțare din fonduri ale UE prin intermediul instrumentelor financiare și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a măsurilor luate de către entitate în acest scop. Activitatea noastră s-a axat pe acele motive și măsuri luate pentru excludere de către entitate pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de excludere al entității. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea publică în mod adecvat și în timp util informații cu privire la beneficiarii de fonduri. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a măsurilor luate de către entitate în acest scop. Activitatea noastră s-a axat pe acele cerințe pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru publicarea în mod adecvat și în timp util a informațiilor despre beneficiarii de fonduri în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului entității de publicare a informațiilor despre beneficiari. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate pentru publicarea în mod adecvat și în timp util a informațiilor despre beneficiarii fondurilor în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL Domeniul de aplicare al misiunii noastre include evaluarea pentru a stabili dacă entitatea asigură o protecție a datelor cu caracter personal echivalentă celei prevăzute la articolul 5 din Regulamentul financiar. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a măsurilor luate de către entitate în acest scop. Activitatea noastră s-a axat pe acele cerințe și măsuri luate de către entitate pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare. Concluzii <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică> În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru asigurarea protecției datelor cu caracter personal în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică> Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de excludere al entității. În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate pentru asigurarea protecției datelor cu caracter personal în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană. Distribuție și utilizare Entitatea a solicitat acest raport și este destinat exclusiv informării și utilizării de către entitate și de către Comisia Europeană. Semnătura auditorilor <persoană sau societate, ori ambele, după caz>. Numele auditorului semnatar <persoană sau societate, ori ambele, după caz>. Adresa auditorului <biroul responsabil de audit>. Data semnării <nu este valabil pentru proiectele de rapoarte. Data semnării raportului final.> 1. REZUMAT 1.1. Concluzii În continuare este prezentat un rezumat al concluziilor noastre pentru fiecare pilon. 1.2. Foaie de parcurs <Mărimea sugerată a foii de parcurs: maximum 2 pagini> Am ajuns la concluzia că entitatea nu respectă pe deplin cerințele pilonului (pilonilor) [specificați pilonul (pilonii)]. Am constatat deficiențe și puncte slabe semnificative la nivelul… <se descriu pe scurt principalele puncte slabe și deficiențe pentru pilonul (pilonii) în cauză conform constatărilor de la secțiunea 1.3>. Am formulat o serie de recomandări esențiale pentru remedierea acestor puncte slabe majore <se descriu pe scurt recomandările esențiale pentru pilonul (pilonii) în cauză conform recomandărilor de la secțiunea 1.3>. Sugerăm ca entitatea să pună în aplicare aceste recomandări pentru a deveni eligibilă pentru a i se încredința de către Comisia Europeană sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte. În acest scop, propunem un plan de acțiune, și anume o foaie de parcurs care include un calendar pentru abordarea și remedierea deficiențelor și a punctelor slabe. Această foaie de parcurs și calendarul însoțitor pentru punerea în aplicare a măsurilor propuse de noi au fost discutate și convenite împreună cu entitatea <Foaia de parcurs ar trebui, în măsura posibilității, să fie stabilită de comun acord cu entitatea înainte de emiterea raportului final al auditorului. Dacă acest lucru nu este posibil, ar trebui să se explice în mod clar motivele>. Foaie de parcurs <Se prezintă aici o descriere a foii de parcurs, prin abordarea următoarelor aspecte-cheie pentru fiecare pilon în cauză: 1.3. Sinteza constatărilor și recomandări A se vedea în continuare un rezumat al constatărilor și recomandări pentru fiecare pilon. Constatări Constatările principale sunt cele care se referă la puncte slabe sau deficiențe semnificative la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor. „Semnificativ” înseamnă că noi considerăm acești factori ca fiind atât de importanți pentru Comisie, încât ar putea influența decizia acesteia de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte. Prin urmare, în cazul în care am identificat constatări semnificative pentru un pilon, aceasta ne-a determinat să formulăm o concluzie negativă pentru acesta. Principalele constatări includ, de asemenea, cazurile în care mai multe constatări care au fost considerate în mod individual nu se referă la un punct slab sau o deficiență semnificativă, dar care, atunci când sunt considerate în ansamblu, implică identificarea unui punct slab sau a unei deficiențe semnificative. Impactul combinat al unor astfel de constatări este considerat atât de important (și anume semnificativ), încât aceasta ne-a determinat să formulăm concluzia că entitatea nu îndeplinește cerințele pentru pilonul în cauză (și anume concluzia este „nu”). Celelalte constatări constituie toate constatările nesemnificative pe care considerăm că ar trebui să le aducem în atenția entității. Aceste constatări se referă la puncte slabe și deficiențe identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, care, individual sau în ansamblu, implică un nivel de risc mai puțin imediat de neîndeplinire a obiectivelor legate de pilonul în cauză. Recomandări Recomandările esențiale se referă la puncte slabe și deficiențe identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor sau al procedurilor, precum și la cazurile în care criteriile Comisiei Europene și/sau standardele acceptate la nivel internațional pentru piloni nu sunt respectate (în mod regulat). Celelalte recomandări ale noastre se referă la toate celelalte constatări care nu prezintă un caracter semnificativ. În aceste cazuri, punctele slabe și deficiențele identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor sau al procedurilor nu au un impact major și imediat asupra obiectivelor acestor sisteme, măsuri de control, norme sau proceduri. Cu toate acestea, considerăm că este relevant ca entitatea să pună în aplicare măsurile sugerate pentru a avea oportunitatea de a-și îmbunătăți sistemele, măsurile de control, normele sau procedurile și de a obține un nivel mai ridicat de eficacitate și/sau eficiență. Fiecare dintre recomandările noastre este prezentată în detaliu la capitolele 3-8. Sugerăm ca entitatea să pună în aplicare recomandările noastre esențiale, astfel cum sunt prezentate în foaia de parcurs, la secțiunea 1.2 din prezentul raport. 2. CONTEXTUL MISIUNII 2.1. Context Articolul 154 din Regulamentul financiar (4) („RF”) aplicabil bugetului general al Uniunii Europene („UE”) stabilește metodele de execuție a bugetului, inclusiv în cadrul „gestiunii indirecte”. În cadrul gestiunii indirecte, Comisia poate încredința sarcinile de execuție bugetară țărilor, organizațiilor și organismelor (denumite în continuare „entități”) indicate la articolul 62 din RF. Pot fi vizate următoarele entități: În cazul în care gestionează fonduri ale UE, aceste entități trebuie să garanteze un nivel de protecție a intereselor financiare ale UE echivalent cu cel impus prin RF. În mod specific, acestea trebuie să îndeplinească cerințele privind cei nouă „piloni”. Acești piloni se referă la: precum și norme și proceduri privind: și, de asemenea: Prin urmare, entitățile care doresc să lucreze cu fonduri ale UE în cadrul gestiunii indirecte trebuie să fie supuse unei evaluări cuprinzătoare bazate pe piloni. Pe baza rezultatelor evaluării bazate pe piloni, Comisia va decide dacă: (i) poate încredința entității sarcini de execuție bugetară și (ii) poate încheia acorduri specifice (și anume, acorduri de delegare a gestiunii indirecte) cu entitatea. 2.2. Descrierea entității supuse evaluării <Se prezintă o descriere a entității. Mărimea sugerată: 2 pagini. Principalele particularități și caracteristici ale entității, structura organizatorică, natura activităților și a operațiunilor etc.> 2.3. Criteriile utilizate pentru evaluare și pragul de semnificație Pentru fiecare pilon există trei niveluri de criterii care au fost definite de către Comisia Europeană prin formularea unor întrebări (cheie) în anexa 2 și anexa 2a a mandatului (Chestionar și criterii de evaluare și Chestionar de evaluare). Pentru a stabili ceea ce constituie un punct slab sau o deficiență semnificativă la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, am luat în considerare criteriile și nivelurile de importanță (și anume pragurile de punctare) definite de către Comisie, întrucât acești factori ar putea influența decizia Comisiei de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte. Nivelul 1 (Regulamentul financiar) Pentru fiecare pilon există o singură întrebare generală de nivelul 1 (în anexa 2 Chestionar și criterii de evaluare) stabilită pe baza Regulamentului financiar. Sunt posibile doar două răspunsuri: Nivelul 2 (componentele-cheie ale pilonilor) Întrebările-cheie de nivelul 2 se referă la criteriile pe care Comisia le consideră esențiale. În acest scop, se stabilesc întrebările-cheie și criteriile pentru componentele-cheie ale fiecărui pilon. Componentele sunt, în esență, „subpiloni” care, la rândul lor, sunt alcătuiți din blocurile de întrebări din anexa 2a , Chestionar de evaluare. Am aplicat un raționament profesional pentru atribuirea unui punctaj de la 0 la 10 fiecărei componente de la nivelul 2 din anexa 2 Chestionar și criterii de evaluare pe baza informațiilor și a dovezilor pe care le-am obținut și care sunt prezentate în anexa 2a . Nivelul 3 (Chestionar de evaluare cu blocuri de întrebări) Anexa 2a, Chestionar de evaluare, include blocuri de întrebări care se referă la componentele-cheie de nivelul 2 ale pilonilor. Aceste blocuri de întrebări detaliate ne-au îndrumat și constituie, în esență, exemple neexhaustive. Aceasta înseamnă că putem, însă nu trebuie neapărat, să utilizăm (toate) aceste (blocuri de) întrebări pentru a stabili punctajul pentru fiecare componentă de nivelul 2. Am formulat întrebări suplimentare și am efectuat proceduri și teste suplimentare, după cum am considerat necesar sau oportun. Am aplicat pe deplin raționamentul nostru profesional pentru toate întrebările din anexa 2a pentru a atribui punctaje componentelor-cheie de nivelul 2 ale pilonilor. 3. SISTEMUL DE CONTROL INTERN 3.1. Descrierea sistemului de control intern <Se descriu principalele caracteristici ale sistemului de control intern al entității. Mărimea sugerată: 2 pagini> 3.2. Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul sistemului de control intern. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.> 3.3. Constatări și recomandări Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos. <Utilizarea formatului de tabel de mai jos este obligatorie, acesta trebuind să fie respectat în permanență> 3.3.1. Principalele constatări și recomandări esențiale 3.3.2. Alte constatări și recomandări 4. SISTEMUL CONTABIL <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> 4.1. Descrierea sistemului contabil […] 4.2. Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul contabil. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.> 4.3. Constatări și recomandări Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos. 5. AUDITUL EXTERN INDEPENDENT <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> 6. GRANTURI <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> 7. ACHIZIȚII PUBLICE <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> 8. INSTRUMENTE FINANCIARE (6) <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> 9. EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> 10. PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> 11. PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.> <Ar trebui să se completeze următoarele tabele numai dacă și atunci când Comisia a fost asociată cu evaluarea și/sau a fost consultată cu privire la un proiect de raport de evaluare. În caz contrar, aceste tabele pot fi eliminate> [Se indică numele oricărei alte organizații externe sau persoane contactate sau implicate în audit, cum ar fi auditorii legali sau asistenții tehnici ai entității. Se elimină acest tabel dacă nu se aplică] <Această anexă trebuie să includă o copie a anexei 2 la mandat, și anume Chestionar și criterii de evaluare, completată de către auditor >. <Această anexă trebuie să includă o copie integrală a anexei 2a la mandat, și anume Chestionar de evaluare, completată de către auditor. Auditorul poate prezenta acest document ca anexă separată la prezentul raport.>