Decizie 2023/1610 · CELEX 32023D1610

Decizia (UE) 2023/1610 a Băncii Centrale Europene din 28 iulie 2023 privind constituirea arhivelor istorice ale Băncii Centrale Europene și de modificare a Deciziei BCE/2004/2 (BCE/2023/17)

Data act: 28.07.2023
Intrare in vigoare: 28.08.2023
Jurnalul Oficial UE: oj:JOL_2023_198_R_0006
Status: In vigoare

acces la informație UE arhive Banca Centrală Europeană document

Recitale

(1) Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 urmărește să garanteze că documentele cu valoare istorică sau administrativă sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil. În acest scop, prevede obligația ca fiecare instituție a Uniunii, inclusiv Banca Centrală Europeană (BCE), să își constituie arhivele istorice proprii și să le pună la dispoziția publicului în condițiile prevăzute de regulament, după expirarea unei perioade de 30 de ani de la data creării unui document.

(2) La adoptarea prezentei decizii, BCE își exercită dreptul de a deține și gestiona arhivele sale istorice fără depozitarea acestora la Institutul Universitar European (IUE) și stabilește normele interne necesare pentru aplicarea Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83. Obiectivul acestor norme interne este de a operaționaliza păstrarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice ale BCE, ținând seama totodată de particularitățile instituționale ale BCE.

(3) Articolul 1 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 definește termenul „arhivele instituțiilor Comunității Europene”. Având în vedere atât structurile foarte integrate în care funcționează BCE, și anume Sistemul European al Băncilor Centrale (SEBC) și Eurosistemul, cât și transferul de funcții de la organismele care au contribuit la finalizarea uniunii economice și monetare (UEM) către BCE, arhivele BCE trebuie înțelese ca având un domeniu de aplicare mai larg decât cel definit la articolul 1 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83. În primul rând, în conformitate cu jurisprudența constantă a Curții de Justiție a Uniunii Europene, acestea cuprind ansamblul documentelor de orice natură, indiferent de suportul lor material, care au fost elaborate sau primite de BCE sau de băncile centrale naționale (BCN) în cadrul îndeplinirii misiunilor SEBC și ale Eurosistemului, indiferent dacă sunt deținute de BCE sau de BCN (2). În al doilea rând, acestea cuprind ansamblul documentelor de orice natură, indiferent de suportul lor material, care au fost elaborate sau primite de Comitetul pentru Studiul Uniunii Economice și Monetare (denumit în continuare „Comitetul Delors”), Comitetul guvernatorilor băncilor centrale din statele membre ale Comunității Economice Europene (denumit în continuare „CG”), Fondul European de Cooperare Monetară (FECOM) și Institutul Monetar European (IME) și sunt deținute de BCE.

(4) Articolul 23.3 a doua teză din Decizia BCE/2004/2 a Băncii Centrale Europene (3) autorizează organele de decizie ale BCE să pună la dispoziția publicului documente care aparțin arhivelor BCE înainte de expirarea perioadei de 30 de ani. La 7 mai 2019, Consiliul guvernatorilor BCE a decis să pună la dispoziția publicului documente care au fost elaborate sau primite de Comitetul Delors și care au fost transferate de la Banca Reglementelor Internaționale, care a găzduit cele mai multe reuniuni ale acestui comitet, către BCE în 2005. La 23 ianuarie 2020, Consiliul guvernatorilor BCE a decis să pună la dispoziția publicului documente care au fost elaborate sau primite de CG, FECOM și IME și care sunt deținute de BCE. Prezenta decizie pune în aplicare aceste decizii ale Consiliului guvernatorilor, iar documentele în cauză vor fi puse la dispoziția publicului după declasificarea lor la nivelul „ECB-PUBLIC”, indiferent de expirarea perioadei de 30 de ani.

(5) Articolul 2 din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 recunoaște că se pot aplica excepții de la regula punerii la dispoziția publicului a documentelor cu valoare istorică sau administrativă, în măsura în care este posibil, și face trimitere în acest context la Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4). Întrucât Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 nu se aplică BCE, excepțiile de la regula punerii la dispoziția publicului a documentelor cu valoare istorică sau administrativă decurg din Decizia BCE/2004/3 a Băncii Centrale Europene (5). Articolul 4 alineatul (6) din Decizia BCE/2004/3 prevede că, în cazul documentelor care cad sub incidența excepțiilor privind viața privată sau interesele comerciale, excepțiile pot continua să se aplice și după perioada maximă de 30 de ani. Pentru documente acoperite de alte excepții prevăzute la articolul 4 din Decizia BCE/2004/3, excepțiile se pot aplica pe o perioadă maximă de 30 de ani, cu excepția cazului în care există prevederi contrare specifice ale Consiliului guvernatorilor BCE.

(6) Întrucât documente care aparțin arhivelor BCE și care se referă la îndeplinirea misiunilor SEBC și ale Eurosistemului sunt deținute și de BCN, care pot dori să pună aceste documente la dispoziția publicului ca parte a propriilor arhive istorice sau cărora li se poate solicita să le transfere către un terț, precum o arhivă istorică națională, normele interne necesare pentru aplicarea Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 trebuie să acopere și BCN. Deoarece BCN fac parte integrantă din SEBC și din Eurosistem, acestea nu se califică nici ca state membre în sensul articolului 6 din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83, nici ca terți în sensul prezentei decizii. Este adecvat ca BCE și BCN să coopereze strâns pentru a se asigura că arhivele istorice ale BCE sunt prelucrate în mod consecvent și cu atenția cuvenită la nivelul SEBC și al Eurosistemului.

(7) Este posibil ca BCN să fi transferat unui terț, precum o arhivă istorică națională, documente care aparțin arhivelor BCE, înainte de intrarea în vigoare a prezentei decizii. În astfel de cazuri, este adecvat ca BCN să asigure că acești terți nu pot pune la dispoziția publicului astfel de documente înainte de expirarea perioadei de 30 de ani. În plus, atunci când BCE deține aceleași documente precum cele transferate unor astfel de terți, BCN trebuie să se asigure că acești terți pun la dispoziția publicului după 30 de ani numai documentele care au fost declasificate la nivelul „ECB-PUBLIC” de BCE. Arhivele istorice naționale și alte autorități publice naționale sunt obligate, în temeiul principiului cooperării loiale consacrat la articolul 4 alineatul (3) din Tratatul privind Uniunea Europeană și la articolul 18 din Protocolul privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, să acționeze cu bună credință pentru a împiedica divulgarea prematură de documente din arhivele BCE sau divulgarea de documente clasificate.

(8) În conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului (6), BCE este obligată să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care le privesc și să le respecte drepturile ca persoane vizate. Cu toate acestea, BCE ar trebui să echilibreze aceste drepturi cu obiectivele arhivării în interes public în conformitate cu legislația privind protecția datelor.

(9) Articolul 16 alineatul (5) litera (b) și articolul 19 alineatul (3) litera (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevăd excepții de la dreptul unei persoane vizate la informații și, respectiv, de la dreptul la ștergerea datelor în cazul prelucrării datelor în scopuri de arhivare în interes public, în măsura în care aceste drepturi ar putea să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective. În principiu, dreptul la informații nu ar trebui să se aplice în contextul specific al arhivelor istorice ale BCE, deoarece BCE ar trebui să depună eforturi disproporționate pentru a furniza informații privind prelucrarea după ce arhivele sale istorice au fost puse la dispoziția publicului. Cu toate acestea, este adecvat ca persoanele vizate să fie informate cu privire la posibilitatea ca datele lor cu caracter personal să fie puse la dispoziția publicului ca parte a arhivelor istorice ale BCE în același moment în care sunt informate cu privire la operațiunile de prelucrare pentru care datele lor cu caracter personal au fost inițial colectate. De asemenea, în principiu, dreptul la ștergerea datelor nu ar trebui să se aplice în contextul specific al arhivelor istorice ale BCE, ținând seama de dimensiunea și natura parțial fizică a arhivelor BCE și de natura arhivării în interes public, în măsura în care ștergerea datelor cu caracter personal cuprinse în arhivele BCE ar aduce atingere validității, integrității și autenticității arhivelor istorice ale BCE și, prin urmare, ar putea afecta în mod grav realizarea obiectivelor arhivării în interes public.

(10) Articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725 oferă BCE posibilitatea de a prevedea derogări de la drepturile menționate la articolele 17, 18, 20, 21 și 23 din acest regulament, în măsura în care drepturile respective sunt de natură să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea scopului arhivării în interes public, iar derogările sunt necesare pentru îndeplinirea acestui scop. La adoptarea prezentei decizii, BCE prevede derogări de la drepturile menționate la articolele 17, 18, 20, 21 și 23 din Regulamentul (UE) 2018/1725, sub rezerva garanțiilor organizatorice și tehnice impuse de articolul 13 din acest regulament. Acordarea accesului la date cu caracter personal în cazul în care o cerere a unei persoane vizate nu furnizează informații specifice privind prelucrarea la care se referă cererea poate implica un efort disproporționat sau poate fi practic imposibilă, dată fiind dimensiunea arhivelor istorice ale BCE. Rectificarea, ștergerea sau restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal ar aduce atingere integrității și autenticității arhivelor istorice ale BCE și ar submina scopul arhivării în interes public. Cu toate acestea, în cazuri justificate în mod corespunzător care privesc date cu caracter personal inexacte, BCE poate decide să includă o declarație suplimentară sau o adnotare la documentul relevant. Comunicarea oricărei rectificări, ștergeri sau restricționări a prelucrării datelor cu caracter personal poate implica eforturi disproporționate sau poate fi practic imposibilă. Întrucât datele cu caracter personal constituie o parte integrantă și indispensabilă a arhivelor istorice ale BCE, acordarea dreptului de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal cuprinse în arhivele BCE ar face imposibilă realizarea scopului arhivării în interes public.

(11) BCE nu ar trebui să pună la dispoziția publicului documente care conțin categoriile speciale de date cu caracter personal menționate la articolul 10 din Regulamentul (UE) 2018/1725, date cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni menționate la articolul 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725 sau date cu caracter personal ale unui copil sub vârsta de 13 ani. Date fiind volumul ridicat de documente și probabilitatea scăzută ca documente care conțin date cu caracter personal sensibile să aibă valoare administrativă sau istorică, punerea acestor documente la dispoziția publicului ar conduce la întârzieri considerabile și, prin urmare, ar afecta în mod grav procesul de arhivare. Considerentul 6 al Regulamentului (UE) 2018/1725 precizează că regulamentul nu ar trebui să se aplice prelucrării datelor cu caracter personal ale persoanelor decedate. Întrucât în cele mai multe cazuri BCE nu poate stabili dacă persoana vizată este decedată, este adecvat, ca o garanție suplimentară, ca perioada pentru punerea la dispoziția publicului a unui document din arhivele istorice ale BCE care conține astfel de date cu caracter personal sensibile în conformitate cu articolele 10 și 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725 sau date referitoare la viața privată și integritatea individului în conformitate cu articolul 4 din Decizia BCE/2004/3 să fie stabilită la 100 de ani de la crearea acestui document.

(12) Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și a emis un aviz la 5 octombrie 2022. BCE a pus în aplicare recomandările Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

(13) Articolul 23.3 a doua teză din Decizia BCE/2004/2 se modifică pentru a clarifica faptul că accesul la documentele care aparțin arhivelor BCE devine liber numai după expirarea perioadei de 30 de ani, în conformitate cu prezenta decizie, cu excepția cazului în care organele de decizie decid să scurteze această perioadă, precum în cazul documentelor care au fost elaborate sau primite de Comitetul Delors, CG, FECOM și IME și sunt deținute de BCE, sau să o prelungească, precum eventual în cazul anumitor lucrări ale reuniunilor Consiliului guvernatorilor, în situația în care o evaluare de la caz la caz ar respinge prezumția că independența procesului decizional al Consiliului guvernatorilor nu mai este amenințată după 30 de ani,

Articolul 1

Obiect

Prezenta decizie stabilește normele privind păstrarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice ale BCE.

Articolul 2

Definiții

În sensul prezentei decizii: 1. „predecesorii BCE” înseamnă Comitetul pentru Studiul Uniunii Economice și Monetare, Comitetul guvernatorilor băncilor centrale din statele membre ale Comunității Economice Europene, Fondul European de Cooperare Monetară și Institutul Monetar European; 2. „arhivele BCE” înseamnă: (a) ansamblul documentelor de orice natură, indiferent de suportul lor material, care au fost elaborate sau primite de BCE sau de BCN în cadrul îndeplinirii misiunilor SEBC și ale Eurosistemului, indiferent dacă sunt deținute de BCE sau de BCN; și (b) ansamblul documentelor de orice natură, indiferent de suportul lor material, care au fost elaborate sau primite de predecesorii BCE și sunt deținute de BCE; 3. „arhivele istorice ale BCE” înseamnă ansamblul documentelor cu valoare istorică sau administrativă care fac parte din arhivele BCE și care au fost selectate pentru păstrare permanentă; 4. „data creării” înseamnă: (a) în cazul documentelor digitale care sunt create în cadrul sistemului de gestionare a documentelor al BCE, data la care documentul a fost editat ultima dată sau la care a fost adăugată ultima versiune; (b) în cazul documentelor pe suport de hârtie care sunt plasate într-un dosar fizic, data celui mai recent document de fond din dosar; (c) în cazul documentelor pe suport de hârtie care sunt în volum, format legat, anul celei mai recente intrări de fond în volum sau al celei mai recente observații sau adnotări de fond, dacă acesta este ulterior; și (d) în cazul unei imagini, precum un desen de arhitectură, o fotografie sau o imagine animată, data creării sau anul ultimei modificări a imaginii sau a desenului, dacă acesta este ulterior; 5. „bancă centrală națională” sau „BCN” înseamnă o bancă centrală a unui stat membru; 6. „terț” înseamnă orice persoană fizică ori juridică sau orice altă entitate exterioară SEBC; 7. „evaluare” înseamnă un proces continuu de sortare a arhivelor BCE pentru a identifica documente care ar trebui păstrate în scopul arhivelor istorice; 8. „păstrare” înseamnă ansamblul de activități necesare pentru a asigura accesul continuu la documentele selectate ca parte a arhivelor istorice ale BCE și pentru a minimiza pierderea conținutului informațional al acestora; 9. „document clasificat” înseamnă un document din arhivele istorice ale BCE căruia i-a fost alocată una din următoarele patru clasificări de securitate în cadrul regimului de confidențialitate al BCE (7) care nu autorizează divulgarea sa către public, și anume: „ECB-SECRET”, „ECB-CONFIDENTIAL”, „ECB-RESTRICTED” și „ECB-UNRESTRICTED”; 10. „document declasificat” înseamnă un document din arhivele istorice ale BCE căruia i-a fost atribuită clasificarea de securitate „ECB-PUBLIC” în cadrul regimului de confidențialitate al BCE; 11. „date cu caracter personal” înseamnă date cu caracter personal în sensul articolului 3 punctul 1 din Regulamentul (UE) 2018/1725; 12. „date cu caracter personal ale copiilor” înseamnă datele cu caracter personal ale copiilor sub vârsta de 13 ani; 13. „date cu caracter personal sensibile” înseamnă categoriile speciale de date cu caracter personal menționate la articolul 10 din Regulamentul (UE) 2018/1725, date cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni menționate la articolul 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725 și date cu caracter personal ale copiilor; 14. „operator” înseamnă operator în sensul articolului 2 punctul 1 din Decizia (UE) 2020/655 a Băncii Centrale Europene (BCE/2020/28) (8).

Articolul 3

Evaluare și păstrare

(1) BCE desfășoară o evaluare pentru a identifica documentele din arhiva BCE deținute de aceasta care vor fi păstrate și documentele care nu au valoare administrativă sau istorică și care vor fi eliminate. (2) Obiectivele de politică ale evaluării efectuate de BCE constau în identificarea și păstrarea categoriilor de documente care: (a) oferă dovezi cu privire la sursa autorității, instituirii, organizării și funcționării BCE și a predecesorilor săi, a SEBC, a Eurosistemului, precum și a oricăror comitete, grupuri de lucru și grupuri operative relevante; (b) oferă dovezi cu privire la activitățile BCE și ale predecesorilor săi, ale SEBC, ale Eurosistemului, precum și ale oricăror comitete, grupuri de lucru și grupuri operative relevante în legătură cu funcții-cheie și programe și aspecte semnificative; (c) contribuie în mod semnificativ la cunoașterea și înțelegerea statelor membre a căror monedă este euro și/sau a instituțiilor și a cetățenilor lor; a impactului activităților BCE și ale predecesorilor săi și/sau ale SEBC și ale Eurosistemului asupra mediului extern; și/sau a interacțiunii persoanelor și a organizațiilor cu instituțiile și organele Uniunii; (d) contribuie în mod semnificativ la cunoașterea și înțelegerea anumitor aspecte ale culturii corporative a BCE și a predecesorilor săi. (3) Indiferent de rezultatul evaluării menționate la alineatele (1) și (2), BCE deține documentele din arhivele BCE în conformitate cu cerințele de retenție stabilite în Planul BCE de arhivare și retenție (9).

Articolul 4

Declasificare

(1) BCE, în timp util și până cel târziu în al douăzeci și cincilea an de la data creării unui document clasificat, examinează categoriile de documente clasificate deținute de aceasta pentru a decide dacă să le declasifice sau nu la nivelul „ECB-PUBLIC”. BCE reexaminează cel puțin o dată la cinci ani documentele sau categoriile de documente din arhivele istorice ale BCE deținute de aceasta care nu au fost declasificate la nivelul „ECB-PUBLIC” în urma primei astfel de examinări. (2) În conformitate cu articolul 2 alineatul (3) din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83, înainte de luarea deciziei de a declasifica și de a pune la dispoziția publicului documentele din arhivele istorice ale BCE a căror divulgare ar putea aduce atingere intereselor comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietății intelectuale, BCE publică un aviz în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene pentru a informa persoanele sau întreprinderile în cauză și a le invita să transmită observații într-un termen de cel puțin opt săptămâni, prevăzut în aviz, în vederea evaluării măsurii în care documentele trebuie sau nu trebuie să fie divulgate.

Articolul 5

Punerea la dispoziția publicului a documentelor declasificate deținute de BCE

(1) BCE pune la dispoziția publicului documentele declasificate deținute de aceasta în cazul în care au fost elaborate sau primite de predecesorii BCE. (2) BCE pune la dispoziția publicului, în conformitate cu alineatele (3) și (4), documentele declasificate deținute de aceasta, altele decât cele menționate la alineatul (1), la 30 de ani de la data creării lor. (3) BCE pune la dispoziție online, în măsura în care este posibil, documentele declasificate menționate la alineatul (2) prin intermediul platformelor de comunicare online ale BCE. (4) Atunci când nu este posibilă punerea la dispoziție online în conformitate cu alineatul (3) a documentelor declasificate menționate la alineatul (2), BCE le pune la dispoziția solicitanților fie la sediul BCE, fie, atunci când BCE consideră adecvat, prin publicarea unei copii digitale a documentelor solicitate, în următoarele condiții: (a) cererea de acces la un document declasificat este efectuată în scris, inclusiv în format electronic, într-una din limbile oficiale ale Uniunii, într-un mod suficient de precis pentru a permite BCE să identifice documentele solicitate; (b) documentele sunt furnizate în cea mai recentă versiune a lor în formatul (inclusiv electronic) și în limba sau în limbile în care au fost create. În cazul în care o cerere de acces la un document declasificat nu este suficient de precisă în sensul literei (a), BCE cere solicitantului să o clarifice și asistă solicitantul în acest scop.

Articolul 6

Documente referitoare la îndeplinirea misiunilor SEBC și ale Eurosistemului care sunt deținute de BCN

(1) BCN efectuează o evaluare pentru a identifica documentele din arhiva BCE deținute de acestea care vor fi păstrate și documentele care nu au valoare istorică sau administrativă și care vor fi eliminate. În evaluarea lor, acestea urmăresc obiectivele de politică prevăzute la articolul 3 alineatul (2) și îndeplinesc cerințele de retenție menționate la articolul 3 alineatul (3). Atunci când o BCN și BCE dețin aceleași documente din arhivele BCE, BCN își aliniază evaluarea la rezultatul evaluării desfășurate de BCE în temeiul articolului 3. (2) BCN, în timp util și până cel târziu în al douăzeci și cincilea an de la data creării unui document clasificat, examinează categoriile de documente clasificate deținute de acestea pentru a decide dacă să le declasifice sau nu la un nivel echivalent clasificării „ECB-PUBLIC”. Atunci când o BCN și BCE dețin aceleași documente din arhivele BCE, BCN își aliniază decizia privind declasificarea la rezultatul deciziei privind declasificarea luate de BCE în conformitate cu articolul 4 alineatul (1). BCN nu pun la dispoziția publicului documente declasificate și nu le transferă unui terț înainte de expirarea termenului de 30 de ani de la data creării unui document.

Articolul 7

Documente din arhivele BCE referitoare la îndeplinirea misiunilor SEBC și ale Eurosistemului care sunt deținute de terți

Atunci când o BCN a transferat unui terț documente din arhivele BCE, această BCN se asigură că: (a) atunci când BCE deține aceleași documente precum cele transferate acestui terț, iar acest terț realizează o evaluare a acestor documente, evaluarea acestui terț se aliniază la rezultatul evaluării desfășurate de BCE în temeiul articolului 3; (b) atunci când BCE deține aceleași documente precum cele transferate acestui terț, iar acest terț examinează clasificările de securitate ale acestor documente, o decizie a acestui terț privind declasificarea se aliniază la rezultatul deciziei privind declasificarea luate de BCE în conformitate cu articolul 4 alineatul (1); și (c) terțul nu pune la dispoziția publicului documente declasificate înainte de expirarea perioadei de 30 de ani de la data creării documentelor.

Articolul 8

Prelucrarea datelor cu caracter personal și obligațiile operatorului

(1) BCE poate deroga de la drepturile persoanelor vizate în conformitate cu articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care este necesar pentru a îndeplini scopurile de arhivare în interes public și pentru a păstra integritatea arhivelor istorice ale BCE, inclusiv în special de la următoarele drepturi: (a) dreptul de acces (10), atunci când cererea persoanei vizate nu permite identificarea unor documente specifice din arhivele BCE fără depunerea unui efort administrativ disproporționat, iar la evaluarea măsurii care urmează a fi luată la cererea persoanei vizate și a efortului administrativ necesar se ține seama în special de informațiile furnizate de persoanele vizate și de natura, sfera, volumul și dimensiunea documentelor potențial vizate din arhivele BCE; (b) dreptul la rectificare (11), atunci când rectificarea face imposibilă păstrarea integrității și autenticității documentelor din arhivele istorice ale BCE, fără a aduce atingere posibilității unei declarații suplimentare sau a unei adnotări la documentul în cauză, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate; (c) dreptul la restricționarea prelucrării (12), atunci când prelucrarea este necesară pentru păstrarea integrității și autenticității documentelor din arhivele istorice ale BCE și/sau este în interes public; (d) obligația de a notifica rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal (13), în măsura în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate; (e) dreptul de a se opune prelucrării (14), atunci când datele cu caracter personal sunt incluse în documente din arhivele istorice ale BCE ca parte integrantă și indispensabilă a acestor documente. (2) BCE pune în aplicare garanții adecvate pentru a asigura respectarea articolului 13 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Astfel de garanții includ măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru a se asigura, în special, respectarea principiului reducerii la minimum a datelor. Garanțiile includ: (a) instituirea de proceduri pentru protecția datelor cu caracter personal, precum ștergerea și distrugerea sistematică a fișierelor și dosarelor care conțin date cu caracter personal în conformitate cu Planul BCE de arhivare și retenție; (b) instituirea unor proceduri controlate pentru a permite accesul la documente atunci când existența datelor cu caracter personal nu poate fi determinată; (c) nedivulgarea datelor cu caracter personal sensibile; și (d) măsuri de pseudonimizare și anonimizare. (3) Operatorul are obligația: (a) de a informa persoanele vizate cu privire la faptul că documentele care conțin datele cu caracter personal ale acestora pot fi puse la dispoziția publicului ca parte a arhivelor istorice ale BCE; (b) de a consulta responsabilul cu protecția datelor înainte de luarea unei decizii de a deroga de la drepturile persoanelor vizate într-un anumit caz și de a documenta această consultare; (c) de a înregistra orice derogări aplicate în conformitate cu alineatul (1), precum și motivarea derogării; (d) de a pune, la cerere, la dispoziția Autorității Europene pentru Protecția Datelor orice documente care conțin elementele de fapt și de drept aferente.

Articolul 9

Protecția datelor cu caracter personal sensibile

BCE nu pune la dispoziția publicului documente din arhivele istorice ale BCE deținute de aceasta care conțin date cu caracter personal sensibile sau date referitoare la viața privată și integritatea individului în conformitate cu articolul 4 din Decizia BCE/2004/3, inclusiv descrieri arhivistice sau fișiere de autoritate, înainte de expirarea unei perioade de 100 de ani de la data creării acestor documente.

Articolul 10

Reproducerea arhivelor istorice ale BCE

(1) Arhivele istorice ale BCE sau orice informații descriptive referitoare la astfel de arhive, publicate prin intermediul platformelor de comunicare online ale BCE și în conformitate cu prezenta decizie, nu pot fi reproduse sau utilizate în scopuri comerciale fără o autorizare specifică și prealabilă a BCE. BCE poate refuza o astfel de autorizare fără să își motiveze decizia. (2) Prezenta decizie nu aduce atingere niciunor norme în domeniul drepturilor de autor care pot limita dreptul unui terț de a reproduce sau utiliza orice documente publicate.

Articolul 11

Publicarea anuală de informații privind activitățile

BCE publică anual informații cu privire la activitățile sale în ceea ce privește arhivele istorice prin intermediul platformelor de comunicare online ale BCE.

Articolul 12

Coordonare

BCE instituie un grup de coordonare a arhivelor istorice ale BCE cu reprezentanți ai BCE și ai BCN, prezidat de Serviciul guvernanța informației din BCE. Acesta discută aplicarea prezentei decizii, în scopul de a asigura că arhivele istorice ale BCE sunt prelucrate în mod consecvent și cu atenția cuvenită la nivelul SEBC și al Eurosistemului. În acest scop, acesta asistă de asemenea Serviciul guvernanța informației la elaborarea unui set de măsuri și proceduri operaționale care urmează să fie aplicate.

Articolul 13

Modificarea Deciziei BCE/2004/2

Articolul 23.3 a doua teză din Decizia BCE/2004/2 se înlocuiește cu următorul text: „Accesul la aceste documente devine liber după expirarea unei perioade de 30 de ani de la data creării lor în conformitate cu Decizia (UE) 2023/1610 a Băncii Centrale Europene (BCE/2023/17) (*1), cu excepția cazului în care organele de decizie decid să prelungească sau să scurteze această perioadă.

Articolul 14

Intrare în vigoare

Prezenta decizie intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.