Recomandarea (UE) 2021/1700 a Comisiei din 15 septembrie 2021 privind programele interne de asigurare a conformității pentru controalele cercetării care implică produse cu dublă utilizare în temeiul Regulamentului (UE) 2021/821 al Parlamentului European și al Consiliului de instituire a unui regim al Uniunii pentru controlul exporturilor, serviciilor de intermediere, asistenței tehnice, tranzitului și transferului de produse cu dublă utilizare

Articolul text

Text integral

RECOMANDAREA (UE) 2021/1700 A COMISIEI din 15 septembrie 2021 privind programele interne de asigurare a conformității pentru controalele cercetării care implică produse cu dublă utilizare în temeiul Regulamentului (UE) 2021/821 al Parlamentului European și al Consiliului de instituire a unui regim al Uniunii pentru controlul exporturilor, serviciilor de intermediere, asistenței tehnice, tranzitului și transferului de produse cu dublă utilizare COMISIA EUROPEANĂ, având în vedere articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2021/821 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 mai 2021 de instituire a unui regim al Uniunii pentru controlul exporturilor, serviciilor de intermediere, asistenței tehnice, tranzitului și transferului de produse cu dublă utilizare (1) [denumit în continuare „Regulamentul (UE) 2021/821”], întrucât: ADOPTĂ PREZENTA RECOMANDARE: Se recomandă ca statele membre și exportatorii, inclusiv organizațiile de cercetare și cercetătorii, să țină seama de orientările fără caracter obligatoriu prevăzute în anexa la prezenta recomandare în vederea îndeplinirii obligațiilor care le revin în temeiul Regulamentului (UE) 2021/821. Adoptată la Bruxelles, 15 septembrie 2021. Pentru Comisie Valdis DOMBROVSKIS Vicepreședinte executiv (1) JO L 206, 11.6.2021, p. 1. ANEXA CUPRINS Introducere Prezentele orientări sunt elaborate pentru a ajuta organizațiile de cercetare (1) și cercetătorii acestora, managerii din domeniul cercetării și personalul responsabil cu asigurarea conformității să identifice, să gestioneze și să atenueze riscurile asociate controalelor exporturilor de produse cu dublă utilizare și să faciliteze conformitatea cu legile relevante ale UE și de la nivel național. Orientările sunt structurate în trei secțiuni și conțin o serie de apendice. Cele trei secțiuni sunt destinate să fie independente una de cealaltă. Atunci când se citesc toate secțiunile fără pauză, există o oarecare suprapunere a explicațiilor furnizate. Acest fapt este intenționat. Secțiunile 1-3 sunt elaborate pentru următorul public-țintă: Prezentele orientări sunt adoptate în temeiul Regulamentului (UE) 2021/821 din 20 mai 2021 de instituire a unui regim al Uniunii pentru controlul exporturilor, serviciilor de intermediere, asistenței tehnice, tranzitului și transferului de produse cu dublă utilizare, denumit în continuare „Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare”. Comisia îl poate actualiza în viitor în funcție de evoluția circumstanțelor, incluzând orice eventualele revizuiri relevante ale sistemului UE de control al exporturilor. Exemplele din prezentele orientări care se referă la textul codurilor cu dublă utilizare sunt ilustrative. Ele sunt derivate din anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, astfel cum a fost actualizat ultima dată în 2020. Vă rugăm să verificați cea mai recentă actualizare a anexei I pentru clasificarea în conformitate cu cea mai recentă actualizare. În cazul în care o organizație de cercetare, după ce a citit informațiile furnizate în prezentele orientări, are întrebări cu privire la regimul de control aplicat cercetărilor sale relevante sau are întrebări suplimentare legate de prezentele orientări, ea este invitată să contacteze autoritatea națională competentă din statul membru al UE în care este stabilită (2). Prezentele orientări se bazează pe orientările UE privind programul intern de asigurare a conformității pentru controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare, publicate în august 2019 (3), pe materialele de orientare existente pentru mediul academic din statele membre ale UE și pe cele mai bune practici ale organizațiilor de cercetare. Prezentele orientări iau în considerare observațiile primite de Comisie în contextul consultării publicului-țintă care a avut loc în al patrulea trimestru al anului 2020 (4). Proiectul de orientări a fost evaluat foarte pozitiv și au fost făcute câteva sugestii foarte utile. În special, structura orientărilor a fost îmbunătățită pentru a elimina anumite suprapuneri și au fost adăugate explicații suplimentare cu privire la subiectul controalelor în materie de software. GLOSAR Prezentul glosar explică sau definește termenii recurenți utilizați în prezentele orientări. Produsele marcate cu * intră sub incidența definițiilor din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. Descrierile produselor fără * nu sunt definiții obligatorii din punct de vedere juridic. SECȚIUNEA 1 Introducere pentru personalul de conducere Organizațiile de cercetare dispun de stimulente puternice pentru inovare în beneficiul tuturor și pentru colaborări la nivel internațional, ceea ce constituie o bază pentru promovarea cercetării. Un sector european prosper al cercetării și inovării atrage investiții publice și private din întreaga lume. În contextul a numeroase colaborări autentice și transparente în scopul obținerii unor progrese științifice și tehnologice semnificative, pot exista oferte străine de colaborare, invitații și schimburi informale cu motive ascunse, de exemplu încercarea de a avea acces la cercetări care au ca obiect produse cu dublă utilizare în alte scopuri decât cele declarate. În acest caz, cercetătorii și organizațiile de cercetare pot încălca în mod neintenționat reglementările în materie de export. Pe internet sunt disponibile cazuri documentate care ilustrează importanța controalelor privind tehnologia în domeniile tehnologice relevante pentru proliferare și măsurile de asigurare a respectării legii în legătură cu cercetătorii sau cu organizațiile de cercetare. Controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare reglementează activitățile care implică produse (materiale, echipamente, software și tehnologii) care pot fi utilizate atât în scopuri civile, cât și militare și care pot fi asociate cu crearea de produse militare convenționale sau cu proliferarea armelor nucleare, radiologice, chimice sau biologice, cunoscute și sub denumirea de arme de distrugere în masă, precum și a vectorilor acestora, cum ar fi rachetele și dronele. În plus, aceste controale pot fi completate cu măsuri naționale pentru produsele cu dublă utilizare neincluse în listă în scopuri legate de siguranța publică sau de drepturile omului. Cooperarea dintre organizațiile de cercetare și guverne este esențială pentru a contribui la obiectivele de securitate ale Uniunii Europene (UE) și ale statelor membre, la obligațiile internaționale în materie de securitate și la angajamentele de neproliferare, cum ar fi Strategia europeană de securitate, regimurile de control al exporturilor, Convenția cu privire la armele biologice, Convenția privind armele chimice, Tratatul de neproliferare nucleară și Rezoluția 1540 a Consiliului de Securitate al Organizației Națiunilor Unite. Organizația de cercetare joacă un rol important în atingerea acestor obiective prin creșterea gradului de sensibilizare a riscurilor și prin acțiuni corespunzătoare. Controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare nu este singurul instrument de politică care își aduce contribuția; efectuarea unor investigații minuțioase prealabile acordării vizelor și sancțiunile sunt exemple de alte instrumente de politică care au obiective și metode specifice care nu sunt discutate în prezentele orientări. Controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare implică provocări specifice pentru organizațiile de cercetare, legate de importanța partajării rezultatelor cercetării, asociate imperativului „ dacă nu publici nu exiști ” din ecosistemul de cercetare. Creșterea gradului de sensibilizare cu privire la aceste controale reprezintă un aspect important al prevenirii și atenuării riscurilor legate de neconformitate. În UE, nivelul de experiență în ceea ce privește punerea în aplicare și gestionarea unor astfel de măsuri de asigurare a conformității în cadrul organizațiilor de cercetare variază în mod semnificativ. Autoritățile competente din UE se angajează să ofere orientări organizațiilor de cercetare cu privire la modalitățile de consolidare a măsurilor interne de asigurare a conformității. Deși este recunoscut faptul că este nevoie de timp pentru ca organizațiile de cercetare să instituie și să mențină astfel de măsuri, o abordare sistematică și proporțională a măsurilor interne de conformitate pentru controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare este esențială pentru respectarea Regulamentului UE privind produsele cu dubă utilizare aplicabil și a măsurilor naționale complementare. Este la latitudinea fiecărei organizații de cercetare să stabilească modul în care măsurile interne de asigurare a conformității sunt puse în aplicare cel mai bine și care sunt procedurile operaționale interne de urmat pentru cercetătorii individuali. Acest deziderat ar putea fi realizat prin crearea de noi structuri de control al exporturilor sau prin încorporarea acestor măsuri în structuri (existente), cum ar fi organismele consultative. Un program intern de asigurare a conformității (PIC) pentru controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare reprezintă adesea doar o parte a sistemului general de conformitate al organizației de cercetare. Numeroase activități de cercetare desfășurate de organizații de cercetare nu fac obiectul controlului exporturilor de produse cu dublă utilizare. În primul rând, deoarece aceste activități de cercetare nu se referă la niciunul dintre produsele din lista UE a produselor cu dublă utilizare. În al doilea rând, deoarece cercetarea nu se referă în mod specific la tehnologia pentru dezvoltarea, producția sau utilizarea care este responsabilă de atingerea sau extinderea nivelurilor de performanță controlate sau a funcțiilor din lista UE de produse cu dublă utilizare. În cele din urmă, deoarece cercetarea poate fi etichetată drept „cercetare științifică fundamentală” sau „în domeniul public”, astfel cum este definită în Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, sau pentru că reprezintă informațiile minime necesare pentru cererile de brevet. Cu toate acestea, nicio organizație de cercetare renumită nu dorește să fie implicată în utilizarea abuzivă a (rezultatelor) cercetării relevante pentru proliferare. Aceasta nu este doar o chestiune care ține de obligația de a respecta cerința controalelor la export, ci este motivată și de propriul interes. Prin urmare, este important ca organizațiile de cercetare să ia măsuri interne proporționale și eficace pentru a reduce la minimum riscul de neconformitate. Absența unor astfel de măsuri poate conduce la angajarea răspunderii juridice a instituției în cazul în care se constată o neconformitate. Este necesar un angajament din partea conducerii superioare pentru a sublinia importanța și valoarea acordată respectării efective a normelor și pentru a furniza resurse adecvate în vederea asigurării respectării angajamentelor asumate. SECȚIUNEA 2 Sensibilizarea cercetătorilor 2.1. Introducere Controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare în UE se aplică pentru a preveni acumularea nedorită de produse militare convenționale și proliferarea armelor nucleare, radiologice, chimice și biologice, cunoscute și sub denumirea de arme de distrugere în masă (ADM), precum și a vectorilor acestora, cum ar fi rachetele și dronele. În plus, aceste controale pot fi completate cu măsuri naționale pentru produsele cu dublă utilizare care nu sunt enumerate în anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare din motive de siguranță publică sau preocupări legate de drepturile omului. Întrucât produsele cu dublă utilizare sunt utilizate în principal în scopuri civile, potențialul lor de a fi utilizate abuziv nu este adesea evident la prima vedere. Cu toate acestea, pe mâini greșite, ele reprezintă o amenințare la adresa păcii internaționale și a intereselor de securitate ale Uniunii Europene și ale statelor sale membre. Organizațiile de cercetare sunt adesea preocupate de percepția publică asupra cercetării cu potențial militar. „Dubla utilizare” în contextul cercetării este adesea considerată în sens larg: care sunt aplicațiile civile și militare (ne)dorite ale cercetării sau care este o posibilă utilizare abuzivă a cercetării în scopuri lipsite de etică. Cu toate acestea, în ceea ce privește sistemul UE de control al exporturilor de produse cu dublă utilizare, „dubla utilizare” trebuie înțeleasă într-un sens restrâns. Aceasta se referă la produse, inclusiv software și tehnologie, care pot fi utilizate atât în scopuri civile, cât și militare. Pentru mai multe informații privind domeniul de aplicare al produselor cu dublă utilizare incluse și neincluse în listă, a se vedea subsecțiunea 2.3.2 și apendicele 1. În cazul produselor cu dublă utilizare, orice persoană fizică sau juridică are obligația legală de a respecta actele cu putere de lege și reglementările relevante. Aceste obligații legale nu sunt identice (dar se pot suprapune cu) motivațiile etice sau autorestricționarea existentă pentru a preveni sau a atenua riscurile și daunele potențiale care ar putea fi cauzate de utilizarea răuvoitoare a rezultatelor cercetării care implică produse cu dublă utilizare. Prezentele orientări se referă la „cercetarea care implică produse cu dublă utilizare”: produse cu dublă utilizare care sunt utilizate în timpul cercetării sau cercetare care generează rezultate ale cercetării sub orice formă posibilă (7) care îndeplinesc specificațiile tehnice ale unui produs cu dublă utilizare din lista UE de control al produselor cu dublă utilizare sau dintr-o listă națională complementară de produse cu dublă utilizare (dacă există). Într-un număr limitat de cazuri, aici se includ situații în care există preocupări legate de utilizarea/utilizatorul final(ă) în domeniul militar sau al armelor de distrugere în masă în ceea ce privește produsele cu dublă utilizare neincluse în listă. Este important de remarcat faptul că nu orice activitate de cercetare care implică produse cu dublă utilizare va necesita o autorizație. Subsecțiunea 2.3.6 detalii privind cazurile în care este necesară o autorizație. 2.2. Domenii de cercetare și scenarii care ar putea declanșa controale ale exporturilor de produse cu dublă utilizare Scopul controlului exporturilor nu este acela de a cenzura cercetarea științifică (rezultatele), ci de a preveni abuzurile legate de securitate atunci când se transferă bunuri sau cunoștințe sensibile în străinătate. Oamenii de știință și institutele de cercetare sunt obligate să respecte aceleași legi ca industria prelucrătoare și ca toată lumea. Înainte de exportul produselor sau de transferul de informații, exportatorii și intermediarii de informații au datoria de a verifica dacă acțiunile lor necesită o aprobare prealabilă din partea autorităților de reglementare. Este recunoscut faptul că, în contextul cercetării, acest lucru necesită echilibrarea preocupărilor legate de securitatea (inter)națională și de libertatea academică, dar și promovarea accesului liber în ceea ce privește rezultatele și datele cercetării: Este mai probabil ca disciplinele de cercetare din domeniul științei, tehnologiei și ingineriei să fie supuse controalelor exporturilor de produse cu dublă utilizare decât activitățile academice din domeniul științelor umaniste, al științelor sociale și al economiei. Apendicele 1 ilustrează domeniile de cercetare care, printre altele, pot face obiectul controalelor exporturilor de produse cu dublă utilizare, întrucât lista UE de control al produselor cu dublă utilizare conține produse din aceste domenii tehnologice. De exemplu, cercetarea în domeniul fizicii și ingineriei nucleare poate viza reactoare nucleare, echipamente și componente special concepute sau pregătite ale reactoarelor nucleare sau ale materialelor nucleare care figurează în anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. Aceasta nu înseamnă că toate cercetările conexe sunt în mod implicit cercetări care implică produse cu dublă utilizare incluse în listă (10) și nici că activitatea de cercetare necesită o autorizație. Apendicele 2 evidențiază unele scenarii recurente de cercetare care pot declanșa controale ale exporturilor: În fiecare dintre aceste scenarii, este, de asemenea, important să se stabilească dacă se aplică măsuri restrictive sau sancțiuni la nivelul UE sau la nivel național pentru produsele respective, tipul de activitate, utilizarea finală sau entitățile și țările implicate. În aceste scenarii, motivația personală, sursa finanțării cercetării, natura partenerilor de cercetare și scopul cercetării sunt irelevante pentru a stabili dacă cercetarea care implică produse cu dublă utilizare respectă pragurile de control tehnic. Controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare poate apărea la diferite niveluri pe parcursul ciclului de viață al cercetării: în etapa de finanțare a cercetării, de aplicare a proiectului, de elaborare a contractelor, de diseminare a rezultatelor cercetării, et cetera. Secțiunea 3 oferă mai multe informații cu privire la modul de instituire a unei proceduri sistematice de examinare a exporturilor la diferite niveluri pe parcursul ciclului de viață al cercetării. 2.3. Elementele de bază ale sistemului UE de control al exporturilor de produse cu dublă utilizare 2.3.1. Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare Sistemul UE de control al exporturilor de produse cu dublă utilizare este reglementat de Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. Anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare conține lista UE de produse cu dublă utilizare. Toate produsele din anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare necesită o licență pentru exportul în afara teritoriului vamal al Uniunii. Anexa IV la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare este o mică subcategorie a anexei I și conține produse mai sensibile care necesită o licență și pentru transferurile în interiorul UE. Anexa I (și, prin urmare, și anexa IV) este dinamică pentru a ține seama de progresele tehnologice de-a lungul timpului, iar controalele exporturilor UE reflectă angajamentele convenite în cadrul regimurilor de control al exporturilor. Prin urmare, lista este actualizată în fiecare an. Este important să se consulte întotdeauna cea mai recentă versiune a anexei I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare (13). Fiecare produs cu dublă utilizare are un număr de clasificare. Acesta este o combinație de numere și o literă (cuprinzând categoria, subcategoria și rubrica de control individual) și este esențială pentru clasificarea produselor și documentelor de autorizare. Numărul de clasificare nu este aleatoriu; acesta se referă la natura produsului și la originea controlului prin regimul corespunzător de control al exporturilor (a se vedea figura 1). Clasificarea produselor cu dublă utilizare se bazează pe criterii tehnice obiective, iar utilizarea finală și utilizatorul final nu joacă un rol în clasificarea tehnică. Prin urmare, este irelevant pentru clasificare și pentru existența obligației de obținere a unei licențe dacă articolul urmează să fie utilizat exclusiv în scopuri civile sau dacă se intenționează o utilizare militară. Cu toate acestea, utilizarea finală și părțile implicate joacă un rol esențial în ceea ce privește eligibilitatea pentru aprobarea licenței. Consultați subsecțiunea 2.3.9 și apendicele 3 pentru a obține mai mult sprijin în ceea ce privește verificarea utilizării finale și verificarea utilizatorilor finali. Produsele cu dublă utilizare sunt, în general, distincte de produsele militare. Produsele militare sunt produse (cum ar fi sisteme, echipamente, componente, materiale, software sau tehnologii) care sunt, în cea mai mare parte, special concepute sau modificate pentru utilizări militare. Produsele militare sunt enumerate în Lista comună a Uniunii Europene cuprinzând produsele militare sau în listele naționale ale statelor membre ale UE (14). Spre deosebire de sistemul comun al UE de control al exporturilor de produse cu dublă utilizare, sistemul de control al produselor militare este reglementat de fiecare stat membru al UE în parte. Utilizarea finală militară (declarată) a rezultatelor cercetărilor sau a activității de cercetare nu face ca acest produs să fie în mod automat special conceput sau modificat pentru utilizări militare. Cu toate acestea, poate fi un indicator și, în mod evident, reprezintă informații utile pentru clasificarea produselor militare și evaluarea cererii de licență. 2.3.2. Cum se citește textul codurilor produselor cu dublă utilizare? Anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare este lungă și nu există nicio modalitate optimă de a găsi rapid fiecare produs cu dublă utilizare inclus în listă. În cursul unui nou exercițiu de clasificare, pentru a clasifica în mod corect produsele noastre cu dublă utilizare sau tehnologia noastră cu dublă utilizare, este important să parcurgem cu minuțiozitate cea mai recentă versiune a anexei I pentru a găsi cea mai relevantă și, prin urmare, cea mai specifică rubrică de control pentru produsul în cauză. În cazul în care există îndoieli sau în cazul în care există mai multe numere de clasificare posibile, consultați responsabilul cu conformitatea din cadrul organizației dumneavoastră de cercetare sau, după caz, autoritatea competentă din statul dumneavoastră membru. În multe rubrici de control există mai multe note (Notă, Notă tehnică sau Nota Bene) pentru a contribui la clasificarea exactă a produselor. Aceste note clarifică suplimentar sfera de cuprindere a controlului (incluzând ilustrații sau exceptări de la control) sau fac o trimitere intradocument la alte părți din anexa I sau la Lista comună a UE cuprinzând produsele militare (17). Aceste note fac parte integrantă din clasificarea produselor și, prin urmare, nu ar trebui considerate ca ilustrative. Lista conține un set de definiții globale (18) indicate prin „ ” (ghilimele duble) și definiții locale indicate prin ‚ ’ (ghilimele simple). Aceste definiții pot fi diferite de jargonul comercial sau științific. 2.3.3. Controalele privind produsele software (subcategoria D) În contextul Regulamentului UE privind produsele cu dublă utilizare, software-ul este definit ca o colecție de unul sau mai multe „programe” (20) sau „microprograme” (21) stocate pe orice suport corporal. În multe cazuri, controalele software-ului se referă la programe informatice concepute sau modificate pentru dezvoltarea, producerea sau utilizarea produselor enumerate în altă parte din lista UE a produselor cu dublă utilizare. Dar există și controale software dedicate (de sine stătătoare). 2.3.4. Controalele privind tehnologia (subcategoria E) Există controale privind tehnologia pentru a se asigura că cunoștințele, know-how-ul și expertiza legate de produsele sensibile nu sunt transmise neintenționat pentru a fi utilizate în programe care implică aspecte militare, legate de ADM, de siguranța publică sau de drepturile omului. Stabilirea faptului dacă cercetarea implică sau nu produse cu dublă utilizare poate fi (foarte) dificilă. Cercetarea inovatoare nu permite cu ușurință etichetarea în conformitate cu rubricile de control existente. O bună înțelegere a definiției „tehnologiei”, a notelor privind tehnologia și a notelor de exceptare de la control pentru „cercetare științifică fundamentală” și „din domeniul public” sunt esențiale pentru a naviga prin domeniul controalelor privind tehnologia. „Tehnologie” în contextul Regulamentului UE privind produsele cu dublă utilizare înseamnă informații specifice necesare pentru „dezvoltarea”, „producția” sau „utilizarea” produselor. Aceste informații iau forma de „date tehnice” sau „asistență tehnică”. Trimiterea la „informații specifice necesare” este destinată concentrării controlului tehnologic asupra acelei părți a tehnologiei care face ca un produs să atingă sau să depășească pragurile de performanță incluse în listă. Pentru categoriile 1-9, numai aceste informații specifice trebuie considerate drept tehnologii cu dublă utilizare incluse în listă. Scopul definiției termenului „necesar” este de a concentra controalele tehnologice asupra tehnologiei specifice care face ca un produs să facă obiectul unei licențe. Este important de remarcat faptul că tehnologia cu dublă utilizare inclusă în listă rămâne sub control chiar și atunci când este aplicabilă oricărui produs necontrolat. Sfera de cuprindere a „informațiilor specifice necesare” nu este definită. În general, următoarele informații sunt considerate insuficient de specifice pentru a se încadra în definiția tehnologiei: Rețineți că unele programe de finanțare a cercetării necesită o examinare a produselor cu dublă utilizare în momentul depunerii cererii pentru un grant de cercetare. Aceasta este o bună practică bazată pe mecanisme interne de revizuire pentru a detecta timpuriu, în cadrul programului sau al proiectului de cercetare, care dintre echipamentele sau materialele implicate sau dintre rezultatele anticipate (cum ar fi publicațiile) ar putea necesita o examinare suplimentară din perspectiva controlului exporturilor de produse cu dublă utilizare. În cazul în care sunt identificate astfel de probleme (potențiale) legate de controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare, este necesară monitorizarea în timpul și la încheierea programelor sau proiectelor de cercetare. Exportatorul este obligat să evalueze în mod adecvat tehnologia pentru a stabili dacă aceasta atinge pragul pentru a realiza controlul produselor cu dublă utilizare. Datorită expertizei și cunoștințelor sale în materie de cercetare proprie, cercetătorul este cel mai potrivit pentru a-și clasifica propria cercetare în mod adecvat, eventual cu sprijinul personalului administrativ instruit care este familiarizat cu structura listei UE a produselor cu dublă utilizare. Prezentările sau publicațiile vor atinge rareori în totalitate pragul de tehnologie supusă controlului. Unele subsecțiuni sau extrase mici ar putea atinge acest prag. Numai aceste părți implică o licență necesară, iar în cazul în care cercetătorul sau organizația de cercetare are nevoie de îndrumare, pot contacta autoritatea națională competentă relevantă. Aceasta permite cercetătorului sau organizației de cercetare să facă o alegere în cunoștință de cauză cu privire la părțile care trebuie transmise pentru cererea de licență de export înainte de transmitere sau publicare. 2.3.5. Exceptările de la controale pentru produsele cu dublă utilizare Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare conține o serie de exceptări de la controale, precizând în ce condiții un anumit produs inclus în listă este exclus de la control. Prin urmare, deși un astfel de produs îndeplinește cerințele tehnice, acesta nu va necesita o licență pentru export sau transfer. Este important de remarcat faptul că exceptările de la controale pot fi aplicate numai produselor cu dublă utilizare incluse în listă. În esență, există două tipuri de exceptări de la controale. Pe de o parte, există exceptări de la controale legate în mod specific de anumite produse cu dublă utilizare incluse în listă. Pe de altă parte, există exceptări sistematice de la controale pentru software și tehnologie. Aceste note de exceptare de la controale sunt inserate în Nota privind produsele software nucleare, în Nota privind tehnologia nucleară, în Nota generală privind produsele software și în Nota generală privind tehnologia din anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. Numai „produsele software” sau „tehnologia” cu dublă utilizare incluse în listă pot beneficia de exceptările de la controale menționate în Notele privind produsele software și tehnologia. Prin urmare, este extrem de important să se stabilească dacă cercetarea implică produse cu dublă utilizare și, în caz afirmativ, care parte (părți) îndeplinește (îndeplinesc) criteriile de la rubrica de control software sau tehnologic din subcategoria D și, respectiv, E în coroborare cu Notele privind produsele software și tehnologia. În ceea ce privește software-ul pentru securitatea informațiilor (specificat în categoria 5 – partea 2), este important de remarcat faptul că Nota privind produsele software nucleare (în întregime) și Nota generală privind produsele software (parțial) nu se aplică și, prin urmare, acestea nu pot fi utilizate pentru exceptarea de la control. Pentru tehnologiile cu dublă utilizare incluse în listă, sunt posibile trei exceptări de la controale: „tehnologie” care reprezintă rezultatul unei „cercetări științifice fundamentale”, „tehnologie” care este deja „în domeniul public” și informațiile minim necesare pentru cererile de brevet. Cazul din urmă nu se aplică tehnologiei din categoria 0. În partea următoare, orientările se axează pe exceptările de la controale în cazul în care este vorba de „cercetare științifică fundamentală”, „în domeniul public” și în cazul informațiilor minime necesare pentru cererile de brevete. 2.3.6. Activități supuse controlului Nu orice activitate de cercetare care implică produse cu dublă utilizare va necesita o licență. Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare include cinci tipuri diferite de activități care necesită o autorizație. Secțiunea 2.3.7 oferă detalii privind tipurile de licențe existente pentru fiecare dintre aceste activități. Următoarele două sunt cerințe de autorizare constante: Următoarele trei sunt cerințe de autorizare aplicate de la caz la caz: Tranzitul sau intermedierea produselor cu dublă utilizare incluse în listă și furnizarea de asistență tehnică pentru produsele cu dublă utilizare incluse în listă pot fi interzise sau pot necesita o autorizație în cazul în care produsul este sau poate fi destinat, integral sau parțial, unor utilizări menționate la articolul 4 alineatul (1) din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. Autoritatea competentă este cea care decide dacă este necesară o autorizație sau dacă tranzitul este interzis. Unele state membre ale UE au adoptat măsuri naționale privind tranzitul, intermedierea sau furnizarea de controale de asistență tehnică pentru produsele cu dublă utilizare neincluse în listă. Comisia Europeană publică și actualizează periodic o listă a măsurilor naționale adoptate de statele membre în conformitate cu Regulamentul (UE) 2021/821 (23). Unele produse nu îndeplinesc specificațiile tehnice din anexa I, dar cu toate acestea, prezintă un risc de favorizare a proliferării din cauza posibilităților lor tehnice sau a destinației finale suspecte care ar putea da naștere unor îngrijorări. Tranzacțiile cu astfel de produse și destinațiile (suspecte) care ar putea da naștere unor îngrijorări ar putea necesita o cerință de autorizare pentru exporturi. Astfel de controale pentru produsele cu dublă utilizare neincluse în listă sunt denumite „controale exhaustive” (a se vedea, de asemenea, subsecțiunea 2.3.8). Apendicele 5 prevede o diagramă privind stabilirea cerințelor de acordare a licențelor în temeiul Regulamentului UE privind produsele cu dublă utilizare. 2.3.7. Tipuri de autorizații Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare conține următoarele tipuri de autorizații: Statele membre ale UE pot completa aceste cerințe de autorizare cu cerințe sau interdicții naționale în materie de licențe. O autorizație UE (licență acordată) este valabilă în toate cele 27 de state membre ale UE și poate fi utilizată pentru a exporta produsele din orice loc de pe teritoriul uniunii vamale. Valabilitatea licențelor este determinată de fiecare stat membru în parte. 2.3.8. Controale la export pentru produsele cu dublă utilizare care nu sunt incluse în listă Unele produse nu îndeplinesc specificațiile tehnice din anexa I, dar cu toate acestea, prezintă un risc de favorizare a proliferării din cauza posibilităților lor tehnice sau a utilizării finale suspecte care ar putea da naștere unor îngrijorări. În temeiul articolului 4 din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, autoritățile naționale pot impune o cerință de autorizare pentru produsele cu dublă utilizare care nu sunt incluse în lista din anexa I în cazul în care există o legătură (suspectată) cu utilizarea în cadrul unui program ADM, o utilizare finală militară (suspectată) într-o țară care face obiectul unui embargo asupra armelor (25) sau al unei utilizări (suspectate) a produsului ca o componentă a echipamentelor militare care au fost exportate fără autorizație sau cu încălcarea unei autorizații. Această dispoziție este cunoscută sub numele de „control exhaustiv” și, în acest caz, în care aveți suspiciuni de utilizare potențială a produselor organizației dumneavoastră în unul dintre cazurile menționate mai sus, vă recomandăm să contactați autoritatea națională pentru informații suplimentare. În temeiul articolului 5 din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, exportul de produse de supraveghere cibernetică neincluse în listă poate face obiectul unei cerințe de autorizare în cazul în care ați fost informat de autoritatea competentă din țara dumneavoastră sau în cazul în care aveți cunoștință – conform constatărilor dumneavoastră rezultate din îndeplinirea obligației de diligență – că există o utilizare finală îngrijorătoare în legătură cu reprimarea internă și/sau comiterea unor încălcări grave ale drepturilor omului și ale dreptului internațional umanitar. În conformitate cu articolul 9 din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, din motive de siguranță publică, inclusiv de prevenire a actelor de terorism, sau din considerații legate de drepturile omului, un stat membru al UE poate interzice exportul de produse cu dublă utilizare care nu sunt incluse în lista din anexa I sau poate impune obligația obținerii unei autorizații pentru exportul acestora. O listă a acestor măsuri naționale este întocmită de Comisia Europeană și publicată în Jurnalul Oficial. Ea este, de asemenea disponibilă pe site-ul de internet al Comisiei Europene (26). Apendicele 7 rezumă cerințele în materie de licențe pentru exporturile și transferurile intra-UE de produse cu dublă utilizare. 2.3.9. Semnale de alertă Vigilența față de indiciile unei solicitări sau colaborări suspicioase este vitală pentru contracararea riscurilor de proliferare a ADM, a vectorilor acestora și pentru destabilizarea acumulărilor de arme convenționale. Este foarte recomandat să transmiteți informațiile suspecte punctului dumneavoastră de contact intern în materie de conformitate. În unele cazuri, transmiterea informațiilor către autoritatea competentă de control al exporturilor poate fi obligatorie în temeiul legislației și reglementărilor UE și naționale. Apendicele 3 conține o listă de „semnale de alert” pentru a ajuta cercetătorii sau personalul responsabil cu asigurarea conformității să efectueze o evaluare inițială a aplicabilității controlului ca în cazul exporturilor de produse cu dublă utilizare. Această listă grupează semnalele de alertă în funcție de cercetare, utilizare finală și utilizator final, expediere, și fonduri, finanțare și condiții contractuale. Această listă este deosebit de utilă pentru produsele cu dublă utilizare neincluse în listă (pentru a stabili dacă sunt aplicabile controalele exhaustive). De asemenea, utilizarea acestei liste atunci când se colectează informațiile necesare în timpul procesului de solicitare a licenței pentru produsele cu dublă utilizare incluse în listă reprezintă o bună practică. 2.3.10. Controale privind furnizarea de asistență tehnică Există două tipuri de controale privind asistența tehnică, unul reglementat în Regulamentul privind produsele cu dublă utilizare și unul reglementat în conformitate cu legislația națională a statelor membre ale UE. În conformitate cu Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, tehnologia poate lua forma asistenței tehnice, cum ar fi instruirea verbală, formarea, transferul cunoștințelor și competențelor tehnice sau serviciile de consiliere, inclusiv prin telefon sau mijloace electronice. Prin urmare, instrucțiunile oferite unui coleg care lucrează într-un institut de cercetare dintr-o țară terță pot constitui asistență tehnică. Asistența tehnică trebuie să fie suficient de specifică pentru a atinge pragurile tehnologice prevăzute în anexa I la Regulamentul privind produsele cu dublă utilizare. În afară de tehnologiile cu dublă utilizare sub formă de asistență tehnică incluse în lista din anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, asistența tehnică cuprinde toate celelalte tipuri de sprijin tehnic legate de repararea, dezvoltarea, fabricarea, asamblarea, testarea, întreținerea sau orice alt serviciu tehnic destinat utilizării în legătură cu dezvoltarea, producerea, manipularea, operarea, întreținerea, depozitarea, detectarea, identificarea sau diseminarea armelor chimice, biologice sau nucleare sau a altor dispozitive explozive nucleare sau cu dezvoltarea, producția, întreținerea sau depozitarea de rachete capabile să transporte astfel de arme sau legate de utilizări finale militare în destinații supuse unui embargo asupra armelor. 2.3.11. Controlul exporturilor și măsuri restrictive (sancțiuni) Atât controlul exporturilor, cât și sancțiunile impun interdicții sau restricții. În timp ce controalele exporturilor sunt axate pe produse care (nu) sunt incluse în listă și pe examinarea exporturilor de la caz la caz, sancțiunile se concentrează în principal asupra interdicțiilor de călătorie, înghețării activelor și interdicțiilor de a pune resurse economice la dispoziția persoanelor și entităților desemnate și/sau asupra măsurilor sectoriale (cum ar fi restricționarea anumitor produse și servicii la anumite țări (în unele cazuri pentru toți utilizatorii finali dintr-o anumită țară). Prezentele orientări nu oferă informații specifice cu privire la sancțiunile UE. A se vedea harta sancțiunilor UE pentru o prezentare generală a tuturor sancțiunilor UE aplicabile în prezent și lista persoanelor și entităților desemnate: https://www.sanctionsmap.eu/ Pentru informații generale privind sancțiunile UE, a se vedea https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/international-relations/restrictive-measures-sanctions_en Orientări suplimentare pot fi puse la dispoziție la nivel național. 2.3.12. Întrebări frecvente Atât persoanele fizice, cât și persoanele juridice, intră sub incidența definiției exportatorului. Aceasta înseamnă că un cercetător în nume propriu sau organizația de cercetare în numele cercetătorului poate fi exportatorul. Definiția exportatorului se aplică nu numai operațiunilor de export, ci tuturor activităților controlate din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, inclusiv transferurilor intra-UE de produse enumerate în anexa IV. Este la latitudinea organizației de cercetare să ia măsuri interne cu privire la cine va solicita o licență. Trebuie remarcat faptul că identificarea exportatorului este diferită de identificarea unui export. Atunci când un cercetător invitat dintr-o țară terță are acces, de exemplu, la o tehnologie controlată într-un campus universitar situat pe teritoriul vamal al Uniunii, în acest caz nu are loc niciun export. Atunci când cercetătorul se întoarce acasă în țara sa terță și aduce cu sine tehnologia controlată, are loc un export care necesită o licență aprobată și valabilă. Prin urmare, înainte de acest export, trebuie depusă o cerere de licență. Ultima persoană de pe teritoriul vamal al Uniunii care decide cu privire la transmiterea tehnologiei controlate în afara UE trebuie să solicite o licență. Este la latitudinea fiecărui stat membru al UE să decidă cine poate depune o cerere de licență. Poate fi cercetătorul invitat dintr-o țară terță, dar, în multe cazuri, acest cercetător va trebui să aibă un reprezentant stabilit pe teritoriul vamal al Uniunii. Indiferent de exportator, o încălcare a controlului exporturilor are loc atunci când această tehnologie controlată părăsește teritoriul vamal al Uniunii fără o licență aprobată și valabilă. Elementul-cheie în acest caz este că o persoană fizică sau juridică trebuie să solicite o licență și, prin urmare, acționează în calitate de exportator. Cine este această persoană depinde de politica internă sau de angajamentul contractual dintre autorul publicației și editorul științific. Dacă editorul este stabilit în afara UE, atunci ultima persoană de pe teritoriul vamal al Uniunii care decide cu privire la transmiterea în afara UE a tehnologiei supuse controlului trebuie să depună o cerere de licență. Angajații care accesează tehnologia sau software-ul supuse controlului din străinătate în cadrul unei vizite profesionale trebuie, în general, să depună o cerere de licență înainte de a călători. Unele state membre ale UE (27) iau în considerare în acest caz factorul determinant pentru a stabili dacă tehnologia sau software-ul supuse controlului sunt accesate din străinătate de alte persoane [în afară de angajat (angajați)]. Exportatorul și, prin urmare, cel care trebuie să depună o cerere de licență, este partenerul contractual al destinatarului din țara terță și are competența de a decide trimiterea sau transmiterea produselor de pe teritoriul vamal al UE (pentru produsele din anexa I). Cu alte cuvinte, partenerul consorțiului însuși sau chiar liderul consorțiului poate fi nevoit să solicite o licență înainte de a expedia produsele cu dublă utilizare. Aceasta depinde de acordurile contractuale dintre partenerii consorțiului și liderul consorțiului. SECȚIUNEA 3 Instituirea sau revizuirea unui program intern de asigurare a conformității pentru cercetarea care implică produse cu dublă utilizare Rolul fiecărui program intern de asigurare a conformității (PIC) este de a aborda și a atenua în mod sistematic unul sau mai multe tipuri de risc pentru a asigura respectarea obligațiilor prevăzute de lege sau asumate voluntar de o organizație. Într-un mediu de cercetare, stabilirea unor măsuri de asigurare a conformității cu legile și reglementările privind controlul exporturilor este un proces care necesită timp și efort. Secțiunea de mai jos prezintă toate elementele principale pe care o organizație de cercetare ar trebui să le ia în considerare atunci când concepe sau își revizuiește sistemul intern de asigurare a conformității exporturilor de produse cu dublă utilizare. 3.1. Evaluarea riscurilor Analizând dacă și în ce măsură este vizată de controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare, o organizație de cercetare trebuie să efectueze o evaluare inițială a riscurilor prin examinarea următorilor parametri (28): Acești parametri trebuie să fie evaluați în raport cu obligațiile legale prevăzute în legislația UE și în legislația națională privind controlul exporturilor (29). La sfârșitul acestei evaluări inițiale a riscurilor, o organizație de cercetare va fi în măsură să stabilească profilul ei de risc specific din perspectiva produselor cu dublă utilizare. Aceasta va ajuta organizația să conștientizeze care sunt părțile activităților sale de cercetare care trebuie să fie acoperite de PIC (sfera de cuprindere a sistemului ei intern de asigurare a conformității exporturilor) și să direcționeze PIC în funcție de circumstanțele specifice ale organizației (de exemplu, structură, proceduri instituționale și resurse disponibile). Evaluarea inițială a riscurilor este esențială pentru conceperea și punerea în aplicare a măsurilor PIC care sunt eficace, proporționale și adaptate la profilul specific al organizației. Adesea, este preferabil să începem prin abordarea unor activități/domenii de cercetare care necesită o acțiune imediată și a unor domenii care sunt ușor de identificat ca implicând produse cu dublă utilizare. Ulterior, PIC poate fi extins pentru a viza și alte riscuri și proceduri mai solide de atenuare a lor. Integrarea măsurilor interne de asigurare a conformității produselor cu dublă utilizare în politicile și procedurile instituționale existente este adesea esențială pentru asigurarea eficienței și a sinergiilor. Organizațiile de cercetare ar trebui să aibă în vedere un mediu juridic și de cercetare dinamic în care riscurile ar trebui determinate sau reevaluate periodic și, prin urmare, măsurile interne de asigurare a conformității să depindă de evoluția listelor de control și de activitățile unei organizații de cercetare întreprinse de fiecare dată. Într-adevăr, o evaluare și o clasificare mai detaliată a materialelor, echipamentelor, programelor informatice și tehnologiei implicate sau produse în cadrul unei cercetări au loc în cadrul „procesului și procedurilor de verificare a exportului”, astfel cum se explică în elementul de bază 4. 3.2. Elementele de bază ale unui PIC Această secțiune se bazează pe Recomandarea (UE) 2019/1318 a Comisiei din 30 iulie 2019 privind programele interne de asigurare a conformității pentru controalele schimburilor comerciale cu produse cu dublă utilizare în temeiul Regulamentului (CE) nr. 428/2009 al Consiliului. Ea prezintă o adaptare a elementelor de bază ale PIC pentru a le face mai adecvate pentru a fi utilizate într-un context de cercetare. Această adaptare se bazează pe feedbackul primit de la comunitatea de cercetare și este articulată în următoarele subsecțiuni: În apendicele 4 este pusă la dispoziție o listă de verificare pentru fiecare element de bază pentru a sprijini elaborarea unui PIC sau, într-o etapă ulterioară, revizuirea unui PIC existent. 3.2.1. Angajamentul conducerii superioare cu privire la conformitate Angajamentul și sprijinul conducerii superioare față de un PIC sunt importante atât din motive simbolice, cât și practice. O declarație proclamată de angajament față de respectarea legislației privind controlul exporturilor de către organul/funcția de conducere superioară a organizației poate spori gradul de sensibilizare a personalului, poate spori importanța acordată unor astfel de măsuri de conformitate și poate conduce la consolidarea resurselor umane și tehnice ale altor departamente ale organizației. Ce se așteaptă de la organizațiile de cercetare? La fel ca în toate organizațiile, angajamentul conducerii superioare urmărește să sporească legitimitatea măsurilor de asigurare a conformității și să creeze sau să consolideze o cultură organizațională care să conducă la imperative în materie de control al exporturilor de produse cu dublă utilizare. Într-un mediu de cercetare, angajamentul conducerii superioare este esențial pentru a încuraja și a sprijini în mod activ implementarea unui PIC. Având în vedere că organizațiile de cercetare și, în special, universitățile au adesea modele descentralizate de structură organizațională, ar putea fi util să se ia în considerare exprimarea angajamentului la nivel de departament, facultate sau școală (de exemplu, diferiții decani ai facultăților/școlilor). O astfel de abordare poate fi deosebit de relevantă pentru organizațiile care au doar câteva departamente potențial vizate de controlul exporturilor. Acest element se materializează printr-o declarație scrisă și printr-un sprijin din partea conducerii superioare, care conduce la resurse organizaționale, umane și tehnice adecvate pentru PIC al organizației. O astfel de declarație de angajament invită toți membrii personalului în cauză să respecte actele cu putere de lege și normele administrative relevante ale UE și ale statelor membre și să ia măsurile de precauție necesare atunci când utilizează resurse controlate sau produc rezultate ale cercetării care sunt sensibile și care ar putea fi controlate. Etapele implicate 3.2.2. Structura organizatorică, responsabilități și resurse Fiecare organizație de cercetare este unică și, prin urmare, nu există o singură modalitate de organizare a procedurilor de asigurare a conformității și de alocare a responsabilităților respective. Cu toate acestea, existența unui set bine definit de proceduri și responsabilități în materie de conformitate a exporturilor poate ajuta organizația să își atingă obiectivele în materie de conformitate și să își îmbunătățească modelul de conducere în ansamblu. Ce se așteaptă de la organizațiile de cercetare? Într-un context de cercetare, există diferite tipuri de responsabilitate care trebuie luate în considerare. În general, aceste responsabilități vor fi împărțite atât de personalul administrativ, cât și de cel științific. Primul tip de responsabilitate se referă la responsabilitatea generală pentru punerea în aplicare a politicilor de conformitate ale organizației, care revine conducerii organizației. Această responsabilitate ar putea implica aprobarea cererilor de licență, supravegherea faptului că sunt alocate resurse adecvate pentru asigurarea conformității, precum și asigurarea faptului că există revizuiri și actualizări periodice ale măsurilor în vigoare de asigurare a conformității. În unele state membre, această funcție trebuie ocupată de un membru al conducerii superioare. Al doilea tip de responsabilitate necesită instituirea unei funcții de verificare a conformității exporturilor, responsabilă cu elaborarea și/sau punerea în aplicare a măsurilor de asigurare a conformității ale organizației. Sarcinile acestei funcții pot include: să răspundă la cererile de control al exporturilor, să decidă dacă o cerere de licență este relevantă și ce măsuri de atenuare a riscurilor sunt necesare pentru o anumită activitate. Funcția de control al exporturilor poate, de asemenea, să ajute personalul să înțeleagă condițiile de acordare a licenței, să aplice verificările în cadrul diligenței necesare și să păstreze evidențe adecvate. Această responsabilitate este asumată, de regulă, de un departament care are experiență în respectarea obligațiilor legale și în interacțiunea cu personalul și cu colaboratorii externi ai organizației (31). Ar trebui să existe cel puțin o persoană în cadrul organizației căreia i se încredințează conformitatea exporturilor. Dacă este posibil, funcția de control al exporturilor nu ar trebui să fie afectată de conflicte de interese. De asemenea, ea ar trebui să aibă acces direct și o obligație de raportare către conducerea superioară. În plus, ar putea fi necesar să se desemneze puncte de contact în diferite departamente ale organizației care să poată sensibiliza personalul, să poată oferi îndrumări personalului administrativ și științific ori de câte ori apare o problemă relevantă și, dacă este necesar, să poată direcționa solicitările și cererile către funcția de control al exporturilor. Al treilea tip de responsabilitate se referă la punerea în aplicare a măsurilor practice care trebuie luate de personalul științific pentru a asigura conformitatea cu cerințele în materie de conformitate ale organizației. Această funcție implică sarcini precum identificarea proiectelor care ar putea necesita o licență, efectuarea de verificări privind utilizarea finală/utilizatorul final și luarea măsurilor de atenuare a riscurilor și realizarea aprobărilor prescrise în timpul desfășurării activităților de cercetare. Deși toți membrii personalului în cauză trebuie să respecte procedurile în materie de conformitate ale organizației atunci când își desfășoară activitatea, responsabilitatea de a identifica proiectele sensibile și de a aplica verificările necesare revine, în general, responsabilului de proiect. Adesea, acest este persoana care asigură finanțarea și coordonează proiectul în cadrul unei organizații, cunoscută în anumite contexte de cercetare și ca Cercetător științific principal. Personalul administrativ (de exemplu, din departamentul de achiziții și din departamentul juridic) poate supraveghea anumite sarcini de conformitate, astfel cum se prevede în politicile de conformitate. Personalul administrativ poate face parte din funcția de asigurare a conformității exporturilor sau doar colaborează îndeaproape cu aceasta. Personalul administrativ ar putea fi în măsură să identifice problemele care au scăpat atenției personalului de cercetare. Astfel, membrii instruiți ai personalul administrativ ar putea acționa și ca „gardieni” atunci când alte măsuri de siguranță eșuează (32). Apendicele 6 oferă două exemple de posibile structuri de organizare a asigurării conformității în mediul de cercetare. Etapele implicate 3.2.3. Formare și creșterea gradului de sensibilizare Formarea și creșterea gradului de sensibilizare reprezintă un element important al fiecărui PIC și ar trebui să fie adaptate la situația specifică a unei organizații de cercetare. Creșterea gradului de sensibilizare este considerată un prim pas în a permite personalului științific și administrativ să înțeleagă riscurile în materie de securitate și să își îndeplinească responsabilitățile în temeiul legii privind controlul exporturilor și al PIC al organizației. Formarea include cursuri specializate adaptate funcțiilor și personalului organizației care sunt afectate de controlul exporturilor. Ce se așteaptă de la organizațiile de cercetare? Organizațiile de cercetare trebuie să aibă în vedere inițiative de creștere a gradului de sensibilizare și de formare la diferite niveluri, prin diferite mijloace și cu obiective diferite. În primul rând, introducerea generală în aspectele legate de controlul exporturilor a întregului personal de cercetare și a studenților potențial implicați este importantă pentru creșterea gradului de sensibilizare și promovarea unei culturi a responsabilității în întreaga organizație. Acest deziderat poate fi realizat prin includerea trimiterilor la obiectivele de control al exporturilor și la măsurile interne conexe în codurile de conduită, paginile de internet privind etica și integritatea cercetării, precum și în cursurile generale în materie de siguranță și securitate predate în mod regulat (33). În al doilea rând, ar trebui dezvoltate activități generale de formare și de creștere a gradului de sensibilizare pentru personalul științific care provine din departamentele organizației care au fost identificate ca fiind relevante pentru controlul exporturilor în evaluarea inițială a riscurilor și în reevaluările ulterioare. Scopul acestor cursuri de formare este de a familiariza personalul cu cerințele în materie de control al exporturilor și de a se asigura faptul că el poate lua măsurile necesare atunci când apare o problemă sau o preocupare în proiectarea, planificarea și executarea activităților lor de cercetare. În al treilea rând, ar trebui să se organizeze o formare specifică pentru personalul administrativ care se ocupă de punerea în aplicare a diferitelor proceduri de control intern, cum ar fi cele legate de securitate, achiziții, transfer de tehnologie, contracte și colaborări în domeniul cercetării. De asemenea, ar trebui organizate cursuri de formare specializate pentru personalul de cercetare care este afectat în mod regulat de punerea în aplicare a controalelor exporturilor din cauza implicării sale în proiecte sensibile care necesită o atenție deosebită și măsuri de control. O organizație de cercetare poate efectua tipuri foarte diferite de cercetare, iar listele de control al exporturilor de produse cu dublă utilizare se referă la o gamă largă de produse și tehnologii. Aceasta implică necesitatea de a lua în considerare elaborarea unor materiale de formare și a unor abordări care să fie adaptate personalului care provine din departamente diferite, are niveluri diferite de expertiză și cunoștințe de bază diferite. Având în vedere caracterul dinamic al legilor privind controlul exporturilor și evoluțiile din acest domeniu, formarea ar trebui să se desfășoare anual, în timp ce personalul care are principala responsabilitate pentru funcționarea PIC ar trebui să actualizeze periodic instrumentele și materialele de informare disponibile. Vă rugăm să verificați la autoritatea națională din țara dumneavoastră dacă sunt disponibile resurse suplimentare, cum ar fi înscrierea la sesiuni de informare și la buletine informative, orientări și cursuri de formare la nivel național. Etapele implicate 3.2.4. Procesul și procedurile de verificare a exportului Acest element conține măsuri interne pe care organizația ar trebui să le pună în aplicare pentru a se asigura că nu are loc niciun „export” fără licența necesară sau împotriva oricărei restricții sau interdicții relevante la export. Procesul de verificare a exporturilor colectează și analizează informații relevante cu privire la următoarele aspecte: clasificarea produselor, evaluarea riscurilor activității, stabilirea și solicitarea licenței, precum și controalele post-acordare de licență. Respectând etapele menționate mai jos, o organizație de cercetare trebuie să conceapă și să opereze un proces de verificare a exporturilor ținând seama de diferitele tipuri de activități întreprinse, de politicile și procedurile instituționale existente și de provocările specifice legate de profilul de risc al organizației. Ce se așteaptă de la organizațiile de cercetare? Procesul de verificare a exporturilor se află în centrul măsurilor interne de asigurare a conformității ale organizației. Punerea în aplicare a acestui element trebuie să fie partajată de personalul administrativ și științific, deoarece rolul lor de asigurare a conformității are un impact de consolidare reciprocă asupra funcționării unui PIC. Scopul este de a institui proceduri de verificare care să specifice etapele necesare pentru respectarea legislației privind controlul exporturilor și a politicilor de control intern ale organizației. În funcție de sfera de cuprindere și de caracterul sensibil al cercetării efectuate, procesul de verificare a controlului exporturilor poate fi relevant pentru mai multe activități: O organizație de cercetare poate avea în vedere ajustarea politicilor și procedurilor sale instituționale privind toate activitățile menționate mai sus prin introducerea controalelor și verificărilor care vizează controlul exporturilor. De cele mai multe ori, institutele de cercetare neuniversitare dispun de proceduri centralizate, care pot fi adaptate pentru a ține seama de astfel de proceduri de verificare și de atenuare a riscurilor. Universitățile pot alege să urmeze aceeași abordare, adaptată nevoilor lor. În cadrul unei organizații de cercetare și, în special, în cadrul unei universități, activitățile de control al exporturilor pot avea loc atât în contextul colaborării formale cu parteneri externi, cât și în contextul schimburilor informale. În acest din urmă caz, schimburile pot avea loc în principal la nivelul cercetătorilor individuali. Prin urmare, procesul de verificare a exporturilor trebuie să abordeze ambele posibilități și să introducă proceduri de verificare și controale pentru a stabili dacă o activitate specifică de cercetare implică „exportul” unui produs supus controlului. Cercetătorii individuali trebuie să fie în măsură să identifice și să raporteze problemele legate de controlul exporturilor atunci când își desfășoară activitatea de cercetare. Acest aspect se poate materializa prin utilizarea unor instrumente generice, cum ar fi arborii decizionali care orientează cercetătorii prin etapele care trebuie respectate pentru identificarea eventualelor probleme legate de controlul exporturilor (35). În plus, procedurile și verificările specifice ar putea fi integrate în procesele instituționale de autorizare a activităților menționate anterior. De exemplu, o organizație de cercetare ar putea introduce în sistemul ei online de aprobare a călătoriilor în străinătate o notă de informare și o cerință pentru cercetători de a efectua verificări legate de controlul exporturilor înainte de transmiterea unei cereri (36). În plus, procedurile de verificare a exporturilor ar trebui să fie incluse în etapa de planificare a unui proiect de cercetare și înainte de încheierea unui acord formal cu alte organizații partenere. În această etapă, definirea obiectivelor proiectului și a sursei de finanțare ar putea avea implicații din punctul de vedere al controlului exporturilor. O problemă legată de controlul exporturilor poate apărea în diferite etape ale ciclului de viață al unui proiect. În unele cazuri, o autorizație de control al exporturilor ar putea deveni relevantă numai în faza finală a unui proiect de cercetare, atunci când organizația de cercetare/cercetătorul alege să partajeze un rezultat al cercetării supus controlului la export cu părți terțe, de exemplu printr-un acord de licență. Acest aspect subliniază importanța introducerii verificărilor legate de controlul exporturilor în diferite proceduri instituționale. În alte situații – în special cele care implică colaborări cu parteneri internaționali – o cercetare poate implica divulgarea unor tehnologii sensibile și expedierea de rezultate supuse controlului la export în diferite etape ale proiectului. Prin urmare, pentru proiectele marcate ca fiind sensibile, este adecvat să se adauge verificări ale controalelor exporturilor și măsuri de atenuare a riscurilor pe toată durata de viață a proiectului. Acest aspect este important să fie specificat în acordul semnat cu alte organizații. În toate cazurile discutate mai sus, procedurile de verificare a exporturilor care urmează să fie instituite trebuie să ia în considerare următoarele aspecte: În cazul în care rezultatul clasificării produselor și evaluarea riscurilor activității conduc la concluzia că activitatea este supusă controlului, trebuie abordate aspecte suplimentare după cum urmează: Într-un număr limitat de cazuri, se poate stabili că organizația sau cercetătorul individual trebuie să se abțină de la o anumită activitate sau că un proiect sau un angajament cu o organizație colaboratoare nu poate fi derulat. De exemplu, această situație poate fi valabilă în cazul în care o parte implicată este inclusă într-o listă restrânsă supusă sancțiunilor sau în cazul în care organizația consideră că riscul ca un rezultat al cercetării să fie utilizat în scopuri criminale într-o țară terță este mare. De asemenea, este posibil ca autoritatea competentă să refuze (adică să respingă) o cerere de autorizație de export în conformitate cu legislația aplicabilă privind controlul exporturilor, de exemplu dacă evaluarea sa identifică un risc de proliferare. În cazul unor îndoieli sau suspiciuni în timpul procesului de verificare a exportului, în special cu privire la rezultatele verificării utilizării finale și a părților implicate declarate sau a riscului de deturnare, consultați autoritatea competentă din statul membru al UE în care își are sediul organizația dumneavoastră. Etapele implicate 3.2.5. Analiza performanței, auditurile, raportarea și măsurile corective Fiecare sistem de gestionare trebuie să facă obiectul unei revizuiri periodice pentru a identifica omisiunile și eșecurile operaționale, precum și pentru a-și adapta politicile și procedurile pe baza noilor informații, a cerințelor legale și a celor mai bune practici nou identificate. Un PIC care funcționează bine conține proceduri de raportare clare cu privire la măsurile de notificare și escaladare pentru personal în cazul apariției unui incident suspectat sau cunoscut de neconformitate. Ca parte a unei culturi solide a conformității, personalul științific și administrativ trebuie să se aibă încredere și să se simtă în siguranță atunci când adresează întrebări sau raportează cu bună credință preocupări referitoare la conformitate. Analizele performanței, auditurile și procedurile de raportare sunt concepute pentru a detecta inconsecvențele, pentru a clarifica și a revizui rutinele în cazul în care acestea generează (sau riscă să genereze) neconformități, precum și pentru a îmbunătăți eficiența controalelor implementate. Ce se așteaptă de la organizațiile de cercetare? Rolul acestui element de bază este de a verifica activitatea zilnică de asigurare a conformității în cadrul organizației, de a analiza domeniile în care se pot aduce îmbunătățiri și de a revizui procedurile în materie de conformitate, dacă se consideră necesar. Informațiile obținute în cursul formării și al creșterii gradului de sensibilizare, precum și alte măsuri de raportare în vigoare pot contribui la evaluarea performanței. O altă componentă importantă a acestui element de bază o reprezintă auditurile care trebuie efectuate la nivel intern sau de către un auditor independent pentru a verifica dacă PIC este pus în aplicare în mod corect. Dacă resursele o permit, angajarea periodică a unui auditor extern reprezintă o bună practică. Procedurile de raportare prevăd etapele (de exemplu, procedura de notificare) care trebuie aplicate pe plan intern și extern în cazul unui incident suspectat sau cunoscut de neconformitate. În cele din urmă, acțiunile corective sunt un set de măsuri corective menite să garanteze că o neconformitate nu se va mai repeta. Etapele implicate 3.2.6. Păstrarea evidențelor și documentarea Păstrarea proporțională, exactă și trasabilă a evidențelor activităților legate de controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare este esențială pentru eforturile în materie de conformitate ale organizației de cercetare. Un sistem cuprinzător de ținere a evidențelor va permite organizației de cercetare să respecte cerințele UE și naționale privind păstrarea documentației (45), să își revizuiască și să își îmbunătățească măsurile în materie de conformitate și, de asemenea, va facilita cooperarea cu autoritățile competente în cazul unei anchete privind controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare sau al unei neconformități verificate. Ce se așteaptă de la organizațiile de cercetare? Politica de păstrare a documentelor a unei organizații de cercetare trebuie să respecte obligațiile relevante stabilite în legislația sau practica națională (de exemplu, obligația de a păstra și de a urmări documentele referitoare la o autorizație de export cel puțin pentru o anumită perioadă de timp) și ar putea prevedea cerințe suplimentare atunci când se desfășoară activități de cercetare care implică produse, tehnologii și programe informatice controlate. Păstrarea evidențelor privind deciziile luate și măsurile luate în cursul diferitelor proceduri de verificare a exporturilor (de exemplu, un document intern care descrie decizia tehnică de clasificare a unui produs sau a unui proiect colaborativ) poate fi de interes maxim pentru organizație. De exemplu, dacă toate evidențele necesare sunt colectate și corect îndosariate, acest fapt va permite o recuperare eficientă a căutării în timpul procedurilor de evaluare a riscurilor pentru proiectele viitoare, dar și în timpul auditurilor periodice. Este destul de important faptul că păstrarea eficace a evidențelor și documentarea vor demonstra cursul acțiunilor desfășurate atunci când apare o suspiciune sau un caz de neconformitate. Activitățile de cercetare reprezintă de cele mai multe ori o întreprindere comună și, prin urmare, păstrarea unor evidențe adecvate ale tuturor activităților sensibile poate fi un efort cu adevărat colectiv. În cazul în care o organizație de cercetare întreprinde sau ar putea efectua cercetări controlate în colaborare cu alte organizații, în acordurile oficiale ar putea fi introduse clauze speciale care să precizeze obligațiile tuturor părților implicate de a respecta legislația aplicabilă în materie de control al exporturilor. Astfel de clauze ar putea clarifica cui îi revine responsabilitatea de a solicita o licență și de a respecta cerințele de ținere a evidențelor care decurg din aceasta. Este necesar ca toate părțile implicate să ia măsurile necesare pentru a respecta cerințele în materie de ținere a evidențelor și pentru a se asigura că acțiunile lor nu contravin legislației statului membru al UE în care își au sediul (46). Etapele implicate 3.2.7. Securitatea fizică și a informațiilor Securitatea fizică și a informațiilor se referă la setul de proceduri interne concepute pentru a asigura prevenirea transferului sau a accesului neautorizat la produsele cu dublă utilizare de către personalul organizației, contractanți, colaboratori sau vizitatori. Ele sunt concepute pentru a funcționa în sinergie cu alte proceduri de securitate internă puse în aplicare de o organizație de cercetare și sunt deosebit de utile pentru monitorizarea și urmărirea transferurilor necorporale de tehnologie. Deși standardele privind securitatea fizică și a informațiilor nu sunt prevăzute în Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, monitorizarea și asigurarea accesului la produsele controlate pot garanta că niciun export neautorizat nu se va efectua în mod intenționat sau din neglijență. Ce se așteaptă de la organizațiile de cercetare? Riscurile în materie de securitate provin atât din amenințările externe, cât și din amenințările interne la adresa unei organizații. În plus, atunci când se elaborează proceduri interne, este adesea mai eficient și mai eficace să se ia în considerare întregul spectru de amenințări și să se dezvolte mecanisme care să abordeze atât riscurile externe, cât și pe cele interne. Adoptarea unor măsuri de securitate adecvate pentru prevenirea accesului neautorizat sau a eliminării neautorizate a produselor cu dublă utilizare controlate poate fi utilizată pentru atingerea unor obiective diferite. De exemplu, un sistem de monitorizare a persoanelor care au acces în sedii/laboratoare poate ajuta o organizație să respecte atât protocoalele de securitate necesare pentru anumite tipuri de cercetare și control al exporturilor, cât și obligațiile de sancționare care stabilesc restricții în ceea ce privește accesul și utilizarea echipamentelor cu dublă utilizare de către resortisanți ai țărilor terțe. În mod similar, accesul la tehnologia cu dublă utilizare controlată prin intermediul serverelor interne ale organizației de cercetare ar trebui restricționat cât mai mult posibil pe baza principiului necesității de a cunoaște, iar transferurile electronice sensibile ar trebui monitorizate în conformitate cu cerințele în materie de control al exporturilor. Pentru a proteja proiectele sensibile care implică produse cu dublă utilizare sau alte produse relevante pentru securitate, o organizație de cercetare poate pune în aplicare un set de măsuri interne pentru identificarea și atenuarea riscurilor în mod integrat, abordând astfel atât aspectele fizice, cât și cele legate de securitatea informațiilor și de controlul exporturilor. Se subliniază faptul că autorizațiile de export pentru transferurile necorporale de tehnologie către destinații din afara UE pot face parte dintr-o astfel de abordare integrată. Etapele implicate Apendicele 1 Domenii de cercetare care sunt mai susceptibile de a fi afectate de controalele exporturilor de produse cu dublă utilizare Este mai probabil ca următoarele domenii de cercetare să fie afectate de controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare decât alte discipline de cercetare. Vă atragem atenția asupra faptului că această listă nu este exhaustivă și poate servi drept instrument (neobligatoriu) pentru a identifica mai ușor activitatea de cercetare relevantă. În prezentul apendice, descriptorii cu dublă utilizare (coloana din dreapta) au un caracter mai degrabă general. Controalele specifice exporturilor, care cuprind parametri tehnici foarte preciși, sunt rezumate în anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, care ar trebui să fie consultate în primul rând. Apendicele 2 Scenarii de cercetare în care pot fi instituite controale ale exporturilor În continuare sunt prezentate scenarii în care pot fi instituite controale ale exporturilor de produse cu dublă utilizare. Lista nu este exhaustivă. Apendicele 3 Lista semnalelor de alertă Vigilența în ceea ce privește semnele unor solicitări suspecte este vitală pentru contracararea riscurilor de proliferare a armelor de distrugere în masă, a vectorilor acestora, a acumulării destabilizatoare de arme convenționale sau pentru măsurile naționale complementare vizând produsele cu dublă utilizare neincluse în listă, legate de siguranța publică sau de preocupările legate de drepturile omului. Unul sau mai multe semnale de alertă enumerate mai jos se aplică situației dumneavoastră? Aceasta este un indicator puternic pentru controale suplimentare. Aceasta nu implică în mod automat necesitatea acordării unei licențe. Este foarte recomandat să transmiteți informațiile care rezultă în urma controlului sau preocupările dumneavoastră autorității competente din țara dumneavoastră. Pe baza experienței dumneavoastră sau a politicii interne a organizației dumneavoastră de cercetare, se pot aduce completări sau modificări listei de semnale de alertă de mai jos. Cercetătorii știu, de obicei, cel mai bine ce anume reprezintă o suspiciune în domeniile lor de cercetare. Cercetarea dumneavoastră Utilizarea finală și utilizatorul final Transport Fonduri, condiții financiare și contractuale Apendicele 4 Întrebări utile la stabilirea PIC a unei organizații de cercetare Organizațiile de cercetare pot utiliza următoarea listă neexhaustivă de întrebări utile atunci când elaborează un PIC sau, într-o etapă ulterioară, pentru a revizui un PIC existent. Răspunsurile la aceste întrebări nu ar trebui înțelese ca o asigurare a faptului că PIC este adecvat pentru controlul exporturilor de produse cu dublă utilizare. 1. Angajamentul conducerii superioare cu privire la conformitate 2. Structura organizatorică, responsabilități și resurse 3. Formare și creșterea gradului de sensibilizare 4. Proceduri de verificare a exporturilor 4.1. Clasificarea produselor 4.2. Evaluarea riscurilor activității controlate A se vedea apendicele 3 la prezentele orientări pentru o listă neexhaustivă a întrebărilor referitoare la semnalele de alertă care pot sprijini procesul de verificare a exporturilor organizației dumneavoastră de cercetare în vederea detectării solicitărilor suspecte provenite din partea clienților. Verificări ale destinațiilor și entităților care fac obiectul unui embargo, al unei sancțiuni sau care sunt sensibile Verificarea utilizării finale și a părților implicate declarate „Controale exhaustive” pentru produsele cu dublă utilizare care nu sunt incluse în listă Verificarea riscului de deturnare 4.3. Stabilirea necesității și solicitarea licenței, inclusiv pentru activități de intermediere, transfer și tranzit controlate 4.4. Post-acordare de licență, inclusiv control al transportului și conformitatea cu condițiile autorizației 5. Analize ale performanței, audituri, raportare internă și măsuri corective 6. Păstrarea evidențelor și documentarea 7. Securitatea fizică și a informațiilor Apendicele 5 Diagrama cerințelor în materie de licențe pentru exporturile și transferurile în interiorul UE de produse cu dublă utilizare (49) Apendicele 6 Exemple de posibile structuri de organizare a asigurării conformității într-o organizație de cercetare Aceste exemple ilustrează cine ar putea prelua rolurile și responsabilitățile în materie de conformitate în cadrul unei organizații de cercetare. Prima figură se bazează pe o structură mai „tradițională” a organizațiilor de cercetare, cum ar fi o universitate; cea din urmă se referă mai mult la o structură de centru de cercetare aplicată. Aceste exemple au fost colectate în procesul de elaborare a orientărilor și au fost anonimizate. Apendicele 7 Rezumatul cerințelor în materie de licențe pentru produsele cu dublă utilizare (50) Apendicele 8 Niveluri de maturitate tehnologică Apendicele 9 Referințe și contacte Lista autorităților competente în materie de control al exporturilor din statele membre ale UE este disponibilă pe următoarea pagină de internet: Lista UE a măsurilor naționale este disponibilă pe următoarea pagină de internet: Vă rugăm să consultați orice materiale naționale suplimentare de orientare din partea autorității competente din țara dumneavoastră, dacă sunt disponibile. (1) În sensul prezentelor orientări, organizațiile de cercetare sunt entități care desfășoară activități de cercetare în sectorul academic sau de cercetare, indiferent de statutul lor juridic (organizate în temeiul dreptului public sau privat) sau de modul de finanțare, al căror scop principal este de a desfășura în mod independent activități de cercetare fundamentală, cercetare industrială sau dezvoltare experimentală sau de a disemina pe scară largă rezultatele unor astfel de activități prin predare, publicații sau transfer de cunoștințe. Se includ aici universitățile, facultățile, academiile de științe, centrele de cercetare științifică aplicată și laboratoarele. (2) Lista autorităților competente este inclusă în apendicele 9. (3) Recomandarea (UE) 2019/1318 a Comisiei din 30 iulie 2019 privind programele interne de asigurare a conformității pentru controalele schimburilor comerciale cu produse cu dublă utilizare în temeiul Regulamentului (CE) nr. 428/2009 publicată la 5 august 2019 (JO L 205, 30.7.2019, p. 15) – A se vedea, de asemenea: http://data.europa.eu/eli/reco/2019/1318/oj (4) Detaliile consultării publice pot fi găsite la adresa: https://trade.ec.europa.eu/consultations/index.cfm?consul_id=292 (5) JO L 269, 10.10.2013, p. 1. (6) JO L 343, 29.12.2015, p. 1. (7) De exemplu, diseminare, publicare, prezentare, comunicare și colaborare pe suport de hârtie sau sub formă electronică, în care rezultatele cercetării sunt puse la dispoziția altor persoane decât autorii. (8) Articolul 13 din „Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene”, publicată la 7 iunie 2016 (JO C 202, 7.6.2016, p. 389) – http://data.europa.eu/eli/treaty/char_2016/oj (9) Poate să existe și legislație națională privind libertatea academică și limite ale acesteia. (10) În ceea ce privește materialele nucleare, de exemplu, anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare prevede o excepție pentru cantitățile de maximum patru grame de uraniu natural sau uraniu sărăcit atunci când sunt conținute într-o componentă de detecție în instrumente. (11) În general, predarea nu se referă la cercetarea vizând produse cu dublă utilizare. Informațiile educaționale utilizate pentru predare sunt, în general, deja în domeniul public și, prin urmare, sunt exceptate de la controlul exporturilor. Cu toate acestea, exceptarea implicită a predării de la obligația controlului exporturilor de produse cu dublă utilizare nu este corectă. De exemplu: materialele educaționale care nu sunt disponibile în domeniul public și care sunt importante pentru proiectarea, construcția, exploatarea sau întreținerea unei instalații de îmbogățire a uraniului sau de reprocesare a combustibilului nuclear pot face obiectul controlului exporturilor. În multe cazuri, controlul exporturilor nu se aplică activităților didactice. Dar predarea de cursuri pentru resortisanți ai unor țări terțe aflați pe teritoriul vamal al Uniunii se poate încadra în noțiunea de „asistență tehnică”, astfel cum se prevede în regulamentele UE privind măsurile și sancțiunile restrictive sau în măsurile naționale de control al exporturilor. (12) Verificarea vizelor cercetătorilor străini care vizitează organizații de cercetare din UE este adesea efectuată în mod distinct de controlul exporturilor în cadrul organizațiilor de cercetare și de către diferite autorități competente. (13) A se vedea https://eur-lex.europa.eu/, site-ul de internet al autorității competente de control al exporturilor din țara dumneavoastră sau o sursă internă din organizația dumneavoastră de cercetare pentru cea mai recentă versiune a anexei I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. (14) Printre exemplele de produse militare se numără echipamentele de control al focului și echipamentele de termoviziune, armele, munițiile, vehiculele de război, aeronavele de război cu și fără pilot, navele de război (de suprafață și subacvatice), dispozitivele de ochire pentru arme, echipamentele blindate sau de protecție, unele substanțe chimice precum agenții neurotoxici, explozivii și substanțe cu rol de propulsie. (15) Comisia Europeană pune la dispoziție un tabel de corespondență între numerele produselor cu dublă utilizare supuse controlului incluse în listă și codurile vamale ale mărfurilor (codurile NC), iar tabelul este disponibil pe pagina de internet a DG Comerț destinată produselor cu dublă utilizare. Clasificarea mărfurilor în conformitate cu lista de verificare a UE vizând produsele cu dublă utilizare bazată exclusiv pe codurile vamale (așa-numitul tabel de corespondență) nu este totuși suficientă, din cauza gradului diferit de corelare al fiecărui cod NC cu numărul corespunzător de clasificare al unui produs cu dublă utilizare. În cazul în care se utilizează tabelul de corespondență, atunci trebuie să se verifice dacă produsul îndeplinește într-adevăr specificațiile tehnice ale numărului de clasificare corespondent al unui produs cu dublă utilizare. (16) De exemplu: 2B350.e. implică controlul anumitor coloane de distilare. Coloana de distilare propriu-zisă este un bun corporal. Datele tehnice referitoare la proiectarea acestei coloane de distilare pot fi tehnologii necorporale controlate. Această tehnologie necorporală poate fi pusă la dispoziția unei persoane dintr-o țară terță într-un format corporal (schemă sau desen pe hârtie) sau într-un format necorporal (cum ar fi schemă sau desen într-un e-mail, inspecție vizuală online/înregistrată sau descriere orală prin telefon). (17) Lista comună a Uniunii Europene de produse militare conținând echipamentele care fac obiectul Poziției comune 2008/944/PESC a Consiliului de definire a normelor comune care reglementează controlul exporturilor de tehnologie și echipamente militare. Această listă comună cuprinzând produsele militare este actualizată în fiecare an în conformitate cu modificările aduse Listei munițiilor din Aranjamentul de la Wassenaar. (18) Acest set de definiții globale poate fi găsit în anexa I la Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare, sub titlul „Definiții ale termenilor utilizați în prezenta anexă”. Definițiile locale sunt situate în imediata apropiere a rubricii destinate controlului. (19) Acest exemplu nu aduce atingere niciunei clasificări ulterioare a agentului SARS-CoV-2, cauza pandemiei de COVID-19. La momentul redactării prezentelor orientări, s-a considerat că SARS-CoV-2 este suficient de distinct din punct de vedere genetic de SARS-CoV pentru a nu intra sub incidența 1C351.a.57. (20) Un „program” înseamnă o secvență de instrucțiuni pentru desfășurarea unui procedeu, exprimată într-o formă executabilă sau convertibilă într-o formă executabilă cu ajutorul unui calculator electronic. (21) Un microprogram înseamnă o secvență de instrucțiuni elementare, înregistrate într-o memorie specială, a căror execuție este declanșată prin introducerea instrucțiunii sale de referință într-un registru de instrucțiuni. (22) Acesta poate fi, de asemenea, o prezentare, un e-mail, o conversație telefonică etc. (23) Aviz de informare privind măsurile adoptate de statele membre în conformitate cu articolele 4, 6, 7, 9, 11, 12, 22 și 23 din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. Acest document este disponibil pe pagina de internet a DG Comerț dedicată produselor cu dublă utilizare (https://ec.europa.eu/trade/import-and-export-rules/export-from-eu/dual-use-controls/). (24) O listă a NGAE valabile este disponibilă la adresa https://trade.ec.europa.eu/doclib/html/158576.htm (25) În prezent, embargourile asupra armelor în sensul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare se aplică următoarelor țări: a se vedea https://www.sanctionsmap.eu (26) https://ec.europa.eu/trade/import-and-export-rules/export-from-eu/dual-use-controls/ (27) A se vedea apendicele 9 pentru datele de contact ale autorităților competente sau contactați agentul responsabil de conformitate din cadrul organizației dumneavoastră de cercetare pentru a stabili care este situația în statul membru al UE de care aparțineți. (28) C. Charatsis, „Interferences between non-proliferation and science: ‘exporting’ dual-use know-how and technology in conformity with security imperatives” [Interferențe între neproliferare și știință: „exportul” de know-how și tehnologie cu dublă utilizare în conformitate cu imperativele de securitate], Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene (Centrul Comun de Cercetare – Comisia Europeană și Université de Liège), decembrie 2017, p. 153-155. A se vedea, de asemenea, capitolul 8 din aceeași publicație pentru un exemplu de evaluare inițială a riscurilor într-un cadru de cercetare. (29) O prezentare generală a obligațiilor de control al exporturilor la nivelul UE este oferită în secțiunea 2 din prezentele orientări. (30) Organizațiile de cercetare ar putea, de asemenea, să aibă în vedere diseminarea declarației atât în site-urile de internet publice, cât și interne, în codurile de conduită și în statutul personalului, pentru a informa personalul cu privire la importanța controalelor comerciale și la costul neconformității pentru comunitatea de cercetare și universitate. (31) În funcție de structura unei organizații, experiența în îndeplinirea acestor sarcini se va regăsi, cel mai probabil, în cadrul „biroului de conformitate”, la „departamentul juridic”, la „biroul de cercetare”, la „departamentul de securitate” sau la „biroul de transfer de tehnologie”. Termenii specifici utilizați sunt denumiri sugestive utilizate frecvent de diverse organizații de cercetare. Lista cu exemple de departamente oferite nu este exhaustivă. (32) De exemplu, în timpul prelucrării contractelor și acordurilor, personalul administrativ instruit poate identifica cerințele contractuale care ar putea pune probleme legate de controlul exporturilor (de exemplu, restricții privind accesul la rezultatele cercetării), poate face referire la subiecte sensibile ale cercetării aplicate și/sau poate ridica suspiciuni cu privire la utilizatorii finali/utilizările finale și destinațiile/naționalitățile implicate. De asemenea, administrația poate întâlni și raporta către funcția de asigurare a conformității exporturilor inconsecvențe cu termenii licențelor de export sau cu alte cerințe ale PIC pe tot parcursul desfășurării proiectelor și al activităților de cercetare. (33) O organizație de cercetare și, în special, o universitate ar putea lua inițiative suplimentare pentru a include o secțiune de creștere a gradului de sensibilizare cu privire la aspectele legate de neproliferare și controlul exporturilor în programele de învățământ ale celor mai sensibile discipline. (34) Acestea includ acorduri privind finanțarea și cooperarea în cadrul contractelor, memorandumuri de înțelegere etc. (35) Un astfel de instrument ar putea fi publicat online, pe site-ul de internet intern al organizației, de exemplu, în secțiunea privind integritatea cercetării sau respectarea reglementărilor în materie de securitate și siguranță. El poate avea o anumită utilitate și în ceea ce privește creșterea gradului de sensibilizare. (36) Este cunoscut faptul că nu toate organizațiile de cercetare dispun de politici instituționale pentru autorizarea tuturor activităților care prezintă un risc potențial de control al exporturilor. În plus, schimburile și colaborările informale nu sunt, de obicei, autorizate prin intermediul unui mecanism instituțional. (37) Destinațiile și entitățile sensibile nu fac obiectul unui embargo sau al unor sancțiuni, dar expedierea sau transmiterea (anumitor) produse cu dublă utilizare poate fi esențială în cazuri individuale, de exemplu din cauza preocupărilor legate de proliferare sau de drepturile omului. Guvernele statelor membre pot pune în aplicare propria abordare în această privință. Ori de câte ori există îndoieli, vă rugăm să contactați autoritatea competentă din țara dumneavoastră. (38) Vă atragem atenția asupra faptului că secțiunea 2.3.7 enumeră diferitele tipuri de autorizații care s-ar putea aplica unei activități specifice. În funcție de destinații și de produsele legate de o activitate supusă controlului, o organizație de cercetare poate utiliza proceduri simplificate de acordare a licențelor, cum ar fi cele prevăzute în cadrul EUGEA. (39) Un exemplu de diagramă a cerințelor de acordare a licențelor pentru exporturile și transferurile intra-UE de produse cu dublă utilizare este prezentat în apendicele 5. Organizațiile ar putea lua în considerare dezvoltarea prin mijloace proprii a altor diagrame și instrumente online care să corespundă cel mai bine nevoilor lor. (40) Comisia Europeană a elaborat un instrument de extragere a textelor care poate ajuta organizațiile de cercetare să își evalueze producția științifică anterioară pentru a identifica articolele, brevetele sau rezultatele proiectelor finanțate de UE deja produse și publicate, care ar fi putut avea un potențial conținut cu dublă utilizare. Astfel, organizațiile de cercetare își pot orienta mai bine activitățile interne de sensibilizare și își pot consolida măsurile de asigurare a conformității. Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați platforma online TIM pentru produsele cu dublă utilizare: https://knowledge4policy.ec.europa.eu/text-mining/tim-dual-use_en (41) Harta sancțiunilor UE este un instrument util care poate ajuta o organizație de cercetare să identifice restricțiile UE aplicabile: https://www.sanctionsmap.eu/#/main (42) Lista consolidată a sancțiunilor UE este disponibilă la următoarea adresă: https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-of-sanctions_en. A se vedea, de asemenea, nota de subsol de mai sus privind Harta sancțiunilor UE. (43) În cazul în care partenerul dumneavoastră nu este familiarizat cu cerința privind declarația referitoare la utilizarea finală, luați în considerare redactarea unei scrisori de însoțire (o pagină) în care să explicați aspectele de bază ale controalelor exporturilor de produse cu dublă utilizare și să indicați faptul că documentul solicitat accelerează procesul de solicitare a unei licențe sau chiar ar putea fi necesar pentru primirea unei licențe. (44) Articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare prevede că acordarea unei autorizații poate fi condiționată de obligația de a furniza o declarație privind utilizarea finală. Prin urmare, informați-vă dacă autoritatea competentă în materie de control al exporturilor solicită (1) o declarație de utilizare finală completată corect și semnată pentru una sau mai multe autorizații; și (2) dacă declarația privind utilizarea finală conține antetul utilizatorului final/destinatarului din țara de destinație finală. Chiar dacă nu există o obligație națională de a transmite o declarație referitoare la utilizarea finală, corect completată și semnată, o astfel de declarație referitoare la utilizarea finală este un mijloc util de verificare a seriozității utilizatorului final/destinatarului, iar informațiile pot fi utilizate pentru a stabili dacă este necesară o autorizație pentru produsele cu dublă utilizare neincluse în listă, în cazul în care există preocupări cu privire la utilizarea finală în sensul dispozițiilor privind controalele exhaustive, prevăzute la articolul 4 din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. (45) Vă rugăm să consultați obligațiile generale prevăzute la articolul 27 din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare și să consultați, după caz, autoritatea națională din țara dumneavoastră în ceea ce privește particularitățile obligațiilor de ținere a evidențelor. (46) În funcție de procedurile de acordare a licențelor ale statelor membre, coordonatorul consorțiului – atunci când își are sediul în UE – poate solicita o licență în numele organizațiilor partenere. Pentru mai multe informații, vă rugăm să contactați autoritatea națională din țara dumneavoastră. (47) În ceea ce privește clarificările de care aveți nevoie în legătură cu standardele de securitate informatică recomandate, vă rugăm să adresați întrebările dumneavoastră autorității naționale competente din statul membru în care este stabilită organizația dumneavoastră. (48) Articolele 4, 5, 9 și 10 din Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. (49) Această schemă nu include cerințele de acordare a unei licențe pentru produsele special concepute sau modificate pentru utilizări militare. Vă rugăm să consultați informațiile relevante furnizate de organizația de cercetare sau de autoritatea competentă din țara dumneavoastră. Terminologia cu ghilimele duble (adică „software”) se referă la definițiile prevăzute în Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. (50) Apendicele 7 este un rezumat al cerințelor în materie de licențe pentru produsele cu dublă utilizare în conformitate cu Regulamentul UE privind produsele cu dublă utilizare. Reglementările naționale pot impune cerințe suplimentare în materie de acordare de licențe. Prezentul apendice nu include cerințele în materie de acordare de licențe pentru produsele special concepute sau modificate pentru utilizări militare. Vă rugăm să consultați informațiile relevante furnizate de autoritatea competentă din țara dumneavoastră.