Recitale
(1) Articolul 14 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1724 impune Comisiei să stabilească, în cooperare cu statele membre, un sistem tehnic pentru schimbul de elemente justificative necesar pentru procedurile online enumerate în anexa II la regulamentul respectiv și pentru procedurile prevăzute în Directivele 2005/36/CE (2), 2006/123/CE (3), 2014/24/UE (4) și 2014/25/UE (5) ale Parlamentului European și ale Consiliului.
(2) Specificațiile tehnice și operaționale ale sistemului tehnic „doar o singură dată” (OOTS, „Once-Only”Technical System) cuprinse în prezentul regulament trebuie să stabilească principalele componente ale arhitecturii OOTS, să definească rolurile și obligațiile tehnice și operaționale ale Comisiei, ale statelor membre, ale solicitanților de elemente justificative, ale furnizorilor de elemente justificative și ale platformelor intermediare. În plus, aceste specificații trebuie să instituie un sistem de înregistrare pentru a monitoriza schimburile și a delimita responsabilitatea în ceea ce privește întreținerea, operarea și securitatea OOTS.
(3) Pentru a permite stabilirea OOTS până la data menționată în Regulamentul (UE) 2018/1724, se are în vedere completarea prezentului regulament cu documente tehnice de proiectare mai detaliate, fără caracter obligatoriu, elaborate în mod consensual de către Comisie, în cooperare cu statele membre în cadrul grupului de coordonare a portalului și în conformitate cu Orientările Comisiei referitoare la punerea în aplicare a programului de lucru 2021-2022 prevăzut în Regulamentul privind portalul digital unic. Cu toate acestea, atunci când se consideră necesar având în vedere noi evoluții tehnice, discuții sau divergențe de opinie în cadrul grupului de coordonare a portalului, în special în ceea ce privește finalizarea documentelor tehnice de proiectare și opțiunile majore de proiectare, sau atunci când este necesar ca anumite elemente ale documentelor tehnice de proiectare să devină obligatorii, va fi posibilă completarea/modificarea specificațiilor tehnice și operaționale prevăzute în prezentul regulament, în conformitate cu procedura de examinare menționată la articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1724.
(4) Pentru a reduce costurile și timpul necesar pentru stabilirea OOTS, arhitectura OOTS trebuie, în măsura posibilului, să se bazeze pe soluții reutilizabile, să fie neutră din punctul de vedere al tehnologiei de implementare și să includă diferite soluții naționale. De exemplu, OOTS trebuie să poată utiliza portalurile de proceduri, serviciile de date sau platformele intermediare existente la nivel național, inclusiv la nivel central, regional și local, care au fost create pentru uz național. Componentele dezvoltate de Comisie trebuie să facă obiectul unei licențe de software deschise, care să promoveze reutilizarea și colaborarea.
(5) O astfel de soluție reutilizabilă dezvoltată la nivelul Uniunii este sistemul de noduri eIDAS prevăzut în Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2015/1501 al Comisiei (6) care, datorită faptului că permite comunicarea cu alte noduri ale rețelei eIDAS, poate procesa atât cererea de autentificare transfrontalieră a unui utilizator, cât și furnizarea respectivei autentificări. Nodurile eIDAS trebuie să le permită solicitanților de elemente justificative și, după caz, furnizorilor de elemente justificative să identifice utilizatorii care solicită schimbul de elemente justificative prin intermediul OOTS, astfel încât furnizorii de elemente justificative să poată corela datele de identificare cu propriile evidențe.
(6) OOTS trebuie să se bazeze pe lucrările deja efectuate și să exploateze sinergiile cu alte sisteme existente pentru schimbul de elemente justificative sau de informații între autoritățile vizate de procedurile menționate la articolul 14 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1724, inclusiv cu sistemele care nu intră sub incidența articolului 14 alineatul (10) din regulamentul respectiv. De exemplu, în ceea ce privește datele din registrul de înmatriculare a vehiculelor și al permiselor de conducere, OOTS trebuie să țină seama de modelele de date deja elaborate și, atunci când este posibil, să stabilească punți tehnice pentru a facilita conectarea autorităților competente care utilizează deja alte rețele existente [RESPER (7) sau EUCARIS (8)] la OOTS pentru furnizarea de elemente justificative în cadrul procedurilor reglementate de OOTS. Este oportună adoptarea unei abordări similare și în legătură cu alte sisteme, cum ar fi, printre altele: Emrex User Group (EUG) (9) în domeniul educației, Schimbul electronic de informații privind securitatea socială (EESSI) în temeiul Regulamentului (CE) nr. 987/2009 al Parlamentului European și al Consiliului (10) în domeniul securității sociale, Sistemul european de informații cu privire la cazierele judiciare instituit prin Decizia 2009/316/JAI a Consiliului (11) în scopul cooperării judiciare și eCertis (12) utilizat în procedurile de achiziții publice. Cooperarea dintre aceste sisteme și OOTS trebuie definită de la caz la caz.
(7) În scopul autentificării transfrontaliere a unui utilizator, arhitectura OOTS trebuie aliniată la Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului (13). La 3 iunie 2021, Comisia a adoptat o recomandare privind un set de instrumente comun al Uniunii pentru o abordare coordonată în direcția unui cadru european al identității digitale (14). Această recomandare instituie un proces structurat de cooperare între statele membre, Comisie și, după caz, operatorii din sectorul privat pentru a lucra la aspectele tehnice ale cadrului european al identității digitale. Pentru a asigura alinierea necesară între acest proces și OOTS, Comisia trebuie să asigure o coordonare adecvată, în special prin intermediul Grupului de contact pentru sinergii și interoperabilitate, între rețeaua de cooperare instituită prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2015/296 a Comisiei (15) și grupul de coordonare a portalului.
(8) Pentru a asigura securitatea serviciilor de livrare electronică transfrontalieră în scopul OOTS, statele membre trebuie să se asigure că aceste servicii respectă cerințele pentru serviciile de distribuție electronică înregistrată, prevăzute la articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014. În acest scop, este oportun ca OOTS să utilizeze puncte de acces pentru livrarea electronică (eDelivery) pentru a crea o rețea de noduri pentru schimbul securizat de date digitale. Pe lângă faptul că permite o livrare transfrontalieră sigură, eDelivery oferă funcționalități de servicii de metadate care pot sprijini versiunile viitoare ale OOTS cu un număr mai mare de noduri de schimb securizat de date. În acest cadru, statele membre trebuie să aibă posibilitatea de a-și alege furnizorii de software eDelivery.
(9) Pentru a asigura flexibilitatea în aplicarea prezentului regulament, statele membre trebuie să poată decide dacă doresc să dispună de unul sau de mai multe puncte de acces eDelivery, în cadrul OOTS. Prin urmare, un stat membru trebuie să aibă posibilitatea să implementeze un singur punct de acces care să gestioneze toate mesajele eDelivery legate de OOTS adresate solicitanților de elemente justificative sau furnizorilor de elemente justificative printr-o platformă intermediară, după caz, sau, în mod alternativ, să implementeze mai multe puncte de acces la orice nivel ierarhic sau pentru domenii, sectoare sau niveluri geografice specifice ale administrațiilor sale publice.
(10) În conformitate cu legislația Uniunii, inclusiv cu Directivele 2005/36/CE, 2006/123/CE, 2014/24/UE, 2014/25/UE și cu Regulamentul (UE) 2018/1724, anumite proceduri administrative trebuie să fie puse la dispoziția utilizatorilor online. Întrucât aceste proceduri și elementele justificative necesare nu sunt armonizate în temeiul legislației Uniunii, trebuie instituite servicii comune pentru a permite schimbul transfrontalier de elemente justificative necesare pentru aceste proceduri prin intermediul OOTS.
(11) Atunci când nu există un tip de elemente justificative convenit, care să fie armonizat la nivelul întregii Uniuni și pe care toate statele membre să îl poată furniza, este oportun ca tipurile de elemente justificative care pot fi acceptate pentru o anumită procedură să fie stabilite cu ajutorul unui intermediar de elemente justificative.
(12) Intermediarul de elemente justificative trebuie să se bazeze pe conținutul normelor furnizate de statele membre și trebuie să ofere un mecanism online prin care statele membre să poată crea o cerere privind cerințele lor în materie de informații și seturile lor de tipuri de elemente justificative. Intermediarul de elemente justificative trebuie să permită statelor membre să gestioneze și să facă schimb de informații cu privire la normele referitoare la tipurile de elemente justificative.
(13) În cazurile în care este necesară interoperabilitatea între portalul de proceduri, serviciile de date și serviciile comune, aceasta trebuie să fie susținută de documente tehnice de proiectare.
(14) Prezentul regulament trebuie să precizeze momentul în care elementele justificative structurate și nestructurate necesare pentru procedurile enumerate la articolul 14 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1724 sunt considerate ca fiind emise legal, într-un format electronic care permite schimbul automatizat. Elementele justificative nestructurate emise în format electronic pot fi schimbate prin intermediul OOTS dacă sunt completate cu elementele de metadate din modelul generic de metadate OOTS conținut în repertoriul semantic menționat la articolul 7 alineatul (1) din prezentul regulament. Elementele justificative structurate pot fi schimbate prin intermediul OOTS dacă sunt completate cu elementele de metadate din modelul generic de metadate OOTS menționat la articolul 7 alineatul (1) din prezentul regulament și fie sunt conforme cu modelul de date OOTS pentru tipul de elemente justificative relevant menționat la articolul 7 alineatul (2) din prezentul regulament, fie sunt însoțite de o versiune lizibilă pentru om.
(15) Statele membre trebuie să aibă libertatea de a stabili momentul în care convertesc elementele justificative într-un format electronic care să permită schimbul lor automatizat prin intermediul OOTS. Cu toate acestea, pentru a spori utilitatea OOTS pentru utilizatorii săi și întrucât utilizarea modelelor de date și a schemelor de metadate atât pentru formatele nestructurate, cât și pentru cele structurate este, în general, foarte recomandată, Comisia trebuie să sprijine statele membre în eforturile lor de a acționa în vederea atingerii acestui obiectiv.
(16) Pentru a se evita suprapunerile, a se asigura sinergii și a se oferi utilizatorilor posibilitatea de a alege, dezvoltarea modelelor de date OOTS pentru tipurile de elemente justificative structurate și standardizarea cazurilor de utilizare pentru furnizarea de acreditări în conformitate cu procesul structurat prevăzut de Recomandarea (UE) 2021/946 a Comisiei din 3 iunie 2021 privind un set de instrumente comun al Uniunii pentru o abordare coordonată în direcția unui cadru european al identității digitale (16) trebuie să se realizeze în strânsă cooperare și aliniere reciprocă în ceea ce privește elementele justificative care intră sub incidența articolului 14 din Regulamentul (UE) 2018/1724, inclusiv prin identificarea unor cazuri de utilizare comune. Alinierea modelelor de date OOTS și a cazurilor de utilizare standardizată în temeiul recomandării Comisiei menționate anterior trebuie să permită utilizatorilor să se bazeze pe mijloace alternative pentru furnizarea de elemente justificative care intră sub incidența articolului 14 din Regulamentul (UE) 2018/1724, fie independent, fie în combinație cu OOTS. Atunci când se aduc modificări modelelor de date și schemelor de metadate pentru elementele justificative conținute în registrul semantic, statele membre trebuie să dispună de un termen de 12 luni de la adoptarea oricărei actualizări pentru a aplica orice modificare a elementelor justificative în cauză.
(17) Pentru a reduce la minimum volumul de date care fac obiectul schimbului, în cazul elementelor justificative structurate, dacă în cererea de furnizare a elementelor justificative se solicită numai un subset de date, furnizorul de elemente justificative sau o platformă intermediară, după caz, ar putea permite filtrarea automată a datelor și, dacă este necesar pentru transfer, transformarea datelor în numele operatorului de date responsabil, astfel încât numai datele solicitate să facă obiectul schimbului.
(18) În cazul în care gestionează registre și servicii naționale care joacă un rol identic sau echivalent cu cel al registrului serviciilor de date sau al intermediarului de elemente justificative, statele membre nu trebuie să fie obligate să își dubleze activitatea prin contribuția la serviciile comune relevante. Totuși, într-un astfel de caz, ele trebuie să se asigure că serviciile lor naționale sunt conectate la serviciile comune într-un mod care să permită utilizarea lor de către alte state membre. În mod alternativ, statele membre respective trebuie să poată copia datele relevante din registrele sau serviciile naționale în registrul serviciilor de date sau în intermediarul de elemente justificative.
(19) În Declarația privind guvernarea electronică, adoptată la Tallinn în 2017 (17), statele membre și-au reafirmat angajamentul de a realiza progrese în ceea ce privește conectarea serviciilor lor publice electronice și de a pune în aplicare principiul „doar o singură dată” pentru a oferi servicii publice digitale eficiente și sigure, care vor facilita viața cetățenilor și a întreprinderilor. Declarația privind societatea digitală și guvernarea digitală bazată pe valori (18), adoptată la Berlin în 2020, s-a bazat pe principii precum orientarea către utilizator și ușurința în utilizare, și a stabilit alte principii-cheie pe care trebuie să se bazeze serviciile publice digitale, inclusiv încrederea și securitatea în interacțiunile guvernării digitale, precum și suveranitatea și interoperabilitatea digitală. Prezentul regulament trebuie să implementeze aceste angajamente punând utilizatorii în centrul sistemului și solicitând ca aceștia să fie informați cu privire la OOTS, la etapele acestuia și la consecințele utilizării sistemului.
(20) Este important să existe un sistem adecvat care să permită utilizatorilor să se identifice în scopul schimbului de elemente justificative. Singurul cadru de recunoaștere reciprocă pentru mijloacele naționale de identificare electronică la nivelul Uniunii este stabilit în Regulamentul (UE) nr. 910/2014. Mijloacele de identificare electronică emise în cadrul schemelor de identificare electronică notificate în conformitate cu regulamentul respectiv trebuie, prin urmare, să fie utilizate de solicitanții de elemente justificative pentru a autentifica identitatea unui utilizator înainte ca utilizatorul să solicite în mod explicit utilizarea OOTS. În cazul în care identificarea furnizorului de elemente justificative relevant necesită furnizarea de atribute în plus față de atributele obligatorii din setul minim de date care figurează în anexa la Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2015/1501, aceste atribute suplimentare trebuie să fie și ele solicitate utilizatorului de către solicitantul de elemente justificative și furnizate furnizorului de elemente justificative sau platformei intermediare, după caz, în cadrul cererii de furnizare de elemente justificative.
(21) Unele dintre procedurile enumerate la articolul 14 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1724 impun ca elementele justificative să poată fi solicitate în numele unei persoane fizice sau juridice. De exemplu, anumite proceduri sunt relevante pentru întreprinderi și, prin urmare, antreprenorii trebuie să poată solicita schimbul de elemente justificative fie în nume propriu, fie prin intermediul unui reprezentant. Regulamentul (UE) nr. 910/2014 prevede un cadru juridic fiabil pentru mijloacele de identificare electronică emise pentru persoanele juridice sau pentru persoanele fizice care reprezintă persoane juridice. Recunoașterea reciprocă a mijloacelor naționale de identificare electronică în temeiul regulamentului respectiv se aplică acestor cazuri de reprezentare. Prin urmare, prezentul regulament trebuie să se bazeze pe Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și pe orice acte de punere în aplicare adoptate în temeiul acestuia pentru identificarea utilizatorilor în cazurile de reprezentare. Grupul de coordonare a portalului și subgrupurile sale trebuie să coopereze îndeaproape cu structurile de guvernanță instituite în temeiul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 pentru a contribui la dezvoltarea de soluții privind puterile de reprezentare și mandatele. Având în vedere faptul că unele dintre procedurile reglementate de OOTS se bazează pe cadrul creat prin Regulamentul (UE) nr. 910/2014, elementele justificative solicitate de reprezentanți trebuie, de asemenea, să poată fi prelucrate prin intermediul OOTS atunci când și în măsura în care aceste soluții sunt găsite.
(22) Pentru a reduce timpul și costurile legate de implementarea OOTS și pentru a beneficia de experiența reciprocă în materie de implementare, Comisia trebuie să sprijine statele membre și să încurajeze colaborarea dintre acestea în ceea ce privește dezvoltarea de soluții și componente tehnice reutilizabile care pot fi utilizate pentru a implementa portaluri de proceduri, spațiile de vizualizare și serviciile de date naționale.
(23) Pentru a garanta faptul că utilizatorii păstrează în permanență controlul asupra datelor lor cu caracter personal în timpul utilizării OOTS, astfel cum se prevede în Regulamentul (UE) 2018/1724, OOTS trebuie să le permită utilizatorilor să își exprime decizia cu privire la aceste date în două cazuri. În primul rând, trebuie să se asigure faptul că utilizatorii primesc suficiente informații care să le permită să formuleze o cerere informată și explicită de prelucrare a cererii lor de furnizare de elemente justificative prin intermediul OOTS, în conformitate cu articolul 14 alineatul (3) litera (a) și cu articolul 14 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1724. Ulterior, trebuie să se asigure faptul că aceștia pot vizualiza elementele justificative care urmează să fie schimbate într-un spațiu securizat de vizualizare înainte de a decide dacă să continue sau nu cu schimbul de elemente justificative în conformitate cu articolul 14 alineatul (3) litera (f) din Regulamentul (UE) 2018/1724, cu excepția cazurilor menționate la articolul 14 alineatul (5) din regulamentul respectiv.
(24) Responsabilitatea pentru stabilirea OOTS este partajată între statele membre și Comisie, iar grupul de coordonare a portalului trebuie, prin urmare, să joace un rol central în guvernanța sistemului. Având în vedere natura tehnică a activității sale și pentru a facilita implementarea în sistemele naționale existente a documentelor tehnice de proiectare, activitatea grupului de coordonare a portalului trebuie să fie sprijinită și pregătită de experți care să se reunească în cadrul unuia sau mai multor subgrupuri create în conformitate cu regulamentul său de procedură. Funcționarea acestei guvernanțe a OOTS trebuie evaluată în raportul pe care Comisia are obligația să îl prezinte Parlamentului European și Consiliului până la 12 decembrie 2022, în temeiul articolului 36 din Regulamentul (UE) 2018/1724.
(25) Pentru a asigura o reacție rapidă la eventualele incidente și perioade de indisponibilitate care ar putea afecta funcționarea OOTS, statele membre și Comisia trebuie să instituie o rețea de puncte de contact pentru asistență tehnică. Pentru a asigura buna funcționare a OOTS, aceste puncte de contact pentru asistență tehnică trebuie să dispună de competențe și de resurse umane și financiare suficiente care să le permită să își îndeplinească sarcinile.
(26) Pentru a asigura o funcționare și o întreținere eficientă a OOTS, responsabilitățile pentru diferitele sale componente trebuie să fie repartizate în mod clar. Comisia, în calitate de proprietar și operator al serviciilor comune, trebuie să fie responsabilă cu întreținerea, găzduirea și securitatea acestora. Fiecare stat membru trebuie să fie responsabil pentru asigurarea întreținerii și a securității componentelor OOTS pe care le deține și pentru care este responsabil, cum ar fi nodurile eIDAS, punctele de acces eDelivery sau registrele naționale, în conformitate cu legislația Uniunii sau cu legislația internă pertinentă.
(27) Pentru a asigura o protecție adecvată a datelor cu caracter personal, astfel cum se prevede în Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (19), prezentul regulament trebuie să precizeze rolul statelor membre, în special rolul autorităților competente respective în calitatea lor de solicitant de elemente justificative sau de furnizor de elemente justificative, precum și rolul platformelor intermediare, după caz, în ceea ce privește datele cu caracter personal conținute în elementele justificative care sunt schimbate prin intermediul OOTS.
(28) Pentru a se asigura faptul că serviciile comune sunt protejate împotriva amenințărilor potențiale care afectează confidențialitatea, integritatea sau disponibilitatea sistemelor informatice și de comunicații ale Comisiei, Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei (20) trebuie să se aplice acestor servicii.
(29) Articolul 14 alineatele (1)-(8) și alineatul (10) din Regulamentul (UE) 2018/1724 se aplică de la 12 decembrie 2023. Prin urmare, cerințele prevăzute în prezentul regulament trebuie să se aplice, de asemenea, de la data respectivă.
(30) Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 42 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului (21), iar la 6 mai 2021 aceasta și-a prezentat observațiile oficiale (22).
(31) Măsurile prevăzute în prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului pentru portalul digital unic,