Recitale
(1) eu-LISA își desfășoară activitatea în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1726.
(2) eu-LISA este împuternicită să desfășoare anchete administrative, proceduri predisciplinare, proceduri disciplinare și suspendări, în conformitate cu Statutul funcționarilor Uniunii Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene, prevăzut de Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului („Statutul funcționarilor Uniunii Europene”) (4), și în conformitate cu Decizia eu-LISA nr. 2014-080 din 28 ianuarie 2015 a Consiliului de administrație al eu-LISA privind adoptarea normelor de punere în aplicare a Statutului funcționarilor Uniunii Europene pentru adoptarea dispozițiilor de punere în aplicare referitoare la desfășurarea anchetelor administrative și a procedurilor disciplinare. Dacă este necesar, aceasta notifică, de asemenea, cazurile către OLAF.
(3) Membrii personalului eu-LISA au obligația de a raporta activități potențial ilegale, inclusiv fraudă și corupție, care aduc atingere intereselor Uniunii. Membrii personalului sunt, de asemenea, obligați să raporteze cu privire la îndeplinirea sarcinilor profesionale care pot constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii. Această obligație este reglementată prin Decizia eu-LISA din 26 iunie 2018 privind normele interne referitoare la avertizarea în interes public.
(4) eu-LISA a stabilit o politică de prevenire și soluționare eficace a cazurilor reale sau potențiale de hărțuire psihologică sau sexuală la locul de muncă, astfel cum se prevede în Decizia nr. 2018-174 din 6 decembrie 2018 a Consiliului de administrație privind politica eu-LISA în materie de protecție a demnității persoanei și de prevenire a hărțuirii psihologice și sexuale de adoptare a măsurilor de punere în aplicare în temeiul Statutului funcționarilor Uniunii Europene. Decizia stabilește o procedură informală prin care presupusa victimă a hărțuirii poate contacta persoanele de încredere din cadrul eu-LISA.
(5) eu-LISA poate, de asemenea, să desfășoare investigații cu privire la eventualele încălcări ale normelor de securitate pentru informațiile UE clasificate („IUEC”), în conformitate cu Decizia nr. 2019-273 din 20 noiembrie 2019 de modificare a normelor sale de securitate pentru protecția IUEC.
(6) eu-LISA face obiectul unor audituri interne și externe privind activitățile sale.
(7) În contextul unor astfel de anchete administrative, audituri și investigații, eu-LISA cooperează cu alte instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii.
(8) eu-LISA poate coopera cu autoritățile naționale și cu organizațiile internaționale din țările terțe, în conformitate cu dispozițiile de la articolul 43 din Regulamentul (UE) 2018/1726.
(9) eu-LISA poate coopera și cu autoritățile publice ale statelor membre ale UE, la cererea lor sau din proprie inițiativă.
(10) eu-LISA este implicată în cauzele prezentate în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene în cazul în care fie sesizează Curtea, fie apără o decizie pe care a luat-o și care a fost contestată în fața Curții, fie intervine în cauze care sunt de competența sa. În acest context, eu-LISA ar putea fi nevoită să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal existente în documentele obținute de părți sau de intervenienți.
(11) Pentru a-și îndeplini sarcinile, eu-LISA colectează și prelucrează informații și mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date de identificare ale unei persoane fizice, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele din viața privată și activitatea profesională, precum și date financiare. eu-LISA acționează în calitate de operator de date.
(12) Prin urmare, în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, eu-LISA este obligată să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la aceste activități de prelucrare și să le respecte drepturile în calitate de persoane vizate.
(13) eu-LISA ar putea fi obligată să reconcilieze aceste drepturi cu obiectivele anchetelor administrative, ale auditurilor, ale investigațiilor și ale acțiunilor în justiție. De asemenea, ar putea fi obligată să asigure un echilibru între drepturile persoanei vizate și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 îi conferă eu-LISA posibilitatea de a restricționa, în condiții stricte, aplicarea articolelor 14-22, 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20. Cu excepția cazului în care sunt prevăzute restricții într-un act juridic adoptat în temeiul tratatelor, trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora eu-LISA are dreptul să restricționeze aceste drepturi.
(14) eu-LISA ar putea, de exemplu, să fie nevoită să restricționeze informațiile pe care le furnizează unei persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor sale personale în etapa de evaluare preliminară a unei anchete administrative sau în cadrul anchetei propriu-zise, înainte de o eventuală revocare a cazului sau în etapa predisciplinară. În anumite situații, furnizarea de asemenea informații poate afecta grav capacitatea eu-LISA de a efectua o anchetă în mod eficace, de exemplu, dacă există riscul ca persoana în cauză să distrugă probe sau să ia legătura cu potențialii martori înainte de audierea acestora. eu-LISA ar putea, de asemenea, să fie nevoită să protejeze drepturile și libertățile martorilor, precum și pe cele ale altor persoane implicate.
(15) Ar putea fi necesar să se protejeze anonimatul unui martor sau al unui avertizor de integritate care a solicitat să nu fie identificat. Într-un asemenea caz, eu-LISA ar putea decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale acestor persoane, pentru a le proteja drepturile și libertățile.
(16) Ar putea fi necesar să se protejeze informațiile confidențiale ale unui membru al personalului care a contactat persoanele de încredere din cadrul eu-LISA, în contextul unei proceduri de hărțuire. În astfel de cazuri, eu-LISA ar putea fi nevoită să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale presupusei victime, ale presupusului hărțuitor și ale altor persoane implicate, pentru a proteja drepturile și libertățile tuturor persoanelor implicate.
(17) eu-LISA ar trebui să aplice restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. eu-LISA ar trebui să prezinte motivele care să explice justificarea acestor restricții.
(18) Conform principiului responsabilității, eu-LISA trebuie să țină evidența aplicării restricțiilor.
(19) Atunci când prelucrează date cu caracter personal transmise altor organizații în contextul sarcinilor care îi revin, eu-LISA se consultă cu organizațiile respective cu privire la potențialele motive pentru impunerea de restricții și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor respective, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol activitățile eu-LISA.
(20) Articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul (UE) 2018/1725 obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD.
(21) În temeiul articolul 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725, eu-LISA poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele aplicării unei restricții persoanei vizate, dacă aceasta ar anula efectul restricției. eu-LISA trebuie să evalueze, de la caz la caz, dacă comunicarea restricției anulează efectul acesteia.
(22) eu-LISA trebuie să ridice restricția imediat ce condițiile care justifică restricția nu mai sunt valabile și să evalueze aceste condiții în mod regulat.
(23) Pentru a garanta cea mai mare protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, responsabilul cu protecția datelor al eu-LISA trebuie consultat în timp util cu privire la restricțiile care pot fi aplicate și să verifice respectarea dispozițiilor prezentei decizii.
(24) Articolul 16 alineatul (5) și articolul 17 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevăd excepții de la exercitarea de către persoanele vizate a dreptului la informare și a dreptului de acces. Dacă se aplică aceste excepții, eu-LISA nu este nevoită să aplice o restricție în temeiul prezentei decizii.
(25) În temeiul articolului 35 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1726, Consiliul de administrație adoptă măsuri pentru aplicarea Regulamentului (UE) 2018/1725 de către agenție, inclusiv normele interne menționate la articolul 25 alineatele (1), (3) și (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, după consultarea AEPD,