Regulamentul delegat (UE) nr. 532/2014 al Comisiei din 13 martie 2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane

Articolul 1

Obiect

CAPITOLUL I DISPOZIȚII GENERALE

Prezentul regulament prevede următoarele dispoziții de completare a Regulamentului (UE) nr. 223/2014: (a) normele care precizează informațiile privind datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică în sistemul de monitorizare instituit de autoritatea de management; (b) cerințele minime detaliate pentru pista de audit cu privire la evidențele contabile care trebuie menținute și documentele justificative care trebuie păstrate la nivelul autorității de certificare, al autorității de management, al organismelor intermediare și al beneficiarilor; (c) sfera de aplicare și conținutul auditurilor operațiunilor și al auditurilor conturilor și metoda de selecție a eșantionului de operațiuni; (d) normele detaliate privind utilizarea datelor colectate cu ocazia auditurilor efectuate de funcționarii Comisiei sau de reprezentanții autorizați ai Comisiei; (e) normele detaliate privind criteriile pentru determinarea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control, inclusiv principalele tipuri de astfel de deficiențe, criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare care trebuie aplicat și criteriile pentru aplicarea corecțiilor financiare forfetare sau extrapolate.

Articolul 2

Datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică [articolul 32 alineatul (8) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL II DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL

(1) Informațiile privind datele care trebuie înregistrate și stocate sub formă electronică pentru fiecare operațiune în cadrul sistemului de monitorizare creat în temeiul articolului 32 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt prevăzute în anexa I la prezentul regulament. (2) Se înregistrează și se stochează datele pentru fiecare operațiune, inclusiv, în cazul operațiunilor sprijinite prin PO II, datele privind participanții, defalcate pe sex când acesta se cunoaște, pentru a permite agregarea acestor date în cazul în care este necesară în scopuri de monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit. Acest lucru permite, de asemenea, agregarea datelor în mod cumulativ pentru întreaga perioadă de programare.

Articolul 3

Cerințe minime detaliate pentru pista de audit [articolul 32 alineatul (9) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL II DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL

(1) Cerințele minime detaliate pentru pista de audit cu privire la evidențele contabile care trebuie ținute și documentele justificative care trebuie păstrate sunt următoarele: (a) pista de audit permite verificarea aplicării criteriilor de selecție stabilite în programul operațional menit să furnizeze ajutor în distribuția hranei și asistență materială de bază (PO I) sau de comitetul de monitorizare pentru programul operațional PO II; (b) în ceea ce privește granturile prevăzute la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit permite reconcilierea sumelor agregate certificate Comisiei cu evidențele contabile detaliate și cu documentele justificative deținute de către autoritatea de certificare, autoritatea de management, organismele intermediare și beneficiari cu privire la operațiunile cofinanțate în cadrul programului operațional; (c) în ceea ce privește granturile prevăzute la articolul 25 alineatul (1) literele (b) și (c), pista de audit permite reconcilierea sumelor agregate certificate Comisiei cu datele detaliate legate de realizări sau rezultate și cu documentele justificative deținute de autoritatea de certificare, autoritatea de management, organismele intermediare și beneficiari, inclusiv, după caz, documentele privind metoda de stabilire a baremelor standard pentru costurile unitare și sumele forfetare în legătură cu operațiunile cofinanțate în cadrul programului operațional; (d) în ceea ce privește costurile determinate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit demonstrează și justifică metoda de calcul, după caz, și baza pe care au fost decise sumele forfetare, precum și costurile eligibile directe sau costurile declarate în cadrul altor categorii alese cărora și se aplică rata forfetară; (e) în ceea ce privește costurile determinate în conformitate cu articolul 26 alineatul (2) literele (b), (c) și (e) și cu articolul 26 alineatul (3) partea a doua din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, pista de audit permite justificarea costurilor directe eligibile sau a costurilor declarate în cadrul altor categorii cărora li se aplică rata forfetară; (f) pista de audit permite verificarea plăților către beneficiar din contribuția publică; (g) pista de audit conține, pentru fiecare operațiune, după caz, specificații tehnice și planul de finanțare, documente privind aprobarea grantului, documente referitoare la procedurile de achiziții publice, rapoarte întocmite de beneficiar și rapoarte privind verificările și auditurile efectuate; (h) pista de audit include informații privind controlul gestionării și auditurile efectuate cu privire la operațiune; (i) pista de audit permite reconcilierea datelor în ceea ce privește indicatorii de realizare pentru operațiune cu datele raportate și cu rezultatele și, dacă e cazul, obiectivele programului. Pentru costurile menționate la literele (c) și (d), pista de audit permite verificarea conformității metodei de calcul utilizată de autoritatea de management cu articolul 25 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. (2) Autoritatea de management se asigură că există o evidență a identității și localizării organismelor care păstrează toate documentele justificative necesare pentru a asigura conformitatea unei piste de audit adecvate cu toate cerințele minime prevăzute la alineatul (1).

Articolul 4

Utilizarea datelor colectate cu ocazia auditurilor efectuate de funcționarii Comisiei sau de reprezentanții autorizați ai acesteia [articolul 34 alineatul (8) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL II DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL

(1) Comisia ia toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată a datelor colectate de Comisie în cursul auditurilor sale sau accesul neautorizat la acestea. (2) Comisia utilizează datele colectate în cursul auditurilor sale exclusiv în scopul de a-și exercita responsabilitățile care îi revin în temeiul articolului 36 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Curtea de Conturi Europeană și Oficiul European de Luptă Antifraudă au acces la datele colectate. (3) Datele colectate sunt transmise doar persoanelor din statele membre sau din cadrul instituțiilor Uniunii ale căror îndatoriri presupun accesul lor la informațiile respective în conformitate cu normele aplicabile fără acordul expres al statului membru care furnizează datele.

Articolul 5

Auditurile operațiunilor [articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL II DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL

(1) Auditurile operațiunilor sunt efectuate pentru fiecare exercițiu contabil pe un eșantion de operațiuni selectate după o metodă stabilită sau aprobată de autoritatea de audit în conformitate cu articolul 6 din prezentul regulament. (2) Auditurile operațiunilor sunt efectuate pe baza documentelor justificative care constituie pista de audit și verifică legalitatea și regularitatea cheltuielilor declarate Comisiei, inclusiv în ceea ce privește următoarele aspecte: (a) dacă operațiunea a fost selectată în conformitate cu criteriile de selecție pentru programul operațional, nu a fost finalizată fizic sau complet implementată înainte ca beneficiarul să depună cererea de finanțare prin programul operațional, este implementată în conformitate cu decizia de aprobare și îndeplinește, la momentul efectuării auditului, toate condițiile aplicabile privind funcționarea și utilizarea acesteia și obiectivele de atins; (b) dacă cheltuielile declarate Comisiei corespund evidențelor contabile, iar documentele justificative solicitate demonstrează o pistă de audit adecvată în conformitate cu articolul 3 din prezentul regulament; (c) dacă pentru cheltuielile declarate Comisiei, determinate în conformitate cu articolul 25 alineatul (1) literele (b) și (c), au fost îndeplinite realizările și rezultatele plăților efectuate către beneficiar, datele privind participanții sau alte evidențe legate de realizări și rezultate sunt conforme cu informațiile prezentate Comisiei, iar documentele justificative solicitate demonstrează o pistă de audit adecvată în conformitate cu articolul 3 din prezentul regulament. Auditurile verifică, de asemenea, dacă a fost plătită beneficiarului contribuția publică în conformitate cu articolul 42 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. (3) Auditurile operațiunilor includ, acolo unde este cazul, verificări la fața locului privind implementarea concretă a operațiunii. (4) Auditurile operațiunilor verifică exactitatea și integralitatea cheltuielilor corespunzătoare înregistrate de autoritatea de certificare în sistemul său contabil și reconcilierea pistei de audit la toate nivelurile. (5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și, în consecință, determină riscuri pentru alte operațiuni în cadrul programului operațional, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv, după caz, a unor audituri suplimentare și recomandă măsurile corective necesare. (6) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (1) sunt luate în considerare pentru suma cheltuielilor auditate, în scopul raportării către Comisie cu privire la acoperirea anuală. În acest scop, se utilizează modelul de raport de control stabilit în conformitate cu articolul 34 alineatul (6) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.

Articolul 6

Metoda de selecție a eșantionului de operațiuni [articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL II DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL

(1) Autoritatea de audit stabilește metoda de selecție a eșantionului (denumită în continuare „metoda de eșantionare”) în conformitate cu cerințele stabilite la prezentul articol ținând seama de standardele de audit acceptate la nivel internațional, precum cele ale INTOSAI, IFAC sau IIA. (2) Pe lângă explicațiile furnizate în strategia de audit, autoritatea de audit ține o evidență a documentelor și a raționamentului profesional utilizat pentru stabilirea metodelor de eșantionare, acoperind etapele de planificare, selectare, testare și evaluare pentru a demonstra că metoda stabilită este adecvată. (3) Un eșantion este reprezentativ pentru populația din care este selectat, permițând astfel autorității de audit să elaboreze o opinie de audit valabilă, în conformitate cu articolul 34 alineatul (5) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. Populația respectivă cuprinde cheltuielile aferente unui program operațional care sunt incluse în cererile de plată transmise Comisiei în conformitate cu articolul 41 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 pentru un anumit exercițiu contabil. Eșantionul poate fi selectat pe parcursul sau după încheierea exercițiului contabil. (4) În scopul aplicării articolului 34 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, o metodă de selecție este statistică atunci când asigură: (i) o selecție aleatorie a elementelor eșantionului; (ii) utilizarea teoriei probabilității pentru a evalua rezultatele eșantionului, inclusiv pentru a măsura și a controla riscurile eșantionării și a preciziei prevăzute și atinse. (5) Metoda de eșantionare asigură o selecție aleatorie a fiecărei unități de eșantionare din populație prin intermediul unor numere aleatorii generate pentru fiecare unitate de populație pentru a selecta unitățile care formează eșantionul sau printr-o selectare sistematică folosind un punct de plecare aleatoriu și aplicând o regulă sistematică pentru a selecta elemente suplimentare. (6) Unitatea de eșantionare este determinată de autoritatea de audit, pe baza raționamentului profesional. Unitatea de eșantionare poate fi o operațiune, un proiect din cadrul unei operațiuni sau o cerere de plată din partea unui beneficiar. Informațiile privind tipul unității de eșantionare determinate și raționamentul profesional folosit în acest scop sunt incluse în raportul de control. (7) În cazul în care cheltuielile totale aferente unei unități de eșantionare pentru exercițiul contabil constituie o sumă negativă, acestea sunt excluse din populația menționată la alineatul (3) de mai sus și sunt auditate separat. Autoritatea de audit poate extrage, de asemenea, un eșantion din această populație distinctă. (8) Atunci când se aplică condițiile pentru controlul proporțional prevăzute la articolul 58 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, autoritatea de audit poate exclude din populația care urmează a fi inclusă în eșantion elementele menționate la articolul respectiv. Dacă operațiunea vizată a fost deja inclusă în eșantion, autoritatea de audit o înlocuiește folosind o metodă adecvată de selecție aleatorie. (9) Toate cheltuielile declarate Comisiei aferente eșantionului fac obiectul auditării. Atunci când unitățile de eșantionare selectate includ un număr mare de cereri de plată sau facturi subiacente, autoritatea de audit le poate audita prin subeșantionare, selectând cererile de plată sau facturile subiacente folosind aceeași parametri de eșantionare, precum în cazul selectării unităților de eșantionare ale eșantionului principal. În acest caz, dimensiunile adecvate ale eșantioanelor se calculează în cadrul fiecărei unități de eșantionare care urmează să fie auditate și, în orice caz, nu sunt formate dintr-un număr mai mic de 30 de cereri de plată sau facturi subiacente pentru fiecare unitate de eșantionare. (10) Autoritatea de audit poate să stratifice o populație, împărțind-o în subpopulații, fiecare dintre acestea fiind un grup de unități de eșantionare cu caracteristici similare, în special în termeni de risc sau de indice de eroare așteptat sau atunci când populația include operațiuni constituite din contribuții financiare dintr-un program operațional către elemente cu valoare ridicată. (11) Autoritatea de audit evaluează fiabilitatea sistemului ca fiind ridicată, medie sau scăzută ținând cont de rezultatele auditurilor sistemului pentru a determina parametrii tehnici ai eșantionării astfel încât nivelul de asigurare combinat obținut din auditurile sistemelor și auditurile operațiunilor să fie ridicat. Pentru un sistem evaluat ca având un grad de fiabilitate ridicat, nivelul de încredere folosit pentru operațiunile de eșantionare nu este mai mic de 60 %. Pentru un sistem evaluat ca având un grad de fiabilitate scăzut, nivelul de încredere folosit pentru operațiunile de eșantionare nu este mai mic de 90 %. Pragul maxim de semnificație este de 2 % din cheltuielile menționate la alineatul (3). (12) În cazul constatării unor nereguli sau a unui risc de nereguli, autoritatea de audit decide, pe baza unui raționament profesional, dacă este necesară auditarea unui eșantion suplimentar de operațiuni sau părți ale operațiunilor care nu au fost auditate în eșantionul aleatoriu, pentru a lua în considerare factorii de risc specifici identificați. (13) Autoritatea de audit analizează separat rezultatele auditurilor eșantionului suplimentar, stabilește concluziile pe baza acestor rezultate și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de control. Neregulile detectate în eșantionul suplimentar nu sunt incluse în calculul erorii aleatorii prevăzute a eșantionului aleatoriu. (14) Pe baza rezultatelor auditurilor operațiunilor în scopul elaborării opiniei de audit și a raportului de control menționat la articolul 34 alineatul (5) literele (a) și (b) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, autoritatea de audit calculează un indice de eroare total care corespunde sumei erorilor aleatorii prevăzute și, dacă este cazul, a erorilor sistemice și a erorilor conjuncturale necorectate, împărțită la populație.

Articolul 7

Auditurile conturilor [articolul 34 alineatul (7) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL II DISPOZIȚII SPECIFICE PRIVIND SISTEMELE DE GESTIUNE ȘI CONTROL

(1) Auditurile conturilor menționate la articolul 49 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt efectuate de autoritatea de audit pentru fiecare exercițiu contabil. (2) Auditul conturilor furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la integralitatea, exactitatea și veridicitatea sumelor declarate în conturi. (3) În sensul alineatelor (1) și (2), autoritatea de audit ia în considerare, în special, rezultatele auditurilor sistemelor privind autoritatea de certificare și ale auditurilor operațiunilor. (4) Auditul sistemului include verificarea fiabilității sistemului contabil al autorității de certificare și, prin eșantionare, a exactității cheltuielilor, a sumelor retrase și a celor recuperate înregistrate în sistemul contabil al autorității de certificare. (5) În scopul opiniei de audit, pentru a ajunge la concluzia potrivit căreia conturile oferă o imagine reală și echitabilă, autoritatea de audit verifică dacă toate elementele prevăzute la articolul 49 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 sunt incluse în mod corect în conturi și corespund documentelor contabile justificative ținute de toate autoritățile sau organismele competente și de beneficiari în cursul activității de audit efectuate de autoritatea de audit. Autoritatea de audit verifică în special, pe baza conturilor care urmează să îi fie furnizate de către autoritatea de certificare, că: (a) suma totală a cheltuielilor eligibile declarată în conformitate cu articolul 49 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014 este comparabilă cu cheltuielile și cu contribuția publică corespunzătoare inclusă în cererile de plată transmise Comisiei pentru exercițiul contabil relevant și, în cazul unor diferențe, că au fost oferite explicații adecvate în conturi pentru sumele reconciliate; (b) sumele retrase și recuperate pe parcursul exercițiului contabil, sumele care urmează a fi recuperate la sfârșitul exercițiului contabil și sumele nerecuperabile prezentate în conturi corespund sumelor introduse în sistemele contabile ale autorității de certificare și se bazează pe decizii luate de autoritatea de management sau de autoritatea de certificare responsabilă; (c) cheltuielile au fost excluse, după caz, din conturi, în conformitate cu articolul 49 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, și că toate corecțiile necesare se reflectă în conturile aferente exercițiului contabil în cauză. Verificările menționate la literele (b) și (c) pot fi efectuate prin eșantionare.

Articolul 8

Criterii pentru stabilirea deficiențelor semnificative în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control [articolul 55 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL III DISPOZIȚII SPECIFICE GESTIUNII FINANCIARE ȘI CORECȚIILOR FINANCIARE

(1) La evaluarea funcționării eficace a sistemelor de gestiune și control, Comisia se bazează pe rezultatele tuturor auditurilor disponibile ale sistemelor, inclusiv testele controalelor, și ale auditurilor operațiunilor. Evaluarea vizează mediul de control intern al programului, activitățile de gestiune și control ale autorităților de management și de certificare, monitorizarea de către autoritatea de management și de certificare și activitățile de control ale autorității de audit și se bazează pe verificarea conformității cu cerințele cheie stabilite în tabelul 1 din anexa II. Evaluarea respectării acestor cerințe cheie se bazează pe categoriile stabilite în tabelul 2 din anexa II. (2) Principalele tipuri de deficiențe semnificative în funcționarea eficace a sistemului de gestiune și control sunt cazurile în care una dintre cerințele cheie menționate la punctele 2, 4, 5, 13, 15, 16 și 18 ale tabelului 1 din anexa II sau două sau mai multe dintre celelalte cerințe cheie din tabelul 1 din anexa II sunt considerate ca fiind încadrate la categoriile 3 sau 4 menționate în tabelul 2 din anexa II.

Articolul 9

Criterii pentru aplicarea corecțiilor financiare forfetare sau extrapolate și criteriile pentru stabilirea nivelului corecției financiare [articolul 55 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014]

CAPITOLUL III DISPOZIȚII SPECIFICE GESTIUNII FINANCIARE ȘI CORECȚIILOR FINANCIARE

(1) Se aplică corecții financiare întregului program operațional sau unei părți a acestuia atunci când Comisia identifică una sau mai multe deficiențe semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control. Fără a se aduce atingere primului paragraf, se aplică corecții financiare extrapolate întregului program operațional sau unei părți a acestuia atunci când Comisia identifică nereguli de natură sistemică într-un eșantion reprezentativ de operațiuni, ceea ce permite o cuantificare mai precisă a riscurilor pentru bugetul Uniunii. În acest caz, rezultatele examinării eșantionului reprezentativ sunt extrapolate asupra restului populației din care s-a extras eșantionul în scopul stabilirii corecției financiare. (2) Nivelul corecției forfetare se stabilește ținând seama de următoarele elemente: (a) importanța relativă a deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative în contextul sistemului de gestiune și control în ansamblul lui; (b) frecvența și amploarea deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative; (c) gradul de risc de pierderi pentru bugetul Uniunii. (3) Ținând seama de aceste elemente, nivelul corecției financiare se stabilește după cum urmează: (a) dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt atât de importante, frecvente sau răspândite încât reprezintă un eșec total al sistemului, care pune în pericol legalitatea și regularitatea tuturor cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 100 %; (b) dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt atât de frecvente sau răspândite încât reprezintă un eșec extrem de grav al sistemului, care pune în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții foarte mari a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 25 %; (c) dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt determinate de faptul că sistemul nu este total operațional sau funcționează atât de nesatisfăcător încât pune în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții mari a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 10 %; (d) dacă deficiența semnificativă sau deficiențele semnificative în funcționarea sistemului de gestiune și control sunt determinate de faptul că sistemul nu funcționează în mod coerent, punând în pericol legalitatea și regularitatea unei proporții semnificative a cheltuielilor în cauză, se aplică o rată forfetară de 5 %. (4) În cazul în care aplicarea unei rate forfetare stabilite în conformitate cu alineatul (3) ar fi disproporționată, nivelul corecției este redus. (5) În cazul în care, ca urmare a faptului că autoritățile responsabile nu au adoptat măsurile corective adecvate în urma aplicării unei corecții financiare în cursul unui exercițiu contabil, aceeași deficiență semnificativă sau aceleași deficiențe semnificative sunt identificate în următorul exercițiu contabil, rata de corecție poate fi majorată la un nivel care nu depășește rata aferentă categoriei superioare, din cauza persistenței deficienței semnificative sau a deficiențelor semnificative.

Articolul 10

CAPITOLUL III DISPOZIȚII SPECIFICE GESTIUNII FINANCIARE ȘI CORECȚIILOR FINANCIARE

Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Articolul 3 se aplică de la 1 decembrie 2014 în ceea ce privește informațiile referitoare la datele înregistrate și stocate menționate în anexa I.