Regulament de procedură – A șaptea legislatură – Martie 2011

Articolul 1

Modalitățile de exercitare a dreptului de anchetă al Parlamentului European sunt definite de prezenta decizie, în conformitate cu articolul 20b din Tratatul CECO, cu articolul 193 din Tratatul CE și cu articolul 107b din Tratatul CEEA.

Articolul 2

(1) În condițiile și limitele stabilite de tratatele prevăzute la articolul 1 și în cadrul îndeplinirii misiunilor care îi revin, Parlamentul European poate constitui, la cererea unui sfert dintre membrii săi, o comisie temporară de anchetă pentru a examina pretinsele încălcări sau administrări defectuoase în aplicarea dreptului comunitar care ar fi imputabile fie unei instituții, fie unui organ al Comunităților Europene, fie unei administrații publice a unui stat membru, fie unor persoane mandatate de dreptul comunitar pentru aplicarea acestuia. Parlamentul European stabilește componența și regulile interne de funcționare a comisiilor temporare de anchetă. Decizia privind constituirea unei comisii temporare de anchetă, prin care se precizează în special obiectul de activitate al acesteia și termenul de depunere a raportului acesteia, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. (2) Comisia temporară de anchetă își îndeplinește funcțiile respectând atribuțiile conferite de tratate instituțiilor și organelor Comunităților Europene. Membrii comisiei temporare de anchetă, precum și orice altă persoană care, prin funcția pe care o deține, a luat cunoștință cu privire la faptele, informațiile, cunoștințele, documentele sau obiectele asupra cărora trebuie păstrat secretul în temeiul dispozițiilor adoptate de un stat membru sau de o instituție a Comunității, sunt obligați, chiar și după încetarea funcțiilor, să păstreze secretul față de orice persoană neautorizată sau față de public. Audierile și depozițiile au loc în cadrul unei ședințe publice. La cererea unui sfert dintre membrii comisiei de anchetă sau a autorităților comunitare sau naționale sau în cazul în care comisia temporară de anchetă este sesizată asupra unor informații secrete, ședința se desfășoară de drept cu ușile închise. Orice martor și orice expert au dreptul să facă depoziții sau să depună mărturie cu ușile închise. (3) O comisie temporară de anchetă nu poate examina chestiuni pendinte în fața unei instanțe naționale sau comunitare atât timp cât procedura jurisdicțională nu s-a încheiat. În termen de două luni, fie de la publicarea efectuată în conformitate cu alineatul (1), fie după ce Comisia a luat cunoștință de o acuzație, făcută în fața unei comisii temporare de anchetă, privind o încălcare a dreptului comunitar comisă de un stat membru, Comisia poate notifica Parlamentului European că un fapt vizat de o comisie temporară de anchetă face obiectul unei proceduri comunitare precontencioase; în acest caz, comisia temporară de anchetă ia toate măsurile necesare pentru a permite Comisiei să își exercite pe deplin atribuțiile în conformitate cu tratatele. (4) Existența unei comisii temporare de anchetă se încheie la depunerea raportului, în termenul stabilit la constituirea acesteia, sau, cel târziu, la expirarea unui termen de cel mult douăsprezece luni de la data constituirii acesteia și, în orice caz, la încheierea legislaturii. Printr-o decizie motivată, Parlamentul poate proroga, de două ori, termenul de douăsprezece luni cu câte o perioadă de trei luni. Această decizie se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. (5) O comisie temporară de anchetă nu poate fi constituită sau reconstituită, pentru fapte care au făcut deja obiectul unei anchete a unei comisii temporare de anchetă, înainte de expirarea unui termen minim de douăsprezece luni după depunerea raportului privind această anchetă sau de la sfârșitul misiunii acesteia, cu excepția cazului în care apar fapte noi.

Articolul 3

(1) Comisia temporară de anchetă procedează la anchetele necesare pentru a verifica pretinsele încălcări sau administrări defectuoase în aplicarea dreptului comunitar, în condițiile prevăzute în continuare. (2) Comisia temporară de anchetă poate adresa o invitație unei instituții sau unui organ al Comunităților Europene sau guvernului unui stat membru în vederea desemnării de către aceștia a unui membru care să participe la lucrările sale. (3) La cererea motivată a comisiei temporare de anchetă, statele membre în cauză și instituțiile sau organele Comunităților Europene desemnează funcționarul sau agentul pe care îl autorizează să se înfățișeze înaintea comisiei temporare de anchetă, dacă nu se opun rațiuni care țin de secret sau de siguranța publică sau națională, în conformitate cu legislația națională sau cea comunitară. Funcționarii sau agenții în cauză se exprimă în numele și pe baza instrucțiunilor guvernului sau instituției care i-a desemnat. Aceștia trebuie să respecte, în continuare, obligațiile care decurg din statutul lor. (4) Autoritățile statelor membre și instituțiile sau organele Comunităților Europene furnizează unei comisii temporare de anchetă, la invitația acesteia sau din proprie inițiativă, documentele necesare pentru îndeplinirea îndatoririlor sale, cu excepția cazului în care sunt împiedicate să facă acest lucru de rațiuni care țin de secret sau de siguranța publică sau națională, în conformitate cu actele cu putere de lege sau normele administrative interne sau comunitare. (5) Alineatele (3) și (4) nu aduc atingere celorlalte dispoziții proprii statelor membre care se opun înfățișării funcționarilor sau transmiterii documentelor. Orice dificultate determinată de rațiunile ce țin de secret sau de siguranța publică sau națională sau de dispozițiile prevăzute la primul paragraf este notificată Parlamentului European de către un reprezentant abilitat să angajeze guvernul statului membru în cauză sau instituția. (6) Instituțiile sau organele Comunităților Europene furnizează comisiei temporare de anchetă documentele provenite de la un stat membru numai după informarea acestuia. Acestea comunică comisiei temporare de anchetă documentele cărora li se aplică alineatul (5) numai după exprimarea acordului de către statul membru în cauză. (7) Dispozițiile alineatelor (3), (4) și (5) se aplică în cazul persoanelor fizice sau juridice mandatate de dreptul comunitar pentru aplicarea acestuia. (8) În măsura necesară îndeplinirii îndatoririlor care îi revin, comisia temporară de anchetă poate cere oricărei alte persoane să depună mărturie în fața ei. În cazul în care introducerea în cauză a unei persoane în cursul unei anchete poate cauza prejudicii acesteia, persoanei respective i se aduce la cunoștință acest lucru de către comisia temporară de anchetă care o audiază, în cazul în care aceasta solicită audierea.

Articolul 4

(1) Informațiile adunate de comisia temporară de anchetă sunt destinate exclusiv îndeplinirii îndatoririlor acesteia. Aceste informații pot fi făcute publice numai în cazul în care nu conțin elemente de natură secretă sau confidențială sau în cazul în care introduc în cauză persoane în mod nominal. Parlamentul European adoptă actele cu putere de lege și normele administrative necesare pentru a proteja secretul și confidențialitatea lucrărilor comisiilor temporare de anchetă. (2) Raportul comisiei temporare de anchetă se prezintă Parlamentului European, care poate decide să-l facă public, în conformitate cu dispozițiile alineatului (1). (3) Parlamentul European poate transmite instituțiilor sau organelor Comunităților Europene sau statelor membre recomandările adoptate pe baza raportului comisiei temporare de anchetă. Acestea vor trage concluziile pe care le consideră adecvate.

Articolul 5

Orice comunicare la adresa autorităților naționale ale statelor membre în scopul aplicării prezentei decizii se face prin intermediul reprezentanțelor permanente ale acestora pe lângă Uniunea Europeană.

Articolul 6

La cererea Parlamentului European, a Consiliului sau a Comisiei, modalitățile menționate anterior pot fi revizuite, după încheierea prezentei legislaturi a Parlamentului European, pe baza experienței dobândite.

Articolul 7

Prezenta decizie intră în vigoare la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Articolul 1

Obligația de a coopera cu Oficiul

Secretarul General, serviciile, precum și orice funcționar sau agent al Parlamentului European sunt obligați să coopereze pe deplin cu agenții Oficiului și să le acorde toată asistența necesară pe parcursul investigației. În acest scop, aceștia furnizează agenților Oficiului toate elementele de informație și toate explicațiile utile. Fără a aduce atingere dispozițiilor pertinente din Tratatele de instituire a Comunităților Europene, în special Protocolului privind privilegiile și imunitățile, precum și textelor adoptate în vederea aplicării acestora, deputații cooperează pe deplin cu Oficiul.

Articolul 2

Obligația de a furniza informații

Orice funcționar sau agent al Parlamentului European care ajunge să cunoască elemente de fapt care conduc la prezumția că există eventuale cazuri de fraudă, de corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor Comunităților sau fapte grave, legate de exercitarea unor activități profesionale, care ar putea constitui o neîndeplinire a obligațiilor funcționarilor și agenților Comunităților sau ale personalului care nu se află sub incidența statutului, susceptibile de a face obiectul unor proceduri disciplinare sau, după caz, penale, își informează fără întârziere cu privire la aceasta șeful de serviciu sau directorul general sau, dacă i se pare util, Secretarul General sau direct Oficiul, în cazul în care este vorba despre un funcționar, un agent sau un membru al personalului care nu se află sub incidența acestui statut sau, în cazul neîndeplinirii obligațiilor analoage ale deputaților, Președintele Parlamentului European. Președintele, Secretarul General, directorii generali și șefii de serviciu ai Parlamentului European transmit imediat Oficiului orice element de fapt de care au cunoștință, care ar presupune existența neregulilor prevăzute la primul paragraf. Funcționarii și agenții Parlamentului European nu trebuie în niciun caz să fie tratați inechitabil sau discriminatoriu ca urmare a faptului că au comunicat informațiile menționate la primul și la al doilea paragraf. Deputații care ajung să ia la cunoștință faptele menționate la primul paragraf informează Președintele Parlamentului European sau, în cazul în care consideră că acest lucru este util, direct Oficiul. Prezentul articol se aplică fără a aduce atingere cerințelor de confidențialitate prevăzute de legislație sau de Regulamentul de procedură al Parlamentului European.

Articolul 3

Asistența biroului de securitate

La cererea directorului Oficiului, biroul de securitate al Parlamentului European asistă agenții Oficiului la efectuarea concretă a investigațiilor.

Articolul 4

Imunitatea și dreptul de a nu depune mărturie

Normele privind imunitatea deputaților în Parlament și dreptul acestor deputați de a refuza depunerea mărturiei rămân neschimbate.

Articolul 5

Informarea părții interesate

În cazul în care apare posibilitatea unei implicări personale a unui deputat, a unui funcționar sau a unui agent, partea interesată este informată rapid, atât timp cât acest lucru nu dăunează mersului investigației. În orice caz, la sfârșitul investigației nu pot fi trase concluzii care privesc nominal un deputat, un funcționar sau un agent al Parlamentului European fără ca partea interesată să fi avut posibilitatea să își exprime punctul de vedere asupra tuturor faptelor care o privesc. În cazurile în care este necesară menținerea unui secret absolut în scopul investigației și recurgerea la modalități de investigare care intră în competența unei autorități judiciare naționale, obligația de a invita deputatul, funcționarul sau agentul Parlamentului European să se exprime poate fi amânată cu acordul Președintelui, în cazul unui deputat, sau al Secretarului General, în cazul unui funcționar sau al unui agent.

Articolul 6

Informarea privind încheierea investigației fără a se da curs acesteia

În cazul în care, în urma unei investigații interne, nu poate fi reținut niciun element împotriva unui deputat, a unui funcționar sau a unui agent al Parlamentului European împotriva căruia s-au formulat acuzații, investigația internă cu privire la acesta este încheiată fără a i se da curs pe baza deciziei directorului Oficiului, care informează, în scris, persoana interesată cu privire la aceasta.

Articolul 7

Ridicarea imunității

Orice cerere provenind de la o autoritate polițienească sau judiciară națională privind ridicarea imunității de jurisdicție a unui funcționar sau agent al Parlamentului European în legătură cu eventuale cazuri de fraudă, corupție sau orice altă activitate ilegală se transmite directorului Oficiului spre avizare. În cazul în care o cerere de ridicare a imunității se referă la un deputat al Parlamentului European, Oficiul este informat cu privire la aceasta.

Articolul 8

Data intrării în vigoare

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării de către Parlamentul European.

Articolul 1

Obiectul

Prezentul regulament urmărește: (a) definirea principiilor, a condițiilor și a limitelor, întemeiate pe rațiuni de interes public sau privat, care cârmuiesc dreptul de acces la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (denumite în continuare „instituții”), prevăzut la articolul 255 din Tratatul CE în vederea garantării unui acces cât mai larg la documente; (b) stabilirea regulilor care să garanteze o exercitare cât mai ușoară a acestui drept; (c) promovarea bunelor practici administrative privind accesul la documente.

Articolul 2

Beneficiarii și domeniul de aplicare

(1) Orice cetățean al Uniunii și orice persoană fizică sau juridică având reședința sau sediul social într-un stat membru are drept de acces la documentele instituțiilor, sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor definite de prezentul regulament. (2) Instituțiile pot, sub rezerva acelorași principii, condiții și limite, să permită accesul la documente pentru orice persoană fizică sau juridică care nu are reședința sau sediul social într-un stat membru. (3) Prezentul regulament se aplică tuturor documentelor deținute de o instituție, adică întocmite sau primite de către aceasta și aflate în posesia acesteia, în toate domeniile de activitate ale Uniunii Europene. (4) Fără a aduce atingere articolelor 4 și 9, documentele devin accesibile publicului fie printr-o cerere scrisă, fie direct, în formă electronică, sau prin intermediul unui registru. În special, documentele întocmite sau primite în cadrul unei proceduri legislative devin direct accesibile în conformitate cu articolul 12. (5) Documentele sensibile, astfel cum sunt definite la articolul 9 alineatul (1), sunt supuse unui regim special, în conformitate cu respectivul articol. (6) Prezentul regulament nu aduce atingere dreptului de acces al publicului la documentele deținute de instituții, care decurge, eventual, din instrumentele de drept internațional sau din actele adoptate de instituții de punere în aplicare a acestor instrumente.

Articolul 3

Definiții

În sensul prezentului regulament: (a) prin „document” se înțelege orice conținut, indiferent de suport (scris pe hârtie sau stocat sub formă electronică, înregistrare sonoră, vizuală sau audiovizuală) privind un subiect referitor la politicile, activitățile și deciziile care țin de competența instituției; (b) prin „terț” se înțelege orice persoană fizică sau juridică ori entitate exterioară instituției în cauză, inclusiv statele membre, celelalte instituții și organe comunitare sau necomunitare și țările terțe.

Articolul 4

Excepții

(1) Instituțiile resping cererile de acces la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar putea aduce atingere protecției: (a) interesului public, în ceea ce privește: — siguranța publică; — apărarea și chestiunile militare; — relațiile internaționale; — politica financiară, monetară sau economică a Comunității sau a unui stat membru; (b) vieții private și integrității individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor personale. (2) Instituțiile resping cererile de acces la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar putea aduce atingere protecției: — intereselor comerciale ale unei anume persoane fizice sau juridice, inclusiv în ceea ce privește proprietatea intelectuală; — procedurilor judiciare și consultanței juridice; — obiectivelor activităților de inspecție, de anchetă și de audit, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză. (3) Accesul la un document întocmit de o instituție pentru uzul său intern sau primit de o instituție și referitor la o chestiune pentru care instituția nu a luat încă nicio decizie este refuzat în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce gravă atingere procesului decizional al acestei instituții, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză. Accesul la un document conținând avize destinate uzului intern în cadrul deliberărilor și al consultărilor preliminare în cadrul instituției în cauză este refuzat chiar și după luarea deciziei, în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce gravă atingere procesului decizional al acestei instituții, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză. (4) În cazul documentelor terților, instituția consultă terții pentru a stabili dacă se poate aplica o excepție prevăzută la alineatul (1) sau (2), cu excepția cazului în care există certitudinea că documentul trebuie sau nu trebuie divulgat. (5) Un stat membru poate solicita unei instituții să nu divulge conținutul unui document emis de acesta fără acordul său prealabil. (6) În cazul în care doar o parte a documentului cerut se încadrează într-una sau mai multe din excepțiile menționate anterior, celelalte părți ale documentului se divulgă. (7) Excepțiile prevăzute la alineatele (1), (2) și (3) se aplică doar în perioada în care protecția se justifică prin conținutul documentului. Excepțiile se pot pune în aplicare în cursul unui termen de cel mult treizeci de ani. În cazul documentelor care se încadrează la excepțiile privind viața privată sau interesele comerciale și documentele sensibile, excepțiile pot continua să se aplice, dacă este necesar, și după expirarea acestei perioade.

Articolul 5

Documente aflate în posesia statelor membre

În cazul în care un stat membru primește o cerere privind un document aflat în posesia sa, document care emană de la o instituție, cu excepția cazului în care există certitudinea că documentul trebuie sau nu trebuie divulgat, statul membru consultă instituția în cauză cu scopul de a lua o decizie care să nu compromită realizarea obiectivelor prezentului regulament. În loc de aceasta, statul membru poate prezenta cererea instituției în cauză.

Articolul 6

Cereri de acces

(1) Cererile de acces la documente se formulează în scris, inclusiv în format electronic, într-una din limbile enumerate la articolul 314 din Tratatul CE și într-un mod suficient de precis pentru a permite instituției să identifice documentul. Solicitantul nu este obligat să-și motiveze cererea. (2) În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, instituția invită solicitantul să o clarifice și îl asistă în acest scop, de exemplu furnizându-i informațiile privind utilizarea registrelor publice de documente. (3) În cazul unei cereri privind un document foarte lung sau un număr foarte mare de documente, instituția în cauză poate discuta informal cu solicitantul în scopul ajungerii la o soluție echitabilă. (4) Instituțiile oferă asistență și informează cetățenii cu privire la modalitățile de depunere a cererilor de acces la documente.

Articolul 7

Soluționarea cererilor inițiale

(1) Cererile de acces la documente se soluționează cu promptitudine. Solicitantului i se trimite o confirmare de primire. În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, instituția fie acordă accesul la documentul solicitat și îl furnizează în același termen, în conformitate cu articolul 10, fie îi comunică solicitantului, în scris, motivele respingerii în tot sau în parte a cererii și îl informează cu privire la dreptul acestuia de a prezenta o cerere de confirmare, în conformitate cu alineatul (2) din prezentul articol. (2) În cazul respingerii în tot sau în parte a cererii, solicitantul poate adresa, în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea răspunsului din partea instituției, o cerere de confirmare prin care solicită ca instituția să-și revizuiască poziția. (3) În mod excepțional, de exemplu în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (1) poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a motivării amănunțite. (4) În lipsa unui răspuns din partea instituției în termenul stabilit, solicitantul poate prezenta o cerere de confirmare.

Articolul 8

Soluționarea cererilor de confirmare

(1) Cererile de confirmare se soluționează cu promptitudine. În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, instituția fie permite accesul la documentul solicitat și îl furnizează în același termen, în conformitate cu articolul 10, fie comunică, în scris, motivele respingerii în tot sau în parte a cererii. În cazul unei respingeri în tot sau în parte a cererii, instituția informează solicitantul cu privire la căile de atac de care dispune, și anume introducerea unei acțiuni în justiție împotriva instituției și/sau formularea unei plângeri adresate Ombudsmanului, în conformitate cu condițiile prevăzute la articolele 230 și 195 din Tratatul CE. (2) În mod excepțional, de exemplu în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (1) poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a motivării amănunțite. (3) Lipsa unui răspuns din partea instituției în termenul stabilit se consideră răspuns negativ și dă dreptul solicitantului să introducă o acțiune în justiție împotriva instituției și/sau să formuleze o plângere adresată Ombudsmanului, în conformitate cu dispozițiile aplicabile din Tratatul CE.

Articolul 9

Regimul aplicabil documentelor sensibile

(1) Documentele sensibile sunt documente emise de instituții sau agențiile create de către acestea, de statele membre, de țările terțe sau de organizațiile internaționale, clasificate „TRÈS SECRET/TOP SECRET” (Strict secret), „SECRET” (Secret) sau „CONFIDENTIEL” (Confidențial) în temeiul normelor în vigoare în cadrul instituției în cauză, care protejează interesele fundamentale ale Uniunii Europene sau ale unuia sau mai multor state membre în domeniile definite la articolul 4 alineatul (1) litera (a) și, în special, în domeniile siguranței publice, apărării și chestiunilor militare. (2) În cadrul procedurilor prevăzute la articolele 7 și 8, cererile de acces la documente sensibile sunt soluționate exclusiv de persoanele autorizate să ia cunoștință de conținutul acestor documente. Fără a aduce atingere articolului 11 alineatul (2), aceste persoane trebuie să precizeze informațiile care pot apărea în registrul public privind aceste documente sensibile. (3) Documentele sensibile se înscriu în registru și se furnizează numai cu acordul autorității de origine. (4) Orice decizie a unei instituții de a refuza accesul la un document sensibil se întemeiază pe motive care nu aduc atingere intereselor protejate în conformitate cu articolul 4. (5) Statele membre iau măsurile adecvate pentru a asigura, în cadrul soluționării cererilor privind documentele sensibile, respectarea principiilor enunțate de prezentul articol și la articolul 4. (6) Normele instituțiilor cu privire la documentele sensibile sunt făcute publice. (7) Comisia și Consiliul informează Parlamentul European cu privire la documentele sensibile în conformitate cu dispozițiile convenite între instituții.

Articolul 10

Accesul pe baza unei cereri

(1) Accesul la documente se exercită fie prin consultare la fața locului, fie prin eliberarea unei copii, inclusiv, dacă este necesar, a unei copii electronice, în funcție de preferința solicitantului. Costurile legate de realizarea și trimiterea copiilor pot fi suportate de către solicitant. Acestea nu pot depăși costurile reale pentru realizarea și trimiterea copiilor. Este gratuită consultarea la fața locului sau în cazul în care numărul de copii nu depășește 20 de pagini A4, precum și în cazul accesului direct sub formă electronică sau prin intermediul registrului. (2) În cazul în care conținutul unui document a fost deja divulgat de instituția în cauză și acesta este ușor accesibil pentru solicitant, instituția își poate îndeplini obligația de a acorda accesul la documente prin informarea solicitantului cu privire la modalitățile de obținere a documentului solicitat. (3) Documentele se furnizează într-o versiune și o formă care există deja (inclusiv varianta electronică sau sub altă formă: scriere Braille, caractere mărite sau înregistrare pe bandă magnetică), ținând seama pe deplin de preferința solicitantului.

Articolul 11

Registre

(1) Pentru a permite cetățenilor să își exercite efectiv drepturile care decurg din prezentul regulament, fiecare instituție permite accesul public la un registru de documente. Registrul ar trebui să fie accesibil în format electronic. Referințele documentelor se înscriu de îndată în registru. (2) Pentru fiecare document, registrul conține un număr de referință (inclusiv, după caz, referința interinstituțională), subiectul abordat și/sau o scurtă descriere a conținutului documentului, precum și data la care acesta a fost primit sau elaborat și înscris în registru. Referințele sunt concepute astfel încât să nu aducă atingere protecției intereselor prevăzute la articolul 4. (3) Instituțiile iau imediat măsurile necesare pentru crearea unui registru care să fie disponibil până la 3 iunie 2002.

Articolul 12

Accesul direct sub formă electronică sau prin intermediul unui registru

(1) În măsura posibilului, instituțiile pun la dispoziția directă a publicului documentele, în formă electronică sau prin intermediul unui registru, în conformitate cu regulile în vigoare în cadrul instituției în cauză. (2) În special documentele legislative, adică documentele întocmite sau primite în cadrul procedurilor de adoptare a actelor cu forță juridică obligatorie pe teritoriul statelor membre sau pentru acestea, ar trebui să devină direct accesibile, sub rezerva articolelor 4 și 9. (3) Celelalte documente, în special documentele privind evoluția politicilor publice sau a strategiilor, sunt, în măsura posibilului, direct accesibile. (4) În cazul în care accesul direct nu este permis prin intermediul registrului, acesta trebuie să indice, pe cât posibil, unde se află documentul.

Articolul 13

Publicarea în Jurnalul Oficial

(1) Se publică în Jurnalul Oficial, pe lângă actele prevăzute la articolul 254 alineatele (1) și (2) din Tratatul CE și la articolul 163 alineatul (1) din Tratatul Euratom, sub rezerva articolelor 4 și 9 din prezentul regulament, următoarele documente: (a) propunerile Comisiei; (b) pozițiile comune adoptate de Consiliu în conformitate cu procedurile prevăzute la articolele 251 și 252 din Tratatul CE, precum și expunerea de motive și pozițiile adoptate de Parlamentul European în cadrul acestor proceduri; (c) deciziile-cadru și deciziile prevăzute la articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE; (d) convențiile stabilite de Consiliu în conformitate cu articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE; (e) convențiile semnate între statele membre în temeiul articolului 293 din Tratatul CE; (f) acordurile internaționale încheiate de Comunitate sau în conformitate cu articolul 24 din Tratatul UE. (2) Se publică în Jurnalul Oficial, în măsura posibilului, următoarele documente: (a) inițiativele prezentate Consiliului de către un stat membru în temeiul articolului 67 alineatul (1) din Tratatul CE sau în conformitate cu articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE; (b) pozițiile comune prevăzute la articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE; (c) directivele, altele decât cele prevăzute la articolul 254 alineatele (1) și (2) din Tratatul CE, deciziile, altele decât cele prevăzute la articolul 254 alineatul (1) din Tratatul CE, recomandările și avizele. (3) Fiecare instituție are libertatea de a-și defini în propriul regulament de procedură celelalte documente eventuale care trebuie publicate în Jurnalul Oficial.

Articolul 14

Informarea

(1) Fiecare instituție ia măsurile necesare pentru informarea publicului cu privire la drepturile de care beneficiază în conformitate cu prezentul regulament. (2) Statele membre cooperează cu instituțiile pentru informarea cetățenilor.

Articolul 15

Practica administrativă în cadrul instituțiilor

(1) Instituțiile dezvoltă bune practici administrative cu scopul de a facilita exercitarea dreptului de acces garantat de prezentul regulament. (2) Instituțiile creează o comisie interinstituțională însărcinată să studieze cele mai bune practici, să abordeze eventualele diferende și să țină seama de evoluțiile în domeniul accesului public la documente.

Articolul 16

Reproducerea documentelor

Prezentul regulament nu aduce atingere reglementărilor în vigoare în domeniul dreptului de autor, care pot limita dreptul terților de a reproduce sau de a utiliza documentele divulgate.

Articolul 17

Rapoarte

(1) Fiecare instituție publică un raport anual privind anul anterior, în care se menționează numărul de respingeri ale cererilor de acces la documente și motivele acestora, precum și numărul de documente sensibile neînscrise în registru. (2) Până la 31 ianuarie 2004, Comisia publică un raport privind punerea în aplicare a principiilor prezentului regulament și formulează recomandări, inclusiv, dacă este necesar, propuneri de revizuire a prezentului regulament și a unui program de acțiune conținând măsurile care trebuie luate de instituții.

Articolul 18

Măsuri de aplicare

(1) Fiecare instituție își adaptează regulamentul de procedură la dispozițiile din prezentul regulament. Aceste adaptări intră în vigoare la 3 decembrie 2001. (2) În termen de șase luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, Comisia examinează conformitatea cu prezentul regulament a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice (7), în vederea asigurării celor mai bune condiții de păstrare și arhivare a documentelor. (3) În termen de șase luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, Comisia examinează conformitatea cu prezentul regulament a normelor în vigoare privind accesul la documente.

Articolul 19

Intrarea în vigoare

Prezentul regulament intră în vigoare în a treia zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Acesta se aplică începând cu 3 decembrie 2001.

Articolul 1

Dispoziții generale

(1) Prezenta decizie se aplică următoarelor categorii de rapoarte din proprie inițiativă: (a) rapoartele din proprie inițiativă cu caracter legislativ, întocmite în temeiul articolului 192 din Tratatul CE și al articolului 42 din Regulamentul de procedură; (b) rapoartele strategice, întocmite pe baza unor inițiative fără caracter legislativ strategice și prioritare incluse în programul legislativ și de lucru anual al Comisiei; (c) rapoartele din proprie inițiativă fără caracter legislativ care nu sunt întocmite pe baza unui document provenind de la o altă instituție sau un alt organ al Uniunii Europene, sau care sunt întocmite pe baza unui document transmis Parlamentului spre informare, fără a se aduce atingere articolului 2 alineatul (3); (d) rapoartele de activitate și de monitorizare anuale (menționate în anexa 1) (2); (e) rapoartele de punere în aplicare privind transpunerea legislației UE în legislația națională și punerea în aplicare și asigurarea respectării acesteia în statele membre. (2) Fiecare comisie parlamentară poate întocmi simultan până la șase rapoarte din proprie inițiativă. Pentru comisiile cu subcomisii, această cotă este mărită cu un raport pentru fiecare subcomisie. Rapoartele suplimentare se întocmesc de către subcomisii. Această limită nu se aplică: — rapoartelor din proprie inițiativă cu caracter legislativ; — rapoartelor de punere în aplicare; fiecare comisie poate întocmi un astfel de raport o dată pe an. (3) Comisia parlamentară care solicită o autorizare nu poate adopta raportul în cauză în termen de mai puțin de trei luni de la data autorizării sau, în caz de notificare, de la data reuniunii Conferinței președinților de comisie în cursul căreia a fost notificat raportul.

Articolul 2

Condiții de autorizare

(1) Raportul propus nu trebuie să trateze subiecte care să implice în principal activități de analiză și de cercetare, care pot fi realizate prin alte mijloace, cum ar fi studiile. (2) Raportul propus nu trebuie să trateze subiecte care au făcut deja obiectul unui raport adoptat în ședință plenară în ultimele douăsprezece luni, decât în cazul în care acest lucru este justificat, în mod excepțional, de informații noi. (3) În ceea ce privește rapoartele care trebuie întocmite pe baza unui document transmis Parlamentului spre informare, se aplică următoarele condiții: — documentul de bază trebuie să fie un document oficial emis de o instituție sau de un organ al Uniunii Europene și: (a) să fi fost transmis în mod oficial Parlamentului European spre consultare sau informare; sau (b) să fi fost publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în cadrul consultărilor cu părțile interesate; sau (c) să fie un document al unei instituții sau al unui organ al Uniunii Europene, care a fost prezentat în mod oficial Consiliului European sau un document emis de către acesta din urmă; — documentul trebuie să fie transmis în toate limbile oficiale ale Uniunii Europene; — cererea de autorizare trebuie prezentată în termen de patru luni de la data la care documentul respectiv a fost transmis Parlamentului sau de la data la care acesta a fost publicat în Jurnalul Oficial. (4) Rapoartele care nu se referă la un document de bază emis de o instituție comunitară nu trebuie să trateze subiecte menționate deja în programul legislativ și de lucru prezentat de către Comisie și aprobat de către Parlament pentru anul în curs.

Articolul 3

Procedură

(1) Autorizarea se acordă în mod automat după notificarea cererii Conferinței președinților de comisie pentru: — rapoartele de punere în aplicare; — rapoartele de activitate și de monitorizare, menționate în anexa 1. (2) Cererile de autorizare, motivate corespunzător, se adresează Conferinței președinților de comisie, care verifică dacă au fost respectate criteriile menționate la articolele 1 și 2, precum și cota stabilită la articolul 1. Cererile trebuie să specifice tipul raportului și titlul exact al acestuia și, dacă este cazul, să indice documentul (documentele) de bază. (3) Conferința președinților de comisie dă curs cererilor de autorizare a întocmirii de rapoarte strategice după soluționarea eventualelor conflicte de competență. Conferința președinților poate, la cererea specială a unui grup politic, să revoce autorizația în termen de cel mult patru săptămâni de activitate parlamentară. (4) Conferința președinților de comisie transmite Conferinței președinților, spre autorizare, cererile de întocmire a rapoartelor din proprie inițiativă cu caracter legislativ și a rapoartelor din proprie inițiativă fără caracter legislativ care sunt considerate conforme cu criteriile și cota alocată. Conferința președinților de comisie notifică în același timp Conferinței președinților toate rapoartele de activitate sau de monitorizare anuale enumerate în anexele 1 și 2, rapoartele de punere în aplicare și rapoartele strategice care au fost autorizate. (5) Conferința președinților adoptă o decizie în privința cererilor de autorizare a întocmirii unor rapoarte din proprie inițiativă cu caracter legislativ și a unor rapoarte din proprie inițiativă fără caracter legislativ în termen de cel mult patru săptămâni de activitate parlamentară de la data transmiterii acestora de către Conferința președinților de comisie, cu excepția cazului în care acest termen este prelungit, în mod excepțional, printr-o decizie a Conferinței președinților. (6) În cazul în care unei comisii îi este contestată competența de a întocmi un raport, Conferința președinților hotărăște într-un termen de șase săptămâni de activitate parlamentară în temeiul recomandării Conferinței președinților de comisii sau, în lipsă, a președintelui acesteia din urmă. În cazul în care, în acest termen, Conferința președinților nu a adoptat o decizie, recomandarea este considerată ca fiind adoptată (3).

Articolul 4

Aplicarea articolului 50 din Regulamentul de procedură – procedura comisiilor asociate (4)

(1) Cererile de aplicare a articolului 50 din Regulamentul de procedură sunt prezentate cel târziu în ziua de luni de dinaintea reuniunii lunare a Conferinței președinților de comisie în cursul căreia se analizează cererile de autorizare a întocmirii de rapoarte din proprie inițiativă. (2) Conferința președinților de comisie examinează cererile de autorizare a întocmirii de rapoarte din proprie inițiativă și de aplicare a articolului 50 în cursul reuniunii sale lunare. (3) În cazul în care comisiile interesate nu ajung la un acord privind cererea de aplicare a articolului 50, Conferința președinților hotărăște în termen de șase săptămâni de activitate parlamentară, pe baza unei recomandări a Conferinței președinților de comisie sau, în lipsa unei astfel de recomandări, a președintelui acesteia. În cazul în care Conferința președinților nu a luat nicio decizie în termenul stabilit, recomandarea este considerată ca fiind aprobată (5).

Articolul 5

Dispoziții finale

(1) La sfârșitul legislaturii, cererile de autorizare a întocmirii de rapoarte din proprie inițiativă trebuie să fie depuse cel târziu în luna iulie a anului dinaintea alegerilor. După acest termen, se autorizează doar cererile excepționale, justificate corespunzător. (2) Conferința președinților de comisie prezintă Conferinței președinților, la fiecare doi ani și jumătate, un raport privind stadiul rapoartelor din proprie inițiativă. (3) Prezenta decizie intră în vigoare la 12 decembrie 2002. Aceasta anulează și înlocuiește următoarele decizii: — Decizia Conferinței președinților din 9 decembrie 1999 privind procedura de autorizare a rapoartelor din proprie inițiativă în sensul articolului 48 din Regulamentul de procedură și deciziile Conferinței președinților din 15 februarie și din 17 mai 2001 de actualizare a anexei la respectiva decizie; — Decizia Conferinței președinților din 15 iunie 2000 privind procedura de autorizare a întocmirii de rapoarte elaborate pe baza documentelor transmise Parlamentului European spre informare de către alte instituții sau organe ale Uniunii Europene.