Decizia Biroului Parlamentului European din 6 iunie 2011 referitor la normele de reglementare a tratamentului informațiilor confidențiale de către Parlamentul European

Articolul 1

Obiectiv Decizia reglementează crearea, primirea, transmiterea și stocarea informațiilor confidențiale de către Parlamentul European în vederea unei protecții adecvate a naturii confidențiale a acestora. Decizia implementează în special anexa 2 la Acordul-cadru.

Articolul 2

Definiții În sensul prezentei decizii: (a) „informații” înseamnă orice informație scrisă sau orală, indiferent de suport sau de autor; (b) „informații confidențiale” înseamnă „informații clasificate UE” (ICUE) și „alte informații confidențiale” neclasificate; (c) „informații clasificate UE” (ICUE) înseamnă orice informație sau material, clasificat drept „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”, „SECRET UE/EU SECRET”, „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sau „RESTREINT UE/EU RESTRICTED”, a cărui divulgare neautorizată ar putea cauza prejudicii de diverse niveluri la adresa intereselor UE sau ale unuia sau mai multora dintre statele sale membre, indiferent dacă informația în cauză provine din cadrul instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor înființate în virtutea și în baza tratatelor sau este primită de la state membre, țări terțe sau organizații internaționale. În acest sens: — „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” este clasificarea pentru informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea cauza prejudicii extrem de grave intereselor esențiale ale Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre; — „SECRET UE/EU SECRET” este clasificarea pentru informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea cauza prejudicii grave intereselor esențiale ale Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre; — „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” este clasificarea pentru informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea dăuna intereselor esențiale ale Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre; — „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” este clasificarea pentru informații și materiale a căror divulgare neautorizată ar putea dezavantaja interesele Uniunii sau ale unuia sau mai multora dintre statele membre; (d) „alte informații confidențiale” înseamnă orice altă informație confidențială neclasificată, inclusiv informații vizate de normele privind protecția datelor sau de obligația de a respecta secretul profesional, creată în cadrul Parlamentului European sau transmisă Parlamentului European de alte instituții, organisme și agenții înființate în virtutea sau pe baza tratatelor sau de statele membre; (e) „document” înseamnă orice informație înregistrată, indiferent de forma sa fizică sau de caracteristicile sale; (f) „material” înseamnă orice document, aparat sau echipament, deja fabricat sau în curs de fabricație; (g) „nevoie de a cunoaște” înseamnă necesitatea unei persoane de a avea acces la informații confidențiale pentru a putea îndeplini o funcție sau o sarcină oficială; (h) „autorizație” înseamnă o decizie (decizie de autorizare) adoptată de președinte, în cazul membrilor Parlamentului European, sau de Secretarul General, în cazul funcționarilor Parlamentului European și al altor angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice, de a permite accesul unei persoane la ICUE până la un anumit nivel, pe baza rezultatului pozitiv al unei examinări de securitate (procedură de abilitare), efectuată de o autoritate națională în temeiul legislației naționale și în conformitate cu dispozițiile anexei I partea 2; (i) „declasare” înseamnă o reducere a nivelului de clasificare; (j) „declasificare” înseamnă eliminarea din orice sistem de clasificare; (k) „autoritate de origine” înseamnă autorul, autorizat corespunzător, al ICUE sau al oricărei alte informații confidențiale; (l) „reguli de securitate” înseamnă măsurile tehnice de implementare menționate în anexa II (4).

Articolul 3

Principii de bază și standarde minime (1) Tratamentul informațiilor confidențiale de către Parlamentul European se efectuează în conformitate cu principiile de bază și standardele minime menționate în anexa I partea 1. (2) Parlamentul European instituie un sistem de management al securității informațiilor (SMSI) în conformitate cu acele principii de bază și standarde minime care vizează facilitarea activităților parlamentare și administrative, garantând protecția oricărei informații confidențiale prelucrate de Parlamentul European, cu respectarea deplină a normelor stabilite de autoritatea de origine a unei astfel de informații astfel cum este stabilit în regulile de securitate. Prelucrarea informațiilor confidențiale cu ajutorul unor sisteme de informare (SI) automate ale Parlamentului European se desfășoară în conformitate cu conceptul de asigurare a informațiilor (AI) și se menționează în regulile de securitate. (3) Membrii Parlamentului European pot consulta informații clasificate până la și incluzând nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” în absența unei autorizări de securitate. În cazul informațiilor clasificate drept „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, ei trebuie să semneze o declarație pe proprie răspundere că nu vor dezvălui vreunui terț conținutul informațiilor respective. Informațiile clasificate peste nivelul „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sunt puse doar la dispoziția membrilor Parlamentului European care dispun de nivelul adecvat de autorizare de securitate. (4) Funcționarii Parlamentului European și alți angajați ai Parlamentului care lucrează pentru grupurile politice pot consulta informații confidențiale dacă s-a stabilit în cazul lor „nevoia de a cunoaște” și pot consulta informații clasificate peste nivelul „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” dacă dispun de nivelul adecvat de autorizare de securitate.

Articolul 4

Crearea de informații confidențiale și tratamentul administrativ de către Parlamentul European (1) Președintele Parlamentului European, președinții comisiilor parlamentare vizate și Secretarul General și/sau orice persoană autorizată de acesta sau aceasta în scris poate crea informații confidențiale și/sau clasifica informațiile în conformitate cu regulile de securitate. (2) Atunci când creează o informație clasificată, autoritatea de origine aplică nivelul adecvat de clasificare în conformitate cu standardele internaționale și definițiile menționate în anexa I. De asemenea, autoritatea de origine determină, ca regulă generală, destinatarii care urmează a fi autorizați să consulte informația în funcție de nivelul de clasificare. Informația respectivă se comunică Serviciului de Informații Confidențiale (SIC) atunci când documentul este depus la SIC. (3) Informațiile confidențiale care fac obiectul secretului profesional sunt tratate în conformitate cu instrucțiunile de tratament definite în regulile de securitate.

Articolul 5

Primirea de informații confidențiale de către Parlamentul European (1) Informațiile confidențiale primite de Parlamentul European se comunică după cum urmează: — ICUE clasificate drept „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” și alte informații confidențiale, secretariatului organului parlamentar/titularului de mandat care a înaintat cererea; — ICUE clasificate drept „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” și superior, SIC. (2) Înregistrarea, stocarea și trasabilitatea informațiilor confidențiale se asigură fie de secretariatul organului parlamentar/titularului de mandat care a primit informațiile, fie de SIC. (3) În cazul informațiilor confidențiale comunicate de Comisie în conformitate cu Acordul-cadru din 20 octombrie 2010, măsurile convenite în sensul anexei 2 punctul 3.2 la Acordul Comun (stabilit de comun acord și privind destinatari, procedura de consultare, adică sală de lectură securizată și reuniuni cu ușile închise sau alte aspecte) destinate să protejeze confidențialitatea informațiilor se depun împreună cu informația confidențială la secretariatul organului parlamentar/titularului de mandat sau la SIC dacă informația este clasificată drept „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”. (4) Măsurile menționate la alineatul (3) pot fi aplicate mutatis mutandis și în cazul comunicării de informații confidențiale de către alte instituții, organisme, oficii și agenții înființate în virtutea sau în baza tratatelor sau de către statele membre. (5) ICUE clasificate drept „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” sunt transmise Parlamentului European, făcând obiectul altor măsuri care urmează a fi convenite între organul parlamentar/titularul de mandat care a solicitat informațiile și instituțiile UE sau statele membre care le comunică. Se înființează un comitet de supraveghere de către Conferința președinților. Acesta vizează asigurarea unui nivel de protecție proporțional cu nivelul respectiv de clasificare.

Articolul 6

Comunicarea de ICUE de către Parlamentul European unor terți Parlamentul European poate, sub rezerva consimțământului autorității de origine, să transmită ICUE altor instituții, organisme, oficii și agenții ale UE sau statelor membre cu condiția ca acestea să asigure, la tratarea ICUE, că se respectă norme similare celor menționate în prezenta decizie în cadrul serviciilor și sediilor lor.

Articolul 7

Stocarea și consultarea informațiilor confidențiale în spații securizate (săli de lectură securizate) (1) Sălile de lectură securizate asigură stocarea sigură și nu conțin copiatoare, telefoane, faxuri, scanere sau orice alt mijloc tehnic de reproducere sau transmitere de documente. (2) Următoarele condiții reglementează accesul în sala de lectură securizată: (a) accesul în sala de lectură securizată este permis exclusiv: — membrilor Parlamentului European, funcționarilor din cadrul Parlamentului European și altor angajați ai Parlamentului European care lucrează pentru grupurile politice, identificați în mod corespunzător, în conformitate cu prevederile articolului 4 alineatul (2) sau ale articolului 5 alineatele (3) și (4); — funcționarilor Parlamentului European responsabili cu gestionarea SIC; — după caz, funcționarilor Parlamentului European responsabili cu securitatea și protecția împotriva incendiilor. Curățenia în spațiul securizat se realizează doar în prezența unui funcționar care lucrează în cadrul SIC, sub atenta supraveghere a acestuia; (b) fiecare persoană care dorește să aibă acces la informații confidențiale comunică în avans numele său SIC. SIC verifică identitatea fiecărei persoane care depune o cerere de consultare a respectivelor informații și, controlează, după caz, dacă persoana respectivă dispune de nivelul necesar de autorizare de securitate și este autorizată în acest sens în conformitate cu măsurile menționate la articolul 4 alineatul (2) sau articolul 5 alineatele (3) și (4); (c) SIC este abilitat să refuze accesul în sală oricărei persoane neautorizate în temeiul literelor (a) și (b). Toate contestațiile privind decizia SIC se transmit președintelui, în cazul membrilor Parlamentului European, și Secretarului General, în alte cazuri. (3) Următoarele condiții reglementează consultarea informațiilor confidențiale în sala de lectură securizată: (a) persoanele autorizate să consulte informații și care au depus cererea menționată la alineatul (2) litera (b) se prezintă personal la SIC. În afara cazurilor excepționale (de exemplu în cazul în care sunt depuse solicitări numeroase de consultare într-un interval scurt), doar câte o singură persoană este autorizată să consulte informații confidențiale în sala de lectură securizată, în prezența unui funcționar din cadrul SIC. Funcționarul respectiv comunică persoanei astfel autorizate obligațiile care îi revin și, în special, îi solicită să semneze o declarație pe proprie răspundere, prin care aceasta se angajează să nu divulge vreunui terț conținutul informațiilor; (b) în timpul consultării, se interzice contactul cu exteriorul (inclusiv prin intermediul telefonului sau a altor tehnologii), luarea de notițe și fotocopierea sau fotografierea informațiilor confidențiale consultate; (c) înainte să se permită unei persoane să părăsească sala de lectură securizată, funcționarul SIC menționat la litera (a) se asigură de existența informațiilor confidențiale consultate și verifică dacă acestea sunt în continuare intacte și complete. (4) În situația unei încălcări a regulilor de mai sus, funcționarul responsabilul cu SIC îl informează pe Secretarul General, care va prezenta situația președintelui dacă persoana vinovată de a fi încălcat aceste reguli este un membru al Parlamentului European.

Articolul 8

Standarde minime pentru alte consultări ale informațiilor confidențiale (1) În ceea ce privește prelucrarea administrativă a informațiilor confidențiale la o reuniune cu ușile închise, secretariatul organului parlamentar/titularului de mandat responsabil pentru reuniune asigură următoarele: — doar persoanele desemnate să participe la reuniune și care dispun de nivelul necesar de autorizare de securitate pot intra în sala de reuniune; — toate documentele sunt numerotate, distribuite la începutul reuniunii și colectate din nou la sfârșit, nu se iau notițe după respectivele documente și nu se fac fotocopii sau fotografii; — procesul-verbal al reuniunii nu menționează conținutul discuției cu privire la informațiile avute în vedere în conformitate cu procedura de confidențialitate; — informațiile confidențiale furnizate oral destinatarilor din Parlamentul European se supun aceluiași nivel de protecție a informațiilor confidențiale ca cel pentru informațiile furnizate în scris. Această modalitate include o declarație pe proprie răspundere dată de destinatarii informațiilor respective de a nu divulga conținutul acestora niciunui terț. (2) Următoarele norme se aplică prelucrării administrative a informațiilor confidențiale de către secretariatul organului parlamentar/titularului de mandat în afara reuniunilor cu ușile închise: — documentele pe suport de hârtie se înmânează personal șefului secretariatului, care le înregistrează și furnizează o confirmare de primire; — astfel de documente se păstrează sub cheie, sub răspunderea secretariatului, atunci când nu sunt folosite în mod efectiv; — fără a aduce atingere prelucrării administrative a informațiilor confidențiale la o reuniune cu ușile închise, prevăzută la alineatul (1), nu este permis în niciun caz să fie duplicate, salvate într-un alt mediu sau transmise oricărei persoane; — accesul la astfel de documente se limitează la destinatari și are loc, în conformitate cu măsurile menționate la articolul 4 alineatul (2), articolul 5 alineatul (3) sau articolul 5 alineatul (4), sub supravegherea secretariatului; — secretariatul ține un registru al persoanelor care au consultat documentele, cuprinzând data și ora la care s-a efectuat consultarea. Respectivul registru se transmite SIC în vederea întocmirii raportului anual menționat la articolul 12.

Articolul 9

Arhivarea informațiilor confidențiale (1) În clădirile Parlamentului European se vor pune la dispoziție posibilități de arhivare sigure. Informațiile confidențiale depozitate definitiv la SIC sau la secretariatul organului parlamentar/titularului de mandat sunt transferate în arhiva securizată de la SIC după șase luni de la data ultimei consultări, dar nu mai târziu de un an de la data depozitării. (2) SIC este responsabil de gestionarea arhivelor sigure, în conformitate cu criteriile standard de arhivare. (3) Informațiile confidențiale păstrate în arhivele securizate pot fi consultate sub rezerva îndeplinirii următoarelor condiții: — singurele persoane autorizate să consulte aceste informații sunt cele menționate, nominal sau prin funcția deținută, în documentul însoțitor redactat în momentul depunerii informațiilor confidențiale; — cererea de consultare a informațiilor confidențiale trebuie prezentată SIC, care asigură transferul documentului în cauză în sala de lectură securizată; — se aplică procedurile și condițiile privind consultarea informațiilor confidențiale stabilite la articolul 7.

Articolul 10

Declasarea și declasificarea ICUE (1) Nu poate fi redus nivelul de clasificare și nici nu pot fi declasificate ICUE decât cu permisiunea autorității de origine și, dacă este necesar, după consultarea celorlalte părți în cauză. Declasarea sau declasificarea se confirmă în scris. Autoritatea de origine trebuie să comunice modificarea destinatarilor documentelor, iar aceștia din urmă trebuie să informeze cu privire la modificare eventualii destinatari ulteriori, cărora le-au transmis documentele în cauză sau copii ale acestora. Dacă este posibil, autoritățile de origine specifică pe documentele clasificate o dată, o perioadă sau un eveniment de la care conținutul poate fi declasat sau declasificat. Altfel, acestea revizuiesc documentele cel târziu o dată la cinci ani pentru a asigura necesitatea menținerii clasificării inițiale. (2) Declasificarea documentelor păstrate în arhivele securizate are loc cel târziu după 30 de ani, în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice (5). Declasificarea se efectuează de către autoritatea de origine a informațiilor clasificate sau de către serviciul responsabil în momentul respectiv, în conformitate cu anexa I partea 1 secțiunea 10.

Articolul 11

Nerespectarea confidențialității (1) Nerespectarea confidențialității în general și, în special, a prezentei decizii atrage după sine, în cazul membrilor Parlamentului European, aplicarea dispozițiilor relevante privind sancțiunile stabilite în Regulamentul de procedură al Parlamentului European. (2) Nerespectarea confidențialității de către personal atrage după sine aplicarea procedurilor și sancțiunilor prevăzute de Statutul funcționarilor și Regimul aplicabil altor agenți ai Uniunii Europene, prevăzut în Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 (6) („Statutul funcționarilor”). (3) Președintele și Secretarul General organizează eventualele anchete care se impun.

Articolul 12

Adaptarea prezentei decizii și normele sale de punere în aplicare și raportul anual privind aplicarea prezentei decizii (1) Secretarul General propune orice adaptare necesară a prezentei decizii și a anexelor care o pun în aplicare și transmite aceste propuneri Biroului în vederea adoptării unei decizii. (2) Secretarul General prezintă Biroului un raport anual privind aplicarea prezentei decizii.

Articolul 13

Dispoziții tranzitorii și finale (1) Informațiile confidențiale care sunt în SIC sau în arhive înainte de aplicarea prezentei decizii sunt clasificate implicit drept „RESTREINT UE/EU RESTRICTED”, cu excepția cazului în care autoritatea de origine decide fie să nu clasifice informațiile, fie să le clasifice cu un nivel mai înalt sau cu un marcaj, în termen de un an de la data intrării în vigoare a prezentei decizii. (2) În cazul în care autoritatea de origine decide să aplice informațiilor confidențiale un nivel de clasificare mai ridicat, acestea sunt clasificate la cel mai scăzut nivel posibil de către autoritatea de origine sau de către delegații acesteia, în colaborare cu SIC și în conformitate cu criteriile stabilite în anexa I. (3) Se abrogă decizia Biroului din 13 noiembrie 2006 privind normele care reglementează prelucrarea administrativă a documentelor confidențiale. (4) Se abrogă decizia Biroului din 24 octombrie 2005 prin care se conferă Secretarului General mandatul de a înființa un comitet de declasificare și de a adopta decizii legate de procesul de declasificare.

Articolul 14

Intrarea în vigoare (1) Prezenta decizie intră în vigoare în ziua publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. (2) Aceasta se aplică de la 1 iulie 2011.