Act UE 2024/1365 · CELEX 32024Q01365

Acord între Parlamentul European, Consiliul Uniunii Europene, Comisia Europeană, Curtea de Justiție a Uniunii Europene, Banca Centrală Europeană, Curtea de Conturi Europeană, Comitetul Economic și Social European și Comitetul European al Regiunilor de instituire a unui organism interinstituțional privind standardele etice pentru membrii instituțiilor și organelor consultative menționate la articolul 13 din Tratatul privind Uniunea Europeană

Data act: 15.05.2024
Intrare in vigoare: 06.06.2024
Jurnalul Oficial UE: oj:L_202401365
Status: In vigoare

acord interinstituțional cooperare interinstituțională (UE) etică profesională organ al UE

Recitale

(1) Etica, integritatea și transparența sunt esențiale pentru menținerea încrederii cetățenilor Uniunii în activitatea politică, legislativă și administrativă a instituțiilor Uniunii. Actorii Uniunii vor depune eforturi pentru a promova convergența în ceea ce privește o cultură comună bazată pe aceste valori, în conformitate cu tratatele.

(2) Membrii instituțiilor Uniunii și ai organelor consultative ale Uniunii menționate la articolul 13 din Tratatul privind Uniunea Europeană au responsabilitatea deosebită de a respecta pe deplin și de a întruchipa principiile și obligațiile etice prevăzute în tratate, precum și normele pe care fiecare instituție și organism consultativ le-a stabilit pe baza acestora.

(3) Este important ca instituțiile și organele consultative ale Uniunii să aibă și să aplice norme clare și transparente în această privință. De asemenea, acestea ar trebui să dispună de un cadru comun de standarde minime de integritate și independență pentru membrii lor și de mecanisme care să asigure respectarea normelor etice aplicabile membrilor lor.

(4) Scopul prezentului acord este de a stabili un cadru interinstituțional pentru cooperarea privind standardele etice pentru membrii părților, instituind un organism interinstituțional pentru standarde etice (denumit în continuare „organismul”). La cererea sa, Banca Europeană de Investiții poate, la rândul său, să devină parte la prezentul acord după intrarea în vigoare a acestuia.

(5) Pentru a garanta independența sistemului judiciar, rolul Curții de Justiție a Uniunii Europene în contextul prezentului acord ar trebui limitat la cel de observator. Acest rol i-ar permite să beneficieze de standardele minime comune ale organismului în procesul de reflecție asupra propriilor norme etice.

(6) Sarcinile organismului ar trebui să fie de a elabora standarde minime comune privind conduita membrilor părților într-un număr definit de domenii în conformitate cu prezentul acord (denumite în continuare „standardele minime comune”), de a face schimburi de opinii cu privire la autoevaluarea efectuată de o instituție sau de un organ consultativ referitor la alinierea normelor sale interne la standardele minime comune și de a încuraja cooperarea interinstituțională în acest domeniu. Organismul ar trebui, de asemenea, să contribuie la sensibilizarea cu privire la importanța conduitei etice și a standardelor minime comune. În acest scop, experții independenți pot contribui la eforturile organismului.

(7) Organele, oficiile sau agențiile Uniunii, altele decât părțile la prezentul acord, pot alege în mod voluntar să aplice întregul set de standarde minime comune elaborate și care urmează să fie elaborate de organism în ceea ce privește normele aplicabile persoanelor, altele decât membrii personalului lor, care dețin o funcție similară celor ale membrilor care sunt părți la prezentul acord.

(8) Schimbul de opinii cu privire la autoevaluări ar trebui să se aplice și organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii, altele decât părțile, care aleg în mod voluntar să aplice întregul set de standarde minime comune. În acest scop, fiecare dintre ele va desemna un reprezentant care să participe la acest schimb de opinii.

(9) La aplicarea prezentului acord, ar trebui să se ia în considerare pe deplin caracteristicile și statutul specific al fiecărei părți la prezentul acord și al membrilor săi.

(10) Nicio dispoziție a prezentului acord nu ar trebui să împiedice o parte la prezentul acord să impună cerințe etice mai stricte pentru membrii săi, în special având în vedere riscurile specifice asociate mandatului și sarcinilor părții la prezentul acord sau ale membrilor acesteia.

(11) Nicio dispoziție a prezentului acord nu ar trebui să servească, în nicio situație, drept motiv pentru a reduce nivelul standardelor etice aplicate deja de către o parte la prezentul acord cu privire la chestiunile abordate în prezentul acord.

(12) Declarațiile de interese și alte declarații scrise standardizate ale membrilor sunt utilizate de instituțiile și organele consultative ale Uniunii Europene. Fiecare parte la prezentul acord ar trebui să aibă posibilitatea de a consulta sau de a adresa întrebări în această privință experților independenți, în cazul în care partea respectivă consideră că acest lucru este deosebit de relevant fie pentru cazurile care necesită o examinare specifică, fie în scopul elaborării sau actualizării unui standard etic. În acest scop, experții independenți ar trebui să prezinte anual organismului un raport care să sintetizeze în formă agregată și anonimizată consultările și întrebările transmise de părțile la prezentul acord și acțiunile ulterioare acestora. Cu toate acestea, astfel de consultări și întrebări nu ar trebui utilizate în procedurile prevăzute în tratate pentru numirea sau alegerea membrilor unei părți la prezentul acord în conformitate cu criteriile stabilite în tratate.

(13) Funcționarea organismului nu ar trebui să aducă atingere competențelor niciuneia dintre părți, astfel cum sunt prevăzute în tratate, și nici prerogativelor de care dispun în privința organizării lor interne ori echilibrul puterilor instituit prin tratate. De asemenea, aceasta nu ar trebui să aducă atingere competențelor altor organisme, inclusiv ale Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) și ale Ombudsmanului European.

(14) Fiecare parte la prezentul acord ar trebui să depună eforturi pentru a asigura echilibrul de gen în ceea ce privește numirea reprezentanților săi și a reprezentanților supleanți ai organismului. Referitor la componența sa, organismul, care îi include pe membrii săi (reprezentanți și reprezentanții supleanți) și pe președinte, precum și pe experții independenți, ar trebui să tindă către asigurarea echilibrului de gen și a diversității geografice.

(15) Atunci când își exercită atribuțiile în temeiul prezentului acord, organismul și experții independenți ar trebui să țină seama de diferitele funcții exercitate de Înaltul Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate în temeiul tratatelor.

(16) Părțile la prezentul acord ar trebui să practice întotdeauna o cooperare loială atunci când pun în aplicare prezentul acord.

(17) Personalul instituțiilor și al organelor consultative face obiectul normelor privind comportamentul etic în temeiul Statutului funcționarilor Uniunii Europene și al Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii, prevăzute în Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (1), precum și al condițiilor de încadrare în muncă și al statului personalului Băncii Centrale Europene. Părțile la prezentul acord ar trebui să facă schimb de bune practici în cadrul forurilor dedicate punerii în aplicare a normelor privind personalul și, în măsura în care acestea sunt relevante, să se bazeze pe standardele minime comune pentru a le informa atunci când își revizuiesc normele interne de aplicare a respectivelor norme privind personalul.

(18) Prezentul acord este semnat de către părți după finalizarea procedurilor lor interne în acest scop,

Articolul 1

Obiect și domeniu de aplicare

(1) Parlamentul European, Consiliul Uniunii Europene, Comisia Europeană, Curtea de Justiție a Uniunii Europene, Banca Centrală Europeană, Curtea de Conturi Europeană, Comitetul Economic și Social European și Comitetul European al Regiunilor (denumite în continuare „părțile”) stabilesc prin prezentul acord un cadru interinstituțional de cooperare privind standardele etice, instituind un organism interinstituțional pentru standarde etice (denumit în continuare „organismul”) pentru membrii părților. Prezentul acord stabilește cadrul și principiile de funcționare ale organismului. (2) Rolul Curții de Justiție a Uniunii Europene în contextul prezentului acord este limitat la cel de observator. În această calitate, ia parte la reuniunile organismului, fără a participa la procesul de luare a deciziilor, și primește informațiile puse la dispoziție membrilor organismului, în măsura în care reuniunile și informațiile respective se referă la aplicarea articolului 8. (3) Standardele minime elaborate de organism în conformitate cu prezentul acord pentru conduita membrilor părților (denumite în continuare „standardele minime comune”) țin seama de statutul membrilor părților și nu intră în conflict cu mandatul pe care îl au la nivelul Uniunii Europene. (4) În cazul membrilor părților care își exercită mandatul pe care îl au la nivelul Uniunii Europene pe baza sau în plus față de un mandat național, regional sau local sau față de altă funcție sau activitate care face obiectul unor norme naționale specifice, standardele minime comune sunt relevante numai pentru exercitarea mandatului pe care îl au la nivelul Uniunii Europene. (5) La cererea sa, Banca Europeană de Investiții devine parte la prezentul acord. Participarea sa la organism produce efecte începând cu data la care numește un reprezentant în cadrul organismului, în conformitate cu articolul 3 alineatul (1). În ceea ce privește orice standard minim comun elaborat de organism înainte de participarea efectivă a Băncii Europene de Investiții, se aplică articolul 23 alineatul (2).

Articolul 2

Definiția „membrilor părților”

(1) În sensul prezentului acord, „membri ai părților” înseamnă: (a) deputații din Parlamentul European; (b) Înaltul Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate, inclusiv în funcția sa de președinte al Consiliului Afaceri Externe; (c) membrii Comisiei Europene; (d) membrii Comitetului executiv al Băncii Centrale Europene, precum și membrii Consiliului guvernatorilor și ai Consiliului de supraveghere al Băncii Centrale Europene, în exercitarea funcțiilor lor; (e) membrii Curții de Conturi Europene; (f) membrii Comitetului Economic și Social European în ceea ce privește exercitarea mandatului pe care îl au la nivelul Uniunii Europene; (g) membrii și membrii supleanți ai Comitetului European al Regiunilor, exceptând în ceea ce privește exercitarea mandatului lor local sau regional. (2) În cazul în care Banca Europeană de Investiții devine parte în temeiul articolului 1 alineatul (5), definiția de la alineatul (1) îi include pe membrii Comitetului de direcție și ai Consiliului de administrație al Băncii Europene de Investiții, în exercitarea funcțiilor lor.

Articolul 3

Organismul

(1) Fiecare parte este reprezentată în cadrul organismului de un membru (denumit în continuare „membrul organismului”). În acest scop, fiecare parte numește un reprezentant și un reprezentant supleant, care își va asuma rolul de membru al organismului atunci când reprezentantul este absent sau nu poate participa. Reprezentanții și supleanții acestora sunt numiți în termen de cel mult două luni de la data intrării în vigoare a prezentului acord. Fiecare parte depune eforturi pentru a asigura echilibrul de gen în ceea ce privește numirea reprezentanților și a reprezentanților supleanți. (2) Reprezentanții părților trebuie să fie, în principiu, vicepreședinți sau să aibă un nivel echivalent. (3) Fiecare parte are libertate deplină de a-l înlocui sau renumi pe reprezentantul său sau pe reprezentantul supleant, străduindu-se întotdeauna să asigure echilibrul de gen în rândul reprezentanților și al reprezentanților supleanți. În orice caz, mandatul unui reprezentant sau al unui reprezentant supleant încetează automat atunci când respectivul reprezentant sau reprezentant supleant încetează să mai dețină o funcție în cadrul părții pe care o reprezintă. (4) Organismul hotărăște prin consens, cu excepția cazului în care regulamentul de procedură care urmează să fie adoptat în temeiul articolului 14 prevede în mod explicit altfel pentru chestiuni procedurale și administrative.

Articolul 4

Președintele organismului

(1) Reprezentantul fiecărei părți prezidează organismul prin rotație pentru o perioadă de un an, cu excepția cazului în care partea respectivă alege să renunțe la dreptul său de a face acest lucru. Ordinea de rotație între părți respectă ordinea instituțiilor de pe lista prevăzută la articolul 13 alineatul (1) din Tratatul privind Uniunea Europeană. După epuizarea listei, rotația continuă cu cele două organe consultative menționate la articolul 13 alineatul (4) din Tratatul privind Uniunea Europeană. Aceasta continuă apoi cu Banca Europeană de Investiții, în cazul în care aceasta devine parte la acord, în temeiul articolului 1 alineatul (5) la prezentul acord. (2) Președintele organizează activitatea organismului, asigurându-se că se iau măsurile organizatorice și procedurale adecvate și aducând la cunoștința membrilor organismului toate informațiile și documentele necesare.

Articolul 5

Experți independenți

(1) Organismul este asistat în activitatea sa de cinci experți independenți (denumiți în continuare „experții independenți”) care iau parte la toate reuniunile organismului în calitate de observatori și oferă consiliere membrilor organismului cu privire la orice chestiune de etică legată de mandatul organismului. Experții independenți desemnează un vorbitor din rândul lor. Aceștia respectă cele mai înalte standarde etice, care trebuie să fie cel puțin echivalente cu standardele minime comune. (2) Experții independenți sunt numiți ținându-se seama de competența, experiența, independența și calitățile lor profesionale. Aceștia trebuie să fi dat dovadă de o conduită profesională ireproșabilă și să aibă experiență în funcții de nivel înalt în organizații publice europene, naționale sau internaționale. Aceștia sunt selectați la propunerea unei părți și prin consensul părților, în urma unei proceduri care constă în căutarea în mod transparent a celor mai bune persoane disponibile cu privire la care părțile pot ajunge la un consens. Organismul stabilește detaliile procedurii. (3) Experții independenți declară organismului orice conflict de interese care le-ar putea afecta independența sau imparțialitatea. În astfel de cazuri, organismul decide dacă este nevoie să se ia vreo măsură și, dacă da, cu privire la măsurile corespunzătoare. (4) Atunci când numesc experții independenți, părțile se străduiesc să asigure echilibrul de gen și diversitatea geografică. (5) Mandatul experților independenți este de trei ani, reînnoibil o singură dată. În cazul în care funcțiile unui expert independent încetează înainte de încheierea mandatului de trei ani sau în cazul în care părțile decid prin consens să revoce desemnarea unui expert independent, părțile numesc prin consens un nou expert independent pentru o perioadă de trei ani. (6) Din rațiuni pur administrative, experții independenți primesc statutul de consilieri speciali din partea Comisiei și sunt atașați pe lângă Comisie. Acestora li se rambursează cheltuielile de călătorie și de cazare pe care le suportă în exercitarea funcțiilor lor. Aceștia primesc o diurnă pe zi de muncă, calculată pe baza remunerației unui funcționar al Uniunii cu gradul AD 12.

Articolul 6

Mandatul organismului

(1) Organismul contribuie la promovarea unei culturi comune a eticii și a transparenței în rândul părților, în special prin elaborarea unor standarde minime comune și prin încurajarea schimbului de bune practici în această privință. (2) Sarcinile organismului sunt următoarele: (a) elaborarea de standarde minime comune privind conduita membrilor părților, în domeniile menționate la articolul 8; (b) actualizarea standardelor minime comune, în conformitate cu articolul 9; (c) efectuarea de schimburi de opinii pe baza autoevaluării efectuate de fiecare parte sau a autoevaluării efectuate de un organ, oficiu sau agenție a Uniunii care se implică în mod voluntar în acest sens cu privire la alinierea propriilor sale norme interne la standardele minime comune, în conformitate cu articolul 10; (d) furnizarea către părți a unei interpretări abstracte a standardelor minime comune; (e) promovarea cooperării între părți cu privire la chestiuni de interes comun legate de normele lor interne referitoare la conduita membrilor lor și promovarea schimburilor cu orice altă organizație europeană, națională sau internațională ale cărei activități sunt relevante pentru elaborarea standardelor minime comune; (f) publicarea unui raport anual, în conformitate cu articolul 18. (3) Funcționarea organismului nu aduce atingere competențelor părților și nici nu afectează prerogativele de care dispun acestea în ceea ce privește organizarea lor internă. În special, fără a aduce atingere articolului 7, organismul nu este competent în ceea ce privește aplicarea normelor interne ale unei părți în cazuri individuale.

Articolul 7

Consultarea experților independenți de către o parte

(1) În cazul în care o parte consideră acest lucru ca fiind deosebit de relevant, fie pentru cazurile care necesită o examinare specifică, fie în scopul elaborării sau actualizării unui standard etic, partea respectivă poate consulta și adresa întrebări experților independenți cu privire la conformitatea declarațiilor de interese sau a oricăror alte declarații scrise standardizate sau elemente sau proiecte ale unor astfel de declarații ale propriilor membri cu standardele minime comune elaborate de organism și reflectate de către parte în normele sale interne. Până când se ajunge la un acord privind standardele minime comune, astfel de întrebări pot fi adresate experților independenți pe baza altor standarde relevante aplicabile părții. (2) Decizia părții cu privire la consultare și la întrebările adresate experților independenți se adoptă în conformitate cu normele proprii ale părții. (3) Experții independenți îi furnizează părții un aviz scris confidențial și fără caracter obligatoriu ca răspuns la consultare sau la întrebări. Avizul se emite într-un termen rezonabil convenit cu partea respectivă. În cazul în care avizul experților independenți nu este adoptat în unanimitate, acesta include orice punct de vedere diferit. Deliberările experților independenți sunt confidențiale. (4) Pentru a contribui la evaluarea de către organism a necesității de a elabora sau de a actualiza standarde minime comune, experții independenți furnizează o listă anuală anonimizată și agregată a consultărilor și întrebărilor care le-au fost adresate de părți și a acțiunilor întreprinse în urma răspunsului la acestea, astfel încât, dacă este cazul, să recomande organismului să elaboreze sau să actualizeze standarde minime comune. (5) Prezentul articol nu aduce atingere mandatului organismului în temeiul articolului 6.

Articolul 8

Elaborarea unor standarde minime comune

(1) În conformitate cu articolul 1 alineatele (3) și (4), standardele minime comune se elaborează în conformitate cu drepturile și obligațiile membrilor părților, astfel cum rezultă acestea din tratate și din alte norme aplicabile membrilor. Standardele minime comune nu afectează echilibrul puterilor instituit prin tratate. (2) Standardele minime comune privesc următoarele domenii: (a) interesele financiare și nefinanciare care trebuie declarate de către membrii părților; (b) activitățile externe ale membrilor părților pe durata mandatului acestora; (c) acceptarea de cadouri, de servicii din domeniul ospitalității sau de călătorii oferite membrilor părților de către terți pe durata mandatului lor; (d) acceptarea de către membrii părților de premii, decorații, distincții și titluri onorifice pe durata mandatului lor; (e) activitățile membrilor părților după încheierea mandatului lor; (f) măsurile de condiționalitate și măsurile complementare de transparență înțelese în sensul și aflate în sfera de aplicare a Acordului interinstituțional din 20 mai 2021 încheiat între Parlamentul European, Consiliul Uniunii Europene și Comisia Europeană privind un registru de transparență obligatoriu (2), în special în ceea ce privește reuniunile membrilor părților cu reprezentanții grupurilor de interese, astfel cum sunt definiți la articolul 2 litera (a) din acordul respectiv. (3) Organismul elaborează, de asemenea, standarde minime comune cu privire la: (a) procedurile generale stabilite de părți pentru a asigura și a monitoriza respectarea normelor lor etice, în special referitor la chestiuni precum acțiunile regulate de sensibilizare, componența și sarcinile organelor interne responsabile de chestiunile de etică, mecanismele de semnalare către partea în cauză a unei presupuse încălcări a normelor etice – inclusiv în ceea ce privește raportarea actelor de presupusă hărțuire în care sunt implicați membri ai părților, precum și luarea de măsuri în urma unei astfel de semnalări și protecția împotriva represaliilor a persoanelor care semnalează încălcări –, dar și procedurile de inițiere sau de adoptare de măsuri corespunzătoare în cazul încălcărilor; (b) cerințele de publicare în domeniile menționate la alineatul (2). (4) Organismul poate elabora standarde minime comune în alte domenii decât cele enumerate la alineatele (2) și (3). (5) Organismul convine asupra standardelor minime comune în termen de 6 luni de la numirea atât a membrilor săi, cât și a experților independenți, în conformitate cu articolul 3 alineatul (1) și, respectiv, cu articolul 5 alineatul (2), și în termen de 6 luni de la decizia de a elabora noi standarde minime comune în temeiul alineatului (4). (6) Standardele minime comune sunt formalizate în scris și, ținând seama în mod corespunzător de autonomia fiecărei părți, sunt comunicate tuturor părților. Standardele minime comune sunt puse la dispoziția publicului pe site-ul web al organismului.

Articolul 9

Actualizarea standardelor minime comune

(1) Organismul evaluează necesitatea unei actualizări a standardelor minime comune în cazul în care unul sau mai mulți membri ai organismului consideră că este necesară o revizuire. (2) O revizuire poate fi considerată necesară în special ca urmare a evoluțiilor jurisprudenței Curții de Justiție a Uniunii Europene, a apariției unor standarde noi în materie de etică sau a modificării standardelor existente de către organizațiile internaționale, a noilor evoluții tehnice sau a necesității clarificării standardelor minime comune pe fondul unor probleme recurente. (3) Articolul 8 alineatele (5) și (6) se aplică actualizării standardelor minime comune.

Articolul 10

Schimburile de opinii cu privire la autoevaluările părților

(1) Fiecare parte efectuează o autoevaluare scrisă a normelor sale interne și a alinierii acestora la standardele minime comune, precum și la eventualele actualizări ale acestora. (2) Fiecare parte încheie autoevaluarea în termen de patru luni de la comunicarea standardelor minime comune către părți. (3) Autoevaluarea este prezentată în cadrul unei reuniuni a organismului de către reprezentantul părții în cauză. (4) Experții independenți formulează un aviz scris cu privire la fiecare autoevaluare, în termen de două luni de la reuniunea organismului. În cazul în care avizul experților independenți nu este adoptat în unanimitate, acesta include orice punct de vedere diferit. Deliberările experților independenți sunt confidențiale. (5) În termen de două luni de la primirea avizului scris menționat la alineatul (4), organismul organizează un schimb de opinii pe baza autoevaluării și a avizului scris. (6) Secretariatul organismului întocmește un raport care rezumă schimbul de opinii menționat la alineatul (5) și care conține observațiile finale. Organismul poate modifica raportul înainte de aprobare. Acesta aprobă raportul în termenul de două luni menționat la alineatul (5). Avizul scris al experților independenți face parte din raport. (7) Fiecare parte își revizuiește și, în cazul în care consideră necesar, își actualizează normele interne în termen de cel mult patru luni de la aprobarea raportului de către organism. (8) Autoevaluarea și raportul sunt puse la dispoziția publicului pe site-ul web al organismului.

Articolul 11

Schimbul de bune practici

(1) Organismul organizează cel puțin o reuniune anuală dedicată chestiunilor de interes comun în domeniul eticii și al schimbului de bune practici între părți. (2) Organismul poate invita la reuniune reprezentanți ai oricărei organizații publice naționale, europene sau internaționale a cărei activitate este considerată relevantă pentru stabilirea standardelor.

Articolul 12

Reuniunile organismului

(1) Reuniunile organismului, inclusiv ale experților independenți, sunt convocate de președinte. (2) Pe lângă reuniunile convocate în scopul aplicării articolelor 8-11, președintele poate, din proprie inițiativă sau la cererea oricărei părți și în termen de o lună de la primirea cererii, să convoace reuniuni suplimentare pentru a aborda chestiunile de interes comun.

Articolul 13

Conflictele de interese ale membrilor organismului

(1) Membrii organismului evită orice situație care le-ar putea afecta independența sau imparțialitatea în exercitarea funcției lor în cadrul organismului. (2) Membrii organismului declară cu promptitudine președintelui orice situație care le afectează independența sau imparțialitatea în îndeplinirea sarcinilor care le revin în cadrul organismului. Într-o astfel de situație, partea în cauză îl înlocuiește pe membru cu supleantul său atât timp cât membrul respectiv al organismului nu poate participa la lucrările organismului. În cazul în care supleantul este, de asemenea, afectat de o astfel de situație, partea în cauză desemnează un supleant temporar atât timp cât situația persistă. Atunci când situația îl privește pe președinte, acesta este înlocuit temporar de membrul organismului care, la momentul respectiv, reprezintă partea care urmează să dețină președinția în conformitate cu ordinea de rotație prevăzută la articolul 4 alineatul (1).

Articolul 14

Regulamentul de procedură

Organismul își adoptă regulamentul de procedură, care este făcut public, și îl modifică atunci când este necesar.

Articolul 15

Rambursarea cheltuielilor

Orice cheltuieli suportate de membrii organismului în legătură cu atribuțiile lor în cadrul organismului sunt suportate de instituția pe care o reprezintă.

Articolul 16

Secretariatul organismului

(1) Organismul dispune de un secretariat. Secretariatul este o structură operațională comună instituită pentru a gestiona funcționarea organismului. Acesta este format din funcționarii care răspund în cadrul fiecărei părți de normele de etică referitoare la membri și la personalul acestora. (2) Secretariatul este găzduit în mod oficial în cadrul Comisiei și este coordonat de funcționarul care, în cadrul părții care prezidează organismul, este responsabil de normele de etică pentru membrii părții respective sau de un funcționar desemnat în mod specific în acest scop de către partea care prezidează organismul (denumit în continuare „coordonatorul”). Coordonatorul reprezintă secretariatul și supraveghează activitatea zilnică a acestuia, în interesul comun al părților. (3) Secretariatul: (a) se află în subordinea organismului, pregătește reuniunile acestuia, oferă asistență operațională în îndeplinirea sarcinilor sale și întocmește raportul menționat la articolul 10 alineatul (6); (b) întocmește proiectul de raport anual menționat la articolul 18; (c) direcționează întreaga corespondență adresată organismului și trimisă de acesta către președintele organismului și către partea vizată de corespondență; (d) desfășoară orice alte activități necesare pentru punerea în aplicare eficace a prezentului acord, inclusiv asistarea experților independenți în îndeplinirea sarcinilor lor, astfel cum se prevede în prezentul acord.

Articolul 17

Resurse

(1) Părțile se angajează, prin intermediul unui memorandum de înțelegere între secretarii lor generali sau titularii unei funcții echivalente, care urmează să fie convenit în termen de trei luni de la numirea membrilor organismului, să pună la dispoziție resursele umane, administrative, tehnice și financiare necesare, inclusiv personalul adecvat pentru secretariat, astfel încât să se asigure punerea în aplicare eficace a prezentului acord. (2) Părțile împart costurile legate de secretariatul organismului și de experții independenți proporțional cu dimensiunea bugetului lor administrativ. Acestea îi acordă Comisiei o compensație financiară la începutul fiecărui exercițiu financiar. Orice cost rezultat în urma unei consultări efectuate în temeiul articolului 7 este acoperit de partea care solicită consultarea. Detaliile pentru punerea în aplicare a prezentului alineat, inclusiv a unui mecanism care să țină seama de statutul de observator al Curții de Justiție a Uniunii Europene printr-o ajustare descendentă cu 50 % a contribuției sale, sunt stabilite în memorandumul de înțelegere menționat la alineatul (1). Memorandumul de înțelegere se revizuiește anual sau mai devreme, în cazul în care o parte consideră necesar, și se modifică atunci când este necesar. (3) Orice cerere a organismului prin care se solicită cheltuieli administrative suplimentare cu caracter excepțional se adresează părților, care examinează și aprobă anual cererile bugetare ale organismului în conformitate cu normele lor interne.

Articolul 18

Raportul anual

(1) Organismul adoptă un raport anual privind activitățile pe care le-a desfășurat în cursul anului precedent, după o discuție în cadrul reuniunii menționate la articolul 11 alineatul (1). (2) Raportul anual este pus la dispoziția publicului pe site-ul web al organismului.

Articolul 19

Site-ul web

(1) Organismul administrează un site web pe care sunt puse la dispoziția publicului informațiile relevante pentru activitățile sale. (2) Site-ul web conține, în special, următoarele: (a) componența organismului, calendarul reuniunilor sale și ordinile de zi ale reuniunilor; (b) standardele minime comune; (c) autoevaluările și rapoartele menționate la articolul 10 alineatele (1) și (6); (d) toate normele aplicabile tuturor părților în domeniile reglementate de standardele minime comune. (3) Site-ul trebuie să conțină, de asemenea, informațiile menționate la alineatul (2) referitoare la organele, oficiile și agențiile Uniunii care sunt implicate în mod voluntar în temeiul articolului 20.

Articolul 20

Implicarea voluntară a organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii, altele decât părțile

(1) Organele, oficiile și agențiile Uniunii, altele decât părțile, pot să informeze organismul că doresc să aplice în mod voluntar întregul set de standarde minime comune elaborate și care urmează să fie elaborate de organism în ceea ce privește normele aplicabile persoanelor, altele decât membrii personalului lor, care dețin o funcție similară celor ale membrilor părților. (2) Organismul invită organul, oficiul sau agenția Uniunii în cauză să efectueze o autoevaluare scrisă a normelor sale interne și a alinierii acestora la standardele minime comune și să desemneze un reprezentant care să participe la un schimb de opinii cu membrii organismului. Articolul 10 alineatele (3)-(8) și articolul 15 se aplică în mod corespunzător. (3) Alineatul (2) de la prezentul articol se aplică mutatis mutandis atunci când organismul elaborează noi standarde minime comune sau le actualizează pe cele existente. (4) Organele, oficiile sau agențiile Uniunii care notifică organismul în temeiul alineatului (1) contribuie la finanțarea organismului. Detaliile sunt prevăzute în memorandumul de înțelegere menționat la articolul 17 alineatul (1).

Articolul 21

Revizuirea

Părțile revizuiesc prezentul acord o dată la trei ani sau atunci când organismul recomandă acest lucru, în vederea îmbunătățirii și consolidării funcționării prezentului acord, și, după caz, mandatul și guvernanța organismului, precum și mandatul experților independenți.

Articolul 22

Dispoziții tranzitorii și de altă natură

(1) Prin derogare de la procedura menționată la articolul 5 alineatul (2) a treia teză, în anul în care este înființat organismul, experții independenți sunt numiți pentru un mandat complet dintre actualii sau foștii membri ai organismelor interne existente responsabile de chestiunile de etică ale părților, fiind excluși membrii în exercițiu ai părților. Experții independenți sunt numiți în termen de cel mult trei luni de la intrarea în vigoare a prezentului acord. Pentru a eșalona reînnoirea experților independenți, primul mandat al unui număr de trei dintre cei cinci experți independenți, desemnați prin tragere la sorți, este limitat la doi ani. (2) Termenele menționate la alineatul (1), precum și la articolul 3 alineatul (1) și la articolul 10 alineatul (2), pot fi prelungite din motive justificate în mod obiectiv, în special în cazul în care termenele respective se încadrează într-o perioadă în care partea este nou constituită.

Articolul 23

Dispoziții finale

(1) Prezentul acord are caracter obligatoriu pentru părți. (2) Părțile convin, fără a aduce atingere articolului 1 alineatul (2), să reflecte standardele minime comune elaborate de organism în normele lor interne prin intermediul deciziilor luate pe baza competențelor lor de organizare internă și să ia măsurile corespunzătoare pentru a asigura punerea în aplicare a prezentului acord. (3) Prezentul acord intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.