Recitale
(1) Statutul funcționarilor Uniunii Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene, stabilite în Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (denumit în continuare „Statutul funcționarilor”) (2), prevăd că membrii personalului se abțin de la orice act și de la orice comportament care poate aduce atingere demnității funcției lor, inclusiv de la orice formă de hărțuire morală sau sexuală.
(2) Comisia a instituit o politică de prevenire și gestionare eficace a cazurilor reale sau potențiale de hărțuire psihologică sau sexuală la locul de muncă în cadrul Comisiei, astfel cum se prevede în Decizia C(2023) 8630 a Comisiei (3).
(3) Decizia C(2023) 8630 instituie funcția de consilier confidențial principal și stabilește o procedură informală prin care victima hărțuirii sau un martor al unei astfel de hărțuiri poate contacta consilierul confidențial principal. Pentru victimele hărțuirii, consilierul confidențial principal reprezintă principalul punct de acces care oferă consiliere promptă și confidențială, informații privind serviciile disponibile și sprijin. Acesta poate atribui un caz unuia dintre consilierii confidențiali în cadrul procedurii informale sau, în situații excepționale, poate decide să îndeplinească el însuși sarcina de consilier confidențial. Consilierii confidențiali primesc, ascultă, sprijină, informează și îndrumă victimele în încercarea de a găsi o soluție satisfăcătoare într-o situație percepută de victime ca implicând un act de hărțuire. Scopul procedurii informale este să ofere o asistență adecvată pentru problemele semnalate de victimă, fără a furniza o evaluare a comportamentului din punct de vedere juridic. În cazul unor acuzații recurente de hărțuire care apar în cadrul aceleiași direcții generale sau al aceluiași serviciu, consilierul confidențial principal îl poate informa pe directorul general sau pe șeful serviciului în cauză și, în cazul în care victima este de acord, poate informa Oficiul de investigație și de disciplină al Comisiei („IDOC”). Consilierul confidențial principal poate contacta, de asemenea, actorii sau serviciile relevante care să ofere informații sau consiliere privind măsurile adecvate, fără a aduce atingere competențelor lor respective.
(4) În contextul acestei proceduri informale desfășurate de consilierul confidențial principal și de consilierii confidențiali, Comisia colectează și prelucrează informații. Aceste informații pot include datele cu caracter personal ale victimei, ale presupusului hărțuitor, ale potențialilor martori și ale oricăror alte persoane implicate.
(5) Pe lângă procedura informală, consilierul confidențial principal ar trebui, de asemenea, să fie în măsură, după caz, să faciliteze punerea în aplicare a unor măsuri provizorii de protecție și a unor măsuri de sprijin și să contacteze serviciile relevante. În acest context, consilierul confidențial principal are, de asemenea, acces la datele cu caracter personal ale victimei, ale presupușilor hărțuitori, ale potențialilor martori și ale oricărei alte persoane implicate.
(6) În plus, consilierul confidențial principal poate fi invitat să consilieze victimele hărțuirii implicate în procedura oficială. În cadrul acestei proceduri, în conformitate cu articolul 39 alineatul (2) din Decizia C(2023) 8630, victima îi poate solicita consilierului confidențial principal să furnizeze un aviz independent cu privire la aspectele examinării preliminare; acesta poate, în acest scop, să aibă acces la datele cu caracter personal ale victimei, ale presupusului hărțuitor, ale martorilor și ale oricărei alte persoane implicate.
(7) Pentru a-și îndeplini sarcina, consilierul confidențial principal și consilierii confidențiali pot colecta și prelucra mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date de identificare, date de contact și date comportamentale, precum și datele cu caracter personal menționate la articolul 10 alineatul (1) și la articolul 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Comisia acționează în calitate de operator de date.
(8) În îndeplinirea sarcinilor sale prevăzute în Statul funcționarilor, Comisia este obligată să respecte drepturile persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, recunoscute prin articolul 8 alineatul (1) din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene și prin articolul 16 alineatul (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, precum și drepturile prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725. În același timp, toți membrii personalului Comisiei sunt obligați să respecte norme de confidențialitate.
(9) În anumite circumstanțe, este necesar să se reconcilieze drepturile persoanelor vizate prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 cu necesitatea de a asigura eficacitatea răspunsului Comisiei la acuzațiile de hărțuire și la alte comportamente inadecvate, precum și cu respectarea deplină a drepturilor și libertăților fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, în temeiul articolului 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725, Comisia poate restricționa, în anumite condiții clar prevăzute, aplicarea articolelor 14-22, 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Cu excepția cazului în care sunt prevăzute restricții într-un act juridic adoptat în temeiul tratatelor, trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora Comisia să aibă dreptul de a restricționa aceste drepturi.
(10) Pentru a asigura confidențialitatea și eficacitatea procedurilor de combatere a hărțuirii, inclusiv ale anchetelor administrative și ale procedurilor predisciplinare, disciplinare și de suspendare, Comisia a adoptat Decizia (UE) 2019/165 (4) și Decizia (UE) 2022/121 (5), care restricționează exercitarea drepturilor persoanelor vizate în temeiul articolului 25 alineatul (1) literele (b), (c), (g) și, respectiv, (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725.
(11) Comisia ar putea fi obligată să reconcilieze drepturile persoanelor vizate cu necesitatea de a proteja atât obiectivele procedurii informale desfășurate de consilierul confidențial principal și de consilierii confidențiali, cât și îndeplinirea altor sarcini ale consilierului confidențial principal, astfel cum sunt prevăzute în Decizia C(2023) 8630.
(12) În special, ar putea fi necesar să se asigure un echilibru între drepturile presupusului hărțuitor, cum ar fi dreptul său de a-și accesa datele cu caracter personal colectate de consilierul confidențial principal și de consilierii confidențiali, și drepturile și libertățile fundamentale ale tuturor celorlalte persoane implicate, cum ar fi victima și potențialii martori. Comisia poate decide să procedeze astfel, în special pentru a proteja persoanele respective de eventuale represalii din partea persoanelor în cauză împotriva cărora au fost formulate acuzații, dar în legătură cu care administrația nu a luat măsuri. Comisia poate decide să facă acest lucru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (h) din Regulamentul (UE) 2018/1725.
(13) Ar putea fi necesară protejarea informațiilor confidențiale referitoare la un membru al personalului care a contactat consilierul confidențial principal sau consilierii confidențiali în contextul unei proceduri de hărțuire. În acest caz, Comisia ar putea fi nevoită să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date cu caracter personal ale presupusei victime, ale martorilor și ale altor persoane implicate, pentru a proteja drepturile și libertățile tuturor persoanelor implicate.
(14) Pentru a se conforma articolelor 14, 15 și 16 din Regulamentul (UE) 2018/1725, Comisia ar trebui să informeze toate persoanele fizice cu privire la activitățile sale care implică prelucrarea datelor lor cu caracter personal și cu privire la drepturile lor, într-un mod transparent și coerent, prin publicarea unui anunț privind protecția datelor pe site-ul web al Comisiei. După caz, Comisia ar trebui să informeze individual, prin mijloace adecvate, persoanele vizate implicate în procedura de raportare informală.
(15) Articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevede excepții de la dreptul la informare al persoanelor vizate. În cazul în care se aplică aceste excepții, Comisia nu trebuie să aplice o restricție privind dreptul la informare în temeiul prezentei decizii. În cazul acuzațiilor de hărțuire psihologică și sexuală care declanșează o procedură informală, datele cu caracter personal ar trebui să rămână confidențiale. Furnizarea acestor informații presupusului hărțuitor ar afecta în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective. Prin urmare, aceste excepții ar trebui să se aplice dreptului la informare al presupusului hărțuitor în ceea ce privește datele cu caracter personal colectate de consilierul confidențial principal și de consilierii confidențiali.
(16) Comisia ar trebui să aplice restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. Comisia ar trebui să furnizeze o justificare pentru restricțiile respective. În aplicarea principiilor transparenței, echității și responsabilității, Comisia ar trebui să gestioneze toate restricțiile într-un mod transparent și să țină evidența aplicării restricțiilor.
(17) Articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul (UE) 2018/1725 obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la motivele principale care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.
(18) În temeiul articolului 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725, operatorii pot să amâne, să omită sau să refuze furnizarea de informații privind motivele principale ale aplicării unei restricții persoanei vizate în cazul în care furnizarea acestor informații ar anula în orice mod efectul restricției. Comisia ar trebui să evalueze, de la caz la caz, dacă faptul de a comunica restricția i-ar anula efectul.
(19) Comisia ar trebui să ridice restricția imediat ce motivele care justifică restricția nu mai sunt valabile și să evalueze aceste condiții în mod regulat.
(20) Coordonatorul pentru protecția datelor din cadrul Direcției Generale Resurse Umane ar trebui să fie consultat în prealabil cu privire la orice restricție care ar putea fi aplicată și ar trebui să verifice conformitatea restricțiilor cu prezenta decizie.
(21) Este necesar ca responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei să efectueze o examinare independentă a aplicării restricțiilor, pentru a asigura respectarea prezentei decizii.
(22) Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și a emis un aviz la 13 octombrie 2023,