Recitale
(1) Numai actele juridice adoptate în temeiul tratatelor pot prevedea restricționarea drepturilor persoanelor vizate. În cazul în care aceste restricții nu se pot baza pe acte juridice adoptate în temeiul tratatelor, Regulamentul (UE) 2018/1725 prevede că, în ceea ce privește aspectele legate de operațiunile întreprinderii comune SNS, restricțiile pot fi impuse prin norme interne, în urma evaluării necesității și proporționalității acestor restricții.
(2) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, restricționarea aplicării articolelor 14-22, 35 și 36, precum și a articolului 4 din regulamentul respectiv, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20, ar trebui să se bazeze pe normele interne care urmează să fie adoptate de întreprinderea comună SNS.
(3) În cadrul funcționării sale administrative, întreprinderea comună SNS poate desfășura anchete administrative, proceduri disciplinare, activități preliminare privind cazuri de eventuale nereguli raportate la OLAF, poate prelucra cazuri de avertizare în interes public, proceduri (oficiale și neoficiale) de hărțuire, poate trata plângeri interne și externe, poate desfășura audituri interne, investigații prin responsabilul cu protecția datelor („AEPD”), conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și investigații interne de securitate (IT) tratate intern sau cu implicarea unor părți externe (de exemplu CERT-UE).
(4) De asemenea, întreprinderea comună SNS poate efectua investigații cu privire la posibile încălcări ale normelor de securitate pentru informațiile UE clasificate („IUEC”), pe baza deciziei pe care intenționează să o adopte cu privire la normele de securitate pentru protecția IUEC.
(5) În contextul acestor anchete administrative, audituri și investigații, întreprinderea comună SNS cooperează cu alte instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii.
(6) Întreprinderea comună SNS poate coopera cu autoritățile naționale din țări terțe și cu organizații internaționale, la cererea lor sau din proprie inițiativă.
(7) Întreprinderea comună SNS poate coopera și cu autoritățile publice ale statelor membre ale UE, la cererea lor sau din proprie inițiativă.
(8) Întreprinderea comună SNS este implicată în cauzele prezentate în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene în cazul în care fie sesizează Curtea, fie apără o decizie pe care a luat-o și care a fost contestată în fața Curții, fie intervine în cauze care sunt de competența sa. În acest context, întreprinderea comună SNS ar putea fi nevoită să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal existente în documentele obținute de părți sau de intervenienți.
(9) Pentru a-și îndeplini sarcinile, întreprinderea comună SNS colectează și prelucrează mai multe categorii de date cu caracter personal, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, date administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și privind traficul, precum și date referitoare la caz, cum ar fi date obținute din raționamente și din evaluări, date comportamentale, date privind performanța și conduita și date referitoare la obiectul procedurii sau al activității sau prezentate în legătură cu acesta (4).
(10) Întreprinderea comună SNS, reprezentată de directorul său executiv, acționează în calitate de operator de date.
(11) Datele cu caracter personal sunt stocate în condiții de siguranță într-un mediu electronic sau pe hârtie pentru a preveni accesul ilegal la acestea sau transferul lor către persoane care nu au dreptul legal de acces la aceste date cu caracter personal. Datele cu caracter personal prelucrate sunt păstrate doar atât timp cât este necesar și adecvat în scopurile pentru care datele sunt prelucrate pentru perioada specificată în notificările privind protecția datelor, în declarațiile de confidențialitate sau în evidențele întreprinderii comune SNS.
(12) Prin urmare, în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, întreprinderea comună SNS este obligată să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la aceste activități de prelucrare și să le respecte drepturile în calitate de persoane vizate.
(13) Întreprinderea comună SNS ar putea fi obligată să reconcilieze aceste drepturi cu obiectivele anchetelor administrative, ale auditurilor, ale investigațiilor și ale acțiunilor în justiție. De asemenea, aceasta ar putea fi obligată să asigure un echilibru între drepturile persoanei vizate și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 îi conferă întreprinderii comune SNS posibilitatea de a restricționa, în condiții stricte, aplicarea articolelor 14-22, 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a articolului 4 din regulamentul respectiv în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20.
(14) Normele interne trebuie să se aplice operațiunilor de prelucrare relevante efectuate înainte de procedurile menționate mai sus, pe durata acestor proceduri, pe durata monitorizării rezultatelor procedurilor, precum și pe toată durata perioadei în care restricția continuă să se aplice. De asemenea, aceste norme trebuie să fie aplicabile oricărui tip de asistență și cooperare furnizat de întreprinderea comună SNS autorităților naționale și organizațiilor internaționale în afara propriilor sale anchete administrative.
(15) În cazurile în care se aplică aceste norme interne, întreprinderea comună SNS trebuie să furnizeze justificări, explicând de ce restricțiile sunt necesare și proporționale într-o societate democratică și să respecte esența drepturilor și a libertăților fundamentale.
(16) În acest cadru, întreprinderea comună SNS are obligația de a respecta, în deplină conformitate cu legislația și orientările relevante, drepturile fundamentale ale persoanelor vizate în timpul procedurilor de mai sus, în special pe cele referitoare la dreptul de furnizare de informații, dreptul de acces și de rectificare, dreptul de ștergere a datelor, dreptul de restricționare a prelucrării datelor, dreptul de informare a persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal sau dreptul la confidențialitatea comunicării, astfel cum sunt instituite prin Regulamentul (UE) 2018/1725.
(17) Cu toate acestea, este posibil ca întreprinderea comună SNS să aibă obligația de a restricționa informarea persoanelor vizate și alte drepturi ale persoanelor vizate pentru a proteja în special investigațiile proprii, investigațiile și procedurile altor autorități publice, precum și drepturile altor persoane legate de investigațiile sale sau de alte proceduri.
(18) În cazul în care are în vedere aplicarea unei restricții, întreprinderea comună SNS apreciază riscul pentru drepturile și libertățile persoanei vizate, în special în raport cu riscul pentru drepturile și libertățile altor persoane vizate și cu riscul de anulare a efectului investigațiilor sau al procedurilor întreprinderii comune SNS, de exemplu prin distrugerea probelor. Riscurile la adresa drepturilor și libertăților persoanei vizate se referă în primul rând la riscurile reputaționale și la riscurile la adresa dreptului la apărare și a dreptului de a fi ascultat, fără a se limita la acestea.
(19) Astfel, întreprinderea comună SNS poate restricționa informarea în scopul protejării investigației și a drepturilor și libertăților fundamentale ale altor persoane vizate.
(20) Pentru a garanta cea mai mare protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, responsabilul cu protecția datelor trebuie să fie consultat în timp util cu privire la restricțiile care pot fi aplicate și să verifice dacă acestea respectă dispozițiile prezentei decizii.
(21) Întreprinderea comună SNS trebuie să urmărească periodic faptul că se aplică condițiile care justifică restricțiile și, în cazul în care acestea nu mai sunt aplicabile, să ridice restricția.
(22) Operatorul de date trebuie să informeze RPD în momentul amânării și pe durata revizuirilor.
(23) Prezenta decizie se adoptă prin procedură scrisă, în conformitate cu articolul 10 din Regulamentul de procedură al Consiliului de administrație,