Recitale
(1)
Acordul dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Guvernul Insulelor Feroe, pe de altă parte, privind participarea Insulelor Feroe la programele Uniunii (1) (denumit în continuare „acordul”) a fost semnat de Uniune și se aplică cu titlu provizoriu de la 24 mai 2022, în conformitate cu Decizia (UE) 2022/886 a Consiliului (2).
(2)
Prin articolul 14 alineatul (1) din acord se constituie Comitetul mixt, alcătuit din reprezentanți ai părților contractante, însărcinat să asigure administrarea acordului și punerea în aplicare corespunzătoare a acestuia.
(3)
La articolul 14 alineatul (3) din acord se prevede adoptarea de către Comitetul mixt a regulamentului său de procedură.
(4)
În cadrul celei de a doua sa reuniuni, care va avea loc în a doua jumătate a anului 2023, Comitetul mixt urmează să adopte o decizie de adoptare a regulamentului său de procedură.
(5)
Este adecvat să se stabilească poziția care urmează să fie adoptată, în numele Uniunii, în cadrul Comitetului mixt în ceea ce privește adoptarea regulamentului său de procedură.
(6)
Prin urmare, poziția Uniunii în cadrul Comitetului mixt ar trebui să se bazeze pe proiectul de decizie atașat,
(1)
În conformitate cu articolul 15 alineatul (2) din acord, acordul se aplică cu titlu provizoriu de la 24 mai 2022, în urma notificării de către Insulele Feroe a finalizării procedurilor sale interne necesare în acest scop.
(2)
La articolul 14 alineatul (3) din acord se prevede adoptarea de către Comitetul mixt a regulamentului său de procedură, pentru a asigura punerea în aplicare eficace și adecvată a acordului,
Articolul 1
(1) Poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii Europene în cadrul celei de a doua reuniuni a Comitetului mixt constituit prin Acordul dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Guvernul Insulelor Feroe, pe de altă parte, privind participarea Insulelor Feroe la programele Uniunii în ceea ce privește adoptarea regulamentului de procedură al Comitetului mixt se bazează pe proiectul de decizie a Comitetului mixt atașat la prezenta decizie.
(2) Reprezentanții Uniunii în cadrul Comitetului mixt pot conveni asupra unor corecturi tehnice minore ale proiectului de decizie a Comitetului mixt, fără a mai fi necesară o altă decizie a Consiliului, în cazul în care aceste modificări se dovedesc indispensabile pentru a permite Comitetului mixt să adopte regulamentul său de procedură.
Articolul 2
Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.
Articolul 1
Se adoptă regulamentul de procedură al Comitetului mixt, astfel cum este atașat la prezenta decizie.
Articolul 2
Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.
Articolul 1
Sarcini
Comitetul mixt instituit în temeiul articolului 14 alineatul (1) din Acordul dintre Uniunea Europeană (denumită în continuare „Uniunea”), pe de o parte, și Guvernul Insulelor Feroe, pe de altă parte, privind participarea Insulelor Feroe la programele Uniunii (denumit în continuare „acordul”) îndeplinește sarcinile și atribuțiile menționate la articolul 14 alineatul (1) din acord.
Articolul 2
Componență și președinție
(1) Comitetul mixt este alcătuit din reprezentanți ai Uniunii și ai Insulelor Feroe. Comitetul mixt este coprezidat de înalți funcționari sau de persoanele desemnate de aceștia, acționând în calitate de reprezentanți ai Uniunii Europene și, respectiv, ai Insulelor Feroe. Uniunea și Insulele Feroe își notifică reciproc numele, poziția și datele de contact ale funcționarului care este copreședintele Comitetului mixt din partea Uniunii și, respectiv, a Insulelor Feroe. Se consideră că acest funcționar continuă să îndeplinească funcția de copreședinte pentru Uniune și, respectiv, pentru Insulele Feroe până la data la care Uniunea sau Insulele Feroe au notificat celeilalte părți un nou copreședinte. Se consideră că un copreședinte are autorizația de a reprezenta Uniunea, respectiv Insulele Feroe, până la data la care îi este notificat celeilalte părți un nou copreședinte.
Articolul 3
Secretariatul
(1) Secretariatul Comitetului mixt („Secretariatul”) este alcătuit dintr-un funcționar al Uniunii și dintr-un funcționar al Insulelor Feroe. Secretariatul îndeplinește sarcinile care îi sunt conferite prin prezentul regulament de procedură.
(2) Uniunea și Insulele Feroe își notifică reciproc numele, poziția și datele de contact ale funcționarului care este membru al Secretariatului Comitetului mixt din partea Uniunii și, respectiv, a Insulelor Feroe. Se consideră că acest funcționar continuă să acționeze ca membru al Secretariatului din partea Uniunii, respectiv a Insulelor Feroe până la data notificării unui nou funcționar de către Uniune sau de către Insulele Feroe.
Articolul 4
Reuniunile
(1) Comitetul mixt se reunește cel puțin o dată pe an, precum și ori de câte ori circumstanțe speciale impun acest lucru, la cererea oricăreia dintre părți.
(2) Acesta se reunește, în principiu, alternativ la Bruxelles și în Insulele Feroe, cu excepția cazului în care copreședinții decid altfel. Reuniunile pot avea loc, de asemenea, prin videoconferință sau teleconferință, cu acordul copreședinților.
(3) Între reuniuni, Comitetul mixt își desfășoară activitatea în permanență prin orice mijloc de comunicare, în special prin schimb de e-mailuri.
Articolul 5
Participarea la reuniuni
(1) Într-un termen rezonabil înainte de fiecare reuniune, Uniunea și Insulele Feroe se informează reciproc prin intermediul Secretariatului cu privire la componența prevăzută a delegațiilor lor respective și specifică numele și funcția fiecărui membru al delegației.
(2) După caz, copreședinții pot, de comun acord, să invite experți (și anume funcționari neguvernamentali) să participe la reuniunile Comitetului mixt pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice și în legătură cu părțile reuniunii în care sunt discutate astfel de subiecte specifice.
(3) Reprezentantul părții care organizează și găzduiește reuniunea, după ce a obținut aprobarea celeilalte părți, stabilește data și locul reuniunii.
Articolul 6
Documentele
Documentele scrise care stau la baza deliberărilor Comitetului mixt sunt numerotate și distribuite Uniunii și Insulelor Feroe de către Secretariat.
Articolul 7
Corespondența
(1) Uniunea și Insulele Feroe trimit Secretariatului corespondența adresată Comitetului mixt. Această corespondență poate fi trimisă sub orice formă de comunicare scrisă, inclusiv prin e-mail.
(2) Secretariatul asigură transmiterea către copreședinți a corespondenței adresate Comitetului mixt și distribuirea ei, atunci când este cazul, în conformitate cu regula 6.
(3) Orice corespondență trimisă de copreședinți sau adresată direct acestora se transmite Secretariatului și se distribuie, dacă este cazul, în conformitate cu regula 6.
Articolul 8
Ordinea de zi
(1) Secretariatul întocmește, pentru fiecare reuniune, un proiect de ordine de zi provizorie. În acest scop, cu cel puțin patru săptămâni înainte de data reuniunii, primul proiect de ordine de zi provizorie, împreună cu documentele referitoare la fiecare punct care figurează pe ordinea de zi, este pregătit de către funcționarul care acționează în calitate de membru al Secretariatului părții care găzduiește reuniunea și este transmis pentru observații membrului Secretariatului celeilalte părți. Odată pregătit de Secretariat, proiectul de ordine de zi provizorie, împreună cu toate documentele relevante, se transmite copreședinților spre aprobare cu cel târziu 10 zile înainte de data reuniunii.
(2) Ordinea de zi provizorie include punctele care au fost solicitate de către părți. Orice astfel de solicitare se înaintează Secretariatului, împreună cu toate documentele relevante, cu cel puțin 15 zile înainte de începerea reuniunii.
(3) În cazuri excepționale, copreședinții pot conveni să reducă perioadele prevăzute la alineatele (1) și (2) de mai sus.
(4) La începutul fiecărei reuniuni, Comitetul mixt își adoptă ordinea de zi.
(5) Punctele care nu apar în proiectul de ordine de zi pot fi adăugate, iar alte puncte din proiectul de ordine de zi pot fi eliminate, amânate sau modificate în cadrul reuniunii, cu condiția ca cele două părți să fie de acord.
Articolul 9
Transparența și accesul la documente
(1) Reuniunile Comitetului mixt nu sunt publice, cu excepția cazului în care copreședinții decid altfel.
(2) Fiecare parte poate decide cu privire la publicarea deciziilor Comitetului mixt în propriul său jurnal oficial sau online, după consultarea prealabilă a celeilalte părți.
(3) În cazul în care Uniunea sau Insulele Feroe prezintă Comitetului mixt informații confidențiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul actelor cu putere de lege și al normelor administrative relevante, cealaltă parte tratează informațiile primite ca fiind confidențiale.
(4) Fiecare parte tratează cererile de acces la documentele Comitetului mixt în conformitate cu actele cu putere de lege și normele sale administrative relevante.
(5) În cazul în care Comisia Europeană transmite Comitetului mixt informații confidențiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul legislației sale relevante privind securitatea informațiilor (1), Insulele Feroe asigură un nivel comparabil de confidențialitate și protecție pentru informațiile primite. În cazul în care Insulele Feroe prezintă Comitetului mixt informații confidențiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul actelor cu putere de lege și al normelor administrative relevante, Comisia Europeană tratează informațiile primite ca fiind confidențiale.
Articolul 10
Procesele-verbale
(1) Se întocmesc procese-verbale ale tuturor reuniunilor Comitetului mixt.
(2) Proiectul de proces-verbal al fiecărei reuniuni este redactat de către funcționarul care acționează în calitate de membru al Secretariatului părții care găzduiește reuniunea, în termen de 15 zile de la încheierea reuniunii, cu excepția cazului în care copreședinții decid altfel. Proiectul de proces-verbal se transmite membrului Secretariatului celeilalte părți pentru observații. Acesta din urmă poate prezenta observații în termen de 30 de zile de la data primirii proiectului de proces-verbal.
(3) Procesul-verbal rezumă fiecare punct al ordinii de zi, precizând, dacă este cazul: documentele prezentate Comitetului mixt; orice declarație a cărei înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de una dintre părți; și deciziile adoptate, declarațiile convenite și concluziile operaționale adoptate cu privire la anumite puncte. Procesul-verbal include o listă de prezență cu numele, titlurile și calitatea tuturor participanților la reuniune.
(4) Procesul-verbal se aprobă și se semnează de către copreședinți în termen de două luni de la reuniune sau până la orice altă dată stabilită de copreședinți. Copreședinții pot conveni că semnarea și schimbul de copii electronice îndeplinesc această cerință. Versiunea autentică a procesului-verbal se păstrează în dosarele fiecărei părți.
(5) În termen de două zile lucrătoare de la reuniunea Comitetului mixt, Secretariatul Comitetului mixt pregătește, de asemenea, un rezumat al procesului-verbal, în vederea aprobării de către copreședinți cât mai curând posibil. După aprobarea textului rezumatului de către copreședinții Comitetului mixt, părțile pot face public rezumatul procesului-verbal.
Articolul 11
Decizii
(1) În cazul în care articolul 14 din acord prevede acest lucru, Comitetul mixt ia decizii prin consens. Secretariatul înregistrează toate deciziile cu un număr de serie și o mențiune privind data adoptării acestora.
(2) Comitetul mixt poate lua decizii prin procedură scrisă printr-un schimb de note între copreședinți, în cazul în care părțile la acord convin astfel. Textul unui proiect de decizie este prezentat în scris de către un copreședinte celuilalt copreședinte în limba oficială a Comitetului mixt, în conformitate cu regula 14. Cealaltă parte are la dispoziție o lună sau orice perioadă mai lungă de timp specificată de partea care înaintează propunerea pentru a-și exprima acordul în ceea ce privește proiectul de decizie. În cazul în care cealaltă parte nu își exprimă acordul, propunerea de decizie este discutată și poate fi adoptată la următoare reuniune a Comitetului mixt. Proiectul de decizie se consideră adoptat după ce cealaltă parte își exprimă acordul și se consemnează în procesul-verbal al următoarei reuniuni a Comitetului mixt.
(3) Fiecare decizie este semnată de către copreședinții Comitetului mixt. Copreședinții pot conveni că semnarea și schimbul de copii electronice îndeplinesc această cerință de semnare.
(4) Deciziile adoptate de Comitetul mixt precizează data de la care acestea produc efecte.
Articolul 12
Protecția datelor cu caracter personal
Publicarea documentelor menționate la regulile 9, 10 și 11 se face în conformitate cu normele aplicabile ale ambelor părți privind protecția datelor, inclusiv protecția datelor cu caracter personal.
Articolul 13
Grupuri de lucru/organe consultative
(1) În conformitate cu articolul 14 alineatul (4) din acord, Comitetul mixt poate decide să instituie sau să dizolve un grup de lucru/un organ consultativ la nivel de experți. Comitetul mixt stabilește componența și sarcinile fiecărui grup de lucru/organ consultativ și le poate modifica în funcție de necesități.
(2) Grupul de lucru/organul consultativ contribuie la activitatea Comitetului mixt și îl asistă în îndeplinirea sarcinilor sale, inclusiv – în cazul în care i se încredințează această sarcină de către Comitetul mixt – prin pregătirea de rapoarte sau de proiecte de decizii în vederea aprobării lor de către Comitetul mixt.
(3) Grupul de lucru/organul consultativ se reunește în funcție de necesități pentru îndeplinirea sarcinilor sale și prezintă rapoarte Comitetului mixt.
(4) Instituirea și funcționarea unui grup de lucru/organ consultativ nu împiedică părțile să sesizeze direct Comitetul mixt.
(5) Regulamentul de procedură al Comitetului mixt se aplică mutatis mutandis grupurilor de lucru/organelor consultative instituite de Comitetul mixt.
Articolul 14
Limbile
(1) Limba oficială și de lucru a Comitetului mixt este engleza.
(2) Deliberările Comitetului mixt au loc în limba engleză. Ordinea de zi a reuniunii, documentele prezentate Comitetului mixt și procesul-verbal al reuniunii se redactează în limba engleză.
(3) Comitetul mixt își adoptă deciziile în limba engleză.
Articolul 15
Cheltuielile
Fiecare parte suportă cheltuielile care îi revin pentru participarea la reuniunile Comitetului mixt și ale grupurilor de lucru/organelor consultative instituite.
Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor vor fi suportate de partea care găzduiește reuniunea.
Articolul 16
Modificări ale regulamentului de procedură
Prezentul regulament de procedură poate fi modificat prin acordul comun al părților, în conformitate cu regula 11.