Recitale
(1) Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (denumită în continuare „agenția”) este împuternicită să desfășoare anchete administrative, proceduri predisciplinare, disciplinare și de suspendare, în conformitate cu Statutul funcționarilor Uniunii Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene, prevăzut de Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (3) („Statutul funcționarilor”), și cu Decizia nr. 26/2018 a Consiliului de administrație din 25 octombrie 2018 de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare referitoare la desfășurarea anchetelor administrative și a procedurilor disciplinare. Dacă este necesar, agenția înștiințează și OLAF cu privire la aceste cazuri.
(2) Membrii personalului agenției au obligația de a raporta activități potențial ilegale, inclusiv fraudă și corupție, care ar fi în detrimentul intereselor Uniunii. Membrii personalului sunt, de asemenea, obligați să raporteze comportamentele legate de îndeplinirea sarcinilor profesionale care ar putea constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii. Acest lucru este reglementat prin Decizia nr. 17/2019 a Consiliului de administrație din 18 iulie 2019 de adoptare a Orientărilor Frontex privind avertizarea în interes public.
(3) Agenția a instituit o politică de prevenire și gestionare eficace a cazurilor reale sau potențiale de hărțuire psihologică sau sexuală la locul de muncă, astfel cum se prevede în Decizia nr. 16/2019 a Consiliului de administrație din 18 iulie 2019 de adoptare a măsurilor de punere în aplicare în conformitate cu Statutul funcționarilor. Decizia stabilește o procedură informală prin care presupusa victimă a hărțuirii poate contacta persoanele de încredere din cadrul agenției.
(4) De asemenea, agenția poate efectua investigații cu privire la posibile încălcări ale normelor de securitate pentru informațiile UE clasificate („IUEC”), pe baza normelor sale de securitate pentru protecția IUEC.
(5) Agenția face obiectul unor audituri atât interne, cât și externe cu privire la activitățile sale, inclusiv de către Curtea de Conturi Europeană. Auditurile interne sunt efectuate de structura de audit intern a agenției instituită prin Decizia nr. 43/2020 a Consiliului de administrație din 9 decembrie 2020 de adoptare a structurii organizatorice modificate a agenției și a deciziei relevante a directorului executiv în conformitate cu articolul 80 din Decizia nr. 19/2019 a Consiliului de administrație din 23 iulie 2019 de adoptare a Regulamentului financiar al Frontex.
(6) Agenția gestionează plângerile externe, în special cele primite în contextul mecanismului de tratare a plângerilor instituit în conformitate cu articolul 111 din Regulamentul privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european, pentru a monitoriza și a asigura respectarea drepturilor fundamentale în toate activitățile agenției.
(7) Participanții la activitățile Frontex au obligația de a raporta incidentele grave în conformitate cu articolul 38 alineatul (3) litera (h) din Regulamentul privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european și cu Decizia directorului executiv din 19 aprilie 2021 privind procedura operațională standard (SOP) – raportarea incidentelor grave (4). Agenția a instituit, de asemenea, un mecanism de supraveghere pentru monitorizarea aplicării de către personalul statutar a dispozițiilor Regulamentului privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european referitoare la utilizarea forței, inclusiv norme privind raportarea și măsuri specifice, cum ar fi cele cu caracter disciplinar, care vizează utilizarea forței în timpul trimiterilor. Acest lucru este reglementat prin Decizia nr. 7/2021 a Consiliului de administrație din 20 ianuarie 2021 de instituire a unui mecanism de supraveghere pentru monitorizarea aplicării dispozițiilor privind utilizarea forței de către personalul statutar al corpului permanent al poliției de frontieră și gărzii de coastă la nivel european. Agenția monitorizează, de asemenea, utilizarea forței de către membrii personalului detașat în cadrul agenției de statele membre pe termen lung, ai personalului pus la dispoziție de statele membre în vederea trimiterii pe termen scurt și ai personalului care face parte din rezerva pentru reacție rapidă, destinată intervențiilor rapide la frontieră, atunci când aceștia folosesc forța în activitățile operative ale Frontex în conformitate cu decizia relevantă a directorului executiv.
(8) În contextul unor astfel de anchete administrative, audituri, examinări ale plângerilor și investigații, raportări ale incidentelor grave și activități de monitorizare, agenția cooperează cu autoritățile competente ale statelor membre (5), cu alte instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii.
(9) Agenția poate coopera cu autoritățile competente din țări terțe și cu organizații internaționale, la cererea lor sau din proprie inițiativă.
(10) Agenția este implicată în cauzele prezentate în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene și a instanțelor naționale atunci când fie sesizează Curtea, fie apără o decizie pe care a luat-o și care a fost contestată în fața Curții, fie intervine în cauze care sunt de competența sa. În acest context, agenția ar putea fi nevoită să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal existente în documentele obținute de părți sau de intervenienți.
(11) Pentru a-și îndeplini sarcinile, agenția colectează și prelucrează informații și mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv datele de identificare ale persoanelor fizice, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele din viața privată și activitatea profesională, precum și date financiare. Prin urmare, agenția acționează în calitate de operator de date.
(12) În consecință, în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, agenția este obligată să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la aceste activități de prelucrare și să respecte drepturile pe care acestea le au în calitate de persoane vizate.
(13) Agenția ar putea fi obligată să reconcilieze aceste drepturi cu obiectivele anchetelor administrative, ale auditurilor, investigațiilor, raportărilor de incidente grave și ale monitorizării aplicării dispozițiilor Regulamentului privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european referitoare la utilizarea forței, precum și ale procedurilor judiciare. De asemenea, agenția ar putea fi obligată să asigure un echilibru între drepturile persoanei vizate și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 și articolul 86 alineatul (2) din Regulamentul privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european îi conferă agenției posibilitatea de a restricționa, în condiții stricte, aplicarea articolelor 14-22, 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20. Cu excepția cazului în care sunt prevăzute restricții într-un act juridic adoptat în temeiul tratatelor, trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora agenția să aibă dreptul de a restricționa aceste drepturi.
(14) Agenția ar putea, de exemplu, să fie nevoită să restricționeze informațiile pe care le furnizează unei persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal în cursul etapei de evaluare preliminară a unei anchete administrative sau în timpul anchetei în sine, înainte de o posibilă respingere a cauzei sau în etapa predisciplinară sau în cazul în care persoana vizată ar putea face eventual obiectul unor măsuri specifice, cum ar fi cele cu caracter disciplinar, cu privire la utilizarea forței în timpul trimiterilor. În anumite situații, furnizarea acestor informații ar putea afecta grav capacitatea agenției de a efectua o anchetă sau de a exercita monitorizarea utilizării forței în mod eficace, de exemplu, atunci când există riscul ca persoana în cauză să distrugă probe sau să ia legătura cu potențialii martori înainte de audierea acestora.
(15) De asemenea, agenția ar putea fi nevoită să protejeze drepturile și libertățile martorilor, precum și pe cele ale altor persoane implicate. În mod similar, agenția ar putea fi nevoită să restricționeze informațiile pe care le furnizează unei persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal în cazul în care furnizarea acestor informații ar putea afecta grav etapele de evaluare și validare ale procesului de raportare a incidentelor grave în conformitate cu articolul 38 alineatul (3) litera (h) din Regulamentul privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european.
(16) Ar putea fi necesar să se protejeze anonimatul unui martor sau al unui avertizor de integritate care a solicitat să nu fie identificat. În acest caz, agenția ar putea decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale acestor persoane, pentru a le proteja drepturile și libertățile. În special, agenția ar putea fi nevoită să protejeze anonimatul martorilor sau al altor persoane care raportează incidente care implică utilizarea forței în conformitate cu mecanismul de supraveghere pentru monitorizarea aplicării dispozițiilor Regulamentului privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european referitoare la utilizarea forței. În mod similar, în contextul raportării incidentelor grave în conformitate cu articolul 38 alineatul (3) litera (h) din Regulamentul privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european, agenția ar putea fi nevoită să protejeze anonimatul participanților la o activitate Frontex care au raportat un astfel de incident.
(17) Ar putea fi necesar să se protejeze informațiile confidențiale referitoare la un membru al personalului care a contactat persoanele de încredere ale agenției. În acest caz, agenția ar putea fi nevoită să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale presupusei victime, ale presupusului hărțuitor și ale altor persoane implicate, pentru a proteja drepturile și libertățile tuturor persoanelor implicate.
(18) Agenția prelucrează datele cu caracter personal ale personalului său statutar cu privire la aptitudinea medicală și psihologică, inclusiv atunci când acest lucru este necesar pentru autorizarea de a purta și a utiliza arme în conformitate cu articolul 82 alineatul (7) din Regulamentul privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european și cu Decizia nr. 3/2021 a Consiliului de administrație din 15 ianuarie 2021 (6). Având în vedere caracterul sensibil al datelor medicale și pentru a proteja persoana vizată de accesul direct la dosare care ar putea dăuna sănătății și stării psihice a persoanei vizate în cauză, agenția oferă acces indirect la informațiile medicale relevante prin intermediul consilierului medical al agenției sau al unui furnizor medical extern în ceea ce privește informațiile și consilierea medicală relevante.
(19) Agenția trebuie să aplice restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. Agenția trebuie să prezinte motivele care să justifice aceste restricții.
(20) Conform principiului responsabilității, agenția trebuie să țină evidența aplicării restricțiilor.
(21) Atunci când prelucrează date cu caracter personal transmise altor organizații în contextul sarcinilor care îi revin, agenția trebuie să se consulte cu organizațiile respective cu privire la potențialele motive pentru impunerea de restricții și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor respective, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol activitățile agenției.
(22) Articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul (UE) 2018/1725 obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la motivele principale care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD.
(23) În temeiul articolului 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725, agenția poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele aplicării unei restricții persoanei vizate, dacă aceasta ar anula efectul restricției. Agenția trebuie să evalueze, de la caz la caz, dacă comunicarea restricției anulează efectul acesteia.
(24) Agenția trebuie să ridice restricția imediat ce condițiile care justifică restricția nu mai sunt valabile și să evalueze aceste condiții în mod regulat.
(25) Pentru a garanta cea mai mare protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, responsabilul cu protecția datelor al agenției trebuie să fie consultat în timp util cu privire la restricțiile care pot fi aplicate și să verifice respectarea dispozițiilor prezentei decizii.
(26) Agenția a prevăzut norme separate privind prelucrarea datelor operaționale cu caracter personal, în conformitate cu articolul 90 din Regulamentul privind poliția de frontieră și garda de coastă la nivel european, inclusiv norme interne specifice privind păstrarea datelor operaționale cu caracter personal și norme privind restricțiile aplicate drepturilor relevante ale persoanelor vizate (7),