Recitale
(1) Banca Centrală Europeană (BCE) își îndeplinește atribuțiile în conformitate cu tratatele.
(2) Potrivit articolului 45 alineatul (3) din Regulamentul (UE) 2018/1725, Decizia (UE) 2020/655 a Băncii Centrale Europene (BCE/2020/28) (2) stabilește normele generale de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2018/1725 în ceea ce privește BCE. În special, aceasta prevede normele referitoare la numirea și rolul responsabilului cu protecția datelor (RPD) al BCE, inclusiv atribuțiile, obligațiile și competențele RPD.
(3) În exercitarea atribuțiilor care îi sunt conferite, BCE și, în special, unitatea organizațională în cauză acționează în calitate de operator de date în măsura în care stabilește, singură sau împreună cu alte unități, scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.
(4) În ceea ce privește funcționarea internă a BCE, diverse departamente ale BCE (inclusiv Direcția generală resurse umane (DG/HR), Biroul de conformitate și guvernanță (CGO), Direcția audit intern (D/IA) și Direcția generală servicii juridice (DG/L)) au stabilite în cadrul juridic de reglementare a condițiilor de angajare la BCE atribuții care presupun prelucrarea datelor cu caracter personal. Printre aceste atribuții pot figura, de exemplu, acțiunile întreprinse în legătură cu eventualele încălcări ale îndatoririlor profesionale (inclusiv investigarea comportamentelor necorespunzătoare în conformitate cu cadrul BCE privind demnitatea la locul de muncă și monitorizarea raportării oricăror activități nelegale sau a oricăror încălcări ale îndatoririlor profesionale, transmise prin orice canal, inclusiv, printre altele, prin intermediul instrumentului BCE de avertizare de integritate); atribuții legate de procedurile de selecție; atribuții exercitate de DG/HR în îndeplinirea funcțiilor sale legate de gestionarea performanței, promovarea, numirea directă a personalului BCE, dezvoltarea profesională, inclusiv calibrarea talentelor în cadrul departamentelor și între departamente, majorări salariale și prime salariale și decizii privind mobilitatea și concediul; examinarea căilor de atac interne introduse de personalul BCE (inclusiv prin intermediul controlului administrativ, al procedurilor de soluționare a reclamațiilor, al procedurilor specifice de apel sau al comisiilor medicale) și acțiunile ulterioare; atribuțiile consultative ale CGO în temeiul Cadrului etic al BCE (prevăzut în partea 0 din Regulamentul BCE privind personalul) și atribuțiile CGO legate de monitorizarea conformității activităților financiare private (inclusiv cooperarea cu orice furnizor extern de servicii numit în conformitate cu articolul 0.4.3.3 din Regulamentul BCE privind personalul); precum și auditurile efectuate de D/IA și atribuțiile îndeplinite în contextul Circularei administrative nr. 1/2006 privind anchetele administrative interne (3) atunci când desfășoară activități de investigare și anchete administrative în situații care pot avea o posibilă dimensiune disciplinară care implică personalul BCE (inclusiv atribuțiile persoanelor care efectuează ancheta sau ale membrilor grupului de anchetă în cazul în care le este solicitat să strângă probe și să stabilească faptele relevante).
(5) În conformitate cu Decizia (UE) 2016/456 a Băncii Centrale Europene (BCE/2016/3) (4), BCE trebuie să transmită Oficiului European Antifraudă, la solicitarea acestuia sau din proprie inițiativă, informații aflate în posesia BCE care generează suspiciuni privind existența unor posibile cazuri de fraudă, corupție sau de orice alte activități ilegale care afectează interesele financiare ale Uniunii. Decizia (UE) 2016/456 (BCE/2016/3) prevede că, într-un astfel de caz, părțile interesate sunt informate rapid despre o astfel de situație, cu condiția ca această informare să nu pericliteze investigația, și că, în orice caz, nu pot fi formulate concluzii care să se refere nominal la părțile interesate fără ca părțile interesate să fi avut posibilitatea de a-și exprima poziția cu privire la toate faptele care le privesc, inclusiv cu privire la orice dovezi existente împotriva lor.
(6) Potrivit articolului 4 litera (b) din Decizia (UE) 2020/655 (BCE/2020/28), RPD trebuie să investigheze aspectele și incidentele legate de protecția datelor, fie din proprie inițiativă, fie la solicitarea BCE.
(7) Serviciul protecție și pază din cadrul Direcției administrație este responsabil de efectuarea investigațiilor pentru asigurarea protecției securității fizice la BCE a persoanelor, sediilor și bunurilor, de colectarea de informații privind amenințările și de analizarea incidentelor de securitate.
(8) BCE are datoria de a coopera loial cu autoritățile naționale, inclusiv cu autoritățile naționale de urmărire penală. În special, în temeiul Deciziei (UE) 2016/1162 a Băncii Centrale Europene (BCE/2016/19) (5), la solicitarea unei autorități naționale cu competență în materie penală, BCE poate furniza unei ANC sau unei BCN informațiile confidențiale pe care le deține și care au legătură cu atribuțiile conferite BCE prin Regulamentul (UE) nr. 1024/2013 al Consiliului (6) sau cu alte misiuni legate de SEBC/Eurosistem în vederea comunicării acestora, în anumite condiții, autorității naționale relevante cu competență în materie penală.
(9) Potrivit Regulamentului (UE) 2017/1939 (7), atunci când este identificată o suspiciune de infracțiune în limitele competenței sale, BCE trebuie să furnizeze orice informație fără întârziere Parchetului European (EPPO).
(10) BCE trebuie să coopereze cu organismele UE care exercită o funcție de supraveghere, de monitorizare sau de audit la care este supusă BCE, precum Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, Curtea de Conturi Europeană și Ombudsmanul European, în îndeplinirea atribuțiilor respective. În acest context, BCE poate prelucra date cu caracter personal pentru a fi în măsură să răspundă solicitărilor acestor organisme, să se consulte cu ele și să le furnizeze informații.
(11) În conformitate cu cadrul intern de soluționare a litigiilor al BCE, personalul BCE poate contacta un mediator în orice moment și prin orice mijloace pentru a solicita sprijinul mediatorului în soluționarea sau prevenirea unui conflict de muncă. Acest cadru prevede că orice comunicare cu mediatorul este supusă cerințelor de confidențialitate. Orice aspect menționat în cursul procedurii de mediere este considerat confidențial și fiecare parte implicată în mediere trebuie să utilizeze astfel de informații numai în scopul procesului de mediere, sub rezerva eventualelor proceduri judiciare. În mod excepțional, mediatorul poate divulga informații atunci când divulgarea pare necesară pentru a preveni un risc iminent de vătămare gravă a integrității fizice sau psihice a unei persoane.
(12) BCE se străduiește să asigure condiții de muncă care să protejeze sănătatea și siguranța personalului său și să respecte demnitatea la locul de muncă a personalului, oferind servicii de consiliere în sprijinul personalului. Personalul BCE poate solicita serviciile unui consilier social cu privire la orice aspect, inclusiv emoțional, personal și profesional. Consilierul social nu poate avea acces la dosarul personal al unui membru al personalului BCE, cu excepția cazului în care este autorizat în mod explicit de către acesta. Nicio informație primită de consilierul social sau nicio afirmație adresată consilierului social nu poate fi divulgată, cu excepția cazului în care divulgarea este autorizată în mod explicit de persoana în cauză sau este impusă de lege.
(13) În legătură cu funcționarea sa internă, BCE prelucrează mai multe categorii de date care pot fi legate de o persoană fizică identificată sau identificabilă. Listele neexhaustive ale categoriilor de date cu caracter personal care sunt prelucrate de BCE în legătură cu funcționarea sa internă sunt cuprinse în anexele la prezenta decizie. Datele cu caracter personal ar putea, de asemenea, să facă parte dintr-o evaluare care să includă o analiză efectuată de departamentul responsabil de aspectul examinat, inclusiv, de exemplu, o analiză efectuată de DG/HR, DG/L, D/IA ori de o comisie disciplinară sau de o comisie de anchetă cu privire la o încălcare a îndatoririlor profesionale.
(14) În contextul considerentelor (4)-(13), este oportună precizarea motivelor pentru care BCE poate impune o restricție în privința drepturilor persoanelor vizate.
(15) Scopul BCE în îndeplinirea atribuțiilor sale este de a urmări obiective importante de interes public general ale Uniunii. Prin urmare, îndeplinirea acestor atribuții ar trebui să fie garantată, astfel cum se prevede în Regulamentul (UE) 2018/1725, în special la articolul 25 alineatul (1) literele (b), (c), (d), (f), (g) și (h).
(16) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, restricțiile privind aplicarea articolelor 14-22, 35 și 36, precum și a articolului 4 în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-22 din acest regulament ar trebui stabilite în normele interne sau în actele juridice adoptate în temeiul tratatelor. În consecință, BCE ar trebui să stabilească normele în temeiul cărora poate impune restricții în privința drepturilor persoanelor vizate, în îndeplinirea atribuțiilor sale.
(17) BCE ar trebui să explice motivul pentru care astfel de restricții în privința drepturilor persoanelor vizate sunt strict necesare și proporționale într-o societate democratică pentru a proteja obiectivele urmărite în exercitarea autorității sale oficiale și a funcțiilor conexe, precum și modul în care, atunci când impune o astfel de restricție, BCE asigură respectarea esenței drepturilor și libertăților fundamentale.
(18) În acest context, BCE are obligația de a respecta, în cea mai mare măsură posibilă, drepturile fundamentale ale persoanelor vizate, în special cele referitoare la dreptul de informare, dreptul de acces la datele cu caracter personal și de rectificare sau ștergere a acestora, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la informarea persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal sau dreptul la confidențialitatea comunicării, astfel cum sunt prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725.
(19) Cu toate acestea, BCE poate fi obligată să restricționeze informațiile furnizate persoanelor vizate și drepturile altor persoane vizate pentru a proteja îndeplinirea atribuțiilor sale, în special propriile investigații și proceduri, investigațiile și procedurile altor autorități publice și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane care au legătură cu propriile investigații sau cu alte proceduri.
(20) În măsura în care o restricție care a fost deja impusă nu mai este necesară, BCE ar trebui să o elimine.
(21) RPD ar trebui să revizuiască modul în care sunt impuse restricțiile pentru a asigura respectarea prezentei decizii și a Regulamentului (UE) 2018/1725.
(22) În timp ce prezenta decizie stabilește normele în temeiul cărora BCE poate impune restricții în privința drepturilor persoanelor vizate atunci când BCE prelucrează date cu caracter personal în legătură cu funcționarea sa internă, Comitetul executiv a adoptat o decizie separată privind stabilirea unor norme interne privind restricționarea drepturilor în îndeplinirea atribuțiilor sale de supraveghere.
(23) BCE poate aplica o excepție în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725, care face inutilă luarea în considerare a unei restricții, inclusiv, în special, una dintre excepțiile prevăzute la articolul 15 alineatul (4), la articolul 16 alineatul (5), la articolul 19 alineatul (3) și la articolul 35 alineatul (3) din acest regulament.
(24) Derogările de la drepturile persoanelor vizate menționate la articolele 17, 18, 20, 21, 22 și 23 din Regulamentul (UE) 2018/1725 în scopuri de arhivare în interes public pot fi prevăzute în normele interne sau în actele juridice adoptate în temeiul tratatelor de către BCE în ceea ce privește arhivarea realizată de BCE, sub rezerva condițiilor și a garanțiilor necesare în conformitate cu articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725.
(25) Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și a emis un aviz în acest sens la 12 martie 2021.
(26) Comitetul pentru personal a fost consultat,