Recitale
(1) 1. Comitetul Economic și Social European (denumit în continuare „CESE”) este împuternicit să desfășoare investigații administrative, proceduri predisciplinare, proceduri disciplinare și de suspendare, în conformitate cu Statutul funcționarilor Uniunii Europene (denumit în continuare „Statutul funcționarilor”) și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (denumit în continuare „RACA”), prevăzut de Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (2) și în conformitate cu Decizia nr. 635/05 A a CESE din 7 decembrie 2005 de stabilire a dispozițiilor generale de punere în aplicare care reglementează procedurile disciplinare și investigațiile administrative;
(2) 2. în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (3), Oficiul European de Luptă Antifraudă (denumit în continuare „OLAF”) efectuează investigații interne în toate instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE. La 13 ianuarie 2016, CESE și OLAF au semnat acorduri administrative comune menite să ofere un cadru structurat de cooperare și să faciliteze realizarea de schimburi de informații în timp util;
(3) 3. în conformitate cu articolele 22a și 22b din Statutul funcționarilor și cu articolele 11 și 81 din RACA, membrii personalului CESE au obligația de a raporta activitățile potențial ilegale, inclusiv frauda și corupția, care aduc atingere intereselor Uniunii. Membrii personalului sunt, de asemenea, obligați să raporteze cu privire la îndeplinirea sarcinilor profesionale care pot constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii. Acest aspect este reglementat la nivel intern prin Decizia nr. 053/16 A a CESE din 2 martie 2016 de stabilire a normelor privind avertizarea de integritate;
(4) 4. CESE a instituit o politică de prevenire și soluționare eficace a cazurilor reale sau potențiale de hărțuire psihologică sau sexuală la locul de muncă, astfel cum se prevede în Decizia nr. 200/14 A a CESE din 26 septembrie 2014 privind procedurile de prevenire și combatere a hărțuirii psihologice și sexuale la locul de muncă în cadrul Secretariatului CESE. Decizia instituie o procedură informală și o procedură formală. În cadrul procedurii informale, persoana care consideră că este victima hărțuirii poate contacta consilierii confidențiali din cadrul CESE, iar autoritatea împuternicită să facă numiri poate lua măsuri înainte de a deschide o anchetă administrativă oficială, dacă este necesar;
(5) 5. în conformitate cu articolul 24 din Statutul funcționarilor și cu articolele 11 și 81 din RACA, membrii personalului CESE au dreptul la asistență în cadrul procedurilor îndreptate împotriva autorilor de amenințări, ultraj, insulte, acte sau declarații defăimătoare sau alte infracțiuni împotriva persoanei și a proprietății, la care funcționarul sau membrii familiei sale sunt supuși ca urmare a calității pe care o are și atribuțiilor sale. Membrii personalului CESE au dreptul de a adresa cereri autorității împuternicite să facă numiri, în temeiul articolului 25 din Statutul funcționarilor și al articolelor 11 și 81 din RACA sau al articolului 90 alineatul (1) din Statutul funcționarilor și al articolelor 46 și 124 din RACA. În conformitate cu articolul 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor și cu articolele 46 și 124 din RACA, membrii personalului CESE au, de asemenea, dreptul de a depune reclamații împotriva actelor care îi lezează;
(6) 6. CESE desfășoară proceduri de selecție pentru selecția, recrutarea, numirea și evaluarea personalului său, în conformitate cu articolele 29 și 43 din Statutul funcționarilor și cu articolele 12 și 82 din RACA;
(7) 7. Membrii personalului CESE au dreptul de a lua cunoștință de dosarele lor medicale în conformitate cu articolul 26a din Statutul funcționarilor și cu articolele 11 și 81 din RACA;
(8) 8. CESE este împuternicit să efectueze investigații interne în temeiul articolului 74 alineatul (8) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului (4) (denumit în continuare „Regulamentul financiar”) și verificări în sensul articolului 116 alineatul (4) din Regulamentul financiar;
(9) 9. CESE este supus unor audituri interne privind activitățile sale, efectuate de auditorul intern în conformitate cu articolul 118 din Regulamentul financiar;
(10) 10. CESE desfășoară proceduri de achiziții publice în conformitate cu titlul VII din Regulamentul financiar;
(11) 11. în contextul unor astfel de investigații administrative, audituri și verificări, CESE cooperează cu alte instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii.
(12) 12. CESE poate coopera cu autoritățile naționale din țări terțe și cu organizații internaționale, la cererea lor sau din proprie inițiativă.
(13) 13. CESE poate coopera și cu autoritățile publice ale statelor membre ale UE, la cererea lor sau din proprie inițiativă. O astfel de cooperare poate include și un schimb de informații în contextul anchetelor penale sau financiare;
(14) 14. CESE este implicat în cauze prezentate în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene în cazul în care sesizează Curtea, apără o decizie pe care a luat-o și care a fost contestată în fața Curții sau intervine în cauze care sunt de competența sa. În acest context, CESE poate fi nevoit să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal existente în documentele obținute de părți sau de intervenienți;
(15) 15. CESE desfășoară activitățile necesare pentru a asigura securitatea persoanelor, a bunurilor și a informațiilor. Aceste activități, de exemplu investigațiile pentru a stabili dacă a avut loc o încălcare a Deciziei nr. 222/19 A (5), pot fi gestionate pe plan intern sau cu implicare externă;
(16) 16. în conformitate cu articolul 45 alineatul (2) a doua teză din Regulamentul (UE) 2018/1725, responsabilul cu protecția datelor (denumit în continuare „RPD”), din proprie inițiativă sau la cererea operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, a Comitetului pentru personal sau a oricărei persoane vizate, poate investiga probleme și fapte care au legătură directă cu sarcinile sale și care îi sunt aduse la cunoștință;
(17) 17. pentru a-și îndeplini sarcinile, CESE colectează și prelucrează informații relevante și mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date de identificare ale unei persoane fizice, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele private și profesionale, precum și date financiare. CESE, reprezentat de președintele său, acționează în calitate de operator de date;
(18) 18. prin urmare, în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, CESE este obligat să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la aceste activități de prelucrare și să le respecte drepturile în calitate de persoane vizate;
(19) 19. CESE poate fi obligat să reconcilieze aceste drepturi cu obiectivele investigațiilor administrative, ale auditurilor, ale verificărilor și ale acțiunilor în justiție. De asemenea, ar putea fi obligat să asigure un echilibru între drepturile persoanei vizate și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest scop, articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 îi conferă CESE posibilitatea de a restricționa, în condiții stricte, aplicarea articolelor 4, 14-22 și 35, precum și, în circumstanțe excepționale, a articolului 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-22. Cu excepția cazului în care sunt prevăzute restricții într-un act juridic adoptat în temeiul tratatelor, trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora CESE are dreptul să restricționeze aceste drepturi;
(20) 20. CESE poate, de exemplu, să fie nevoit să restricționeze informațiile pe care le furnizează unei persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal în cadrul activităților preliminare deciziei de a lansa o investigație administrativă sau în timpul investigației propriu-zise, înainte de eventuala revocare a cazului sau în etapa predisciplinară. În anumite situații, furnizarea de asemenea informații poate afecta grav capacitatea CESE de a efectua o investigație în mod eficace, de exemplu, dacă există riscul ca persoana în cauză să distrugă probe sau să ia legătura cu potențialii martori înainte de audierea acestora. CESE poate, de asemenea, să fie nevoit să protejeze drepturile și libertățile martorilor, precum și pe cele ale altor persoane implicate;
(21) 21. ar putea fi necesar să se protejeze anonimatul unui martor sau al unui avertizor de integritate care a solicitat să nu fie identificat. Într-un asemenea caz, CESE ar putea decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale acestor persoane, pentru a le proteja drepturile și libertățile;
(22) 22. ar putea fi necesar să se protejeze informațiile confidențiale referitoare la un membru al personalului care a contactat consilieri confidențiali din cadrul CESE în cadrul procedurii informale. Într-un astfel de caz, CESE ar putea fi nevoit să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale persoanei care se consideră victimă a hărțuirii, ale presupusului hărțuitor și ale altor persoane implicate, pentru a proteja drepturile și libertățile tuturor persoanelor implicate. Aceeași restricție ar putea fi necesară și în cazul procedurii oficiale;
(23) 23. în ceea ce privește procedurile de selecție, recrutare, numire și evaluare a personalului și procedurile de achiziții publice, dreptul de acces, dreptul la rectificarea, ștergerea și restricționarea datelor pot fi exercitate numai în anumite momente și în condițiile specificate în procedurile relevante, pentru a proteja drepturile altor persoane vizate și pentru a respecta principiul egalității de tratament și pe cel al confidențialității deliberărilor;
(24) 24. CESE aplică restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. Decizia CESE de a impune astfel de restricții trebuie motivată;
(25) 25. conform principiului responsabilității, CESE ține evidența aplicării restricțiilor;
(26) 26. atunci când prelucrează date cu caracter personal transmise altor organizații în contextul sarcinilor care îi revin, CESE se consultă cu organizațiile respective cu privire la potențialele motive pentru impunerea de restricții și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor respective, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol activitățile CESE;
(27) 27. articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul (UE) 2018/1725 obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD;
(28) 28. în conformitate cu articolul 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725, CESE poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații persoanei vizate cu privire la motivele aplicării unei restricții, dacă acest lucru ar anula efectul restricției. CESE trebuie să evalueze, de la caz la caz, dacă notificarea persoanei vizate cu privire la restricție anulează efectul acesteia;
(29) 29. CESE trebuie să ridice restricția imediat ce condițiile care justifică restricția nu mai sunt valabile și să evalueze aceste condiții în mod regulat;
(30) 30. pentru a garanta cea mai mare protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, responsabilul cu protecția datelor trebuie consultat în timp util cu privire la restricțiile care pot fi aplicate și să verifice respectarea dispozițiilor prezentei decizii;
(31) 31. articolul 15 alineatul (4) și articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevăd excepții de la dreptul persoanelor vizate la informare. Dacă se aplică aceste excepții, CESE nu este nevoit să aplice o restricție în temeiul prezentei decizii,