Articolul 1
Beneficiarii, domeniul de aplicare și tipurile de acces
CAPITOLUL I DISPOZIȚII GENERALE
(1) Orice cetățean al Uniunii și orice persoană fizică sau juridică rezidentă sau având sediul social într-un stat membru au drept de acces la documentele Comitetului Regiunilor („Comitetul”), sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor definite prin Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și a dispozițiilor specifice prevăzute în prezenta decizie.
(2) În sensul prezentei decizii, prin „documente ale Comitetului” se înțelege orice conținut în sensul articolului 3 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, întocmit sau primit de unul dintre organele Comitetului sau de Secretariatul General al Comitetului.
(3) Comitetul acordă acces public la documentele sale prin intermediul registrului prevăzut la capitolul II și la cerere, în conformitate cu dispozițiile cuprinse în capitolul III.
Articolul 2
CAPITOLUL II REGISTRUL DOCUMENTELOR COMITETULUI
(1) În cadrul instituției, se creează un registru al documentelor, în conformitate cu articolele 11 și 12 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(2) Documentele Comitetului menționate în lista anexată la prezenta decizie și documentele la care se acordă accesul în temeiul dispozițiilor cuprinse în capitolul III din prezenta decizie sunt accesibile în mod direct cetățenilor, în format electronic, prin intermediul unui registru.
(3) Comitetul poate decide includerea în registru a altor documente decât cele menționate la alineatul (2). În acest caz, Comitetul decide, în conformitate cu natura fiecărui document, fie să pună documentul direct la dispoziția cetățenilor în format electronic prin intermediul registrului, fie să includă în registru doar un număr de referință al documentului, subiectul și/sau o scurtă descriere a conținutului acestuia, precum și data la care el a fost primit sau întocmit și înregistrat în registru.
Articolul 3
Documentele accesibile la cerere
CAPITOLUL III PROCEDURA DE ACCES LA CERERE
Documentele Comitetului care nu sunt menționate în lista anexată la prezenta decizie sunt accesibile cetățenilor, pe cât posibil, la cerere, în limitele prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
Articolul 4
Cerere inițială
CAPITOLUL III PROCEDURA DE ACCES LA CERERE
(1) Transmitere: (1.1) Cererile de acces la un document se trimit Secretariatului General al Comitetului sub formă scrisă, inclusiv în format electronic, într-una dintre limbile enumerate la articolul 1 din Regulamentul nr. 1/1958 de stabilire a regimului lingvistic al Comunității Economice Europene (5). (1.2) Cererea trebuie formulată într-un mod suficient de clar și, în special, trebuie să cuprindă elementele care să permită identificarea documentului/documentelor solicitat/e, precum și numele și datele de contact ale solicitantului. (1.3) Dacă o cerere nu este suficient de precisă, instituția îl invită pe solicitant să clarifice cererea și îi oferă asistență în acest scop; într-un astfel de caz, termenul de răspuns se suspendă până în momentul în care Comitetul dispune de aceste informații. (1.4) În cazul unor cereri repetitive sau succesive care se referă la documente foarte lungi sau la un număr mare de documente, instituția poate ajunge la o înțelegere informală cu solicitantul pentru găsirea celei mai bune soluții. (1.5) Solicitantul nu este obligat să își justifice cererea.
(2) Proces: (2.1) Orice cerere de acces la un document deținut de Comitet se atribuie, în chiar ziua înregistrării sale, echipei însărcinate cu soluționarea cererilor de acces la documente, care confirmă primirea cererii, elaborează răspunsul și pune la dispoziție documentul în termenul prevăzut. (2.2) În cazul în care cererea se referă la un document elaborat de Comitet, pentru care se poate aplica una dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, echipa însărcinată cu gestionarea registrului contactează autorul documentului în cauză, care sugerează în termen de cinci zile lucrătoare ce curs trebuie dat cererii. (2.3) În cazul în care există dubii privind dezvăluirea unor documente primite de la terți, Comitetul îi consultă pe aceștia, punându-le la dispoziție cinci zile lucrătoare pentru a-și anunța poziția, pentru a putea evalua dacă se aplică una dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. (2.4) În cazul în care cererea înaintată Comitetului se referă la un document emis de o altă instituție și care nu a fost încă făcut public de către instituția respectivă, Comitetul acordă instituției în cauză un termen de cel puțin cinci zile lucrătoare în care să își exprime eventualele rezerve cu privire la dezvăluirea documentului. (2.5) În cazul în care nu se primește niciun răspuns din partea terților sau a instituției de la care provine documentul în termenul stabilit, Comitetul va continua cu procedura obișnuită.
(3) Decizie: (3.1) În cazul în care se acordă accesul la documentul solicitat, Comitetul furnizează solicitantului documentul solicitat în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii. Directorul Direcției A este responsabil pentru răspunsurile care permit accesul la documentele solicitate. (3.2) În cazul în care se refuză accesul la documentul solicitat, Comitetul notifică în scris solicitantul, în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, motivele refuzului total sau parțial și informează solicitantul cu privire la dreptul de a depune o cerere de confirmare. Absența unui răspuns din partea Comitetului în termenul prevăzut îi conferă solicitantului dreptul de a depune o cerere de confirmare. Secretarul general este responsabil pentru răspunsurile prin care se refuză, total sau parțial, accesul la documentele solicitate. (3.3) În mod excepțional, de exemplu, atunci când cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, termenul prevăzut la alineatele (3.1) și (3.2) poate fi prelungit cu cincisprezece zile lucrătoare, după informarea prealabilă a solicitantului și cu motivarea întârzierii. (3.4) Directorul Direcției A și secretarul general își pot delega competențele menționate la alineatele (3.1) și (3.2).
Articolul 5
Cererea de confirmare
CAPITOLUL III PROCEDURA DE ACCES LA CERERE
(1) Transmitere: (1.1) Cererea de confirmare se trimite Comitetului în termen de 15 zile lucrătoare de la data primirii răspunsului care conține un refuz total sau parțial al accesului la documentul solicitat sau, în absența oricărui răspuns la cererea inițială, de la data expirării perioadei stabilite pentru răspuns. (1.2) Cererea de confirmare se formulează conform acelorași exigențe formale ca și cererea inițială.
(2) Prelucrarea cererii: Dispozițiile prevăzute la articolul 4 alineatul (2) din prezenta decizie se aplică prin analogie prelucrării cererilor de confirmare; Comitetul nu are însă obligația de a confirma primirea cererii de confirmare.
(3) Decizie: (3.1) În cazul în care se acordă accesul la documentul solicitat, Comitetul furnizează solicitantului documentul solicitat, în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de confirmare. Președintele este responsabil pentru răspunsurile care permit accesul la documentele solicitate. (3.2) În cazul în care se refuză accesul la documentul solicitat, Comitetul notifică în scris solicitantul, în termen de 15 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii de confirmare, motivele refuzului total sau parțial și informează solicitantul cu privire la căile de atac care îi stau la dispoziție. Președintele este responsabil pentru răspunsurile prin care se refuză, total sau parțial, accesul la documentele solicitate. (3.3) În mod excepțional, de exemplu, atunci când cererea de confirmare se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, termenul prevăzut la alineatele (3.1) și (3.2) poate fi prelungit cu cincisprezece zile lucrătoare, după informarea prealabilă a solicitantului și cu motivarea întârzierii. (3.4) Președintele poate delega competențele menționate la alineatele (3.1) și (3.2).
Articolul 6
Căi de atac
CAPITOLUL III PROCEDURA DE ACCES LA CERERE
În cazul în care Comitetul refuză total sau parțial să acorde accesul la un document în urma unei cereri de confirmare sau nu răspunde în termenul prevăzut, solicitantul are posibilitatea de a iniția acțiuni în justiție împotriva Comitetului și/sau de a depune o plângere la Ombudsmanul European în conformitate cu condițiile prevăzute la articolele 263 și 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.
Articolul 7
Furnizarea documentelor și costul răspunsului
CAPITOLUL III PROCEDURA DE ACCES LA CERERE
(1) Furnizarea documentelor (1.1) Documentele se furnizează fie pe suport hârtie, fie pe suport electronic, ținând seama pe deplin de preferința solicitantului. (1.2) În cazul în care un document a fost deja făcut public de Comitet sau de o altă instituție și este ușor accesibil, Comitetul poate facilita accesul la documentul respectiv informându-l pe solicitant cu privire la mijloacele prin care acesta poate fi obținut.
(2) Costul răspunsului Costul realizării copiilor și cel al expedierii lor poate fi pus în sarcina solicitantului. Cu toate acestea, el nu poate depăși în nici un caz costul real al operațiunilor. Furnizarea în format electronic este gratuită.
Articolul 8
Măsuri de punere în aplicare
CAPITOLUL IV DISPOZIȚII FINALE
Secretarului general îi revine sarcina de a lua măsurile necesare pentru a asigura punerea în aplicare a prezentei decizii.
Articolul 9
Abrogarea Deciziei nr. 64/2003 și a Deciziei nr. 128/2003
CAPITOLUL IV DISPOZIȚII FINALE
Prezenta decizie abrogă Decizia Biroului nr. 64/2003 a Comitetului Regiunilor din 11 februarie 2003 privind accesul public la documentele Comitetului Regiunilor și Decizia Biroului Comitetului Regiunilor nr. 128/2003 din 17 iunie 2003 privind accesul public la documentele Comitetului Regiunilor prin intermediul registrului electronic al documentelor.
Articolul 10
Intrarea în vigoare
CAPITOLUL IV DISPOZIȚII FINALE
Prezenta decizie intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.