Recitale
(1) EU-OSHA își desfășoară activitățile în conformitate cu Regulamentul (UE) 2019/126.
(2) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, restricționarea aplicării articolelor 14-21, 35 și 36, precum și a articolului 4 din regulamentul respectiv în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-21, trebuie să aibă la bază normele interne care urmează să fie adoptate de agenție, dacă acestea nu au la bază actele legislative adoptate în baza tratatelor.
(3) Aceste norme interne, inclusiv dispozițiile sale privind evaluarea necesității și a proporționalității unei restricții, nu trebuie să se aplice în cazul în care un act legislativ adoptat în baza tratatelor prevede o restricționare a drepturilor persoanelor vizate.
(4) În momentul în care își exercită atribuțiile cu privire la drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, agenția analizează dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute în regulamentul menționat.
(5) În cadrul funcționării sale administrative, agenția poate desfășura anchete administrative, proceduri disciplinare, activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF, poate prelucra cazuri de avertizare în interes public, proceduri (oficiale și neoficiale) de hărțuire, poate prelucra reclamații interne și externe, poate desfășura audituri interne, investigații prin responsabilul cu protecția datelor, conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și investigații interne de securitate (IT). În plus, agenția poate trata cererile de acces la fișa medicală a membrilor personalului. Agenția prelucrează mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date concrete (date „obiective”, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, detalii administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și privind traficul) și/sau date calitative (date „subiective” referitoare la caz, cum ar fi datele obținute din raționamente, comportamentale, evaluări, date privind performanța și conduita și date referitoare la sau prezentate în legătură cu obiectul procedurii sau al activității).
(6) Agenția, reprezentată de directorul său executiv, acționează în calitate de operator de date, indiferent de orice alte delegări ale rolului de operator în cadrul agenției, pentru a reflecta responsabilitățile operaționale referitoare la operațiuni specifice de prelucrare a datelor cu caracter personal.
(7) Datele cu caracter personal sunt stocate în condiții de siguranță într-un mediu electronic sau pe hârtie pentru a preveni accesul ilegal la acestea sau transferul lor către persoane care nu au nevoie să le cunoască. Fișele medicale sunt stocate de medicul furnizorului extern de servicii utilizat de agenție. Datele cu caracter personal prelucrate nu sunt păstrate mai mult timp decât este necesar și adecvat în scopurile pentru care sunt prelucrate datele pentru perioada specificată în declarațiile de confidențialitate privind protecția datelor sau în evidențele agenției.
(8) Normele interne trebuie să se aplice tuturor operațiunilor de prelucrare realizate de agenție în desfășurarea anchetelor administrative, a procedurilor disciplinare, a activităților preliminare legate de cazurile de eventuale nereguli raportate la OLAF, a procedurilor de avertizare în interes public, a procedurilor (oficiale și neoficiale) privind cazurile de hărțuire, a prelucrării reclamațiilor interne și externe, a desfășurării auditurilor interne, a investigațiilor desfășurate de responsabilul cu protecția datelor conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, a investigațiilor de securitate (IT) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE), precum și în tratarea cererilor de acces la fișa medicală personală.
(9) Acestea trebuie să se aplice operațiunilor de prelucrare efectuate înainte de deschiderea procedurilor menționate mai sus, în timpul acestor proceduri și în timpul monitorizării rezultatelor procedurilor. De asemenea, trebuie să includă asistența și cooperarea furnizate de agenție autorităților naționale și organizațiilor internaționale în afara investigațiilor sale administrative.
(10) În cazurile în care se aplică aceste norme interne, agenția trebuie să ofere justificări, explicând de ce restricțiile sunt strict necesare și adecvate într-o societate democratică și să respecte esența drepturilor și libertăților fundamentale.
(11) În acest cadru general, agenția are obligația de a respecta, în cea mai mare măsură posibilă, drepturile fundamentale ale persoanelor vizate în timpul procedurilor de mai sus, în special pe cele referitoare la dreptul de furnizare de informații, de acces și de rectificare, dreptul de ștergere a datelor, de restricționare a prelucrării lor, dreptul de comunicare a unei încălcări a securității datelor cu caracter personal către persoana vizată sau dreptul la confidențialitatea comunicării, potrivit dispozițiilor Regulamentului (UE) 2018/1725.
(12) Cu toate acestea, este posibil ca agenția să fie obligată să restricționeze informarea persoanei vizate și alte drepturi ale acesteia pentru a proteja în special investigațiile proprii, investigațiile și procedurile altor autorități publice, precum și drepturile altor persoane legate de investigațiile sale sau de alte proceduri.
(13) Astfel, agenția poate restricționa informarea în scopul protejării investigației și a drepturilor și libertăților fundamentale ale altor persoane vizate.
(14) Agenția trebuie să verifice cu regularitate dacă se aplică condițiile care justifică restricția și să ridice restricția în măsura în care acestea nu se mai aplică.
(15) Operatorul trebuie să informeze responsabilul cu protecția datelor în momentul amânării și pe durata reviziilor,