Recitale
(1) Europol prelucrează date operaționale și date neoperaționale (administrative) care nu au legătură cu investigațiile penale, cum ar fi date cu caracter personal referitoare la personalul Europol, furnizori de servicii sau vizitatori. Prelucrarea datelor operaționale intră sub incidența dispozițiilor Regulamentului Europol, iar datele neoperaționale (administrative) intră sub incidența Regulamentului (UE) 2018/1725.
(2) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, restricționarea aplicării articolelor 14-22, 35 și 36, precum și a articolului 4 din regulamentul respectiv în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-22, trebuie să aibă la bază normele interne care urmează să fie adoptate de Europol, dacă acestea nu au la bază actele legislative adoptate în baza tratatelor.
(3) Aceste norme interne, inclusiv dispozițiile lor privind evaluarea necesității și a proporționalității unei restricții, nu trebuie să se aplice în cazul în care un act legislativ adoptat în temeiul tratatelor prevede o restricționare a drepturilor persoanei vizate.
(4) În contextul funcționării sale, Europol poate desfășura anchete administrative, proceduri disciplinare anticipate, disciplinare și de suspendare. Anchetele administrative trebuie efectuate de Serviciul de investigații interne (IIS), care reprezintă, de asemenea, autoritatea autorizată să încheie contractele de muncă menționate la articolul 6 din condițiile de încadrare în muncă în fața comisiei de disciplină, în temeiul articolului 86 din Statutul funcționarilor Uniunii Europene (3) și în conformitate cu Decizia Consiliului de administrație al Europol de stabilire a dispozițiilor generale de punere în aplicare privind desfășurarea anchetelor administrative și a procedurilor disciplinare (EDOC #417349).
(5) Membrii personalului Europol au obligația de a raporta posibile activități ilegale, inclusiv fraudă sau corupție, care aduc atingere intereselor Uniunii, sau de conduită în raport cu exercitarea atribuțiilor profesionale care pot constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii. Acest lucru este explicat în detaliu în Orientarea adresată personalului Europol privind măsurile de avertizare în interes public (EDOC# 903736).
(6) Europol a stabilit o politică de prevenire și soluționare eficace și eficientă a cazurilor reale sau potențiale de hărțuire morală sau sexuală la locul de muncă, așa cum se prevede în Decizia Consiliului de administrație al Europol privind politica în domeniul protecției demnității persoanei și al prevenirii hărțuirii psihologice și sexuale (EDOC # 958626). Decizia stabilește o procedură informală în care presupusa victimă a hărțuirii poate contacta persoanele de încredere din cadrul Europol.
(7) Responsabilul cu protecția datelor, în temeiul articolului 13 din Decizia Consiliului de administrație al Europol de stabilire a normelor de punere în aplicare privind responsabilul cu protecția datelor (EOC# 845687) poate efectua investigații cu privire la obiectul unei cereri.
(8) Europol poate efectua audituri ale activităților sale, efectuate prin structurile de audit intern ale Europol, care au fost instituite de Consiliul de administrație la reuniunea sa din 1 mai 2017, în conformitate cu articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul Europol, și se subordonează doar acestui organ.
(9) În contextul sarcinilor descrise mai sus, Europol poate furniza asistență și sprijin altor instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii și poate primi asistență și sprijin de la acestea, astfel cum s-a stabilit în acordurile relevante privind nivelul serviciilor, în memorandumul de înțelegere și acordurile de cooperare.
(10) Poate fi necesar să se asigure un echilibru între drepturile persoanelor vizate, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725, și nevoile menționate în activitățile de mai sus, respectând totodată drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevede, în condiții stricte, posibilitatea de a restricționa aplicarea articolelor 14-20, 35 și 36, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20. În acest caz trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora Europol să poată restricționa drepturile respective, în conformitate cu același articol din Regulamentul (UE) 2018/1725.
(11) Acest lucru poate fi valabil, în special, dacă se furnizează persoanei vizate informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în etapa de evaluare preliminară a unei anchete administrative sau în timpul anchetei propriu-zise, înaintea unei eventuale revocări a cazului sau a unei etape disciplinare anterioare. În anumite situații, furnizarea unor astfel de informații poate afecta grav capacitatea IIS de a efectua o anchetă eficace, de exemplu, dacă există riscul ca persoana în cauză să distrugă probe sau să ia legătura cu potențialii martori înainte de audierea acestora. În plus, Europol poate avea nevoie să-și protejeze propriile drepturi și libertăți, precum și pe cele ale altor persoane implicate.
(12) Ar putea fi necesar să se protejeze confidențialitatea unui martor sau a unui avertizor de integritate care a solicitat să nu fie identificat. Într-un astfel de caz, pentru a-și proteja drepturile și libertățile, Europol poate decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale avertizorului de integritate, precum și ale altor persoane implicate.
(13) Ar putea fi necesar să se protejeze confidențialitatea unui membru al personalului care a contactat persoanele de încredere din cadrul Europol, în contextul unei proceduri de hărțuire. Într-un astfel de caz, Europol poate decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale presupusei victime, ale presupusului hărțuitor și ale altor persoane implicate, pentru a le proteja drepturile și libertățile.
(14) Atunci când gestionează solicitări privind activitățile de prelucrare desfășurate la sediul Europol, responsabilul cu protecția datelor ar putea, în anumite circumstanțe, să-și păstreze eficacitatea anchetelor și să protejeze, după caz, persoanele implicate și drepturile și libertățile acestora.
(15) Europol trebuie să aplice restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. Europol trebuie să prezinte justificări care să explice motivele acestor restricții.
(16) Pe baza principiului responsabilității, Europol trebuie să țină o evidență a aplicării restricțiilor.
(17) Atunci când prelucrează date cu caracter personal administrative transmise altor organizații în contextul sarcinilor care îi revin, Europol trebuie să se consulte cu organizațiile respective și să fie consultat de acestea cu privire la posibile motive relevante pentru impunerea de restricții și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol activitățile Europol.
(18) Articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul (UE) 2018/1725 obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD.
(19) În temeiul articolului 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725, Europol poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele aplicării unei restricții persoanei vizate, în cazul în care aceasta ar anula efectul restricției.
(20) Europol trebuie să evalueze, de la caz la caz și în cooperare cu responsabilul cu protecția datelor, dacă comunicarea restricției anulează efectul acesteia.
(21) Pentru a garanta cea mai mare protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, responsabilul cu protecția datelor trebuie să fie informat în timp util cu privire la restricțiile aplicate și să verifice respectarea prevederilor prezentei decizii.
(22) Aplicarea restricțiilor menționate mai sus nu aduce atingere eventualei aplicări a dispozițiilor articolului 16 alineatul (5) și ale articolului 17 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, privind dreptul la informare, atunci când datele nu au fost obținute de la persoana vizată, și dreptul de acces al persoanei vizate,