Act UE 2020/722 · CELEX 32020Q0722(01)

Decizia Fondului European de Investiții din 4 iunie 2020 privind normele interne referitoare la restricționarea anumitor drepturi ale persoanelor vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul activităților desfășurate de Fondul European de Investiții

Data act: 04.06.2020
Intrare in vigoare: 11.08.2020
Jurnalul Oficial UE: oj:JOL_2020_236_R_0001
Status: In vigoare

date personale funcționare instituțională persoane fizice protecția datelor protecția vieții private

Recitale

(1) În contextul funcționării sale, Departamentul de conformitate al FEI poate desfășura anchete administrative, în temeiul Codului de conduită al personalului Grupului BEI, ceea ce implică prelucrarea de informații, inclusiv de date cu caracter personal.

(2) Din proprie inițiativă sau la cererea operatorului de date sau a oricărei alte persoane fizice, responsabilul cu protecția datelor din cadrul FEI poate cerceta problemele și faptele legate direct de sarcinile sale care i-au fost aduse la cunoștință și le poate raporta persoanei care a solicitat cercetarea sau operatorului, în conformitate cu articolul 45 alineatul (2) din regulament.

(3) În contextul funcționării sale, Departamentul de resurse umane din cadrul FEI poate desfășura proceduri disciplinare, în conformitate cu secțiunea 6 din Statutul funcționarilor FEI, titlul IV al Politicii privind demnitatea în muncă și codurile de conduită ale FEI aplicabile.

(4) Membrii Consiliului de administrație al FEI, directorul general, directorul general adjunct și membrii personalului, precum și părțile afiliate implicate în operațiuni/tranzacții au obligația de a raporta către Serviciul anchetarea fraudelor din cadrul BEI („IG/IN”) orice posibilă conduită interzisă (de exemplu, fraudă sau corupție), care aduce atingere intereselor FEI și ale Uniunii, sau de a raporta către alte servicii competente orice conduită referitoare la exercitarea atribuțiilor profesionale care poate constitui o încălcare gravă a oricăror obligațiilor aplicabile. În plus, oricine, persoană fizică sau entitate, poate raporta către IG/IN o presupusă conduită interzisă.

(5) Anchetele privind conduita interzisă, astfel cum sunt acestea definite în Politica antifraudă a BEI, sunt efectuate de IG/IN, în calitate de persoană împuternicită de către operator, în temeiul Acordului-cadru dintre FEI și BEI cu privire la prestarea de servicii.

(6) FEI efectuează audituri ale propriilor activități. Acestea se desfășoară prin Departamentul de audit intern al BEI în temeiul Acordului-cadru dintre FEI și BEI cu privire la prestarea de servicii.

(7) În contextul sarcinilor descrise la considerentele 1-6, FEI poate furniza asistență și sprijin altor instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii și poate primi asistență și sprijin de la acestea, astfel cum s-a stabilit în acordurile relevante privind nivelul serviciilor, în memorandumuri de înțelegere și acorduri de cooperare.

(8) FEI poate furniza asistență și sprijin autorităților publice ale statelor membre ale UE sau poate primi asistență din partea acestora, la cererea lor sau din proprie inițiativă.

(9) FEI poate furniza asistență și sprijin autorităților naționale și organizațiilor internaționale din țările terțe și poate primi asistență și sprijin din partea acestora, la cererea lor sau din proprie inițiativă.

(10) În contextul activităților menționate mai sus, în calitate de persoană împuternicită de către operator, FEI sau oricare din partenerii de afaceri ai FEI menționați la considerentul 4 de mai sus, inclusiv Serviciul Anchetarea fraudelor din cadrul BEI, în calitate de persoană împuternicită de către operator, sau orice alt serviciu competent poate culege și prelucra informații și date cu caracter personal, inclusiv date de identificare ale unei persoane fizice, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele private și profesionale, precum și date financiare.

(11) Există garanții adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal și pentru prevenirea accesului sau transferului accidental sau ilegal, indiferent că sunt stocate într-un mediu fizic sau într-un mediu electronic. După prelucrare, datele sunt păstrate în conformitate cu normele aplicabile ale FEI privind păstrarea datelor, astfel cum sunt definite în evidențele de protecție a datelor, în temeiul articolului 31 din regulament. La sfârșitul perioadei de păstrare, informațiile legate de caz, inclusiv datele cu caracter personal, sunt eliminate, anonimizate sau transferate în arhivele istorice în conformitate cu principiile Regulamentului general privind protecția datelor la nivelul UE și cu actele normative asociate sau politicile FEI.

(12) În acest context, FEI se angajează să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la activitățile de prelucrare menționate mai sus și de a respecta drepturile persoanelor vizate, conform prevederilor din regulament.

(13) Poate fi necesar să se asigure un echilibru între drepturile persoanelor vizate, în conformitate cu regulamentul, și nevoile menționate în activitățile de mai sus, respectând totodată drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, articolul 25 din regulament prevede, în condiții stricte, posibilitatea de a restricționa aplicarea articolelor 14-20, 35 și 36, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20. În acest caz, este necesar să se adopte norme interne conform cărora FEI să poată restricționa drepturile menționate mai sus ale persoanelor vizate, în conformitate cu același articol din regulament.

(14) Acest lucru poate fi valabil, în special, dacă se furnizează persoanei vizate informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în etapa de evaluare preliminară a unei anchete administrative sau în timpul anchetei propriu-zise, înaintea unei eventuale revocări a cazului sau a unei etape disciplinare anterioare. În anumite situații, furnizarea unor astfel de informații poate afecta grav capacitatea FEI de a efectua o anchetă eficace, de exemplu, dacă există riscul ca persoana în cauză să distrugă probe sau să ia legătura cu potențialii martori înainte de audierea acestora. În plus, FEI poate avea nevoie să protejeze drepturile și libertățile altor persoane implicate. În special, ar putea fi necesar să se protejeze confidențialitatea unui martor sau a unui avertizor de integritate care a solicitat să nu fie identificat. Într-un astfel de caz, pentru a-și proteja drepturile și libertățile, FEI poate decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date ale avertizorului de integritate și/sau ale altor persoane implicate cu scopul de a le proteja drepturile și libertățile.

(15) Atunci când furnizează asistență și sprijin altor instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii, autorități publice ale statelor membre ale UE, autorități naționale și organizații internaționale din țările terțe sau primește asistență și sprijin din partea acestora în contextul activităților menționate mai sus, FEI, în anumite circumstanțe, și sub rezerva menținerii nivelului minim de protecție a datelor impus de AEPD, poate fi nevoit să păstreze eficacitatea anchetelor sale sau a celor desfășurate de entitatea cu care colaborează și să protejeze, după caz, persoanele implicate, precum și drepturile și libertățile acestora.

(16) FEI aplică restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. FEI prezintă justificări care să explice motivele acestor restricții.

(17) Pe baza principiului responsabilității, FEI ține o evidență a aplicării restricțiilor.

(18) Atunci când prelucrează date cu caracter personal transmise altor organizații în contextul sarcinilor care îi revin, FEI se consultă cu organizațiile respective și este consultat de acestea cu privire la posibile motive relevante pentru impunerea de restricții și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol activitățile FEI.

(19) Articolul 25 alineatul (6) din regulament obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD.

(20) În temeiul articolului 25 alineatul (8) din regulament, FEI poate să amâne, să omită sau să refuze furnizarea de informații privind motivele aplicării unei restricții persoanei vizate, în cazul în care aceasta ar anula efectul restricției FEI evaluează, de la caz la caz, dacă comunicarea restricției anulează efectul acesteia.

(21) Responsabilul cu protecția datelor poate să efectueze o analiză independentă privind aplicarea restricțiilor, pentru a asigura respectarea prezenta decizie,

Articolul 1

Obiect și domeniu de aplicare

Prezenta decizie stabilește regulile privind condițiile în care FEI poate restricționa aplicarea articolelor 14-20, 35 și 36, precum și a articolului 4 din acest regulament, în temeiul articolului 25 din regulament.

Articolul 2

Restricții

(1) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din regulament, FEI poate, numai de la caz la caz, să restricționeze aplicarea articolelor 14-20, 35 și 36, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20, atunci când: (a) desfășoară anchete administrative, în temeiul Codului de conduită al personalului Grupului BEI și al altor coduri de conduită aplicabile; (b) desfășoară anchete privind problemele și faptele legate direct de sarcinile responsabilului cu protecția datelor, în conformitate cu articolul 45 alineatul (2) din regulament; (c) efectuează proceduri disciplinare, în conformitate cu Secțiunea 6 din Statutul funcționarilor FEI, Titlul IV al Politicii privind demnitatea în muncă și codurile de conduită ale FEI aplicabile; (d) se asigură că membrii personalului FEI pot raporta confidențial fapte atunci când aceștia consideră că există nereguli grave astfel cum sunt reglementate de Politica Grupului BEI de denunțare a abuzurilor. (e) se asigură că membrii personalului FEI pot raporta confidențial fapte atunci când aceștia consideră că există suspiciuni de conduită interzisă, inclusiv fraudă sau corupție, care aduc atingere intereselor Uniunii, sau de conduită referitoare la exercitarea atribuțiilor profesionale care pot constitui o încălcare gravă a obligațiilor membrilor personalului FEI, astfel cum sunt reglementate de Politica Grupului BEI de denunțare a abuzurilor, Politica antifraudă a FEI și codurile de conduită ale FEI relevante; (f) desfășoară anchete privind conduita interzisă, în conformitate cu Politica antifraudă a FEI; (g) desfășoară audituri interne asupra tuturor activităților și departamentelor FEI; (h) furnizează asistență și sprijin altor instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii și primește asistență și sprijin de la acestea, în contextul activităților menționate mai sus, astfel cum s-a stabilit în acordurile relevante privind nivelul serviciilor, în memorandumuri de înțelegere și acorduri de cooperare; (i) furnizează asistență și sprijin autorităților publice ale statelor membre ale UE sau poate primi asistență din partea acestora, la cererea lor sau din proprie inițiativă; (j) furnizează asistență și sprijin autorităților naționale și organizațiilor internaționale din țările terțe și poate primi asistență și sprijin din partea acestora, la cererea lor sau din proprie inițiativă. (2) Categoriile de date cuprind date de identificare ale unei persoane fizice, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele private și profesionale, precum și date financiare. (3) Aplicarea restricțiilor menționate mai sus nu aduce atingere eventualei aplicări a dispozițiilor articolului 16 alineatul (5) și ale articolului 17 alineatul (4) din regulament privind dreptul la informare atunci când datele nu au fost obținute de la persoana vizată și, respectiv, dreptul de acces al persoanei vizate. (4) Aceste restricții respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale și constituie o măsură necesară și proporțională într-o societate democratică, așa cum sunt prezentate în regulament, în actele normative corespunzătoare sau politicile interne ale FEI sau ale Grupului BEI. (5) Orice restricție se supune autorizării exprese în conformitate cu o politică sau procedură internă a FEI și afectează drepturile persoanei/persoanelor vizate cel mai puțin cu putință, așa cum este confirmat de responsabilul cu protecția datelor. (6) Înainte de aplicarea restricțiilor și după caz, se efectuează un test de necesitate și proporționalitate cu aprobarea responsabilului cu protecția datelor. Restricțiile se limitează la ceea ce este strict necesar pentru atingerea obiectivelor stabilite. Restricțiile se stabilesc numai pentru perioada cât o impune orice motiv relevant de la alineatul (1), denumit motivarea restricției, așa cum se evidențiază în aprobarea responsabilului cu protecția datelor. (7) În cazul în care IG/IN restricționează, în întregime sau parțial, furnizarea de informații către persoanele vizate relevante pentru o anchetă (persoana anchetată, martor sau informator), acesta ține evidența motivelor restricționării, inclusiv evaluarea necesității și a proporționalității restricției. În acest sens, în această evidență se precizează modul în care furnizarea informațiilor ar compromite scopul activităților de investigare ale IG/IN sau al restricțiilor aplicate în conformitate cu articolul 2 alineatul (1) literele (f), (g) și (h) din prezenta decizie, ori ar aduce atingere drepturilor și libertăților altor persoane. Această evidență și, dacă este cazul, documentele care conțin elemente factuale și juridice subiacente sunt consemnate. La cerere, acestea sunt puse la dispoziția Autorității Europene pentru Protecția Datelor (AEPD). (8) FEI întocmește, în scopul asigurării răspunderii, o evidență în care sunt descrise motivele care stau la baza restricțiilor aplicate, care anume dintre motivele enumerate la alineatul (1) se aplică și rezultatul testului de necesitate și proporționalitate. Evidențele respective fac parte dintr-un registru ad-hoc, care este pus, la cerere, la dispoziția AEPD. (9) Atunci când prelucrează date cu caracter personal transmise altor organizații în contextul sarcinilor care îi revin, FEI se consultă cu organizațiile respective și este consultat de acestea cu privire la posibile motive relevante pentru impunerea de restricții și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol activitățile FEI.

Articolul 3

Riscuri privind drepturile și libertățile persoanelor vizate

Evaluarea riscurilor pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate ale căror date cu caracter personal pot face obiectul unor restricții, precum și perioada de păstrare a acestor date, sunt menționate în evidențele activităților de prelucrare relevante, în conformitate cu articolul 31 din regulament și, dacă este cazul, în evaluările relevante ale impactului asupra protecției datelor, în temeiul articolului 39 din regulament.

Articolul 4

Perioade de stocare și garanții

FEI instituie garanții pentru a preveni abuzul sau accesul ilegal sau transferul de date cu caracter personal care pot face obiectul unor restricții. Aceste garanții conțin măsuri tehnice și organizatorice, iar dacă este necesar, sunt prezentate în detaliu în deciziile interne, în procedurile și normele de punere în aplicare ale FEI. Garanțiile cuprind: 1. definirea adecvată a rolurilor, responsabilităților și etapelor procedurale; 2. dacă este cazul, un mediu electronic securizat care previne accesul ilegal sau accidental sau transferul de date electronice către persoane neautorizate; 3. dacă este cazul, stocarea și prelucrarea în condiții de siguranță a documentelor pe suport de hârtie; 4. monitorizarea corespunzătoare a restricțiilor și o revizuire periodică, care trebuie efectuate cel puțin o dată la șase luni. De asemenea, revizuirea se impune și în cazul în care se modifică elemente esențiale ale cazului respectiv. Restricțiile se ridică de îndată ce circumstanțele care le justifică nu se mai aplică.

Articolul 5

Informarea responsabilului cu protecția datelor și analiza efectuată de acesta

(1) Responsabilul cu protecția datelor este informat fără întârzieri nejustificate ori de câte ori drepturile persoanelor vizate sunt restricționate în conformitate cu prezenta decizie și i se acordă acces complet și nerestricționat la toate evidențele și la documentele care includ elemente de fapt și de drept subiacente, care sunt relevante pentru decizia privind restricția și monitorizarea menținerii restricției. (2) Responsabilul cu protecția datelor poate solicita revizuirea aplicării restricției. (3) În cazul în care responsabilul cu protecția datelor aplică restricții pe parcursul anchetelor, acesta va informa operatorul de date fără întârzieri nejustificate. (4) Participarea responsabilului cu protecția datelor la procedura de restricționare, inclusiv la schimburile de informații, trebuie documentată în forma corespunzătoare și inclusă în evidențele și registrele relevante. (5) În contextul anchetelor privind conduita interzisă, Serviciul Anchetarea fraudelor din cadrul BEI se va consulta cu responsabilul cu protecția datelor înainte de aplicarea anumitor motive pentru restricții, menționate la articolul 25 din regulament operațiunilor de prelucrare a datelor efectuate în cadrul sarcinilor sale definite în Politica antifraudă a FEI, în carta Serviciului Anchetarea fraudelor din cadrul BEI și în procedurile privind anchetele.

Articolul 6

Informarea persoanelor vizate cu privire la restricționarea drepturile lor

(1) Anunțurile privind protecția datelor publicate pe site-ul FEI conțin informații generale pentru persoanele vizate, referitoare la restricțiile potențiale ale drepturilor tuturor persoanelor vizate descrise la articolul 2 alineatul (1). Informațiile se referă la drepturile care pot fi restricționate. (2) FEI informează fiecare persoană vizată în parte, fără întârzieri nejustificate și într-o formă scrisă, cu privire la restricțiile prezente sau viitoare ale drepturilor lor, astfel cum se precizează la articolele 7, 8 și 9.

Articolul 7

Dreptul la informații care trebuie furnizate persoanelor vizate și informarea cu privire la încălcarea securității datelor

(1) În cazul în care, în contextul activităților menționate în prezenta decizie, FEI limitează, integral sau parțial, drepturile persoanelor vizate menționate la articolele 14-16 și 35 din regulament, acestea sunt informate cu privire la principalele motive pe care se întemeiază aplicarea restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD, precum și de a introduce o cale de atac la Curtea de Justiție a Uniunii Europene. Aceste restricții respectă regulile stabilite și procesul descris în prezenta decizie. (2) FEI poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele restricției menționate la alineatul (1) în măsura în care și atâta timp cât aceasta ar periclita scopul restricției. Această evaluare se efectuează de la caz la caz. Orice astfel de amânare sau refuz trebuie justificat în mod adecvat în conformitate cu cerințele responsabilului cu protecția datelor și va fi inclusă în evidențele și registrele relevante. Pentru evitarea oricărei ambiguități, persoanele vizate sunt informate cu privire la drepturile lor de a depune o plângere la AEPD, precum și de a introduce o cale de atac la Curtea de Justiție a Uniunii Europene împotriva deciziei de a amâna sau a li se refuza furnizarea de informații menționate la alineatul (1) de mai sus.

Articolul 8

Dreptul persoanelor vizate de a accesa, a rectifica, a șterge și a restricționa prelucrarea

(1) În cazul în care, în contextul activităților menționate în prezentul regulament de procedură, FEI limitează, integral sau parțial, dreptul de acces la date cu caracter personal, dreptul de rectificare, de ștergere și de restricționare a prelucrării, astfel cum se menționează la articolele 17-20 din regulament, acesta informează persoana vizată, ca răspuns la solicitarea acesteia, cu privire la principalele motive pe care se întemeiază aplicarea restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD, precum și de a introduce o cale de atac la Curtea de Justiție a Uniunii Europene. (2) În cazul în care dreptul de acces este restricționat integral sau parțial, FEI, la examinarea plângerii, doar informează persoana vizată dacă datele au fost prelucrate în mod corect și, în caz contrar, dacă au fost efectuate corecțiile necesare, în conformitate cu articolul 25 alineatul (7) din regulament. (3) FEI poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele restricției menționate la alineatele (1) și (2) în măsura în care și dacă aceasta ar periclita scopul restricției. Această evaluare se efectuează de la caz la caz și respectă regulile stabilite și procesul descris în prezenta decizie.

Articolul 9

Confidențialitatea comunicațiilor electronice

(1) FEI, în circumstanțe excepționale și în conformitate cu dispozițiile și raționamentul Directivei 2002/58/CE a Parlamentului European și a Consiliului (3), poate limita dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice, astfel cum se menționează la articolul 36 din regulament. În acest caz, FEI prezintă în detaliu, prin norme interne specifice, circumstanțele, motivele, riscurile relevante și garanțiile conexe. (2) În cazul în care limitează dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice, FEI informează persoana vizată, în răspunsul la cererea acesteia, cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției, precum și cu privire la posibilitatea de a depune o plângere la AEPD sau de a introduce o cale de atac la Curtea de Justiție a Uniunii Europene. (3) FEI poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele restricției menționate la alineatele (1) și (2), dacă aceasta ar anula efectul restricției. Această evaluare se efectuează de la caz la caz.

Articolul 10

Intrarea în vigoare

Prezenta decizie și modificările aduse acesteia sunt aprobate de Consiliul de administrație al FEI și intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.