Recitale
(1) 1. Agenția își desfășoară activitățile în conformitate cu Regulamentul de instituire.
(2) 2. În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, restricționarea aplicării articolelor 14-22, 35 și 36, precum și a articolului 4 din regulamentul respectiv în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-22 trebuie să aibă la bază norme interne care urmează să fie adoptate de agenție, dacă nu au la bază acte legislative adoptate în baza tratatelor.
(3) 3. Aceste norme interne, inclusiv dispozițiile privind evaluarea necesității și a proporționalității unei restricții, nu trebuie să se aplice în cazurile în care restricționarea drepturilor persoanelor vizate este prevăzută într-un act legislativ adoptat în baza tratatelor.
(4) 4. În momentul în care își exercită atribuțiile cu privire la drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, agenția analizează dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute în regulamentul menționat.
(5) 5. În cadrul funcționării sale, agenția poate desfășura anchete administrative, proceduri disciplinare, activități preliminare privind cazurile de eventuale nereguli raportate la OLAF, poate prelucra cazuri de avertizare în interes public, proceduri (oficiale și neoficiale) în cazuri de hărțuire, poate trata plângeri interne și externe, poate desfășura audituri interne, poate efectua investigații prin responsabilul cu protecția datelor conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și investigații interne de securitate (informatică). Agenția prelucrează mai multe categorii de date cu caracter personal, printre care date concrete (date „obiective”, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, detalii administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și traficul) și/sau date calitative (date „subiective” referitoare la caz, cum ar fi date obținute din raționamente, date comportamentale, evaluări, date privind performanța și conduita și date referitoare la sau prezentate în legătură cu obiectul procedurii sau al activității).
(6) 6. Agenția, reprezentată de directorul său executiv, acționează în calitate de operator de date indiferent de eventualele delegări viitoare ale rolului de operator în cadrul EMSA cu scopul de a reflecta responsabilitățile operaționale pentru operațiuni specifice de prelucrare a datelor cu caracter personal.
(7) 7. Datele cu caracter personal sunt stocate în condiții de siguranță într-un mediu electronic sau pe hârtie, împiedicându-se accesarea ilegală sau transferul lor către persoane care nu au nevoie să le cunoască. Datele cu caracter personal prelucrate sunt păstrate doar atât timp cât este necesar și adecvat în scopurile pentru care sunt prelucrate, pe perioada specificată în notificările privind protecția datelor, în declarațiile de confidențialitate sau în evidențele agenției.
(8) 8. Normele interne trebuie să se aplice tuturor operațiunilor de prelucrare efectuate de agenție în desfășurarea anchetelor administrative, a procedurilor disciplinare, a activităților preliminare privind cazurile de eventuale nereguli raportate la OLAF, a procedurilor de avertizare în interes public, a procedurilor (oficiale și neoficiale) în cazuri de hărțuire, în tratarea plângerilor interne și externe, în desfășurarea auditurilor interne, a investigațiilor efectuate de responsabilul cu protecția datelor în conformitate cu articolul 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și a investigațiilor de securitate (informatică) desfășurate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE).
(9) 9. Aceste norme interne trebuie să se aplice operațiunilor de prelucrare efectuate înainte de demararea procedurilor menționate mai sus, în timpul acestor proceduri și pe durata monitorizării rezultatelor procedurilor. De asemenea, trebuie să includă asistența și cooperarea furnizate de agenție autorităților naționale și organizațiilor internaționale în afara activităților sale administrative.
(10) 10. În cazurile în care se aplică aceste norme interne, agenția trebuie să ofere justificări, explicând motivele pentru care restricțiile sunt strict necesare și proporționale într-o societate democratică, și să respecte esența drepturilor și libertăților fundamentale.
(11) 11. În acest cadru general, agenția are obligația de a respecta în cea mai mare măsură posibilă drepturile fundamentale ale persoanelor vizate în timpul procedurilor descrise mai sus, în special pe cele referitoare la dreptul de furnizare de informații, de acces și de rectificare, dreptul de ștergere a datelor, de restricționare a prelucrării lor, dreptul de comunicare a unei încălcări a securității datelor cu caracter personal către persoana vizată sau dreptul la confidențialitatea comunicării, potrivit dispozițiilor Regulamentului (UE) 2018/1725.
(12) 12. Cu toate acestea, este posibil ca agenția să fie obligată să restricționeze informarea persoanei vizate și alte drepturi ale acesteia pentru a proteja în special investigațiile proprii, investigațiile și procedurile altor autorități publice, precum și drepturile altor persoane legate de investigațiile sale sau de alte proceduri.
(13) 13. Astfel, agenția poate restricționa informarea în scopul protejării investigației și a drepturilor și libertăților fundamentale ale altor persoane vizate.
(14) 14. Agenția trebuie să verifice regulat dacă se aplică condițiile care justifică restricția și să ridice restricția în cazul în care acestea nu se mai aplică.
(15) 15. Operatorul de date trebuie să informeze responsabilul cu protecția datelor în momentul amânării și pe durata revizuirilor,