Articolul 1
Obiectul și domeniul de aplicare
(1) Prezenta decizie stabilește normele referitoare la condițiile în care FRA, în cadrul procedurilor sale prevăzute la alineatul (2), poate restricționa aplicarea drepturilor consacrate la articolele 14-21, 35 și 36, precum și la articolul 4, cu respectarea articolului 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725.
(2) În contextul funcționării instituționale a FRA, prezenta decizie se aplică operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de agenție, în următoarele scopuri: desfășurarea de anchete administrative, proceduri predisciplinare, proceduri disciplinare și suspendări în temeiul anexei IX la Statutul funcționarilor, de activități legate de cazurile de posibile nereguli raportate la OLAF, prelucrarea procedurilor de avertizare în interes public, a procedurilor (formale și informale) în cazurile de hărțuire, prelucrarea reclamațiilor interne și externe, desfășurarea de audituri interne/externe, de anchete efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și de investigații de securitate (informatică) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE).
(3) Categoriile de date în discuție sunt date concrete (date „obiective”, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, detalii administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și date privind traficul) și/sau date mai puțin concrete (date „subiective” referitoare la caz, cum ar fi datele obținute din raționamente, din evaluări, date comportamentale, date privind performanța și conduita și date referitoare la sau prezentate în legătură cu obiectul procedurii sau al activității).
(4) În momentul în care își exercită atribuțiile cu privire la drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, FRA analizează aplicabilitatea excepțiilor prevăzute în regulamentul menționat.
(5) Sub rezerva condițiilor prevăzute în prezenta decizie, restricțiile pot fi aplicabile următoarelor drepturi: dreptul de furnizare de informații persoanelor vizate, dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de informare a persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal sau dreptul la confidențialitatea comunicațiilor.
Articolul 2
Menționarea operatorului și a garanțiilor
(1) Garanțiile instituite pentru a evita încălcarea securității datelor, scurgerile de date sau dezvăluirea neautorizată a acestora sunt următoarele: (a) documentele pe hârtie se păstrează în dulapuri securizate și sunt accesibile doar personalului autorizat; (b) toate datele electronice se stochează într-o aplicație informatică securizată, conform standardelor de securitate ale FRA, precum și în fișiere electronice specifice, accesibile doar personalului autorizat. Se acordă individual niveluri corespunzătoare de acces; (c) baza de date este protejată cu parolă pe baza unui sistem de autentificare unic și este conectată automat la numele de utilizator și parola utilizatorului. Înlocuirea utilizatorilor este strict interzisă. Evidențele electronice se păstrează în condiții de siguranță, pentru a garanta confidențialitatea datelor conținute; (d) toate persoanele care au acces la date se supun obligației de confidențialitate.
(2) Operatorul pentru prelucrarea datelor este FRA, reprezentată de directorul său executiv, care poate delega funcția de operator de date. Persoanele vizate vor fi informate cu privire la operatorul de date delegat prin notificări privind protecția datelor sau prin evidențe publicate pe site-ul și/sau pe intranetul FRA.
(3) Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal la care se face referire la articolul 1 alineatul (3) nu va fi mai lungă decât este necesar și va fi adecvată scopului în care se prelucrează datele. În orice caz, aceasta nu va fi mai lungă decât perioada de păstrare specificată în notificările privind protecția datelor, în declarațiile de confidențialitate sau în evidențele la care se face referire la articolul 5 alineatul (1).
(4) În momentul în care FRA ia în calul aplicarea unei restricții, se apreciază riscul pentru drepturile și libertățile persoanei vizate, în special în raport cu riscul pentru drepturile și libertățile altor persoane vizate și cu riscul de anulare a efectului anchetelor sau al procedurilor FRA, de exemplu prin distrugerea probelor. Riscurile pentru drepturile și libertățile persoanei vizate se referă în primul rând la riscurile reputaționale și la riscurile pentru dreptul la apărare și pentru dreptul de a fi ascultat, fără a se limita însă la acestea.
Articolul 3
Restricții
(1) FRA aplică restricții doar pentru a garanta: (a) securitatea națională, securitatea publică sau apărarea statelor membre; (b) prevenirea, investigarea, depistarea și urmărirea penală a infracțiunilor sau executarea sancțiunilor penale, inclusiv protejarea împotriva amenințărilor la adresa securității publice și prevenirea acestora; (c) alte obiective importante de interes public general ale Uniunii sau ale unui stat membru, în special obiectivele politicii externe și de securitate comune ale Uniunii sau un interes economic sau financiar important al Uniunii sau al unui stat membru, inclusiv în domeniile monetar, bugetar și fiscal și în domeniul sănătății publice și al securității sociale; (d) securitatea internă a instituțiilor și a organelor Uniunii, inclusiv a rețelelor lor de comunicații electronice; (e) protejarea independenței judiciare și a procedurilor judiciare; (f) prevenirea, investigarea, depistarea și urmărirea penală a încălcării etice în cazul profesiilor reglementate; (g) o funcție de monitorizare, inspecție sau reglementare legată, chiar și ocazional, de exercitarea autorității oficiale în cazurile menționate la literele (a)-(c); (h) protecția persoanei vizate sau a drepturilor și libertăților altor persoane; (i) executarea hotărârilor pronunțate în acțiuni în pretenții formulate în temeiul dreptului civil.
(2) Ca o aplicare specifică a scopurilor descrise la alineatul (1) de mai sus, FRA poate aplica restricții în ceea ce privește schimbul de date cu caracter personal cu serviciile Comisiei sau cu alte instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii, cu autorități competente ale statelor membre sau cu țări terțe sau organizații internaționale, în următoarele situații: (a) în cazul în care exercitarea drepturilor și a obligațiilor respective ar putea fi restricționată de serviciile Comisiei sau de alte instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii, în baza altor acte prevăzute la articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 sau în conformitate cu capitolul IX din regulamentul respectiv sau cu actele de instituire a altor instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii; (b) în cazul în care exercitarea drepturilor și obligațiilor respective ar putea fi restricționată de autoritățile competente ale statelor membre în baza actelor menționate la articolul 23 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului sau în conformitate cu alte măsuri naționale de transpunere a articolului 13 alineatul (3), a articolului 15 alineatul (3) sau a articolului 16 alineatul (3) din Directiva (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului; (c) în cazul în care exercitarea respectivelor drepturi și obligații ar putea pune în pericol cooperarea FRA cu țări terțe sau cu organizații internaționale în îndeplinirea sarcinilor sale. Înainte de a aplica restricții în situațiile menționate la literele (a) și (b) din primul paragraf, FRA consultă serviciile Comisiei, instituțiile, organele, agențiile, oficiile relevante ale Uniunii sau autoritățile competente ale statelor membre, cu excepția cazului în care FRA are certitudinea că aplicarea unei restricții este prevăzută de unul dintre actele menționate la literele respective.
(3) Toate restricțiile vor fi necesare și proporționale și vor ține cont de riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate și de respectarea esenței drepturilor și libertăților fundamentale într-o societate democratică.
(4) Dacă se ia în considerare aplicarea restricției, se efectuează un test de necesitate și proporționalitate, în baza prezentelor norme. Acesta este documentat, de la caz la caz, printr-o notă de evaluare internă în scopul respectării principiului responsabilității.
(5) Restricțiile sunt anulate imediat ce circumstanțele care le justifică nu mai sunt aplicabile, în special, în cazul în care se consideră că exercitarea dreptului restricționat nu ar mai anula efectul restricției impuse sau ar aduce atingere drepturilor sau libertăților altor persoane vizate.
Articolul 4
Revizuirea de către responsabilul cu protecția datelor
(1) FRA își informează imediat responsabilul cu protecția datelor („RPD”), ori de câte ori operatorul restricționează aplicarea drepturilor persoanelor vizate sau prelungește restricția, în conformitate cu prezenta decizie. Operatorul acordă RPD acces la evidențele care cuprind evaluarea necesității și a proporționalității restricției și menționează în evidențe data la care RPD a fost informat.
(2) RPD îi poate solicita operatorului în scris revizuirea aplicării restricțiilor. Operatorul informează RPD în scris cu privire la rezultatul revizuirii solicitate.
(3) Operatorul informează RPD la ridicarea restricției.
Articolul 5
Furnizarea de informații persoanei vizate
(1) În cazuri justificate corespunzător și în condițiile stabilite în prezenta decizie, operatorul poate restricționa dreptul la furnizarea de informații în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare: (a) efectuarea de anchete administrative și proceduri disciplinare; (b) activități legate de cazuri privind posibile nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (formale și informale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne și externe; (g) anchete efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725; (h) investigații de securitate (informatică) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE). În sensul articolului 31 din Regulamentul (UE) 2018/1725, FRA include în notificările privind protecția datelor declarații de confidențialitate sau evidențe, publicate pe site-ul său și/sau pe intranet, prin care informează persoanele vizate cu privire la drepturile ce le revin într-o anumită procedură, precum și informații referitoare la eventuala restricționare a acestor drepturi. Informațiile cuprind drepturile care pot fi restricționate, motivele și durata probabilă.
(2) De asemenea, fără a aduce atingere dispozițiilor de la alineatul (3), în limitele proporționalității, FRA informează individual, fără întârzieri nejustificate și în scris, toate persoanele vizate considerate persoane interesate în acea operațiune de prelucrare, cu privire la drepturile lor legate de restricțiile prezente sau viitoare.
(3) În cazul în care FRA restricționează, integral sau parțial, furnizarea de informații persoanelor vizate la care se face referire la alineatul (2), agenția înregistrează motivele restricționării, temeiul legal în conformitate cu articolul 3 din prezenta decizie, inclusiv o evaluare a necesității și proporționalității restricției. Această evidență și, după caz, documentele care conțin elementele subiacente de fapt și de drept sunt consemnate. La cerere, acestea sunt puse la dispoziția AEPD.
(4) Restricția menționată la alineatul (3) continuă să se aplice atât timp cât motivele care o justifică rămân aplicabile. În cazul în care motivele restricției nu se mai aplică, FRA furnizează persoanei vizate informații cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării unei restricții. În același timp, FRA informează persoana vizată cu privire la dreptul de a depune o plângere la AEPD în orice moment sau de a introduce o cale de atac la Curtea de Justiție a Uniunii Europene. FRA revizuiește aplicarea restricției o dată la șase luni de la adoptarea sa, precum și la închiderea anchetei, procedurii sau investigației relevante. Ulterior, operatorul monitorizează anual necesitatea de a menține restricția.
Articolul 6
Dreptul de acces al persoanei vizate
(1) În cazuri justificate corespunzător și în condițiile stabilite în prezenta decizie, operatorul poate restricționa dreptul la acces în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare: (a) efectuarea de anchete administrative și proceduri disciplinare; (b) activități legate de cazuri privind posibile nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (formale și informale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne și externe; (g) anchete efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul 2018/1725; (h) investigații de securitate (informatică) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE). Când persoanele vizate solicită acces la datele lor cu caracter personal prelucrate în contextul unuia sau mai multor cazuri specifice sau la o anumită operațiune de prelucrare, în conformitate cu articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, FRA își limitează evaluarea cererii exclusiv la aceste date cu caracter personal.
(2) În cazul în care FRA restricționează, integral sau parțial, dreptul de acces menționat la articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, agenția ia următoarele măsuri: (a) informează persoana vizată, în răspunsul oferit la cererea acesteia, cu privire la restricția aplicată și la principalele motive ale restricției, precum și la posibilitatea de a depune o plângere la AEPD sau de a introduce o cale de atac la Curtea de Justiție a Uniunii Europene; (b) documentează motivele restricționării, într-o notă de evaluare internă, care conține și evaluarea necesității, a proporționalității și durata restricției. Furnizarea informațiilor menționate la litera (a) poate fi amânată, omisă sau refuzată, dacă acest lucru ar anula efectul restricției în conformitate cu articolul 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725. FRA revizuiește aplicarea restricției o dată la șase luni de la adoptarea sa, precum și la închiderea anchetei relevante. Ulterior, operatorul monitorizează anual necesitatea de a menține restricția.
(3) Această evidență și, după caz, documentele care conțin elementele subiacente de fapt și de drept sunt consemnate. La cerere, acestea sunt puse la dispoziția AEPD.
Articolul 7
Dreptul de a rectifica și a șterge date și dreptul de a restricționa prelucrarea lor
(1) În cazuri justificate corespunzător și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dacă este necesar și adecvat, dreptul de a rectifica și de a șterge date și dreptul de a restricționa prelucrarea lor pot fi restricționate de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare: (a) efectuarea de anchete administrative și proceduri disciplinare; (b) activități legate de cazuri privind posibile nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (formale și informale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne și externe; (g) anchete efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul 2018/1725; (h) investigații de securitate (informatică) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE).
(2) În cazul în care FRA restricționează, integral sau parțial, aplicarea dreptului de a rectifica și de a șterge datele și a dreptului de a restricționa prelucrarea datelor astfel cum se menționează la articolul 18, articolul 19 alineatul (1) și articolul 20 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, agenția ia măsurile prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din prezenta decizie și consemnează înregistrarea în conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din respectiva decizie.
Articolul 8
Informarea persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal și confidențialitatea comunicațiilor electronice
(1) În cazuri justificate corespunzător și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dacă este necesar și adecvat, dreptul la informare cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare: (a) efectuarea de anchete administrative și de proceduri disciplinare; (b) activități legate de cazuri privind posibile nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (formale și informale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne și externe; (g) anchete efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul 2018/1725; (h) investigații de securitate (informatică) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE).
(2) În cazuri justificate corespunzător și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dacă este necesar și adecvat, dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare: (a) efectuarea de anchete administrative și de proceduri disciplinare; (b) activități legate de cazuri privind posibile nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri formale în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) investigații de securitate (informatică) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE).
(3) În cazul în care FRA restricționează informarea persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal sau confidențialitatea comunicațiilor electronice, așa cum se menționează la articolele 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, agenția consemnează și înregistrează motivele restricționării în conformitate cu articolul 5 alineatul (3) din prezenta decizie. Se aplică articolul 5 alineatul (4) din prezenta decizie.
Articolul 9
Dispoziții finale
Decizia 2019/01 a Comitetului executiv al FRA de stabilire a normelor interne privind furnizarea de informații persoanelor vizate și restricționarea, de către FRA, a anumitor drepturi ale acestora în materie de protecție a datelor în contextul anchetelor administrative, procedurilor predisciplinare și disciplinare, precum și al procedurilor de suspendare (2019/C 108/04) se abrogă.
Articolul 10
Intrarea în vigoare
Prezenta decizie intră în vigoare în a treia zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.