Act UE 2019/826 · CELEX 32019Q0826(01)

Decizia Consiliului de administrație al Autorității Europene de Asigurări și Pensii Ocupaționale din 23 mai 2019 privind normele interne referitoare la restricționarea anumitor drepturi ale persoanelor vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul funcționării EIOPA

Data act: 23.05.2019
Intrare in vigoare: 27.08.2019
Jurnalul Oficial UE: oj:JOL_2019_221_R_0001
Status: In vigoare

date personale funcționare instituțională protecția datelor protecția vieții private

Recitale

(1) În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, restricționarea aplicării articolelor 14-22, 35 și 36, precum și a articolului 4 din regulamentul respectiv în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-22, trebuie să aibă la bază normele interne care urmează să fie adoptate de EIOPA, dacă acestea nu au la bază actele legislative adoptate în baza Tratatelor.

(2) Aceste norme interne, inclusiv dispozițiile sale privind evaluarea necesității și a proporționalității unei restricții, nu trebuie să fie aplicabile în cazul în care un act legislativ adoptat în baza Tratatelor prevede o restricționare a drepturilor persoanelor vizate.

(3) În momentul în care EIOPA își exercită atribuțiile cu privire la drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, aceasta trebuie să analizeze dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul menționat.

(4) În cadrul funcționării sale administrative, EIOPA poate desfășura investigații administrative, proceduri disciplinare, activități preliminare legate de cazurile eventualelor nereguli raportate la OLAF, poate prelucra cazurile de avertizare în interes public, poate prelucra proceduri de hărțuire (oficiale și neoficiale), prelucra reclamații interne și externe, desfășura audituri interne, desfășura investigații prin responsabilul cu protecția datelor („RPD”), conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și investigații interne de securitate (TI).

(5) EIOPA prelucrează mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date concrete (date „obiective”, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, detalii administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și privind traficul) și/sau date calitative (date „subiective” referitoare la caz, cum ar fi datele obținute din raționamente, date comportamentale, evaluări, date privind performanța și conduita și date referitoare la sau prezentate în legătură cu obiectul procedurii sau al activității).

(6) EIOPA, reprezentată de directorul său executiv, îndeplinește rolul de operator de date, fără a ține seama de delegarea ulterioară a rolului de operator în cadrul EIOPA, prin care se reflectă responsabilitățile operaționale pentru operațiuni specifice de prelucrare a datelor cu caracter personal.

(7) Datele cu caracter personal sunt stocate în condiții de siguranță într-un mediu electronic sau pe hârtie, împiedicând-se accesarea ilegală sau transferul de date către persoane cărora nu le este necesar să le cunoască. Datele cu caracter personal prelucrate sunt păstrate doar atâta timp cât este necesar și adecvat în scopurile pentru care sunt prelucrate datele pentru perioada specificată în notificările privind protecția datelor, în declarațiile de confidențialitate sau în evidențele EIOPA.

(8) Aceste norme interne trebuie să fie aplicabile tuturor operațiunilor de prelucrare realizate de EIOPA în desfășurarea investigațiilor administrative, a procedurilor disciplinare, a activităților preliminare legate de cazurile de eventuale nereguli raportate la OLAF, a procedurilor de avertizare în interes public, a procedurilor (oficiale și neoficiale) pentru cazurile de hărțuire, a prelucrării reclamațiilor interne și externe, a auditurilor interne, a investigațiilor desfășurate de RPD în temeiul articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, a investigațiilor de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu CERT-UE).

(9) Aceste norme interne trebuie să fie aplicabile operațiunilor de prelucrare efectuate înainte de procedurile la care s-a făcut referire mai sus, pe durata acestor proceduri, precum și pe durata monitorizării rezultatelor procedurilor. De asemenea, trebuie să includă asistența și cooperarea furnizate de EIOPA autorităților naționale și organizațiilor internaționale în afara investigațiilor administrative.

(10) În cazurile în care aceste norme interne sunt aplicabile, EIOPA trebuie să ofere justificări, explicând de ce restricțiile sunt necesare și proporționale într-o societate democratică și să respecte esența drepturilor și libertăților fundamentale.

(11) În acest cadru general, EIOPA are obligația de a respecta, în cea mai mare măsură posibilă, drepturile fundamentale ale persoanelor vizate în timpul procedurilor de mai sus, în special pe cele referitoare la dreptul de furnizare de informații, de acces și de rectificare, dreptul de ștergere a datelor, de restricționare a prelucrării lor, dreptul de comunicare a unei încălcări a securității datelor cu caracter personal către persoana vizată sau dreptul la confidențialitatea comunicării, potrivit dispozițiilor Regulamentului (UE) 2018/1725.

(12) Cu toate acestea, este posibil ca EIOPA să aibă obligația de a restricționa informarea persoanei vizate și alte drepturi ale persoanei vizate pentru a proteja în special investigațiile proprii, investigațiile și procedurile altor autorități publice, precum și drepturile altor persoane legate de investigațiile sale sau de alte proceduri.

(13) Astfel, EIOPA poate restricționa informarea în scopul protejării investigației și a drepturilor și libertăților fundamentale ale altor persoane vizate.

(14) EIOPA trebuie să monitorizeze periodic aplicabilitatea condițiilor care justifică restricția și să ridice restricția în măsura în care acestea nu mai sunt aplicabile.

(15) Operatorul de date trebuie să informeze RPD în momentul amânării și pe durata reviziilor,

Articolul 1

Obiectul și domeniul de aplicare

(1) Prezenta decizie stabilește normele referitoare la condițiile în care EIOPA, în cadrul general al procedurilor sale prevăzute la alineatul (2), poate restricționa aplicarea drepturilor consacrate la articolele 14-21, 35 și 36, precum și la articolul 4, cu respectarea articolului 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725. (2) În cadrul funcționării administrative a EIOPA, prezenta Decizie se aplică operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal de autoritate, în următoarele scopuri: desfășurarea investigațiilor administrative, a procedurilor disciplinare, a activităților preliminare legate de cazurile de eventuale nereguli raportate la OLAF, prelucrarea procedurilor de avertizare în interes public, a procedurilor (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire, prelucrarea reclamațiilor interne și externe, desfășurarea auditurilor interne, a investigațiilor desfășurate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și a investigațiilor de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE). (3) Categoriile de date în discuție sunt date concrete (date „obiective”, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, detalii administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și privind traficul) și/sau date calitative (date „subiective” referitoare la caz, cum ar fi datele obținute din raționamente, date comportamentale, evaluări, date privind performanța și conduita și date referitoare la sau prezentate în legătură cu obiectul procedurii sau al activității). (4) În momentul în care își exercită atribuțiile cu privire la drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, EIOPA analizează dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul menționat. (5) Sub rezerva condițiilor prevăzute în prezenta Decizie, restricțiile pot fi aplicabile următoarelor drepturi: de furnizare de informații persoanelor vizate, dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de comunicare a unei încălcări a securității datelor cu caracter personal către persoana vizată sau dreptul la confidențialitatea comunicării.

Articolul 2

Specificație privind operatorul și măsurile de siguranță

(1) Măsurile de siguranță instituite pentru a evita încălcarea securității datelor, scurgerile de date sau prezentarea neautorizată a acestora sunt următoarele: (a) documentele pe hârtie se păstrează în dulapuri securizate și sunt accesibile doar personalului autorizat; (b) toate datele electronice se stochează într-o aplicație informatică securizată conform standardelor de securitate ale EIOPA, precum și în fișiere electronice specifice, la care are acces doar personalul autorizat. Se acordă niveluri corespunzătoare de acces în mod individual; (c) baza de date este protejată cu parolă într-un sistem sign-on unic și este conectată automat la ID-ul de utilizator și la parolă. Înlocuirea utilizatorilor este strict interzisă. Evidențele electronice se păstrează în condiții de siguranță, pentru a garanta confidențialitatea datelor pe care le conțin; (d) toate persoanele care au acces la date se supun obligației de confidențialitate. (2) Operatorul pentru prelucrarea datelor este EIOPA, reprezentată de directorul său executiv, care poate delega funcția de operator de date. Persoanele vizate vor fi informate cu privire la operatorul de date delegat prin intermediul unor notificări privind protecția datelor sau al unor evidențe publicate pe site-ul și/sau pe intranetul EIOPA. (3) Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal la care se face referire la articolul 1 alineatul (3) nu va fi mai lungă decât este necesar și adecvat în scopul în care se prelucrează datele. În orice caz, aceasta nu va fi mai lungă decât perioada de păstrare specificată în notificările privind protecția datelor, în declarațiile de confidențialitate sau în evidențele la care se face referire la articolul 5 alineatul (1). (4) În momentul în care EIOPA analizează aplicarea unei restricții, se apreciază riscul pentru drepturile și libertățile persoanei vizate, în special în raport cu riscul pentru drepturile și libertățile altor persoane vizate și cu riscul de anulare a efectului investigațiilor sau al procedurilor EIOPA, de exemplu prin distrugerea probelor. Riscurile pentru drepturile și libertățile persoanei vizate se referă în primul rând la riscurile reputaționale și la riscurile pentru dreptul la apărare și pentru dreptul de a fi ascultat, fără a se limita însă la acestea.

Articolul 3

Restricții

(1) EIOPA aplică eventualele restricții doar pentru a proteja: (a) prevenirea, investigarea, depistarea și urmărirea penală a infracțiunilor sau executarea sancțiunilor penale, inclusiv protejarea împotriva amenințărilor la adresa securității publice și prevenirea acestora; (b) alte obiective importante de interes public general ale Uniunii sau ale unui stat membru, în special obiectivele politicii externe și de securitate comune ale Uniunii sau un interes economic sau financiar important al Uniunii sau al unui stat membru, inclusiv în domeniile monetar, bugetar și fiscal și în domeniul sănătății publice și al securității sociale; (c) securitatea internă a instituțiilor și a organelor Uniunii, inclusiv a rețelelor lor de comunicații electronice; (d) prevenirea, investigarea, depistarea și urmărirea penală a încălcării etice în cazul profesiilor reglementate; (e) o funcție de monitorizare, inspecție sau reglementară legată, chiar și ocazional, de exercitarea autorității oficiale în cazurile menționate la literele (a)-(c); (f) protecția persoanei vizate sau a drepturilor și libertăților altor persoane. (2) Ca o aplicare specifică a scopurilor descrise la alineatul (1) de mai sus, EIOPA poate să aplice restricții în ceea ce privește datele cu caracter personal schimbate cu serviciile Comisiei sau cu alte instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii, cu autorități competente ale statelor membre sau cu țări terțe sau organizații internaționale, în următoarele situații: (a) în cazul în care exercitarea drepturilor și a obligațiilor respective ar putea fi restricționată de serviciile Comisiei sau de alte instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii, în baza altor acte prevăzute la articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 sau în conformitate cu capitolul IX din Regulamentul respectiv sau cu actele de instituire a altor instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii; (b) în cazul în care exercitarea drepturilor și obligațiilor respective ar putea fi restricționată de autoritățile competente ale statelor membre în baza actelor menționate la articolul 23 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (3) sau în conformitate cu alte măsuri naționale de transpunere a articolului 13 alineatul (3), a articolului 15 alineatul (3) sau a articolului 16 alineatul (3) din Directiva (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului (4); (c) în cazul în care exercitarea respectivelor drepturi și obligații ar putea periclita cooperarea EIOPA cu țări terțe sau cu organizații internaționale în desfășurarea sarcinilor sale. Înainte de a aplica restricții în situațiile menționate la literele (a) și (b) din primul paragraf, EIOPA consultă serviciile Comisiei, instituțiile, organele, agențiile, oficiile relevante ale Uniunii sau autoritățile competente ale statelor membre, cu excepția cazului în care EIOPA are certitudinea că aplicarea unei restricții este prevăzută de unul dintre actele menționate la literele respective. (3) Toate restricțiile vor fi necesare și proporționale, ținând cont de riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate și de respectarea esenței drepturilor și libertăților fundamentale într-o societate democratică. (4) Dacă se analizează aplicarea restricției, se efectuează un test de necesitate și proporționalitate, în baza prezentelor norme. Acesta trebuie să fie documentat printr-o notă de evaluare internă în scopul respectării principiului responsabilității, de la caz la caz. (5) Restricțiile trebuie să fie ridicate imediat ce circumstanțele care le justifică nu mai sunt aplicabile, în special, în cazul în care se consideră că exercitarea dreptului restricționat nu ar mai anula efectul restricției impuse sau ar aduce atingere drepturilor sau libertăților altor persoane vizate.

Articolul 4

Revizuirea de către responsabilul cu protecția datelor

(1) EIOPA trebuie să informeze, fără întârzieri nejustificate, responsabilul său cu protecția datelor, ori de câte ori operatorul restricționează aplicarea drepturilor persoanelor vizate sau prelungește restricția, în conformitate cu prezenta decizie. Operatorul îi acordă responsabilului cu protecția datelor acces la evidențele care cuprind evaluarea necesității și a proporționalității restricției și documentează data informării responsabilului cu protecția datelor în evidență. (2) RPD îi poate solicita operatorului în scris revizuirea aplicării restricțiilor. Operatorul informează RPD în scris cu privire la rezultatul revizuirii solicitate. (3) Operatorul trebuie să informeze RPD la ridicarea restricției.

Articolul 5

Furnizarea de informații către persoana vizată

(1) În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la furnizarea de informații poate fi restricționat de către operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare: (a) efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare; (b) activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne; (g) investigații efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725; (h) investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE). EIOPA trebuie să includă în notificările privind protecția datelor, declarațiile de confidențialitate sau în evidențele în sensul articolului 31 din Regulamentul (UE) 2018/1725, publicate pe site-ul său și/sau pe intranet, prin care informează persoanele vizate cu privire la drepturile lor în cadrul unei proceduri date, informații referitoare la eventuala restricționare a acestor drepturi. Informațiile trebuie să includă drepturile care pot fi restricționate, motivele și durata potențială. (2) Fără a aduce atingere dispozițiilor alineatului (3), EIOPA, atunci când este proporțional, trebuie să informeze, de asemenea, în mod individual, toate persoanele vizate care sunt considerate persoane interesate în acea operațiune de prelucrare, cu privire la drepturile lor legate de restricțiile prezente sau viitoare, fără întârzieri nejustificate și în scris. (3) În cazurile în care EIOPA restricționează, integral sau parțial, furnizarea de informații către persoanele vizate, la care se face referire în alineatul (2), aceasta trebuie să înregistreze motivele restricționării, temeiul legal în conformitate cu articolul 3 din prezenta decizie, inclusiv o evaluare a necesității și proporționalității restricției. (4) Această evidență și, dacă este cazul, documentele care conțin elementele factuale și juridice subiacente trebuie să fie consemnate. La cerere, ele trebuie să fie puse la dispoziția AEPD. (5) Restricția menționată la alineatul (3) continuă să se aplice atât timp cât motivele care o justifică rămân aplicabile. (6) În cazul în care motivele restricției nu se mai aplică, EIOPA trebuie să furnizeze persoanei vizate informații cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării unei restricții. În același timp, EIOPA trebuie să informeze persoana vizată cu privire la dreptul de a depune o plângere la AEPD în orice moment sau de a introduce o cale de atac în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene. (7) EIOPA trebuie să revizuiasca aplicarea restricției o dată la șase luni de la adoptarea sa, precum și la închiderea anchetei, procedurii sau investigației relevante. Ulterior, operatorul trebuie să monitorizeze necesitatea de a menține restricția o dată la șase luni.

Articolul 6

Dreptul de acces al persoanei vizate

(1) În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la acces poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și proporțional: (a) efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare; (b) activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne; (g) investigații efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725; (h) investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE). Când persoanele vizate solicită acces la datele lor cu caracter personal prelucrate în contextul unuia sau mai multor cazuri specifice sau la o anumită operațiune de prelucrare, în conformitate cu articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, EIOPA trebuie să își limiteze evaluarea cererii doar la aceste date cu caracter personal. (2) În cazul în care EIOPA restricționează, integral sau parțial, dreptul de acces menționat la articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, aceasta trebuie să ia următoarele măsuri: (a) trebuie să informeze persoana vizată, în răspunsul său la cerere, cu privire la restricția aplicată și la principalele motive ale acesteia, precum și la posibilitatea de a depune o plângere la AEPD sau de a introduce o cale de atac în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene; (b) trebuie să documenteze într-o notă de evaluare internă motivele restricționării, inclusiv o evaluare a necesității și proporționalității restricției și a duratei sale. Furnizarea informațiilor menționate la litera (a) poate fi amânată, omisă sau refuzată, dacă aceasta ar anula efectul restricției în conformitate cu articolul 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725. (3) EIOPA trebuie să revizuiasca aplicarea restricției o dată la șase luni de la adoptarea sa, precum și la închiderea investigației relevante. Ulterior, operatorul trebuie să monitorizeze necesitatea de a menține restricția o dată la șase luni. RPD trebuie să fie informat în mod corespunzător. (4) Această evidență și, dacă este cazul, documentele care conțin elementele factuale și juridice subiacente sunt consemnate. La cerere, ele trebuie să fie puse la dispoziția AEPD.

Articolul 7

Dreptul de a rectifica și a șterge datele și dreptul de a restricționa prelucrarea lor

(1) În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta Decizie, dreptul de a rectifica și a șterge datele și dreptul de a restricționa prelucrarea lor pot fi restricționate de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și adecvat: (a) efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare; (b) activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne; (g) investigații efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725; (h) investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE). (2) În cazul în care EIOPA restricționează, integral sau parțial, aplicarea dreptului de a rectifica și de a șterge datele și a dreptului de a restricționa prelucrarea datelor, menționat la articolul 18, articolul 19 alineatul (1) și articolul 20 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, aceasta trebuie să ia măsurile prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din prezenta Decizie și sa consemneze înregistrarea în conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din respectiva Decizie.

Articolul 8

Informarea persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal și confidențialitatea comunicațiilor electronice

(1) În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la informare cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și adecvat: (a) efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare; (b) activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) audituri interne; (g) investigații efectuate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725; (h) investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE). (2) În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și adecvat: (a) efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare; (b) activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF; (c) proceduri de avertizare în interes public; (d) proceduri oficiale în cazurile de hărțuire; (e) prelucrarea reclamațiilor interne și externe; (f) investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE). (3) În cazul în care EIOPA restricționează informarea unei persoane vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal sau confidențialitatea comunicațiilor electronice, așa cum se menționează la articolele 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, aceasta trebuie să consemneze și sa înregistreze motivele restricționării în conformitate cu articolul 5 alineatul (3) din prezenta Decizie. Se aplică articolul 5 alineatul (4) din prezenta Decizie.

Articolul 9

Intrarea în vigoare

Prezenta decizie intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.