Decizia (UE) 2018/201 a Consiliului din 23 ianuarie 2018 privind poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Comitetului mixt de facilitare a eliberării vizelor instituit în temeiul Acordului dintre Uniunea Europeană și Republica Azerbaidjan privind facilitarea eliberării vizelor, în ceea ce privește adoptarea regulamentului său de procedură

Articolul 1

Poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Comitetului mixt de facilitare a eliberării vizelor instituit în temeiul Acordului dintre Uniunea Europeană și Republica Azerbaidjan privind facilitarea eliberării vizelor, în ceea ce privește adoptarea regulamentului său de procedură, se bazează pe proiectul de decizie a Comitetului mixt de facilitare a eliberării vizelor atașat la prezenta decizie.

Articolul 2

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

Articolul 1

Președinție

Comitetul mixt de facilitare a eliberării vizelor (denumit în continuare „comitetul mixt”) este prezidat în comun de către un reprezentant al Uniunii Europene și un reprezentant al Republicii Azerbaidjan.

Articolul 2

Sarcinile Comitetului mixt

(1) În conformitate cu articolul 12 alineatul (2) din acord, comitetul mixt are, în special, următoarele sarcini: (a) monitorizarea punerii în aplicare a acordului; (b) propunerea de modificări sau de completări la acord; (c) soluționarea litigiilor care decurg din interpretarea sau aplicarea dispozițiilor acordului. (2) Comitetul mixt poate conveni asupra unor recomandări care să conțină orientări sau „bune practici” pentru a contribui la punerea în aplicare a acordului.

Articolul 3

Reuniuni

(1) Comitetul mixt se reunește ori de câte ori este necesar, la cererea părților, și cel puțin o dată pe an. (2) Părțile găzduiesc reuniunile pe rând, cu excepția cazului în care se convine altfel. (3) Reuniunile comitetului mixt sunt convocate de către copreședinți. (4) Copreședinții stabilesc data la care are loc reuniunea și își transmit documentele necesare în timp util pentru a asigura pregătirea adecvată a acesteia, cu 30 de zile înaintea reuniunii. (5) Partea care găzduiește o reuniune face aranjamentele necesare privind aspectele logistice ale acesteia.

Articolul 4

Delegații

Fiecare parte comunică celeilalte componența prevăzută a delegației sale cu cel puțin șapte zile înainte de reuniune.

Articolul 5

Ordinea de zi a reuniunilor

(1) Copreședinții întocmesc o ordine de zi provizorie a fiecărei reuniuni cu cel puțin 14 zile înaintea reuniunii. Ordinea de zi provizorie conține punctele cu privire la care unul dintre copreședinți a primit o cerere de înscriere pe ordinea de zi cu cel puțin 14 zile înainte de reuniune. (2) Oricare dintre părți poate adăuga puncte pe ordinea de zi provizorie în orice moment înainte de reuniune, dacă cealaltă parte este de acord. Cererile de adăugare de puncte pe ordinea de zi provizorie se trimit în scris și se iau în considerare în măsura în care acest lucru este posibil. (3) Ordinea de zi finală este adoptată de către copreședinți la începutul fiecărei reuniuni. Un punct care nu figurează pe ordinea de zi provizorie poate fi înscris pe ordinea de zi dacă părțile sunt de acord și este tratat în măsura în care acest lucru este posibil.

Articolul 6

Procesele-verbale ale reuniunilor

(1) Copreședintele părții care găzduiește reuniunea pregătește în cel mai scurt timp posibil un proiect de proces-verbal. (2) În procesul-verbal se precizează, de regulă, pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, următoarele: (a) documentele prezentate comitetului mixt; (b) declarațiile a căror includere pe ordinea de zi a fost solicitată de una dintre părți, precum și (c) deciziile luate, recomandările făcute și concluziile adoptate cu privire la un anumit punct. (3) Procesul-verbal include lista participanților din cadrul delegației fiecărei părți, precum și ministerul, agenția sau instituția pe care o reprezintă fiecare participant. (4) Procesul-verbal este aprobat de comitetul mixt în cadrul următoarei reuniuni.

Articolul 7

Deciziile și recomandările comitetului mixt

(1) Comitetul mixt ia decizii prin acordul ambelor părți. (2) Deciziile comitetului mixt sunt intitulate „decizii”, titlu care este urmat de un număr de ordine și de o descriere a obiectului acestora. Se indică, de asemenea, data de la care decizia produce efecte. Deciziile sunt semnate de către reprezentanții comitetului mixt autorizați să acționeze în numele părților. Deciziile se redactează în dublu exemplar, fiecare text fiind egal autentic. (3) Alineatele (1) și (2) se aplică mutatis mutandis recomandărilor comitetului mixt.

Articolul 8

Cheltuieli

(1) Fiecare parte este responsabilă de cheltuielile pe care le presupune participarea sa la reuniunile comitetului mixt, inclusiv de cheltuielile cu personalul, cheltuielile de călătorie și diurnele, precum și de cheltuielile poștale sau de cele aferente telecomunicațiilor. (2) Alte cheltuieli aferente organizării reuniunilor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

Articolul 9

Proceduri administrative

(1) Cu excepția cazului în care comitetul mixt decide altfel, reuniunile sale nu sunt deschise publicului. (2) Procesele-verbale și celelalte documente ale comitetului mixt sunt tratate în mod confidențial. (3) La reuniuni pot fi invitați, cu acordul ambilor copreședinți, și alți participanți decât funcționari ai părților și ai statelor membre, iar acești participanți se supun acelorași cerințe privind confidențialitatea. (4) Părțile pot organiza ședințe publice de informare sau pot comunica în alt fel publicului interesat rezultatele reuniunilor Comitetului mixt.

Articolul 10

Intrare în vigoare

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării sale.