Decizia Biroului Parlamentului European din 29 martie 2004 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 2004/2003 al Parlamentului European și al Consiliului privind statutul și finanțarea partidelor politice la nivel european

Articolul 1

Obiectul Prezenta decizie stabilește normele de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 2004/2003. Cu excepția cazurilor în care se indică altfel, prezenta decizie se aplică atât partidelor, cât și fundațiilor.

Articolul 2

Cererea de propuneri Parlamentul European publică anual, înainte de sfârșitul primului semestru al anului anterior exercițiului financiar pentru care se solicită grantul, o cerere de propuneri în vederea acordării granturilor pentru finanțarea partidelor și a fundațiilor. i

Articolul 3

Cererea de finanțare (1) În scopul aplicării articolului 4 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003, orice organizație care dorește să obțină un grant de la bugetul general al Uniunii adresează o cerere scrisă Președintelui Parlamentului European înainte de data de 1 octombrie a anului anterior exercițiului financiar pentru care se solicită grantul. Condițiile prevăzute la articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 trebuie să fie îndeplinite la data depunerii cererii și trebuie menținute pe durata întregii perioade de finanțare. (2) Formularul de cerere de finanțare este stabilit în anexa 1. Formularul este disponibil pe pagina de internet a Parlamentului. (3) În cererea de finanțare, trebuie să fie acceptate Condițiile generale astfel cum sunt stabilite în anexa 2a (partide) și anexa 2b (fundații). (4) Toate notificările făcute în temeiul articolului 4 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 se transmit Președintelui Parlamentului European.

Articolul 4

Decizia privind cererea de finanțare (1) La propunerea Secretarului General, Biroul evaluează cererile de finanțare pe baza criteriilor prevăzute la articolele 3 și 4 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003, în vederea determinării cererilor care sunt eligibile pentru finanțare. Biroul și, în cursul pregătirii deciziei Biroului, Secretarul General pot cere solicitantului să depună documente justificative suplimentare sau să clarifice documentele justificative anexate la cerere, într-un termen pe care aceștia îl stabilesc. (2) Până la data de 1 ianuarie a exercițiului financiar pentru care se solicită grantul, Biroul întocmește lista beneficiarilor și a cuantumurilor granturilor acordate. În cazul în care o cerere de finanțare nu este acceptată, Biroul prezintă, în cadrul aceleiași decizii, motivele pentru respingerea cererii, în special prin raportare la criteriile prevăzute la articolele 3 și 4 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003. Termenul prevăzut la primul paragraf poate fi prelungit în mod excepțional, dacă nu este posibilă întocmirea în timp util a listei beneficiarilor și a cuantumurilor granturilor acordate din cauza datei ultimei reuniuni a Biroului dinaintea vacanței parlamentare de iarnă sau din cauza unei întârzieri survenite în procedura bugetară a Uniunii. Decizia Biroului se adoptă pe baza evaluării prevăzute la alineatul (1). Decizia ține cont de orice modificări intervenite în situația solicitantului după depunerea cererii, pe baza notificărilor primite în conformitate cu articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 și a modificărilor care sunt cunoscute public. În conformitate cu articolul 10 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003, valoarea grantului care urmează a fi acordat fiecărui partid se stabilește în funcție de numărul deputaților în Parlamentul European care fac parte din partidul solicitant, la data finală prevăzută pentru depunerea cererilor, cu excepția cazului în care numărul deputaților care fac parte dintr-un partid a crescut în urma aderării unor noi state membre. Atunci când, în urma unei modificări a numărului de organizații care au depus cereri de finanțare sau a numărului de deputați care au devenit membri ai unui partid solicitant, sumele pentru solicitanți diferă semnificativ de cele care ar putea fi prevăzute la momentul publicării cererii de propuneri, Secretarul General informează Biroul în legătură cu aceasta, iar Biroul poate invita Președintele Parlamentului European să prezinte comisiei competente o propunere de adaptare a creditelor disponibile. (3) Secretarul General, sau o persoană autorizată în mod corespunzător de acesta, informează solicitanții în scris asupra deciziei privind cererile. În cazul în care cererea este aprobată, notificarea include, în anexă, decizia de acordare a unui grant emisă de Birou. În cazul în care cererea este respinsă, notificarea include motivele respingerii prezentate de către Birou. Solicitanții ale căror cereri au fost respinse de către Birou sunt informați cu privire la aceasta în termen de 15 zile calendaristice de la notificarea beneficiarilor cu privire la decizia de acordare a unui grant.

Articolul 5

Decizia de acordare a unui grant Acordarea unui grant unui beneficiar se face printr-o decizie de acordare a unui grant emisă de Birou și transmisă beneficiarului, în temeiul articolului 121 alineatul (1) din Regulamentul financiar. Modelele pentru un proiect de decizie de acordare a unui grant sunt stabilite în anexele 2a și 2b.

Articolul 6

Plata (1) Cu excepția cazurilor în care Biroul decide altfel, granturile se plătesc beneficiarilor ca prefinanțare într-o singură tranșă de 80 % din cuantumul maxim al grantului, în termen de 15 zile de la data deciziei de acordare a unui grant. Este permisă prefinanțarea de 100 % a sumei maxime a grantului cu condiția ca beneficiarul să prezinte o garanție de prefinanțare în temeiul articolului 206 din Normele de aplicare a Regulamentului financiar, care să acopere 40 % din grantul acordat. (2) Soldul se plătește la încheierea perioadei de eligibilitate pentru finanțare din partea Uniunii, pe baza cheltuielilor efectuate în mod real de către beneficiar în realizarea programului de activitate. În cazul în care cuantumul total al plăților anterioare depășește valoarea calculată pentru grantul final, Parlamentul recuperează sumele plătite nejustificat. (3) Până la data de 15 mai și cel târziu până la data de 30 iunie după sfârșitul exercițiului financiar, beneficiarul trebuie să prezinte un raport final pentru a permite Parlamentului să plătească soldul grantului. Raportul final este compus din următoarele documente: (a) un raport privind realizarea programului de activitate, așa cum este definit în anexa 1, secțiunea II (2.1); (b) o situație financiară a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real, conform structurii bugetului provizoriu; (c) o situație recapitulativă a veniturilor și cheltuielilor corespunzătoare conturilor beneficiarului pentru perioada de eligibilitate prevăzută de decizia de acordare a unui grant, care să specifice, în cazul partidelor, valoarea surplusului reportat de către partid în următorul exercițiu financiar și cuantumul care va fi alocat pentru rezerva specifică; (d) lista menționată la articolul 6 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003, care cuprinde donatorii și donațiile primite de la fiecare donator, cu excepția donațiilor care nu depășesc 500 EUR per an și per donator; (e) o listă a contractelor, cu excepția contractelor de închiriere a birourilor și a contractelor de angajare a personalului salariat, care depășesc valoarea de 10 000 EUR, cu specificarea partenerului contractual și a adresei acestuia, precum și a naturii bunurilor sau serviciilor; (f) un raport privind un audit extern asupra conturilor beneficiarului, efectuat de către un organism independent sau de un expert autorizat conform legislației naționale să auditeze conturi și numit de Parlamentul European pentru toate partidele și fundațiile. (4) Scopul auditului extern efectuat în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit certifică următoarele: (a) că declarațiile financiare au fost întocmite în conformitate cu dreptul intern aplicabil beneficiarului, nu conțin inexactități semnificative și oferă o imagine reală și fidelă a poziției financiare și a rezultatelor din exploatare; (b) că documentele financiare prezentate Parlamentului European de către beneficiar sunt conforme cu dispozițiile financiare ale deciziei Biroului de acordare a grantului; (c) că cheltuielile declarate au fost efectuate în mod real; (d) că situația veniturilor este exhaustivă; (e) că obligațiile ce decurg din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 au fost respectate; (f) că obligațiile ce decurg din decizia de acordare a unui grant, în special din articolul II.7 și articolul II.11, au fost respectate; (g) (în cazul partidelor) că orice surplus reportat în următorul exercițiu financiar a fost utilizat în primul trimestru al exercițiului financiar, în conformitate cu articolul 6a din prezenta decizie a Biroului; (h) că obligațiile prevăzute la articolul 125 alineatele (5) și (6) din Regulamentul financiar au fost respectate; (i) că aporturile în natură au fost efectiv furnizate beneficiarului și au fost evaluate în conformitate cu normele aplicabile. Auditorul este contractat de Parlament, în conformitate cu procedurile de licitație în vigoare prevăzute de Regulamentul financiar. Onorariul auditorului este plătit de Parlament. (5) La primirea documentelor menționate la alineatul (3) și a oricărei informații suplimentare necesare Parlamentului, Biroul, în urma unei propuneri a Secretarului General, aprobă în termen de trei luni raportul final. Biroul și, în cursul pregătirii deciziei Biroului, Secretarul General pot cere beneficiarului să furnizeze documente justificative sau orice alte informații suplimentare pe care le consideră necesare pentru a-i permite să aprobe raportul final. După audierea reprezentanților beneficiarului în cauză, Biroul poate să respingă raportul final și să solicite prezentarea unui nou raport în termen de 15 zile. În cazul în care Parlamentul nu răspunde în scris în termenul de trei luni menționat la primul paragraf, se consideră că raportul final a fost aprobat. În cazul în care se solicită informații suplimentare, termenul de examinare se prelungește cu perioada necesară pentru obținerea și evaluarea informațiilor în cauză.

Articolul 6a

Surplus de venituri, credite reportate și rezerva specifică Surplusul de venituri pentru exercițiul financiar N poate, în conformitate cu articolul 125 din Regulamentul financiar, să fie reportat în următorul exercițiu financiar și/sau introdus într-o rezervă specifică. Acesta se constituie din diferența dintre cheltuielile totale eligibile și: (a) cuantumul grantului inițial acordat de Parlament pentru exercițiul financiar N, în temeiul articolului 4 alineatul (2); și (b) resursele proprii ale partidului prevăzute pentru acoperirea cheltuielilor eligibile, partidul acoperind anterior cheltuielile neeligibile doar din resurse proprii; și (c) orice surplus reportat din exercițiul financiar N-1. (a) Surplusul de venit care poate fi reportat în exercițiul financiar N+1 nu poate depăși 25 % din venitul total prevăzut la alineatul (1) literele (a) și (b). (b) Cuantumul reportat se înscrie în bilanțul de închidere al exercițiului financiar N ca „provizion de reportat în exercițiul financiar N+1 pentru acoperirea cheltuielilor eligibile care urmează a fi efectuate în primul trimestru al exercițiului N+1”. Alocarea pentru acest provizion reprezintă o cheltuială eligibilă care aparține exercițiului financiar N. (c) Provizionul în cauză este înregistrat în contul de profit și pierderi pentru exercițiul financiar N+1. O regularizare provizorie realizată cel târziu la data de 31 martie a exercițiului N+1 determină cheltuielile eligibile efectuate în mod real până la această dată. În cazul în care provizionul depășește cheltuielile, diferența dintre cele două sume se deduce din grant atunci când se stabilește grantul final pentru exercițiul N în conformitate cu articolul 7. (a) În pasivul din bilanțul de închidere poate fi inclus un cont de rezervă specific ale cărui fonduri provin exclusiv din surplusul de venit menționat la alineatul (1). (b) Surplusul de venit care poate fi înscris în contul de rezervă specific nu depășește diferența dintre veniturile menționate la alineatul (1) litera (b) și cota noțională minimă (15 %) din resursele proprii necesare pentru acoperirea cheltuielilor eligibile suportate în mod real sau inclusă în provizionul de reportat în exercițiul financiar N+1. (c) Contul de rezervă specific pentru partide nu poate fi creditat cu o sumă care determină soldul total să depășească suma de referință prevăzută la articolul 125 alineatul (6) al treilea paragraf din Regulamentul financiar, definită ca media aritmetică a veniturilor totale din ultimele trei exerciții financiare. (d) Contul de rezervă specific pentru fundații este reglementat de dispozițiile de la articolul 125 alineatul (5) din Regulamentul financiar și articolul 184 din Normele de aplicare a Regulamentului financiar.

Articolul 7

Determinarea grantului final (1) Indiferent de informațiile obținute ulterior prin verificări și audituri, după audierea reprezentanților beneficiarului care solicită o audiere, Biroul determină cuantumul grantului final care urmează să fie acordat beneficiarului pe baza documentelor prevăzute la articolul 6 alineatul (3), pe care le-a aprobat. (2) Suma totală plătită beneficiarului de Parlament nu depășește, în niciun caz: (a) cuantumul maxim al grantului prevăzut la articolul I.3.2 din decizia de acordare a unui grant; (b) 85 % din cheltuielile eligibile efectuate în mod real. (3) Grantul este limitat la suma necesară pentru echilibrarea resurselor proprii și a cheltuielilor eligibile din bugetul de funcționare al beneficiarului care au survenit în scopul realizării programului de activitate. În niciun caz acesta nu aduce profit beneficiarului, astfel cum este definit la articolul 125 din Regulamentul financiar. Orice surplus conduce la o reducere corespunzătoare a cuantumului grantului. (4) În funcție de cuantumul grantului final determinat în conformitate cu alineatele (1)-(3) și de valoarea cumulativă a plăților efectuate anterior în temeiul deciziei de acordare a grantului, Biroul stabilește valoarea soldului de plătit, egal cu sumele datorate încă beneficiarului. În cazul în care valoarea cumulativă a plăților efectuate anterior depășește cuantumul grantului final, Secretarul General sau delegatul său emite un ordin de recuperare pentru suma plătită în exces.

Articolul 8

Suspendarea și reducerea grantului La propunerea Secretarului General, Biroul suspendă plățile și reduce grantul și, după caz, revocă decizia de acordare a unui grant și poate solicita rambursarea sumelor necuvenite: (a) în cazul în care grantul este utilizat pentru acoperirea unor cheltuieli care nu sunt autorizate de Regulamentul (CE) nr. 2004/2003; (b) în cazul netransmiterii notificării prevăzute la articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003; (c) în cazul neîndeplinirii condițiilor și obligațiilor prevăzute la articolul 3, respectiv articolul 6 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003; (d) într-una dintre situațiile prevăzute la articolele 106 sau 107 din Regulamentul financiar. Înainte de a lua o decizie, Biroul îi oferă beneficiarului posibilitatea de a face comentarii asupra neregulilor constatate.

Articolul 9

Recuperarea (1) În cazul în care beneficiarului i-au fost plătite sume nejustificate sau în care o procedură de recuperare este justificată în conformitate cu dispozițiile deciziei de acordare a grantului, beneficiarul rambursează Parlamentului sumele în cauză, în conformitate cu condițiile și la termenele stabilite de Parlament. (2) În cazul în care beneficiarul nu efectuează rambursarea în termenul stabilit de Parlament, acesta din urmă percepe dobânzi de întârziere pentru sumele datorate, la rata prevăzută la articolul II.13.3 din decizia de acordare a grantului. Dobânzile de întârziere se aplică pentru perioada dintre data prevăzută pentru rambursare, exclusă, și data la care Parlamentul încasează integral sumele datorate, inclusă.

Articolul 10

Verificările și auditurile (1) Verificarea periodică prevăzută la articolul 5 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 este efectuată de către Secretarul General. (2) Beneficiarul furnizează toate informațiile detaliate solicitate către Parlament sau orice alt organism extern autorizat de către Parlament, astfel încât Parlamentul să poată verifica realizarea corespunzătoare a programului de activitate și respectarea dispozițiilor din decizia de acordare a grantului. (3) Beneficiarul pune la dispoziția Parlamentului toate documentele originale, în special documentele contabile, bancare și fiscale sau, în cazuri excepționale justificate corespunzător, copiile certificate conform cu documentele originale, care au legătură cu decizia de acordare a grantului. Perioada de retenție se încheie după cinci ani de la data la care se efectuează plata soldului datorat, în conformitate cu articolul I.4.2 din decizia de acordare a grantului. (4) Beneficiarul facilitează efectuarea de către Parlament, fie direct prin personalul propriu, fie prin intermediul unui organism extern pe care Parlamentul l-a autorizat în acest sens, a unui audit asupra modului de utilizare a grantului. Acest audit poate fi efectuat pe întreaga durată a deciziei de acordare a unui grant, până la sfârșitul perioadei de cinci ani de la data la care este plătit soldul sumelor datorate, astfel cum este menționat la articolul I.4.2 din decizia de acordare a unui grant. După caz, concluziile auditului pot conduce la adoptarea unor decizii de recuperare de către Birou. (5) Fiecare decizie de acordare a unui grant prevede în mod expres auditarea de către Parlament și Curtea de Conturi, pe baza documentelor justificative și la fața locului, a beneficiarului care a primit un grant de la bugetul general al Uniunii. Ordonatorul de credite delegat poate efectua controale ex-post astfel cum se prevede la articolul 66 alineatul (6) din Regulamentul financiar. (6) În temeiul Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (5), OLAF poate efectua, de asemenea, controale și verificări la fața locului, în conformitate cu procedurile prevăzute în dreptul Uniunii pentru protecția intereselor financiare ale Uniunii contra fraudelor și altor nereguli. După caz, concluziile pot conduce la adoptarea de către Birou a unor decizii de recuperare.

Articolul 11

Asistența tehnică (1) La propunerea Secretarului General, Biroul poate acorda partidelor și fundațiilor asistență tehnică, în conformitate cu Decizia Biroului din 14 martie 2000 privind utilizarea clădirilor Parlamentului de către organisme externe, astfel cum a fost modificată, și orice altă formă de asistență tehnică prevăzută de normele adoptate ulterior de către Birou. Biroul poate delega Secretarului General competența de a lua anumite tipuri de decizii privind acordarea de asistență tehnică. (2) Anual, în termen de trei luni de la încheierea exercițiului financiar, Secretarul General prezintă Biroului un raport detaliat privind asistența tehnică acordată de către Parlament fiecărui partid și fundație. Raportul se publică ulterior pe pagina de internet a Parlamentului.

Articolul 11a

Norme privind campaniile electorale Biroul poate adopta, în timp util înaintea alegerilor pentru Parlament, norme privind eligibilitatea cheltuielilor efectuate de partide în legătură cu campaniile desfășurate de acestea în contextul acestor alegeri.

Articolul 12

Publicitatea (1) Parlamentul publică pe pagina sa de internet cel puțin informațiile menționate la articolul 9a din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 și la articolul 191 alineatul (1) din Normele de aplicare a Regulamentului financiar în primele șase luni ale exercițiului financiar următor. (2) Beneficiarul publică pe pagina sa de internet sau, în lipsa unei astfel de pagini, într-un mijloc de informare publică adecvat cel puțin informațiile prevăzute la articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 până la data de 30 septembrie a anului următor exercițiului financiar pentru care i-a fost acordat grantul.

Articolul 13

Dreptul de recurs Deciziile adoptate în conformitate cu prezenta decizie pot face obiectul unui recurs la Curtea de Justiție a Uniunii Europene, în conformitate cu condițiile prevăzute de Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

Articolul 14

Intrarea în vigoare Modificările aduse prezentei decizii adoptate de Birou la 13 ianuarie 2014 se aplică începând cu procedura de acordare a granturilor pentru 2014.

Articolul 15

Publicare Prezenta decizie se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe pagina de internet a Parlamentului European.