Articolul 1
Componență
(1) Comitetul de conducere este alcătuit din membri titulari; fiecare dintre instituțiile menționate la articolul 2 alineatul (7) din Decizia 2009/496/CE, Euratom, semnatare ale deciziei privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații (denumite în continuare „instituțiile”), numește un membru titular.
(2) Membrul titular își poate desemna reprezentantul sau reprezentanții. Acesta comunică în scris Oficiului pentru Publicații, care asigură secretariatul comitetului de conducere, numele reprezentantului sau ale reprezentanților.
(3) Banca Centrală Europeană participă la lucrările comitetului de conducere în calitate de observator. Aceasta comunică în scris numele reprezentantului sau ale reprezentanților săi Oficiului pentru Publicații.
Articolul 2
Președinția
(1) Președinția comitetului de conducere este asigurată de un reprezentant al următoarelor instituții:
— Parlamentul European;
— Consiliul European;
— Consiliul Uniunii Europene;
— Comisia Europeană;
— Curtea de Justiție a Uniunii Europene;
— Curtea de Conturi Europeană;
— Comitetul Economic și Social European;
— Comitetul Regiunilor.
(2) Instituțiile reprezentate în cadrul comitetului de conducere desemnează un membru titular care îndeplinește funcția de președinte al comitetului de conducere pentru o perioadă de doi ani. Mandatul acestuia începe la 1 august.
Articolul 3
Convocarea unei reuniuni
(1) Comitetul de conducere este convocat de cel puțin patru ori pe an de președinte, fie la inițiativa acestuia, fie la cererea unuia dintre membri sau a directorului oficiului.
(2) Reuniunile au loc la sediul oficiului, cu excepția cazurilor în care comitetul de conducere decide altfel.
(3) Reuniunile comitetului de conducere nu sunt publice.
Articolul 4
Ordinea de zi
(1) Președintele stabilește proiectul de ordine de zi la propunerea directorului oficiului. Pe ordinea de zi figurează toate punctele a căror înscriere a fost cerută de un membru al comitetului de conducere.
(2) În ordinea de zi se face distincție între proiectele de măsuri care urmează a fi luate și pentru care se solicită opinia/acordul comitetului de conducere și punctele prezentate cu titlu informativ sau în cazul cărora se efectuează un simplu schimb de opinii.
(3) Ordinea de zi este aprobată de comitetul de conducere la începutul reuniunii, cu majoritate simplă a voturilor membrilor săi.
(4) Un nou punct poate fi înscris pe ordinea de zi pe parcursul unei reuniuni, dacă acest lucru este aprobat de toți membrii prezenți ai comitetului de conducere.
Articolul 5
Transmiterea documentelor
(1) Directorul oficiului se asigură de transmiterea convocării, a proiectului de ordine de zi, precum și a documentelor de lucru aferente către membrii comitetului de conducere.
(2) Ca regulă generală, membrii comitetului de conducere trebuie să primească documentele menționate la alineatul (1) cu două săptămâni înaintea datei reuniunii.
(3) În cazuri urgente și atunci când măsurile care urmează să fie adoptate trebuie aplicate în termen scurt, președintele poate, la cererea unui membru al comitetului sau a directorului oficiului ori din proprie inițiativă, să reducă termenul de transmitere prevăzut la alineatul (2) până la trei zile calendaristice înaintea datei reuniunii.
(4) În caz de extremă urgență, președintele poate renunța la termenele stabilite la alineatele (2) și (3).
Articolul 6
Reprezentare și cvorum
(1) Comitetul de conducere poate adopta decizii numai dacă fiecare instituție este reprezentată de membrul titular sau, în lipsa acestuia, de reprezentantul sau reprezentanții săi desemnați în mod corespunzător, în conformitate cu articolul 1 alineatul (2).
(2) Cu toate acestea, dacă membrii comitetului de conducere și-au dat în prealabil acordul, comitetul de conducere se poate întruni în mod excepțional și în cazul în care membrii titulari sau reprezentații acestora din partea a cel mult două instituții nu sunt prezenți la reuniune. În acest caz, membrii absenți trebuie să indice președintelui în prealabil și în scris cărui membru al comitetului de conducere i-au dat împuternicire. Dacă este cazul, un membru prezent nu poate avea împuternicire decât de la un singur membru absent.
(3) Majoritatea este întrunită dacă cinci membri ai comitetului de conducere aprobă decizia prezentată comitetului.
(4) Abținerea nu împiedică adoptarea deciziilor pentru care este necesară unanimitatea.
Articolul 7
Grupuri de lucru
(1) Pentru examinarea unor anumite aspecte, comitetul de conducere poate crea grupuri de lucru la care participă directorul oficiului sau reprezentatul său, cu excepția cazurilor în care comitetul decide altfel.
(2) Grupurile de lucru trebuie să prezinte rapoarte comitetului de conducere. În acest scop, grupurile pot numi un raportor.
Articolul 8
Admiterea terților
(1) Directorul oficiului asistă la reuniuni, cu excepția cazurilor în care comitetul de conducere decide altfel.
(2) Președintele comitetului de conducere poate invita un reprezentant al Direcției Generale Resurse Umane și Securitate a Comisiei să asiste la reuniunile comitetului de conducere pentru toate chestiunile care țin de competența acesteia.
(3) La cererea unuia dintre membri sau a directorului oficiului ori la inițiativa președintelui, comitetul de conducere poate decide să audieze experți cu privire la anumite chestiuni.
(4) Experții nu participă la deliberările comitetului de conducere.
Articolul 9
Procedura scrisă
(1) Ca regulă generală, comitetul de conducere adoptă decizii în cadrul reuniunilor sale. Cu toate acestea, acordul membrilor comitetului de conducere privind o propunere a unui membru sau a directorului oficiului poate fi obținut printr-o procedură scrisă.
(2) În acest scop, directorul oficiului, în acord cu președintele, comunică membrilor comitetului de conducere propunerea. Se consideră că membrii care nu au exprimat rezerve sau nu au propus eventuale modificări la propunerea respectivă în termenul stabilit în nota de comunicare sunt de acord cu propunerea. Termenul menționat este de 10 zile lucrătoare; la cererea unuia dintre membrii comitetului de conducere, termenul poate fi prelungit o dată pentru o perioadă de cel mult 10 zile lucrătoare. În cazul chestiunilor urgente, acest termen este redus la 5 zile lucrătoare.
(3) Cu toate acestea, dacă un membru al comitetului de conducere solicită ca propunerea să fie examinată în cursul unei reuniuni, procedura scrisă se încheie fără rezultat; președintele convoacă o reuniune a comitetului de conducere în cel mai scurt timp.
(4) Se consideră că o propunere referitor la care niciun membru al comitetului de conducere nu a formulat sau a menținut o rezervă la finalul termenului inițial sau prelungit este aprobată de comitet.
Articolul 10
Secretariat
Conducerea oficiului asigură secretariatul comitetului de conducere și, după caz, al grupurilor de lucru constituite în temeiul articolului 7 din prezentul regulament.
Articolul 11
Procesul-verbal al reuniunilor
(1) Sub conducerea președintelui, se întocmește un proiect de proces-verbal al fiecărei reuniuni, care cuprinde opiniile exprimate cu privire la propunerile și deciziile adoptate de comitetul de conducere. Procesul-verbal al deliberărilor privind chestiunile de personal și alte aspecte cu caracter confidențial face obiectul unei anexe separate.
(2) Proiectul de proces-verbal este supus aprobării de către membrii comitetului de conducere în cadrul unei reuniuni ulterioare sau prin procedura scrisă menționată la articolul 9 din prezentul regulament. Membrii transmit președintelui, în scris, eventualele observații pe care le au cu privire la procesele-verbale. Comitetul este informat cu privire la observațiile respective; în cazul unui dezacord, modificarea propusă constituie obiectul unei discuții în cadrul comitetului. Dacă dezacordul persistă, modificarea respectivă se anexează la procesul-verbal.
Articolul 12
Transparență
(1) Principiile și condițiile care privesc accesul public la documentele comitetului sunt cele care se aplică documentelor Comisiei.
(2) În cazul în care o cerere se referă la un document al comitetului de conducere, aceasta va fi transmisă membrilor comitetului de conducere.
Articolul 13
Punerea în aplicare a deciziilor comitetului de conducere
(1) Președintele sau directorul oficiului, care acționează în numele comitetului, notifică instituțiilor sau persoanelor implicate deciziile adoptate de comitetul de conducere.
(2) Comitetul de conducere decide în unanimitate cu privire la competențele delegate care vor fi acordate directorului oficiului. Dacă este necesar, directorul oficiului solicită opinia funcționarilor competenți ai instituțiilor și răspunde pentru deciziile adoptate de comitetul de conducere.
Articolul 14
Raportul anual de gestiune
(1) Cel târziu la data de 31 martie a fiecărui an, directorul oficiului propune comitetului de conducere proiectul de raport anual de gestiune, în condițiile prevăzute la articolul 7 alineatul (1) litera (c) din Decizia privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații.
(2) Proiectul de raport anual de gestiune cuprinde informații detaliate privind punctele următoare:
— activitatea comitetului de conducere;
— relațiile cu instituțiile și alte organizații;
— activitatea oficiului;
— gestionarea personalului;
— gestiunea bugetară și financiară;
— infrastructură;
— analiza riscurilor;
— sinteza activităților de audit intern;
— sinteza activităților de evaluare.
La începutul raportului figurează o prefață semnată de președinte, un rezumat și o sinteză a principalilor indicatori.
Articolul 15
Prezentul regulament de procedură intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.