Articolul 1
Componența Consiliului de administrație
(1) Consiliul de administrație este compus din câte un reprezentant al fiecărui stat membru și un reprezentant al Comisiei. Fiecare membru al Consiliului de administrație poate fi reprezentat de un supleant. Directorul participă la reuniunile Consiliului de administrație, fără drept de vot.
(2) În conformitate cu articolul 37 alineatul (1) din Decizia Europol, membrii titulari sau supleanți ai Consiliului de administrație (denumiți în continuare „membri”) sunt învestiți cu autoritatea necesară în domeniile care intră în competența Consiliului de administrație.
(3) Membrii și directorul pot fi însoțiți la reuniunile Consiliului de administrație de către experți; președintele Consiliului de administrație poate stabili numărul maxim al acestora.
(4) Statele membre și Comisia informează secretarul Consiliului de administrație cu privire la numirea și la încetarea atribuțiilor unui membru. Secretarul are responsabilitatea de a actualiza lista de membri și de a o pune la dispoziția Consiliului de administrație și a Europol.
Articolul 2
Președintele Consiliului de administrație
(1) Președintele Consiliului de administrație sau, în cazul în care acesta nu își poate îndeplini îndatoririle, vicepreședintele asigură punerea în aplicare a articolului 37 alineatul (3) din Decizia Europol.
(2) Fiecare nou președinte supervizează documentația Consiliului de administrație, întocmind în acest scop un document care se înaintează Consiliului spre aprobare la prima ședință ordinară.
Articolul 3
Secretariatul Consiliului de administrație
Președintele și Consiliul de administrație sunt asistați de un secretariat. Consiliul de administrație are responsabilitatea conducerii secretariatului și a personalului acestuia. În scopul garantării independenței sale, secretariatul răspunde numai față de Consiliul de administrație.
Articolul 4
Activitatea Consiliului de administrație
(1) Consiliul de administrație se întrunește cel puțin de două ori pe an și hotărăște cu o majoritate de două treimi din membrii săi, cu excepția unor dispoziții contrare în Decizia Europol.
(2) Atunci când consideră că situația impune acest lucru, președintele poate să convoace o reuniune a Consiliului de administrație, fie din proprie inițiativă, fie la inițiativa unei treimi din membrii Consiliului. În cazul în care se solicită o reuniune de către un membru sau de către director, președintele îi consultă pe ceilalți membri și, dacă o treime dintre aceștia sunt de acord, convoacă reuniunea.
În situațiile menționate în prezentul alineat, președintele trebuie să convoace reuniunea în termen de treizeci de zile de la primirea solicitării.
(3) Consiliul de administrație poate să invite persoane cu competență deosebită în chestiunile ce urmează a fi analizate să ia cuvântul în legătură cu un anumit punct de pe ordinea de zi.
(4) Consiliul de administrație poate să înființeze grupuri de lucru în legătură cu orice subiect care se înscrie în competența sa. Grupurile de lucru sunt reglementate de următoarele dispoziții:
(a) Consiliul de administrație definește clar scopul și sarcinile acestora;
(b) membrii Consiliului de administrație au posibilitatea de a fi reprezentați în cadrul grupurilor de lucru. Reprezentanții se angajează să participe în mod activ la grupurile de lucru;
(c) Europol este invitat să participe la reuniunile grupurilor de lucru;
(d) la reuniunile grupurilor de lucru pot fi invitați să participe experți;
(e) Europol suportă costurile de deplasare ale unui reprezentant din fiecare delegație. Fiecare delegație achită costurile de cazare ale reprezentanților și experților săi.
În plus, grupurile de lucru ale Consiliului de administrație:
(f) sunt prezidate de un membru al Consiliului de administrație sau de un expert de înalt nivel desemnat de Consiliul de administrație;
(g) discută și elaborează propuneri ce urmează a fi prezentate Consiliului de administrație;
(h) își desfășoară activitatea pe baza unei informări orale sau a unei documentații depuse cel târziu cu două săptămâni înaintea reuniunii, cu excepția cazului în care președintele decide altfel din motive de urgență;
(i) își desfășoară reuniunile în conformitate cu regimul lingvistic instituit de practica actuală;
(j) raportează Consiliului de administrație prin președinții lor, atunci când este necesar;
(k) sunt asistate de secretariatul Consiliului de administrație;
(l) se dizolvă după ce își îndeplinesc sarcinile. În cazul în care grupurile de lucru dispun de un mandat pe termen lung, necesitatea continuării lor se evaluează anual de către Consiliul de administrație.
(5) Atunci când președintele Consiliului de administrație consideră că situația impune acest lucru, acesta poate să solicite Consiliului de administrație să ia o decizie sau să își exprime punctul de vedere în legătură cu un anumit subiect, prin proceduri scrise. Aceste proceduri au o durată standard de paisprezece zile, cu excepția cazului în care președintele decide altfel din motive de urgență.
Articolul 5
Ordinea de zi
(1) Președintele Consiliului de administrație întocmește proiectul de ordine de zi pentru fiecare reuniune. Proiectul de ordine de zi se transmite tuturor membrilor și directorului, de către secretarul Consiliului de administrație, cu cel puțin paisprezece zile înaintea reuniunii. Atunci când se convoacă o reuniune extraordinară, proiectul de ordine de zi se comunică în cursul săptămânii anterioare celei în care are loc reuniunea.
(2) Proiectul de ordine de zi cuprinde punctele solicitate de un membru sau de director, cu condiția ca documentele relevante să fie puse la dispoziția președintelui cu cel puțin șaisprezece zile înaintea reuniunii.
(3) În proiectul de ordine de zi pot fi incluse numai subiectele pentru care documentele relevante au fost transmise membrilor și directorului cel târziu la data la care se comunică proiectul de ordine de zi, cu excepția cazului în care președintele decide altfel din motive de urgență.
(4) Consiliul de administrație adoptă ordinea de zi la începutul ședinței.
Articolul 6
Deliberările Consiliului de administrație
(1) Prezența a trei sferturi din membri constituie cvorum. În absența cvorumului, președintele închide ședința și convoacă o altă reuniune cât mai curând posibil. La a doua reuniune cvorumul se constituie din două treimi din membri.
(2) Președintele conduce ședința acordând prioritate membrilor care doresc să ridice o problemă de procedură sau o chestiune preliminară.
(3) Consiliul ia decizii pe baza documentelor întocmite în conformitate cu articolul 2 din „Decizia statelor membre privind utilizarea internă a limbilor”.
Articolul 7
Votul în cadrul reuniunilor Consiliului de administrație
(1) Fiecare membru dispune de un vot. În absența unui membru titular, supleantul are dreptul de a vota.
(2) Consiliul de administrație procedează la vot la inițiativa președintelui, care supune la vot o chestiune și la solicitarea unuia dintre membrii Consiliului de administrație, cu condiția să fie de acord două treimi din membrii acestuia..
(3) Pentru fiecare decizie adoptată de Consiliul de administrație se precizează distribuția voturilor. Decizia este însoțită de o notă care consemnează opiniile minorității, în cazul în care aceasta solicită acest lucru. Voturile se exprimă prin ridicarea mâinii sau prin apel nominal dacă rezultatul obținut în urma ridicării mâinii este contestat.
(4) Pentru decizii și numiri se folosește votul secret, la cererea unuia dintre membri sau dacă președintele hotărăște astfel. Atunci când are loc un scrutin secret, președintele numără voturile asistat de alți doi membri și anunță imediat rezultatele. Președintele poate permite oricărui membru să prezinte pe scurt motivul pentru care a votat într-un anumit fel.
Articolul 8
Adoptarea acordurilor
(1) Deciziile sau acordurile adoptate de Consiliul de administrație precizează distribuția voturilor exprimate, cu excepția cazului în care votul a fost secret în conformitate cu dispozițiile articolului 7 alineatul (4) din prezentul regulament.
(2) Moțiunile referitoare la înaintarea unei chestiuni pentru a fi aprobată de către Consiliul de administrație se supun la vot înainte de a se proceda la analizarea fondului chestiunii respective.
(3) Moțiunile referitoare la mai multe chestiuni trebuie înaintate separat, dacă se solicită acest lucru.
(4) Atunci când mai multe moțiuni se referă la aceeași chestiune, se votează în primul rând cea mai cuprinzătoare dintre acestea. În cazul unor amendamente, se votează în primul rând cel care modifică în cea mai mare măsură textul de bază. În cazul unui amendament la un amendament, se votează în primul rând cel mai cuprinzător dintre acestea. Votul final se exprimă cu privire la acea versiune a textului care a rezultat din voturile precedente.
Articolul 9
Procesul-verbal al reuniunilor
(1) Proiectul de proces-verbal al reuniunilor Consiliului de administrație se redactează de către secretariat sub responsabilitatea președintelui și cuprinde:
— un raport asupra discuțiilor;
— deciziile adoptate de Consiliul de administrație, cu precizarea modului în care au fost distribuite voturile la fiecare scrutin;
— o listă cu persoanele prezente.
(2) Consiliul de administrație aprobă proiectul de proces-verbal în ședința următoare. Proiectul de proces-verbal se înaintează Consiliului de administrație spre aprobare numai dacă a fost transmis membrilor cu cel puțin patru săptămâni înaintea reuniunii. Proiectul de proces-verbal se transmite și directorului.
(3) În cazul în care proiectul de proces-verbal nu a fost transmis la timp, aprobarea lui poate fi amânată până la reuniunea următoare. Atunci când există un interval lung între cele două reuniuni, membrii își pot depune observațiile sau își pot exprima acordul prin procedură scrisă.
(4) Propunerile de amendamente la proiectul de proces-verbal se depun în scris la secretariat înainte de începutul ședinței la care urmează să se aprobe proiectul de proces-verbal.
(5) După aprobare, procesul-verbal se semnează de președinte și de secretarul Consiliului de administrație.
Articolul 10
Corespondența
Corespondența adresată Consiliului de administrație se transmite la sediul Europol în atenția președintelui Consiliului de administrație și se gestionează de către secretar.
Articolul 11
Cheltuieli pentru participarea la Consiliul de administrație
(1) Europol suportă cheltuielile de călătorie pentru membrii Consiliului de administrație care reprezintă un stat membru și pentru cel mult doi experți per delegație. Fiecare delegație plătește cheltuielile de cazare ale membrilor și experților săi. Pentru alți experți cheltuielile se suportă de către delegația respectivă.
(2) Europol suportă cheltuielile experților invitați pentru a oferi consiliere Consiliului de administrație, în conformitate cu articolul 4 alineatul (3) din prezentul regulament de procedură.
Articolul 12
Intrarea în vigoare a regulamentului de procedură
Prezentul regulament intră în vigoare la data aplicării Deciziei Europol.
Articolul 13
Revizuirea regulamentului de procedură
În cazul în care se revizuiește prezentul regulament, secretarul transmite versiunea actualizată tuturor membrilor și directorului. Noul regulament intră în vigoare în ziua următoare aprobării lui.