Articolul 1
Sarcini
(1) Comitetul de supraveghere a Oficiului European de Luptă Antifraudă îndeplinește sarcinile prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și în Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom a Comisiei din 28 aprilie 1999 de instituire a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) (3).
(2) În scopul consolidării independenței OLAF în îndeplinirea sarcinilor sale, Comitetul de supraveghere monitorizează periodic rolul investigativ al OLAF și asistă directorul general al OLAF în îndeplinirea sarcinilor sale.
Articolul 2
Atribuții
(1) În realizarea monitorizării periodice a punerii în aplicare a funcției investigative a OLAF, Comitetul de supraveghere accesează toate informațiile și documentele pe care le consideră necesare pentru îndeplinirea funcțiilor sale.
(2) Comitetul de supraveghere monitorizează periodic informațiile transmise de către directorul general al OLAF în conformitate cu dispozițiile articolului 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.
(3) Comitetul de supraveghere prelucrează informațiile furnizate de personalul OLAF cu privire la orice fapt, orice posibilă activitate ilegală sau orice comportament neadecvat în cadrul OLAF, în conformitate cu articolul 22a din Statutul funcționarilor CE.
(4) În ceea ce privește informațiile transmise de OLAF autorităților judiciare naționale și notificate anterior Comitetului de supraveghere, comitetul examinează respectarea drepturilor fundamentale și a garanțiilor procedurale în cursul investigației.
(5) Comitetul de supraveghere garantează tratamentul confidențial al informațiilor și documentelor furnizate de OLAF.
(6) Comitetul de supraveghere își exercită funcțiile și atribuțiile în conformitate cu dispozițiile Titlului III din prezentul regulament de procedură.
Articolul 3
Componență
(1) Componența, metoda de numire și mandatul membrilor Comitetului de supraveghere sunt stabilite în Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.
(2) La expirarea mandatului, membrii comitetului rămân în funcție până în momentul renumirii sau înlocuirii acestora.
(3) În cazul în care un membru al Comitetului de supraveghere nu își mai poate continua activitatea în cadrul comitetului sau demisionează din post, acesta informează președintele comitetului în acest sens, pentru a se lua măsurile corespunzătoare.
Articolul 4
Etică
(1) În conformitate cu articolul 11 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, în îndeplinirea sarcinilor lor, membrii Comitetului de supraveghere acționează independent, nu solicită și nici nu primesc instrucțiuni de la niciun guvern sau de la nici instituție, de la niciun organism, oficiu sau agenție.
(2) De asemenea, așa cum se prevede în decizia de numire a acestora, membrii comitetului nu tratează cazurile în care au, în mod direct sau indirect, orice interes personal, în special, orice interese familiale sau financiare de natură a le afecta independența. Aceștia tratează dosarele care le sunt prezentate, precum și deliberările referitoare la acestea în strictă confidențialitate.
(3) Membrii comitetului informează Comitetul de supraveghere cu privire la orice situație de natură să compromită oricare dintre principiile care guvernează activitatea sa și care sunt menționate la alineatele (1) și (2), astfel încât comitetul să poată adopta măsurile adecvate.
Articolul 5
Președinție
(1) Comitetul de supraveghere alege un președinte din rândul membrilor săi prin votul majorității membrilor.
(2) Președintele este ales pentru un mandat de un an și poate fi reales. Alegerea are loc în timpul ultimei reuniuni prezidate de președintele care își încheie mandatul.
(3) În cazul în care președintele nu își poate exercita, din orice motiv, atribuțiile pe o perioadă lungă de timp, acesta aduce această situație la cunoștința membrilor comitetului. În acest caz, se alege un nou președinte prin procedura prevăzută la alineatul (1).
(4) Președintele reprezintă Comitetul de supraveghere și prezidează reuniunile acestuia. Președintele asigură desfășurarea corespunzătoare a procedurilor comitetului și convoacă reuniunile acestuia, stabilind locul, data și ora la care vor avea loc. Președintele întocmește proiectul ordinii de zi și asigură punerea în aplicare a deciziilor comitetului.
(5) În cazul în care se află temporar în imposibilitatea de a-și exercita atribuțiile, președintele poate delega atribuțiile care îi revin unuia dintre membrii comitetului.
(6) În cazul în care președintele este absent, iar procedura de la alineatul (5) nu a fost utilizată, mandatul de președinte este exercitat de decanul de vârstă al membrilor comitetului.
(7) Președintele are puteri depline de a trimite sau răspunde la scrisori privind activitățile Comitetului de supraveghere. Președintele informează membrii comitetului cu privire la scrisorile pe care le-a primit sau la care a răspuns.
(8) Președintele informează Comitetul de supraveghere cu privire la activitatea desfășurată de secretariat și de șeful acestuia pentru a verifica periodic funcționarea corespunzătoare a acestuia.
Articolul 6
Reuniuni
(1) Comitetul de supraveghere își exercită atribuțiile cu ocazia reuniunilor sale, în calitate de organism. Se întrunește de cel puțin 10 ori pe an, având cvorum numai dacă majoritatea membrilor sunt prezenți. De asemenea, comitetul se întrunește la inițiativa președintelui sau la solicitarea majorității membrilor săi.
(2) În alte cazuri decât cele pe care președintele le consideră urgente, notificările reuniunilor se trimit în timp util, pentru a ajunge la destinatari cu cel puțin o săptămână înainte de reuniunea respectivă. Notificarea include proiectul ordinii de zi și documentele necesare pentru reuniune, cu excepția cazului în care natura documentelor face imposibilă anexarea lor. Ordinea de zi finală este adoptată la începutul fiecărei reuniuni.
(3) Orice membru poate solicita președintelui să introducă puncte sau chestiuni specifice în proiectul ordinii de zi sau să adauge puncte la aceasta.
(4) La cererea directorului general al OLAF, președintele poate convoca Comitetul de supraveghere sau introduce puncte pe ordinea de zi. Propunerile directorului general sunt însoțite de documentele necesare.
(5) Comitetul de supraveghere poate invita directorul general al OLAF să ia parte la reuniunile sau activitățile legate de munca sa. La o reuniune a comitetului pot fi invitați să ia parte și alți membri ai OLAF, dacă prezența acestora este considerată necesară. Aceste invitații sunt adresate prin intermediul directorului general al OLAF. Directorul general al OLAF este informat cu privire la punctele de pe ordinea de zi legate de participarea persoanelor menționate la primul paragraf.
(6) Orice reprezentant al instituțiilor, organismelor, oficiilor sau agențiilor Uniunii Europene, statelor membre sau statelor asociate poate fi invitat să participe la lucrările Comitetului de supraveghere legate de un anumit punct de pe ordinea de zi a reuniunii.
Articolul 7
Metode de lucru
(1) Reuniunile Comitetului de supraveghere nu sunt publice. Procedurile sale și documentele interne de bază ale comitetului sunt confidențiale, cu excepția cazului în care comitetul decide altfel. Documentele și informațiile transmise de directorul general al OLAF se supun/intră sub incidența dispozițiilor articolului 339 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene referitoare la protecția confidențialității și ale articolului 8 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.
(2) Comitetul de supraveghere adoptă maxim trei limbi de lucru. Documentele și proiectele de aviz, rapoartele sau deciziile sunt redactate în limbile de lucru adoptate de comitet. Dacă este necesar, un membru poate solicita traducerea oricărui document în limba sa maternă.
(3) Avizele, rapoartele și deciziile se adoptă în cadrul reuniunilor Comitetului de supraveghere, în sesiune plenară.
(4) Cu toate acestea, ca excepție de la acest principiu, anumite decizii pot fi adoptate prin procedură scrisă în cazul în care Comitetul de supraveghere a aprobat utilizarea acestei proceduri în cadrul unei reuniuni anterioare. În cazurile urgente, președintele poate consulta membrii comitetului în scris. În oricare dintre aceste cazuri, președintele înaintează un proiect de decizie membrilor comitetului. În cazul în care aceștia nu formulează obiecții cu privire la proiectul de decizie într-un termen limită stabilit de președinte, respectiv cinci zile lucrătoare de la primirea propunerii, aceasta este considerat a fi aprobată. Dacă, în termen de cinci zile lucrătoare de la primirea proiectului de decizie, un membru solicită discutarea acestuia de către comitet, procedura scrisă se suspendă.
Articolul 8
Raportori
(1) Pentru a se pregăti pentru discuțiile sau procedurile sale, Comitetul de supraveghere, la propunerea președintelui, poate numi unul sau mai mulți raportori din rândul membrilor săi.
(2) În cazul în care problema urmând a fi tratată este urgentă, președintele poate face numirea din proprie inițiativă. În acest caz, informează imediat membrii comitetului.
(3) Raportorul analizează problemele care i-au fost încredințate și prezintă un proiect de raport Comitetului de supraveghere. Dacă este necesar, acesta este asistat de secretariatul comitetului.
Articolul 9
Procedura de vot
(1) Deciziile se adoptă prin votul majorității membrilor Comitetului de supraveghere, la propunerea președintelui.
(2) La propunerea unui membru, votul poate fi secret.
Articolul 10
Proces-verbal
(1) Se întocmește proces-verbal la fiecare reuniune a Comitetului de supraveghere. Acesta este redactat în limbile de lucru ale comitetului și conține deciziile adoptate la fiecare punct de pe ordinea de zi.
(2) Proiectul de proces-verbal este întocmit de secretariat sub supravegherea președintelui și prezentat membrilor Comitetului de supraveghere, în vederea aprobării la următoarea reuniune.
(3) Orice membru poate propune modificarea procesului-verbal la momentul aprobării. Membrii pot solicita, de asemenea, anexarea la procesul-verbal a oricăror declarații sau documente scrise considerate utile.
(4) După adoptare, procesul-verbal este semnat de președinte și de persoana responsabilă cu asigurarea activităților de secretariat, urmând a fi arhivat în evidențele Secretariatului comitetului. Procesul-verbal poate fi făcut public în cazul în care comitetul decide astfel.
Articolul 11
Secretariatul
(1) În conformitate cu articolul 11 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Comitetul de supraveghere dispune de un secretariat care să îl asiste în îndeplinirea sarcinilor sale. Secretariatul, lucrând în deplină independență în subordinea președinției comitetului și a membrilor săi, asigură desfășurarea corespunzătoare a activității comitetului.
(2) Comitetul de supraveghere aduce la cunoștința directorului general al OLAF necesitățile secretariatului în ceea ce privește personalul adecvat și resursele care să asigure îndeplinirea sarcinilor comitetului și continuitatea activității sale.
(3) În orice situație, șeful secretariatului informează Comitetul de supraveghere cu privire la candidații la funcția de membru al secretariatului. După cunoașterea candidaturilor, comitetul dezbate, în sesiune plenară, conformitatea acestora cu cerințele de lucru ale comitetului în scopul prezentării unei propuneri privind numirea acestora directorului general al OLAF.
(4) Șeful secretariatului se subordonează președintelui Comitetului de supraveghere. Acesta coordonează activitatea secretariatului și răspunde de gestionarea administrativă și bugetară a comitetului și a secretariatului. Comitetul de supraveghere desemnează, dintre membrii săi, pe aceia care vor participa la procedura de selecție a șefului secretariatului. Membrii selectați ai comitetului informează comitetul, într-o sesiune plenară, cu privire la activitatea desfășurată de comisiile de selecție și rezultatele obținute.
(5) Comitetul de supraveghere evaluează periodic activitatea șefului secretariatului și a membrilor personalului secretariatului.
(6) Personalul secretariatului trebuie să trateze în mod confidențial informațiile aflate în posesia sa, fiind obligat să respecte această obligație și după părăsirea serviciului. În cazul în care Comitetului de supraveghere i se aduce la cunoștință că un membru al personalului secretariatului a încălcat obligația de respectare a confidențialității, președintele comitetului notifică acest lucru directorului general al OLAF, pentru a putea fi adoptate măsurile corespunzătoare.
(7) Secretariatul contribuie la realizarea efectivă a sarcinilor atribuite Comitetului de supraveghere în vederea consolidării independenței OLAF, în special în ceea ce privește funcția sa de monitorizare. În acest sens, asistă președintele în pregătirea și conducerea reuniunilor. Acesta întocmește un proiect de ordine de zi pentru fiecare reuniune, proiectele de proces-verbal, oferă membrilor comitetului informații și documente legate de orice sferă a activităților lor, asistă, sub responsabilitatea președintelui, la redactarea textelor și asistă membrii comitetului, în special atunci când aceștia acționează în calitate de raportori. În acest scop, membrii secretariatului participă la reuniuni, după caz, împreună cu raportorii pentru a realiza aceste sarcini.
Articolul 12
Monitorizarea investigațiilor la inițiativa Comitetului de supraveghere
Președintele comitetului, de comun acord cu raportorul desemnat, trimite o notă secretariatului indicând investigațiile la care se solicită accesul, în conformitate cu articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.
Articolul 13
Măsurile care urmează a fi adoptate pe baza informațiilor furnizate de directorul general
(1) Comitetul de supraveghere, după examinarea programului de activități transmis de directorul general al OLAF în fiecare an, poate emite un aviz de stabilire a unor observații pertinente cu privire la orice domeniu care intră în atribuțiile sale. Acesta studiază, de asemenea, informațiile trimise periodic de directorul general privind activitățile OLAF și emite avize privind informațiile respective în conformitate cu articolul 11 alineatul (1) paragraful al doilea din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.
(2) În conformitate cu articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Comitetul de supraveghere este informat cu regularitate cu privire la investigațiile OLAF, la rezultatele și măsurile adoptate în cazul acestora. Comitetul poate formula comentarii adecvate fără a interveni, cu toate acestea, în derularea investigațiilor în curs.
(3) Comitetul de supraveghere examinează motivele pentru care nu a fost posibilă încheierea unei investigații în curs de peste nouă luni și examinează, de asemenea, timpul estimat pentru finalizare.
(4) Comitetul examinează cazurile în care o instituție, un organism, un oficiu sau o agenție nu a acționat în urma recomandărilor formulate de directorul general. Totodată, acesta ia în considerare situațiile în care activitatea investigatorilor OLAF a fost obstrucționată, amânată sau împiedicată, în vederea adoptării măsurilor adecvate.
(5) Cazurile în care sunt necesare informații ce urmează a fi transmise autorităților judiciare ale unui stat membru sunt examinate pe baza informațiilor furnizate de directorul general al OLAF și în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1073/1999. Demersurile ulterioare sunt, de asemenea, efectuate pe această bază. În special, înainte de trimiterea informațiilor, Comitetul de supraveghere solicită accesul la investigațiile în cauză pentru a stabili dacă sunt respectate drepturile fundamentale și garanțiile procedurale. După ce secretariatul a obținut accesul la documente într-o perioadă de timp care garantează îndeplinirea acestei funcții, raportorii desemnați să examineze cazurile își elaborează prezentarea în cadrul sesiunii plenare a comitetului. Personalul responsabil al OLAF poate fi invitat la această sesiune pentru a obține informații complete. Comitetul numește raportori care să examineze aceste investigații și, dacă este necesar, să emită un aviz.
(6) În același timp cu sprijinirea directorului general al OLAF în îndeplinirea responsabilităților sale, Comitetul de supraveghere poate emite avize cu privire la contribuția OLAF la stabilirea și dezvoltarea de metode de combatere a fraudei și a altor activități ilegale care afectează interesele financiare ale Uniunii Europene.
Articolul 14
Controale, studii și consultanță de specialitate
(1) În domeniul de aplicare a atribuțiilor sale, Comitetul de supraveghere poate efectua controale adecvate, poate desfășura orice studii și poate obține consultanța de specialitate necesară. Acesta poate solicita, de asemenea, asistența funcționarilor sau a altor agenți ai OLAF sau a instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor Uniunii Europene, statelor membre sau statelor asociate.
(2) În ceea ce privește informațiile primite în conformitate cu articolul 22a din Statutul funcționarilor CE, președintele comitetului raportează comitetului, pentru ca informațiile furnizate să poată fi studiate. După efectuarea acestei analize preliminare, comitetul trimite informațiile, dacă este necesar, serviciului competent.
Articolul 15
Raport de activitate
(1) În conformitate cu articolul 11 alineatul (8) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Comitetul de supraveghere adoptă cel puțin o dată pe an un raport privind activitățile sale, pe care îl trimite instituțiilor. Raportul vizează activitățile desfășurate în exercitarea atribuțiilor comitetului și conține o evaluare a activităților OLAF, precum și punerea în aplicare a programului său anual.
(2) Raportul este prezentat Comitetului de supraveghere de unul sau mai mulți raportori.
(3) Acesta poate include o anexă care conține avizele emise de comitet. Raportul poate fi însoțit, de asemenea, de orice alte rapoarte prezentate de comitet, în conformitate cu articolul 11 alineatul (8) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Parlamentului European, Consiliului, Comisiei și Curții de Conturi cu privire la rezultatele investigațiilor OLAF și la acțiunile întreprinse în acest sens.
(4) Comitetul de supraveghere adoptă măsurile necesare în vederea publicării raportului său de activitate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, după trimiterea acestuia Parlamentului European, Consiliului și Comisiei.
Articolul 16
Procedura avizului pentru numirea directorului general
(1) Comitetul de supraveghere examinează candidaturile la postul de director general al OLAF și participă la procesul de selecție prin intermediul membrilor desemnați în acest scop la sesiunea plenară. După discutarea rezultatelor comisiilor de selecție, comitetul emite un aviz de explicare a criteriilor utilizate pentru evaluarea meritelor și conformității candidaților. Avizul conține opinia comitetului cu privire la candidați, astfel cum se prevede la articolul 12 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și este trimis instituțiilor.
(2) Dacă niciun candidat nu a primit aviz favorabil, președintele informează Comisia cu privire la votul negativ acordat candidaturilor depuse.
Articolul 17
Procedura disciplinară aplicabilă directorului general
În cazul în care a fost consultat, în conformitate cu articolul 12 alineatul (4) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999, Comitetul de supraveghere emite un aviz motivat.
Articolul 18
Confidențialitatea și prelucrarea datelor cu caracter personal
(1) Comitetul de supraveghere asigură aplicarea articolului 8 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.
(2) Acționând din proprie inițiativă sau la inițiativa directorului general al OLAF, Comitetul de supraveghere poate decide emiterea unui aviz.
Articolul 19
Buget
(1) Comitetul de supraveghere emite un aviz cu privire la proiectul preliminar de buget prezentat de directorul general al OLAF și adresat Direcției Generale Buget a Comisiei.
(2) Secretariatul elaborează propuneri bugetare anuale în scopul funcționării Comitetului de supraveghere, acestea fiind transmise directorului general ulterior aprobării de către comitet.
Articolul 20
Revizuirea și modificarea regulamentului de procedură
Orice membru al Comitetului de supraveghere poate propune în orice moment modificări și le poate prezenta în scris președintelui. Modificările se supun la vot în cadrul primei reuniuni ulterior depunerii acestora, în conformitate cu procedura de vot prevăzută la articolul 10.
Articolul 21
Intrarea în vigoare și publicarea regulamentului de procedură
(1) Prezentul regulament de procedură intră în vigoare în ziua următoare adoptării de către Comitetul de supraveghere. Prezentul Regulament de procedură înlocuiește Regulamentul de procedură anterior publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în 2006 (4).
(2) După adoptarea Regulamentului de procedură, Comitetul de supraveghere ia măsurile necesare pentru publicarea acestuia în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.