Articolul 1
Convocarea unei reuniuni
(1) Reuniunile comitetului se convoacă de către președintele acestuia, fie din proprie inițiativă, fie la cererea majorității simple a membrilor comitetului.
(2) În cazul menționat la articolul 3 alineatul (5) paragraful al doilea din Regulamentul (UE) nr. 182/2011, atunci când procedura scrisă se încheie fără rezultat, președintele convoacă o reuniune a comitetului într-un termen rezonabil.
(3) Pot fi convocate reuniuni comune ale comitetului cu alte comitete, pentru a discuta aspecte care intră în domeniile lor de competență (5).
Articolul 2
Ordinea de zi
(1) Președintele stabilește ordinea de zi și o trimite comitetului.
(2) În ordinea de zi, se face distincție între:
(a) proiectele de acte de punere în aplicare care urmează a fi adoptate de către Comisie și cu privire la care i se solicită comitetului să emită un aviz, în conformitate cu procedura [de consultare/de examinare] prevăzută la articolul … alineatul (…) din … [actul de bază] (6);
(b) alte aspecte, prezentate comitetului cu titlu informativ sau pentru un simplu schimb de opinii, fie la inițiativa președintelui, fie ca urmare a cererii scrise a unui membru al comitetului [sau în conformitate cu dispozițiile specifice ale articolului … alineatul (…) din [actul de bază] …].
Articolul 3
Documentația care trebuie trimisă membrilor comitetului
(1) În sensul articolului 3 alineatul (3) paragraful al doilea din Regulamentul (UE) nr. 182/2011, președintele le trimite membrilor comitetului invitația, proiectul de ordine de zi și proiectul de act de punere în aplicare cu privire la care i se solicită comitetului să emită un aviz, cu suficient de mult timp înainte de reuniune, ținând seama de urgența și de complexitatea chestiunii și cel târziu cu 14 zile calendaristice înainte de data reuniunii (7). Celelalte documente aferente reuniunii, în special cele care însoțesc proiectul de act de punere în aplicare se trimit, pe cât posibil, în același termen.
Toate documentele se trimit în conformitate cu articolul 12 alineatul (2).
(2) În cazurile justificate corespunzător, președintele poate, din proprie inițiativă sau la cererea unui membru al comitetului, să scurteze termenul pentru trimiterea documentelor menționate la alineatul (1). Cu excepția cazurilor de extremă urgență (8), termenul nu poate fi mai scurt de 5 zile calendaristice.
Articolul 4
Avizul comitetului
(1) Comitetul emite un aviz cu privire la un proiect de act de punere în aplicare în termenul stabilit de președinte în conformitate cu articolul 3 alineatul (3) paragraful al doilea din Regulamentul (UE) nr. 182/2011.
(2) Atunci când procedura de consultare duce la vot, rezultatul votului este decis cu majoritatea simplă a membrilor comitetului, în conformitate cu articolul 4 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 182/2011.
Atunci când comitetul trebuie să emită un aviz prin procedura de examinare, rezultatul votului este decis cu majoritate calificată, în conformitate cu articolul 5 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 182/2011.
(3) Cu excepția unei eventuale obiecții din partea unui membru al comitetului, președintele poate, fără să recurgă la un vot formal, să stabilească faptul că a fost emis un aviz favorabil de către comitet, prin consens, cu privire la proiectul de act de punere în aplicare.
(4) Președintele, în consultare cu membrii comitetului, poate, din proprie inițiativă sau la cererea unui membru al comitetului, să amâne un vot până la încheierea reuniunii sau până la o reuniune ulterioară.
(5) În conformitate cu articolul 3 alineatul (4) paragraful al doilea din Regulamentul (UE) nr. 182/2011, președintele depune toate eforturile necesare pentru a găsi soluții care să se bucure de cel mai larg sprijin posibil în cadrul comitetului. Înainte de vot, președintele informează comitetul cu privire la modul în care s-a ținut seama de discuții și de sugestiile de modificări, în special de sugestiile care s-au bucurat de un sprijin larg în cadrul comitetului.
Articolul 5
Reprezentare
(1) Fiecare stat membru este considerat a fi un membru al comitetului. Fiecare membru al comitetului decide cu privire la componența delegației sale și îl informează pe președinte în acest sens. Cu permisiunea președintelui, delegațiile pot fi însoțite de experți care nu fac parte din delegație.
(2) Într-un termen rezonabil și cel târziu cu 5 zile calendaristice înainte de data reuniunii comitetului, se comunică președintelui următoarele informații:
(a) componența fiecărei delegații, cu excepția cazului în care aceasta a fost deja adusă la cunoștința președintelui;
(b) numele și funcțiile oricăror experți care însoțesc delegațiile și motivele pentru care prezența lor este necesară.
În cazul în care președintele nu exprimă nicio obiecție înainte de reuniunea comitetului cu privire la participarea unui expert, se consideră că permisiunea menționată la alineatul (1) a fost acordată.
(3) Rambursarea de către Comisie a cheltuielilor de călătorie se plătește în conformitate cu normele aplicabile, sub rezerva fondurilor bugetare prevăzute în acest scop.
(4) Delegația unui stat membru poate reprezenta cel mult încă un stat membru. Statul membru reprezentat îl informează pe președinte în acest sens înainte de reuniune sau cel târziu înainte de vot.
Articolul 6
Grupuri de lucru
(1) Comitetul poate crea grupuri de lucru care să analizeze chestiuni specifice. Grupurile de lucru sunt prezidate de către un reprezentant al Comisiei.
(2) Grupurile de lucru îi prezintă rapoarte comitetului, sub răspunderea președintelui lor.
Articolul 7
Terți și experți
(1) Reprezentanții [a se specifica țara terță sau organizația în cauză] sunt invitați să participe la reuniunile comitetului în conformitate cu [a se specifica actul juridic, ca de exemplu un acord încheiat de Uniune, o decizie a Consiliului de asociere sau un alt act de bază care prevede prezența acestor observatori].
(2) Reprezentanții țărilor aderente sunt invitați să participe la reuniunile comitetului de la data semnării Tratatului de aderare.
(3) Președintele poate decide să invite reprezentanți ai altor terți sau alți experți care să discute despre anumite chestiuni, din proprie inițiativă sau la cererea unui membru al comitetului. Cu toate acestea, o majoritate simplă a membrilor componenți ai comitetului se poate opune participării acestora la reuniune.
(4) Reprezentanții terților menționați la alineatele (1), (2) și (3) nu au dreptul nici să asiste, nici să participe la votul comitetului.
Articolul 8
Procedura scrisă
(1) Președintele poate obține avizul comitetului prin procedura scrisă, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 182/2011 (9). Președintele poate recurge la procedura scrisă pentru a obține avizul comitetului în special în cazurile în care proiectul de act de punere în aplicare a fost deja discutat în timpul unei reuniuni a comitetului.
(2) Președintele îi informează pe membrii comitetului cu privire la rezultatul unei proceduri scrise fără întârziere și cel târziu la 14 zile calendaristice de la expirarea termenului.
Articolul 9
Secretariatul
Comisia asigură secretariatul comitetului și, dacă este necesar, al grupurilor de lucru create în temeiul articolului 6 alineatul (1).
Articolul 10
Procesul-verbal și procesul-verbal sumar al ședințelor
(1) În sensul articolului 3 alineatul (6) din Regulamentul (UE) nr. 182/2011, procesul-verbal al fiecărei reuniuni este întocmit sub responsabilitatea președintelui. Membrii comitetului au dreptul să solicite ca poziția acestora să fie consemnată în procesul-verbal. Președintele trimite procesul-verbal membrilor comitetului fără întârziere și cel târziu în termen de 1 lună de la reuniune.
Membrii comitetului îi transmit în scris președintelui eventualele observații cu privire la proiectul de proces-verbal. În caz de dezacord, chestiunea respectivă se discută în cadrul comitetului. Dacă dezacordul persistă, observațiile relevante se anexează la versiunea finală a procesului-verbal.
(2) În sensul articolului 10 din Regulamentul (UE) nr. 182/2011, președintele este responsabil de redactarea unui proces-verbal sumar în care să fie descris pe scurt fiecare punct de pe agendă și rezultatele votului privind orice proiect de act de punere în aplicare înaintat comitetului. Procesul-verbal sumar nu menționează poziția individuală a membrilor în cadrul discuțiilor comitetului.
Articolul 11
Lista de prezență și conflictele de interese
(1) La fiecare reuniune, președintele întocmește o listă de prezență în care se specifică autoritățile și organizațiile de care aparțin persoanele desemnate drept reprezentanți ai statelor membre.
(2) La începutul fiecărei reuniuni, orice persoană desemnată de către statele membre, precum și experții care au fost autorizați de către președinte să participe la reuniune în conformitate cu articolul 5 alineatul (1) și articolul 7 alineatul (3) și reprezentanții terților care au fost invitați să participe la reuniune în conformitate cu articolul 7 îl informează pe președinte cu privire la orice conflict de interese (10) referitor la un anumit punct de pe ordinea de zi.
În cazul unui astfel de conflict de interese, persoana în cauză se retrage din reuniune, la cererea președintelui, atunci când sunt discutate punctele relevante de pe ordinea de zi.
Articolul 12
Corespondență
(1) Corespondența privind comitetul este trimisă Comisiei, în atenția președintelui comitetului.
(2) Corespondența destinată membrilor comitetului este trimisă reprezentanțelor permanente ale statelor membre, de preferință prin mijloace electronice. Atunci când Comisiei îi este indicată de către o reprezentanță permanentă o anumită adresă electronică centrală pentru corespondența referitoare la activitatea comitetelor, se utilizează adresa respectivă pentru corespondență. În plus, corespondența poate fi trimisă direct persoanelor desemnate de către statele membre să le reprezinte în comitet.
Articolul 13
Accesul la documente și confidențialitate
(1) Solicitarile de acces la documentele comitetului sunt tratate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (11). Comisiei îi revine sarcina de a lua o decizie cu privire la solicitările de acces la documentele menționate anterior, în temeiul regulamentului său de procedură, modificat de Decizia 2001/937/CE, CECO, Euratom (12). În cazul în care solicitarea este adresată unui stat membru, acesta aplică articolul 5 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(2) Discuțiile din cadrul comitetului sunt confidențiale.
(3) Documentele înaintate membrilor comitetului, experților și reprezentanților terților sunt confidențiale (13), cu excepția cazului în care se acordă acces la documentele respective în temeiul alineatului (1) sau în cazul în care documentele sunt făcute publice în alt mod de către Comisie.
(4) Membrii comitetului, experții și reprezentanții terților trebuie să respecte obligațiile de confidențialitate prevăzute la acest articol. Președintele se asigură că experții și reprezentanții terților au cunoștință de cerințele de confidențialitate care le sunt impuse.
Articolul 14
Protecția datelor cu caracter personal
Prelucrarea datelor cu caracter personal de către comitet și grupurile de lucru ale acestuia se efectuează în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (14), sub responsabilitatea președintelui, care acționează în calitate de controlor, în sensul articolului 2 litera (d) din regulamentul menționat anterior.