Articolul 1
Domeniu de aplicare
(1) Orice cetățean al Uniunii sau orice persoană fizică sau juridică cu reședința sau sediul social într-un stat membru are drept de acces la documentele SEAE conform principiilor, condițiilor și limitelor prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (1) („regulamentul”) și dispozițiilor specifice prevăzute de aceste norme. Dreptul de acces se referă la documentele deținute de SEAE, în principal documentele întocmite sau primite de SEAE și cele aflate în posesia sa.
(2) În conformitate cu articolul 2 alineatul (2) din regulament, orice persoană fizică sau juridică care nu are reședința sau sediul social în unul dintre statele membre poate beneficia, sub rezerva acelorași principii, condiții și limite, de dreptul de acces la documentele SEAE în aceleași condiții, cu excepția dreptului de a depune o plângere la Ombudsmanul European.
Articolul 2
Depunerea cererilor
(1) Cererea de acces la un document al SEAE se trimite, prin poștă, la adresa Coordinateur de l'accès aux documents, CHAR 15/11, service européen pour l’action extérieure, rue de la Loi 170, 1046 Bruxelles, Belgique, prin e-mail, utilizând formularul de cerere disponibil pe site-ul internet al SEAE sau, prin fax, la numărul +32 22979893.
(2) De îndată ce cererea este înregistrată, se trimite solicitantului o confirmare de primire (cu excepția cazului în care se poate da curs cererii practic în același interval de timp).
Articolul 3
Termene
(1) În termen de cincisprezece zile lucrătoare de la data înregistrării cererii, SEAE răspunde la cererile inițiale și de confirmare.
(2) În cazul în care o cerere este imprecisă, conform articolului 6 alineatul (2) din regulament, SEAE invită solicitantul să furnizeze informații suplimentare care să permită identificarea documentelor solicitate; termenul de răspuns curge numai de la data la care SEAE a primit aceste informații.
(3) În cazuri excepționale, conform articolului 7 alineatul (3) sau articolului 8 alineatul (2) din regulament, termenele pot fi prelungite cu cincisprezece zile lucrătoare, în special:
(a) în cazul cererilor complexe sau voluminoase;
(b) în cazul în care cererea presupune consultarea unei delegații a Uniunii; sau
(c) în cazul în care este necesar să se consulte un terț.
Solicitantul trebuie să fie informat cu privire la prelungirea termenului și cu privire la motivele care stau la baza prelungirii termenelor.
Articolul 4
Tratarea răspunsurilor
(1) Răspunsurile la cererile inițiale sunt tratate de către coordonatorul accesului la documente.
(2) Deciziile cu privire la răspunsurile la cererile de confirmare se iau de către directorul general administrativ, după consultarea coordonatorului accesului la documente.
Articolul 5
Răspuns negativ
În cazul în care răspunsul la o cerere este chiar și parțial negativ, în răspuns se precizează motivele refuzului, în baza uneia dintre excepțiile prevăzute în regulament, iar solicitantul este informat cu privire la dreptul său de a depune o cerere de confirmare (în cazul unui răspuns la o cerere inițială) sau cu privire la alte căi de atac la care poate recurge (în cazul unui răspuns la o cerere de confirmare).
Articolul 6
Documente ale terților deținute de către SEAE
(1) Atunci când SEAE primește o cerere pentru accesul la un document pe care îl deține, dar care provine de la un terț, partea terță este consultată, cu excepția cazului în care reiese în mod clar că documentul poate sau nu poate fi divulgat, având în vedere excepțiile prevăzute în regulament.
(2) În situația în care documentul a fost deja făcut public de către autorul său sau în temeiul regulamentului sau al altor dispoziții similare, se dă curs cererii fără consultarea părții terțe.
(3) În orice caz, partea terță trebuie consultată în cazul în care documentul intră sub incidența articolului 9 din regulament sau în cazul în care documentul provine de la un stat membru, iar statul membru a solicitat SEAE să nu divulge documentul fără acordul său prealabil, în conformitate cu articolul 4 alineatul (5) din regulament. Statul membru trebuie să formuleze în scris cererea în acest sens.
(4) Partea terță este consultată în scris (inclusiv prin e-mail) și beneficiază de un termen rezonabil de răspuns, ținând seama de termenele pe care trebuie să le respecte SEAE pentru răspunsul său, conform articolului 3 de mai sus. Partea terță își dă avizul în scris (inclusiv prin e-mail).
(5) Dacă terțul nu oferă un răspuns în termen sau dacă terțul nu poate fi identificat sau contactat, SEAE decide în privința cererii în lumina excepțiilor prevăzute de regulament, luând în considerare interesele legitime ale terțului în baza informațiilor de care dispune SEAE.
(6) Dacă SEAE intenționează să ofere acces la un document contrar voinței părții terțe, SEAE informează partea terță cu privire la intenția sa de divulgare a documentului, în termenul aplicabil în temeiul regulamentului, precum și cu privire la căile de atac la care poate recurge partea terță pentru a se opune divulgării.
Articolul 7
Consultarea SEAE
(1) Cererile de consultare a SEAE formulate de un stat membru sau de o altă instituție, organism, oficiu sau agenție a Uniunii care a primit o cerere pentru un document deținut de acestea, dar care provine de la SEAE, trebuie trimise, prin poștă, la Coordinateur de l'accès aux documents, CHAR 15/11, service européen pour l’action extérieure, rue de la Loi 170, 1046 Bruxelles, Belgique, prin e-mail la adresa EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu sau, prin fax, la numărul +32 22979893.
(2) SEAE comunică, cu promptitudine, avizul său, luând în considerare termenele aplicabile pentru răspuns, și cel mai târziu în termen de cinci zile lucrătoare.
Articolul 8
Documente clasificate
(1) În cazul în care o cerere de acces la un document se referă la un document care intră sub incidența articolului 9 din regulament sau la un document clasificat conform normelor de securitate ale SEAE, cererea este tratată de către funcționarii care au dreptul să cunoască conținutul documentului.
(2) Deciziile privind neacordarea accesului, parțial sau integral, la un document clasificat sunt motivate în baza excepțiilor enumerate la articolul 4 din regulament. În cazul în care în baza acestor excepții nu se poate refuza accesul la documentul solicitat, funcționarul care tratează cererea se asigură că documentul este declasificat înainte de a fi trimis solicitantului.
Articolul 9
Modalități de acces
(1) Documentele pentru care se acordă accesul se transmit prin poștă, fax sau e-mail. În cazul în care documentele solicitate sunt voluminoase sau greu de manipulat, solicitantul poate fi invitat să le consulte în incinta unde sunt deținute. Consultarea este gratuită.
(2) În cazul în care documentul a fost publicat, răspunsul poate consta în trimiterile la publicație, inclusiv adresa de internet unde poate fi găsit documentul.
(3) În cazul în care volumul documentului depășește 20 de pagini, s-ar putea ca solicitantului să i se perceapă o taxă de 0,10 EUR pe pagină plus costurile de transport. Costurile pentru alte tipuri de suport sunt stabilite de la caz la caz, fără a depăși o sumă rezonabilă.
Articolul 10
Registrul documentelor
(1) În conformitate cu articolul 11 din regulament, SEAE ține un registru al documentelor care poate fi accesat prin intermediul site-ului internet al SEAE.
(2) În conformitate cu articolul 9 din regulament, actele care fac obiectul acestei dispoziții se înregistrează în registru numai cu acordul emitentului.
Articolul 11
Intrare în vigoare
Prezenta decizie produce efecte de la data adoptării sale.