Articolul 1
Frecvența reuniunilor, convocarea și proiectul de ordine de zi
1. Comitetul consultativ se reunește cel puțin o dată pe an.
2. Președintele notifică fiecărui membru și membru supleant data unei reuniuni cu cel puțin patru săptămâni înainte de data respectivă. Președintele trimite în același timp proiectul de ordine de zi care cuprinde punctele urmând a fi examinate. Președintele pune la dispoziția lor, pe cât posibil în același timp, orice documente pregătitoare.
3. În situații de urgență, președintele poate reduce perioada de patru săptămâni menționată la alineatul (2), dar în niciun caz nu va da un preaviz de mai puțin de două săptămâni.
4. Dacă cel puțin o treime dintre membrii comitetului consultativ prezintă o cerere în scris, însoțită de propuneri concrete privind ordinea de zi, de convocare a comitetului consultativ, președintele îndeplinește această cerere în termen de trei săptămâni, în conformitate cu alineatul (2).
5. Proiectul de ordine de zi include chestiuni de competența comitetului consultativ
(a) care sunt propuse de președinte sau
(b) în legătură cu care o cerere de includere în proiectul de ordine de zi împreună cu documentația relevantă, transmisă de unul sau mai mulți membri, a parvenit președintelui cu cel puțin o săptămână înaintea datei la care el/ea a convocat comitetul consultativ.
Articolul 2
Locul de desfășurare a reuniunilor
Ca regulă generală, reuniunile comitetului consultativ și ale grupurilor de lucru instituite în temeiul articolului 9 se desfășoară la sediul Comisiei Europene.
Articolul 3
Ordinea de zi
1. La începutul reuniunii, comitetul consultativ aprobă ordinea de zi, care va consta în punctele incluse în proiectul de ordine de zi menționat la articolul 1 alineatul (5) și în orice alte puncte de competența comitetului consultativ, propuse de președinte sau, în conformitate cu alineatul (2), de unul sau mai mulți membri ai comitetului consultativ.
2. Orice cerere făcută de unul sau mai mulți membri ai comitetului consultativ în legătură cu includerea sau scoaterea unui punct de pe ordinea de zi indică motivele pe care se bazează și se trimite în scris președintelui, dacă este posibil cu cel puțin zece zile înainte de reuniune. Președintele aduce imediat această cerere la cunoștința celorlalți membri și membri supleanți ai comitetului consultativ.
3. În cursul unei reuniuni, orice membru poate propune includerea unui punct pe ordinea de zi a următoarei reuniuni. La începutul următoarei reuniuni, comitetul consultativ decide în legătură cu includerea punctului propus pe ordinea de zi.
Articolul 4
Participarea la reuniuni
În afară de președinte și de membrii numiți în conformitate cu articolul 75 alineatul (1) primul paragraf din Regulamentul (CE) nr. 883/2004, următoarele persoane pot participa la reuniunile comitetului consultativ:
(a) membrii supleanți numiți în conformitate cu articolul 75 alineatul (1) al doilea paragraf din Regulamentul (CE) nr. 883/2004;
(b) membrii personalului Comisiei Europene desemnați de președinte;
(c) alți experți în domeniul coordonării securității sociale invitați de președinte să ofere consiliere comitetului consultativ, inclusiv coordonatorii unor organizații ale partenerilor sociali europeni.
Articolul 5
Dezbaterile
1. Prezența unei majorități de membri sau membri supleanți care îi reprezintă în mod valabil reprezintă cvorumul, luându-se în considerare articolul 7.
2. Reuniunile comitetului consultativ nu sunt publice. Fără a aduce atingere dispozițiilor de la articolul 15 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și dispozițiilor adoptate în temeiul articolului menționat anterior, dezbaterile și documentele comitetului consultativ sunt confidențiale.
Articolul 6
Majoritatea necesară, adoptarea avizelor și a propunerilor și procedura scrisă
1. Fără a aduce atingere articolului 11 și alineatului (3) al treilea paragraf din prezentul articol, comitetul consultativ decide cu majoritatea absolută a voturilor valabil exprimate. Voturile albe și abținerile vor fi considerate voturi valabil exprimate. Președintele nu participă la vot.
2. Avizele și propunerile menționate la articolul 75 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 883/2004 sunt, în general, prezentate în cadrul unei reuniuni a comitetului consultativ.
Ele precizează motivele pe care se întemeiază.
Cifrele privind voturile sunt menționate în fiecare aviz sau propunere emisă de comitet. Avizul sau propunerea sunt însoțite de o declarație în scris privind punctele de vedere ale minorității, atunci când aceasta solicită acest lucru.
Avizele și propunerile se transmit Comisiei Europene, Comisiei administrative pentru coordonarea sistemelor de securitate socială, precum și membrilor și membrilor supleanți ai comitetului consultativ.
3. Comitetul consultativ poate adopta un aviz sau o propunere și alte decizii prin utilizarea procedurii scrise, dacă o astfel de procedură a fost acceptată de comun acord în cadrul unei reuniuni anterioare a comitetului consultativ.
În acest scop, președintele comunică textul de adoptat membrilor comitetului consultativ. Membrilor li se acordă un termen stabilit de cel puțin zece zile lucrătoare în care ei au posibilitatea de a declara că resping textul propus sau că se abțin de la vot. Lipsa unui răspuns în termenul stabilit se consideră ca fiind un vot afirmativ.
La expirarea termenului stabilit, președintele informează membrii în legătură cu rezultatul votului. Un aviz sau o propunere care a primit voturi afirmative din partea unei majorități absolute a membrilor comitetului consultativ se consideră adoptată în ultima zi stabilită a perioadei în care membrilor li s-a cerut să răspundă.
Articolul 7
Înlocuirea unui membru de o altă persoană decât membrul său supleant
1. Oricare membru care nu este în măsură să participe la o reuniune și care nu poate face astfel încât să fie înlocuit de membrul său supleant poate autoriza să voteze în numele său oricare alt membru sau membru supleant aparținând aceleiași categorii cu ea/el. Membrii care fac acest lucru trebuie să informeze președintele în scris înainte de reuniune.
2. Nici membrilor, nici membrilor supleanți nu li se poate acorda mai mult de o împuternicire de vot.
3. O împuternicire de vot este valabilă numai pentru reuniunea pentru care ea a fost acordată.
Articolul 8
Procesele-verbale ale reuniunilor
1. Pentru fiecare reuniune se întocmește un proces-verbal.
2. Aceste procese-verbale includ:
(a) lista persoanelor prezente;
(b) un rezumat al dezbaterilor.
3. Comitetul consultativ aprobă procesele-verbale.
4. Procesele-verbale sunt transmise spre aprobare comitetului consultativ numai dacă un proiect de proces-verbal a fost trimis membrilor și membrilor supleanți cu cel puțin cincisprezece zile înainte de data prevăzută pentru desfășurarea reuniunii. Dacă acest document nu a fost trimis la timp, aprobarea procesului-verbal respectiv se amână până la următoarea reuniune a comitetului consultativ.
5. Propunerile de modificare a proiectelor de procese-verbale se transmit în scris nu mai târziu de deschiderea reuniunii la care acestea urmează să fie aprobate.
Articolul 9
Grupuri de lucru
1. Comitetul poate institui grupuri de lucru pentru sarcini specifice. Dacă se consideră adecvat, comitetul poate dizolva aceste grupuri de lucru.
2. Membrii grupurilor de lucru sunt numiți de comitetul consultativ.
Atunci când alege reprezentanți ai unor sindicate și organizații patronale, comitetul consultativ încearcă să obțină o reprezentare echitabilă în cadrul grupurilor de lucru a diferitelor sectoare implicate.
3. Grupurile de lucru sunt prezidate de președintele comitetului consultativ sau de o persoană numită de ea/el.
4. Președintele unui grup de lucru poate, fie din proprie inițiativă, fie la cererea unuia sau a mai multor membri ai grupului de lucru, să invite experți la reuniunile grupului respectiv.
5. Documentele necesare pentru dezbaterile unui grup de lucru sunt puse la dispoziția tuturor membrilor și membrilor supleanți ai comitetului consultativ.
Articolul 10
Secretariatul
1. Secretariatul organizează, sub supravegherea președintelui, activitatea comitetului consultativ și a grupurilor de lucru și oferă asistență pentru pregătirea proiectelor de avize și de propuneri.
2. Corespondența destinată comitetului consultativ, grupurilor de lucru și secretariatului trebuie trimisă la adresa de poștă electronică dedicată (empl-ss-advisory-committee@ec.europa.eu) din cadrul Direcției Generale Ocuparea Forței de Muncă, Afaceri Sociale și Egalitate de Șanse a Comisiei Europene – secretariatul Comitetului consultativ pentru coordonarea sistemelor de securitate socială.
Articolul 11
Intrarea în vigoare și revizuirea
1. Prezentul regulament de procedură intră în vigoare la data adoptării sale cu majoritatea absolută a membrilor comitetului consultativ.
El se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
2. Comitetul consultativ poate decide cu majoritatea absolută a membrilor săi în legătură cu revizuirea regulamentului său de procedură.