Comisia administrativă pentru coordonarea sistemelor de securitate socială – Regulamentul de procedură al Comisiei administrative pentru coordonarea sistemelor de securitate socială, constituită pe lângă Comisia Europeană din 16 iunie 2010

Articolul 1

Comisia administrativă este un organism specializat al Comisiei Europene și are același sediu cu aceasta.

Articolul 2

(1) Când un membru al Comisiei administrative nu se poate prezenta, acesta este înlocuit de supleantul desemnat în acest scop de către guvernul său. (2) Membrii supleanți pot însoți membrii titulari la reuniunile Comisiei administrative. (3) Dacă acest lucru este necesar având în vedere subiectele tratate sau măsurile de adoptat la nivel național, fiecare membru poate fi însoțit și de unul sau mai mulți consilieri experți. (4) În principiu, fiecare delegație poate cuprinde cel mult patru persoane. (5) Reprezentantul Comisiei Europene poate fi însoțit de supleantul său. În plus, la reuniuni poate participa și un reprezentant al Serviciului Juridic, precum și, dacă acest lucru este relevant pentru subiectul tratat, un reprezentant al unui alt departament al Comisiei Europene. (6) Secretarul general al Comisiei administrative participă la toate reuniunile Comisiei administrative și ale grupurilor sale de lucru; el/ea este însoțit(ă) de membri ai secretariatului pe care îi desemnează. Dacă secretarul general nu se poate prezenta, acesta este înlocuit de secretarul general adjunct sau de membri ai secretariatului pe care îi desemnează.

Articolul 3

(1) Funcția de președinte al Comisiei administrative este deținută de membrul din statul al cărui reprezentant în Consiliul Uniunii Europene deține, pentru aceeași perioadă, funcția de președinte al Consiliului Uniunii Europene, în conformitate cu articolul 16 alineatul (9) din Tratatul privind Uniunea Europeană și cu articolul 236 litera (b) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene. Președintele reprezintă Comisia administrativă în cadrul Comitetului consultativ pentru coordonarea sistemelor de securitate socială instituit în temeiul articolului 75 din Regulamentul (CE) nr. 883/2004, și cu orice altă ocazie. (2) Dacă președintele în exercițiu nu se poate prezenta, funcția de președinte este exercitată de supleantul său. (3) Atunci când un membru al Comisiei administrative deține funcția de președinte, supleantul poate vota în locul acestuia. (4) Comisia administrativă este convocată printr-o scrisoare de convocare trimisă, cu cel puțin 10 zile înainte de reuniune, de către secretarul general în consultare cu președintele, membrilor și persoanelor menționate la articolul 2 alineatul (5) de mai sus. (5) Documentele Comisiei administrative sunt semnate de președinte. (6) Președintele poate da secretarului general al Comisiei administrative orice instrucțiune în legătură cu reuniunile care urmează să se țină și cu desfășurarea activităților care intră în sfera atribuțiilor Comisiei administrative.

Articolul 4

(1) Comisia administrativă poate institui un Comitet operațional care să asiste și să faciliteze activitatea sa. Informațiile referitoare la componența, durata mandatului, sarcinile, metodele de lucru și sistemul președinției Comitetului operațional se includ într-un mandat stabilit de Comisia administrativă. (2) Funcționarea Comitetului operațional va fi examinată periodic.

Articolul 5

(1) Comisia administrativă poate stabili un Comitet de conciliere care să o asiste în cazul unor interpretări diferite între membrii săi cu privire la dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 883/2004 și ale Regulamentului (CE) nr. 987/2009. Informațiile referitoare la componența, durata mandatului, sarcinile, metodele de lucru și sistemul președinției Comitetului de conciliere se includ într-un mandat stabilit de Comisia administrativă. (2) Funcționarea Comitetului de conciliere va fi examinată periodic.

Articolul 6

(1) Comisia administrativă poate crea grupuri de lucru și grupuri de studiu privind probleme specifice. La reuniunile grupurilor de lucru și ale grupurilor de studiu pot participa persoanele menționate la articolul 2 alineatul (5) de mai sus. (2) Grupurile de lucru și grupurile de studiu sunt prezidate de o persoană desemnată de președintele Comisiei administrative în consultare cu reprezentantul Comisiei Europene. (3) Președintele grupului de lucru este convocat la reuniunea Comisiei administrative în cursul căreia se discută raportul respectivului grup de lucru. (4) Atunci când instituie un grup de lucru, Comisia administrativă poate împuternici grupul de lucru să-și desfășoare sarcinile astfel încât constatările sale să poată fi acceptate de Comisia administrativă fără deliberări ulterioare. (5) Comisia administrativă poate crea grupuri ad-hoc formate dintr-un număr limitat de persoane, care să pregătească și să prezinte Comisiei administrative propuneri de adoptare referitoare la aspecte specifice. Comisia administrativă decide, pentru fiecare grup ad-hoc, raportorul, sarcinile de îndeplinit și termenul în care grupul trebuie să prezinte Comisiei administrative rezultatele activității sale.

Articolul 7

(1) Comisia administrativă se întrunește cel puțin de patru ori pe an. (2) În fiecare an, una dintre reuniunile sale este consacrată examinării situației creanțelor, prevăzută la articolul 69 din Regulamentul (CE) nr. 987/2009, în prezența președintelui în exercițiu al Comisiei de audit, care, cu această ocazie, prezintă Comisiei administrative rapoartele prevăzute la articolul 74 din Regulamentul (CE) nr. 883/2004. (3) Comisia administrativă convoacă o reuniune extraordinară dacă cel puțin cinci membri sau reprezentantul Comisiei Europene solicită acest lucru. Cererea trebuie să specifice scopul reuniunii. (4) În mod excepțional, Comisia administrativă se poate reuni în afara sediului său, în unul dintre statele membre ale Uniunii Europene sau în incinta unei organizații internaționale.

Articolul 8

(1) Ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni este redactată de secretarul general în consultare cu președintele Comisiei administrative și cu reprezentantul Comisiei Europene. Înainte de a propune includerea unui punct pe ordinea de zi, secretarul general poate, dacă acest lucru pare necesar, invita delegațiile interesate să comunice în scris punctele lor de vedere asupra subiectului respectiv. Ordinea de zi provizorie este trimisă, cu cel puțin 10 zile înainte de începutul fiecărei reuniuni, membrilor și persoanelor menționate la articolul 2 alineatul (5) de mai sus. Documentele referitoare la punctele de pe ordinea de zi se trimit de îndată ce devin disponibile. (2) Ordinea de zi provizorie cuprinde, în principiu, puncte pentru care secretariatul a primit, cu cel puțin 20 de zile înainte de începutul reuniunii, o cerere transmisă de un membru sau de reprezentantul Comisiei Europene și, după caz, notele aferente. (3) Comisia administrativă aprobă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Pentru includerea pe ordinea de zi a oricăror puncte în afară de cele de pe ordinea de zi provizorie, este necesar votul unanim al Comisiei administrative. (4) Notele solicitate delegațiilor trebuie trimise secretariatului într-un termen de maximum două luni, cu excepția cazului în care Comisia administrativă decide în mod expres să fixeze un termen diferit. Dacă, la expirarea acestei perioade, secretariatul nu a primit toate notele, subiectul respectiv trebuie discutat în cadrul primei reuniuni a Comisiei administrative după expirarea termenului menționat anterior. (5) Orice membru al Comisiei administrative și reprezentantul Comisiei Europene au dreptul de a adresa Comisiei administrative întrebări specifice privind interpretarea Regulamentului (CE) nr. 883/2004 și a Regulamentului (CE) nr. 987/2009, atunci când diferențele de interpretare între statele membre sau între unul sau mai multe state membre și Comisia Europeană pot aduce atingere drepturilor unor persoane. Comisia administrativă poate decide să transmită o astfel de întrebare Comitetului de conciliere. Procesele-verbale ale reuniunii consemnează punctele de vedere ale statelor membre și ale reprezentantului Comisiei Europene cu privire la întrebările adresate.

Articolul 9

(1) Sub rezerva dispozițiilor de la articolul 10, deciziile sunt adoptate conform modalităților de vot stabilite de tratate. (2) Comisia administrativă poate decide să adopte o decizie prin utilizarea procedurii scrise, dacă o astfel de procedură a fost acceptată de comun acord în cadrul unei reuniuni anterioare a Comisiei administrative. În acest scop, președintele comunică textul de adoptat membrilor Comisiei administrative. Membrilor li se acordă un termen stabilit de cel puțin zece zile lucrătoare în care aceștia au posibilitatea de a declara că resping textul propus sau că se abțin de la vot. Lipsa unui răspuns în termenul stabilit se consideră ca fiind un vot afirmativ. De asemenea, președintele poate decide lansarea unei proceduri scrise în cazul în care nu s-a ajuns la un acord prealabil în cadrul unei reuniuni a Comisiei administrative. În acest caz, numai acceptarea exprimată în scris a textului propus se consideră un vot afirmativ și se acordă un termen stabilit de cel puțin 15 zile lucrătoare. La expirarea termenului stabilit, președintele informează membrii în legătură cu rezultatul votului. O decizie care întrunește majoritatea necesară de voturi pozitive este considerată adoptată în ultima zi a perioadei în care membrilor li s-a cerut să răspundă. (3) Dacă un membru al Comisiei administrative propune, în cursul procedurii scrise, modificarea textului, președintele poate: (a) reîncepe procedura scrisă comunicând membrilor modificarea propusă, în conformitate cu procedura de la alineatul (2); sau (b) anula procedura scrisă, pentru a discuta propunerea în cursul următoarei reuniuni, în funcție de procedura pe care președintele o consideră adecvată pentru subiectul în cauză. (4) Dacă, înainte de expirarea termenului-limită stabilit pentru răspunsuri, un membru al Comisiei administrative solicită ca textul propus să fie examinat în cadrul unei reuniuni a Comisiei administrative, procedura scrisă se anulează. În acest caz, subiectul se examinează în cadrul următoarei reuniuni a Comisiei administrative.

Articolul 10

Deciziile privind revizuirea regulamentului de procedură se adoptă fie prin votul unanim al membrilor care formează Comisia administrativă, fie prin votul unanim al membrilor prezenți sau prin votul pozitiv al unui număr minim de 21 de membri ai Comisiei administrative.

Articolul 11

(1) Orice membru prezent când se votează care se abține de la vot va fi invitat de președinte, după apelul nominal, să comunice motivele pentru care se abține, dacă membrul dorește acest lucru. (2) Atunci când majoritatea membrilor prezenți se abține, se consideră că propunerea supusă votului nu a fost luată în considerare.

Articolul 12

(1) Deciziile de punere în aplicare a articolului 72 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 883/2004 prezintă motivele pe care se întemeiază și sunt publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, cu excepția cazurilor în care majoritatea membrilor Comisiei administrative decide altfel. (2) Secretarul general adoptă măsurile necesare pentru publicarea acestor decizii în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. (3) Membrii Comisiei administrative se asigură că la nivel național se dau instrucțiuni corespunzătoare pentru a garanta punerea în aplicare adecvată a deciziilor publicate și nepublicate ale Comisiei administrative. (4) Un exemplar original al fiecărei decizii adoptate de Comisia administrativă, redactat în limbile Uniunii și semnat de președinte, se păstrează în arhivele secretariatului. (5) Fiecare decizie se aplică de la data specificată de decizia respectivă sau, dacă nu se menționează o dată, din prima zi a celei de a doua luni de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Articolul 13

(1) Pentru fiecare reuniune se redactează procese-verbale, care, în principiu, trebuie aprobate în cursul următoarei reuniuni. Membrii care nu au primit procesele-verbale în limba lor pot amâna aprobarea finală până la primirea proceselor-verbale în limba respectivă. (2) Pentru deciziile deosebit de urgente, se poate redacta o declarație sub rezerva adoptării lor definitive în cursul reuniunii în care deciziile respective se adoptă.

Articolul 14

Fiecare nouă președinție își prezintă programul de lucru și planurile privind punerea în aplicare a acestuia.

Articolul 15

Comisia administrativă elaborează periodic un raport general privind activitățile sale și punerea în aplicare a regulamentelor privind coordonarea sistemelor de securitate socială. Raportul este prezentat Comitetului consultativ pentru coordonarea sistemelor de securitate socială instituit în temeiul articolului 75 din Regulamentul (CE) nr. 883/2004.

Articolul 16

Dacă dispozițiile prezentului regulament de procedură au nevoie de interpretare, aceasta este oferită de Curtea de Justiție a Uniunii Europene, în conformitate cu articolul 267 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

Articolul 17

Limbile Comisiei administrative sunt cele stabilite ca limbi oficiale ale instituțiilor Uniunii, în conformitate cu articolul 342 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

Articolul 18

Poate fi stabilit de comun acord și publicat în mod separat un cod de conduită care urmărește să îmbunătățească eficiența pregătirii și desfășurării reuniunilor Comisiei administrative.

Articolul 19

Prezentul regulament de procedură se comunică membrului Comisiei Europene responsabil cu ocuparea forței de muncă, afaceri sociale și incluziune. El este completat de un schimb de scrisori între acesta și președintele Comisiei administrative. Regulamentul de procedură și schimbul de scrisori se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Ele intră în vigoare în ziua următoare datei publicării și înlocuiesc documentele analoage publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene din 20 mai 2005.