Actul nr. 29/2009 al Organismului comun de supraveghere al Europol din 22 iunie 2009 de stabilire a regulamentului său de procedură (Text cu relevanță pentru SEE)

Articolul 1

Sarcini (1) Organismul comun de supraveghere are sarcina de a monitoriza și de a inspecta, în conformitate cu dispozițiile Deciziei Europol, activitățile desfășurate de către Europol pentru a se asigura că drepturile personale nu sunt încălcate prin stocarea, prelucrarea și utilizarea datelor deținute de către Europol. În plus, Organismul comun de supraveghere monitorizează dacă transmiterea datelor care provin de la Europol este admisibilă [articolul 34 alineatul (1), prima și a doua teză din Decizia Europol]. (2) În acest scop, Organismul comun de supraveghere are următoarele sarcini, în special: (a) examinarea aspectelor legate de: — punerea în aplicare și interpretarea Deciziei Europol în legătură cu activitățile Europol privind prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal [articolul 34 alineatul (3) din Decizia Europol]; — verificările efectuate în mod independent de către organismele naționale de supraveghere ale statelor membre [articolul 34 alineatul (3) din Decizia Europol]; — exercitarea dreptului de acces [articolul 34 alineatul (3) din Decizia Europol]; — întocmirea de propuneri armonizate referitoare la identificarea unor soluții comune pentru problemele existente [articolul 34 alineatul (3) din Decizia Europol]; (b) examinarea ordinelor de creare a unui fișier de lucru pentru analiză [articolul 16 alineatul (2) din Decizia Europol] și a deciziilor de păstrare în continuare a fișierului [articolul 16 alineatul (3) din Decizia Europol]; (c) examinarea dispozițiilor privind mecanismele de control referitoare la extragerile de date din oricare dintre fișierele automatizate de date ale Europol utilizate pentru prelucrarea datelor cu caracter personal (articolul 18 din Decizia Europol); (d) examinarea legalității și corectitudinii unei eventuale culegeri, stocări, prelucrări și utilizări a datelor cu caracter personal de către Europol la cererea unei persoane [articolul 30 alineatul (7) din Decizia Europol]; (e) formularea unor recomandări în legătură cu: — instituirea unui nou sistem de prelucrare a datelor cu caracter personal [articolul 10 alineatul (2) din Decizia Europol]; — măsurile necesare pentru aplicarea adecvată a articolului 25 din Decizia Europol [articolul 25 alineatul (7) din Decizia Europol]; — condițiile referitoare la prelucrarea datelor în scopul menționat la articolul 10 alineatul (4) din Decizia Europol [articolul 10 alineatul (4) din Decizia Europol]; — modalitățile de concepere a sistemului de index, inclusiv a condițiilor de acces la sistem menționate la articolul 15 alineatul (4) din Decizia Europol [articolul 15 alineatul (4) din Decizia Europol]; — normele de punere în aplicare pentru fișierele de lucru pentru analiză prevăzute la articolul 14 alineatul (1) din Decizia Europol [articolul 14 alineatul (1) din Decizia Europol]; — normele de punere în aplicare care reglementează relațiile dintre Europol și entitățile prevăzute la articolul 22 alineatul (1) și articolul 23 alineatul (1) din Decizia Europol [articolul 26 alineatul (1) litera (b) din Decizia Europol]; — normele care reglementează conținutul și procedura referitoare la încheierea memorandumurilor de înțelegere menționate la articolul 25 alineatul (3) litera (c) punctul (ii) [articolul 26 alineatul (2) din Decizia Europol]; — acordurile și acordurile de lucru cu instituțiile, organismele, oficiile și agențiile Uniunii sau ale Comunității menționate la articolul 22 alineatul (1) din Decizia Europol în măsura în care privesc schimbul de date cu caracter personal (articolul 22 alineatul (2) din Decizia Europol); — acordurile menționate la articolul 23 alineatul (2) din Decizia Europol în măsura în care privesc schimbul de date cu caracter personal [articolul 23 alineatul (2) din Decizia Europol]; — memorandumul de înțelegere menționat la articolul 25 alineatul (3) litera (c) punctul (ii) din Decizia Europol [articolul 25 alineatul (3) litera (c) punctul (ii) din Decizia Europol]; (f) redactarea unor rapoarte de activitate în mod periodic [articolul 34 alineatul (6) din Decizia Europol]; (g) cooperarea cu alte autorități de supraveghere, atunci când este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor sale și pentru a contribui la sporirea coerenței aplicării normelor și procedurilor în materie de prelucrare a datelor [articolul 34 alineatul (5) din Decizia Europol].

Articolul 2

Competențe (1) Pentru îndeplinirea sarcinilor care îi revin, Organismul comun de supraveghere are competențele prevăzute în Decizia Europol. (2) În special, Organismul comun de supraveghere este autorizat să obțină informații de la Europol, să i se permită accesul la toate documentele și fișierele pe suport material, precum și la datele stocate de Europol și să i se acorde acces liber, în orice moment, la toate sediile Europol [articolul 34 alineatul (2) din Decizia Europol]. Aceasta se referă și la accesul la hardware și software, inclusiv la informațiile conținute de acestea, ori de câte ori acest lucru este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor Organismului comun de supraveghere. Informații detaliate pot fi prevăzute în acordurile dintre Organismul comun de supraveghere și consiliul de administrație al Europol.

Articolul 3

Comisii (1) Organismul comun de supraveghere înființează comisia prevăzută la articolul 34 alineatul (8) din Decizia Europol. (2) Organismul comun de supraveghere poate înființa una sau mai multe alte comisii interne și poate stabili structura și mandatul acestora [articolul 34 alineatul (9) din Decizia Europol]. TITLUL II REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL ORGANISMULUI COMUN DE SUPRAVEGHERE

Articolul 4

Componența (1) Organismul comun de supraveghere este compus din cel mult doi membri sau reprezentanți din partea fiecărui organism național independent de supraveghere, care formează o delegație. Fiecare membru poate avea un supleant. Membrii Organismului comun de supraveghere și supleanții lor sunt numiți de către fiecare stat membru pentru un mandat de cinci ani [articolul 34 alineatul (1) din Decizia Europol], care poate fi reînnoit. (2) Membrii Organismului comun de supraveghere și supleanții lor sunt independenți; în îndeplinirea sarcinilor care le revin, nu primesc instrucțiuni și se supun numai legii. În special, aceștia nu trebuie să fie în același timp membri ai vreunui alt organism instituit în baza Deciziei Europol sau membri ai personalului Europol. Atunci când apare un conflict de interese, persoana în cauză își declară interesul și nu participă nici la discutarea, nici la luarea deciziei privind chestiunea respectivă. Dacă este cazul, această persoană poate fi exclusă cu o majoritate de voturi exprimate prin vot secret de către delegațiile care participă la reuniune. Înainte de a se lua o decizie de excludere, persoana în cauză este audiată, însă nu participă la procedura de luare a deciziei. În cazul în care o persoană se retrage sau este exclusă, aceasta poate fi înlocuită de către supleantul său. (3) Numai persoanele care dețin abilitățile necesare pot fi numite ca membri ai Organismului comun de supraveghere sau ca supleanți ai acestora [articolul 34 alineatul (1) din Decizia Europol]. Se acordă o atenție deosebită cerințelor impuse comisiei de apel. (4) Un membru al Organismului comun de supraveghere care nu poate participa la o reuniune poate fi reprezentat de către supleantul său. (5) Calitatea de membru al Organismului comun de supraveghere încetează atunci când persoana în cauză demisionează. De asemenea, încetează atunci când persoana respectivă nu mai este membru sau reprezentant al organismului național de supraveghere, cu excepția cazului în care mandatul său este reconfirmat de către statul membru în cauză. Numirea în funcția de membru nu poate fi revocată decât în conformitate cu legislația națională. Aceasta se aplică în aceeași măsură și supleanților.

Articolul 5

Președintele (1) Organismul comun de supraveghere alege un președinte și un vicepreședinte din rândul membrilor săi prin vot secret, cu o majoritate de două treimi din voturile exprimate de către delegațiile care participă la reuniune. Vicepreședintele nu poate face parte din delegația președintelui. În cazul în care niciunul dintre candidați nu obține majoritatea necesară la primul tur de scrutin, are loc un al doilea tur între cei doi candidați care au primit cele mai multe voturi. Președintele și vicepreședintele sunt aleși pentru un mandat de doi ani. Este posibilă alegerea pentru un al doilea mandat de un an. (2) Președintele reprezintă Organismul comun de supraveghere și prezidează reuniunile acestuia. El monitorizează derularea în bune condiții a activității. El convoacă reuniunile Organismului comun de supraveghere și stabilește locul, data și ora acestor reuniuni. Președintele deschide și închide reuniunile. Președintele întocmește ordinea de zi provizorie și asigură executarea deciziilor Organismului comun de supraveghere. (3) Vicepreședintele acționează în numele președintelui în cazul în care acesta nu poate participa. În absența vicepreședintelui, rolul de vicepreședinte este îndeplinit de cel mai în vârstă dintre membri. Prima reuniune a Organismului comun de supraveghere este convocată și prezidată de către cel mai în vârstă dintre membri până la alegerea președintelui. (4) Pentru a pregăti activitatea Organismului comun de supraveghere în legătură cu un anumit aspect, acesta poate numi unul sau mai mulți raportori, din rândul membrilor săi, la propunerea președintelui. În cazul în care este vorba despre o chestiune urgentă, această numire poate fi făcută de către președinte în baza mandatului său. În acest caz, acesta informează membrii Organismului comun de supraveghere în cel mai scurt timp. (5) Președintele sau o majoritate a delegațiilor poate să solicite participarea la reuniuni a directorului Europol și poate să invite membri ai personalului Europol, experți naționali, ofițeri de legătură și alte persoane în calitate de participanți.

Articolul 6

Metodele de lucru (1) Organismul comun de supraveghere se reunește de cel puțin patru ori pe an. În plus, se reunește la inițiativa președintelui sau ori de câte ori cel puțin trei delegații înaintează o propunere scrisă în care se expun motivele sau prezintă o propunere orală în cursul unei reuniuni anterioare. Președintele consiliului de administrație și directorul Europol au dreptul să propună subiecte care să fie incluse pe ordinea de zi și să propună convocarea Organismului comun de supraveghere. (2) Cu excepția cazurilor pe care președintele le consideră urgente, convocarea la reuniune este transmisă în timp util pentru a fi primită cu cel puțin două săptămâni înainte ca aceasta să aibă loc. Convocarea include ordinea de zi provizorie și documentele necesare pentru reuniune, cu excepția cazului în care natura acestor documente nu permite acest lucru. Ordinea de zi finală este adoptată la începutul fiecărei reuniuni. (3) Reuniunea Organismului comun de supraveghere va putea avea loc numai în cazul în care participă cel puțin două treimi dintre delegații. Deciziile sunt luate cu majoritatea simplă a delegațiilor participante, cu excepția cazului în care se prevede altfel în prezentul regulament. Fiecare delegație are dreptul la un singur vot. În caz de balotaj, președintele dispune de un vot decisiv. (4) Reuniunile Organismului comun de supraveghere nu sunt publice. Cu toate acestea, publicul are acces la documentele sale în conformitate cu articolul 7. (5) Organismul comun de supraveghere se reunește în baza documentelor și proiectelor de lucrări redactate în toate limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene. Excepții de la această regulă sunt permise numai în cazuri de urgență. Cu toate acestea, fiecare delegație are dreptul să solicite o traducere în propria limbă. (6) Deciziile Organismului comun de supraveghere pot fi luate printr-o procedură scrisă în măsura în care toate delegațiile au aprobat această procedură în cadrul unei reuniuni. În cazuri urgente, președintele are dreptul să inițieze procedura scrisă. În ambele cazuri, președintele transmite un proiect de decizie membrilor Organismului comun de supraveghere. În cazul în care delegațiile nu au nicio obiecție în legătură cu proiectul de decizie, tradus în limbile oficiale respective, într-un interval specificat de către președinte de cel puțin 14 zile de la primire, propunerea este considerată adoptată. În cazul în care, în termen de cinci zile lucrătoare de la primirea proiectului de decizie, o delegație solicită deliberarea acestuia de către Organismul comun de supraveghere, procedura scrisă este suspendată.

Articolul 7

Accesul public la documente (1) Orice persoană fizică sau juridică are drept de acces la documentele Organismului comun de supraveghere, sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor definite în prezentul articol. (2) Documentele privind căile de atac înaintate comisiei înființate în conformitate cu articolul 34 alineatul (8) din Decizia Europol sunt exceptate de la prezentul articol. (3) Fără a aduce atingere alineatelor (4) și (5), documentele devin accesibile publicului în urma unei cereri scrise sau direct în formă electronică. (4) Organismul comun de supraveghere refuză accesul la un document în cazul în care acest refuz este necesar pentru: (a) a proteja securitatea și ordinea publică în statele membre sau a preveni infracționalitatea; (b) a proteja drepturile și libertățile terților; (c) a permite Europol să își îndeplinească sarcinile în mod corespunzător; (d) a permite Organismului comun de supraveghere să își îndeplinească sarcinile în mod corespunzător; interesele solicitantului neputând prevala asupra acestor considerații. (5) Atunci când Organismul comun de supraveghere deține un document primit de la un terț sau care cuprinde informații despre un terț, Organismul comun de supraveghere consultă terțul respectiv pentru a evalua dacă se aplică una dintre excepțiile prevăzute la alineatul (4), cu excepția cazului în care este evident că documentul trebuie sau nu dezvăluit. Accesul la documentele primite de la Europol este, de asemenea, supus normelor de confidențialitate prevăzute la articolul 40 alineatul (1) din Decizia Europol. (6) În cazul în care excepțiile se aplică numai unor părți ale documentului solicitat, restul documentului trebuie dezvăluit. (7) Cererile de acces la un document se întocmesc în orice formă scrisă, inclusiv în formă electronică, în una dintre limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene și într-o modalitate suficient de clară pentru a permite Organismului comun de supraveghere să identifice documentul. Solicitantul nu este obligat să enunțe motivele care stau la baza cererii. (8) În cazul în care o cerere nu este suficient de clară, Organismul comun de supraveghere cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă pe parcursul acestui proces. (9) În cazul în care o cerere se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, Organismul comun de supraveghere poate discuta cu solicitantul în mod neoficial pentru a găsi o soluție corectă. (10) Organismul comun de supraveghere oferă informații și asistență cetățenilor privind modul și locul în care pot fi depuse cererile de acces la documente. (11) Organismul comun de supraveghere înregistrează cererea de acces la un document în cel mai scurt timp și trimite solicitantului o confirmare. În termen de 20 de zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, președintele Organismului comun de supraveghere fie acordă acces la documentul solicitat și asigură accesul în conformitate cu alineatul (14) în intervalul respectiv, fie, într-un răspuns scris, precizează motivele care stau la baza refuzului total sau parțial și informează solicitantul în legătură cu dreptul său de a formula o nouă cerere în conformitate cu alineatul (13). (12) În cazuri excepționale, de exemplu în cazul unei cereri privind un document foarte lung sau în cazul în care trebuie consultat un terț, termenul limită prevăzut la alineatul (11) poate fi prelungit cu 20 de zile lucrătoare, cu condiția notificării prealabile a solicitantului și prezentării motivelor detaliate. (13) În termen de 20 de zile lucrătoare de la primirea unui refuz total sau parțial din partea Organismului comun de supraveghere, solicitantul poate formula o nouă cerere prin care să îi solicite Organismului comun de supraveghere să își reconsidere răspunsul. (14) Solicitantul are acces la documente fie consultându-le pe loc, fie primind o copie, inclusiv în format electronic, dacă este disponibilă, după cum preferă solicitantul. Costul întocmirii și transmiterii copiilor de 20 de pagini A4 sau mai mult poate fi impus solicitantului, însă taxa nu poate depăși costul real al producerii și transmiterii copiilor. Consultarea pe loc, copiile cu mai puțin de 20 de pagini A4 și accesul direct la copii în format electronic sunt oferite gratuit. (15) În cazul în care un document a fost deja dezvăluit de către Organismul comun de supraveghere sau de către alte instituții și poate fi accesat cu ușurință de către solicitant, Organismul comun de supraveghere își poate îndeplini obligațiile prin informarea solicitantului în legătură cu modul în care poate obține documentul.

Articolul 8

Verificările la fața locului și experți (1) În cadrul competențelor care îi revin în conformitate cu articolul 34 din Decizia Europol, Organismul comun de supraveghere poate efectua verificări privind protecția datelor la Europol. (2) Organismul comun de supraveghere poate desemna unul sau mai mulți membri pentru efectuarea acestor verificări. În măsura în care Organismul comun de supraveghere consideră că este adecvat, acești membri pot fi asistați de către experți aleși numai dintr-o listă de experți întocmită în prealabil de către Organismul comun de supraveghere și comunicată către Europol. Experții incluși în această listă provin din cadrul organismelor naționale de supraveghere și al agențiilor guvernamentale, cu excepția cazului în care astfel de experți nu sunt disponibili. Toți experții trebuie să îndeplinească cerințele de securitate care se aplică în conformitate cu legislația lor națională. (3) Atunci când președintele consideră că un anumit caz este urgent, acesta poate desemna membri și experți în baza mandatului său. În acest caz, președintele informează membrii Organismului comun de supraveghere în cel mai scurt timp. (4) Membrii Organismului comun de supraveghere cărora li s-a atribuit sarcina de a efectua o verificare raportează organismului comun de supraveghere rezultatele activității lor.

Articolul 9

Procedura în cazul încălcărilor În cazul în care Organismul comun de supraveghere constată încălcări ale dispozițiilor Deciziei Europol referitoare la stocarea, prelucrarea sau utilizarea datelor cu caracter personal, acesta informează directorul Europol în consecință și îi solicită în scris să răspundă într-un anumit termen. În cazul în care organismul comun de supraveghere consideră că răspunsul nu este suficient sau nu este prezentat la timp sau în cazul în care apare orice altă dificultate, Organismul comun de supraveghere se adresează în scris consiliului de administrație [articolul 34 alineatul (4) din Convenția Europol]. Nerespectarea unei decizii definitive a comisiei de apel este considerată o încălcare a Deciziei Europol.

Articolul 10

Procesul-verbal Se întocmește un proces-verbal pentru fiecare dintre reuniunile Organismului comun de supraveghere. Proiectul de proces-verbal se întocmește de către secretariat sub coordonarea președintelui și se înaintează Organismului comun de supraveghere pentru a fi adoptat la următoarea sa reuniune. Fiecare membru are dreptul să solicite modificarea proiectului de proces-verbal astfel încât să se țină cont de observațiile făcute de acesta în cursul reuniunii.

Articolul 11

Raportul de activitate (1) Organismul comun de supraveghere redactează un raport de activitate cel puțin o dată la doi ani. Cu cel puțin o lună înainte de transmiterea raportului de activitate către Parlamentul European și Consiliu, consiliul de administrație are posibilitatea de a formula observații care sunt anexate la raport [articolul 34 alineatul (6) din Decizia Europol]. (2) Raportul de activitate al organismului comun de supraveghere se înaintează comisiei relevante din cadrul Parlamentului European odată cu transmiterea acestuia către Consiliu. (3) Organismul comun de supraveghere publică raportul său de activitate. TITLUL III REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMISIEI DE APEL

Articolul 12

Sarcinile comisiei de apel (1) Comisia de apel (denumită în continuare „comisia”) examinează căile de atac prevăzute la articolul 32 din Decizia Europol. (2) Comisia ia decizii definitive în legătură cu aspectele prevăzute la alineatul (1). (3) Pe lângă competențele prevăzute la articolul 2 alineatul (2), comisia are și competențele prevăzute în prezentul capitol.

Articolul 13

Componența (1) Comisia este compusă din câte un membru calificat din fiecare delegație din cadrul Organismului comun de supraveghere. Fiecare membru poate avea un supleant. Membrii comisiei și supleanții lor sunt numiți de către Organismul comun de supraveghere, la desemnarea delegației respective, pe o perioadă de cinci ani, acest mandat putând fi reînnoit. (2) Membrii comisiei și supleanții lor dețin calificările necesare pentru a examina căile de atac prevăzute la articolul 12 alineatul (1) și pentru a emite decizii în legătură cu acestea, ceea ce implică, inter alia, expertiză legală, experiență în soluționarea conflictelor și experiență în ceea ce privește aspectele legate de protecția datelor. (3) Un membru al comisiei care nu poate să participe la o ședință poate fi reprezentat de către supleantul său. (4) Calitatea de membru al comisiei încetează atunci când persoana în cauză demisionează sau nu mai este membru al Organismului comun de supraveghere. Aceasta se aplică în aceeași măsură și supleanților.

Articolul 14

Independență și imparțialitate (1) Membrii comisiei sunt independenți și imparțiali; în îndeplinirea sarcinilor care le revin, ei nu primesc instrucțiuni nici din partea Organismului comun de supraveghere, nici a altcuiva, fiind supuși numai legii. În timpul mandatului lor, aceștia nu se pot implica în nicio activitate care este incompatibilă cu independența și imparțialitatea lor în calitate de membri ai comisiei sau cu disponibilitatea necesară pentru a face parte din comisie. Activitățile derulate în prezent sau în trecut în numele organismului național de supraveghere nu sunt considerate incompatibile cu activitatea în cadrul comisiei. Dispozițiile prezentului alineat se aplică în aceeași măsură și supleanților. (2) Atunci când un membru al comisiei sau un supleant se implică într-un caz de o manieră care generează îndoieli serioase în legătură cu imparțialitatea sa sau atunci când apare orice altă împrejurare care ar putea prejudicia soluționarea corectă a unei plângeri, persoana respectivă declară acest lucru și se retrage din caz. (3) În cazul în care un membru sau un supleant este contestat de către una dintre părți din motivele prevăzute la alineatele (1) și (2), comisia audiază persoana respectivă și celelalte părți și ulterior decide în privința contestației prin vot secret, în lipsa persoanei în cauză. (4) În cazul în care o persoană se retrage sau este exclusă dintr-un caz în conformitate cu alineatul (3), aceasta este înlocuită de către supleantul său.

Articolul 15

Președintele (1) Comisia alege un președinte și un vicepreședinte din rândul membrilor săi prin vot secret, cu o majoritate de două treimi din voturile exprimate de către membrii care participă la ședință. În cazul în care niciunul dintre candidați nu obține majoritatea necesară la primul tur de scrutin, are loc un al doilea tur de scrutin între cei doi candidați care au primit cele mai multe voturi. Președintele sau vicepreședintele Organismului comun de supraveghere nu poate fi ales președinte sau vicepreședinte al comisiei și nu poate fi membru al aceleiași delegații. Președintele și vicepreședintele sunt aleși pentru un mandat de doi ani. Este posibilă alegerea pentru un al doilea mandat de un an. (2) Președintele prezidează ședințele comisiei. El monitorizează derularea în bune condiții a activității. El convoacă ședințele comisiei și stabilește locul, data și ora acestor ședințe. De asemenea, întocmește ordinea de zi provizorie. (3) Vicepreședintele acționează în numele președintelui în cazul în care acesta nu poate participa. În absența vicepreședintelui, rolul de vicepreședinte este îndeplinit de către cel mai în vârstă dintre membri. Prima ședință a comisiei este convocată și prezidată de către cel mai în vârstă dintre membri până la alegerea președintelui. (4) Pentru a-și pregăti deliberările, comisia poate numi unul sau mai mulți raportori, din rândul membrilor săi, la propunerea președintelui. În principiu, în astfel de cazuri, membrul desemnat ca raportor este din statul membru din care provine solicitantul sau, în cazul în care solicitantul provine dintr-un stat nemembru, din statul membru cu care cazul are legătură în cea mai mare măsură. În cazul în care este vorba despre o chestiune urgentă, această numire poate fi făcută de către președinte în baza mandatului său. În acest caz, acesta informează membrii comisiei în cel mai scurt timp. Raportorul examinează calea de atac și înaintează comisiei un raport în legătură cu admisibilitatea acestuia și o propunere privind procedurile ulterioare, în special în ceea ce privește măsurile pregătitoare necesare.

Articolul 16

Reprezentare Solicitantul poate fi asistat sau reprezentat de către un avocat sau un alt consilier. Avocatul sau consilierul pot fi excluși din cadrul procedurilor de către comisie, în cazul în care sunt vinovați de abateri disciplinare grave. În cazul în care un avocat sau un consilier este exclus, președintele prevede un termen pentru a permite părții în cauză să desemneze un alt avocat sau consilier; procedurile se suspendă până la expirarea acestui termen. Un avocat sau un consilier trebuie să prezinte o autorizație corespunzătoare din partea solicitantului, în cazul în care comisia solicită acest lucru.

Articolul 17

Limbi de procedură (1) Procedura se desfășoară în una dintre limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene. Solicitantul alege limba oficială în care se derulează procedura. Limba de procedură este folosită în declarațiile verbale și în documentația scrisă a părților, precum și în procesul-verbal și deciziile comisiei. (2) Documentele redactate într-o limbă diferită de limba de procedură sunt însoțite de o traducere în limba de procedură. În cazul în care este vorba despre documente lungi, traducerea prezentată se poate limita la fragmente sau rezumate. Comisia poate să solicite oricând o traducere completă, în baza mandatului său sau la cererea uneia dintre părți. (3) Atunci când este necesar, se asigură, în mod gratuit, servicii de interpretare și traducere pentru fiecare membru al comisiei și pentru părți. Deciziile comisiei se traduc în toate limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene. (4) În cazurile în care niciuna dintre limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii Europene nu este accesibilă solicitantului, plângerea poate fi depusă într-o altă limbă. Solicitantul are obligația de a prezenta un rezumat în una dintre limbile oficiale. Președintele sau raportorul dispun traducerea plângerii în limba aleasă.

Articolul 18

Instituirea procedurii (1) Introducerea unei căi de atac se realizează prin depunerea unei plângeri scrise la secretariatul Organismului comun de supraveghere, în termen de trei luni de la primirea deciziei Europol de către solicitant. În cazul în care nu există nicio decizie, calea de atac se introduce în termen de trei luni de la expirarea termenelor relevante menționate la articolul 30 alineatul (3) și articolul 31 alineatul (5) din Decizia Europol. Orice îndoială în legătură cu respectarea termenelor este în favoarea solicitantului. (2) Solicitantul prezintă în linii mari obiectul plângerii. Trebuie să reiasă în mod clar cine depune plângerea și care sunt subiectul și motivele plângerii. Plângerea se însoțește de orice document justificativ disponibil. Solicitantul își poate retrage plângerea în orice moment. (3) Secretariatul confirmă primirea plângerii în termen de patru săptămâni și oferă informații generale privind derularea procedurii. (4) În cazul în care plângerea nu respectă cerințele prevăzute la alineatul (2) prima și a doua teză și la articolul 17 alineatul (4) a doua teză, secretariatul invită solicitantul să rectifice orice omisiuni în termen de patru săptămâni. (5) Căile de atac care nu respectă cerințele sunt refuzate de către comisie la propunerea președintelui sau a raportorului. O cale de atac care nu respectă termenele prevăzute la alineatul (1) poate fi acceptată în cazul în care anumite circumstanțe speciale justifică întârzierea.

Articolul 19

Considerații preliminare (1) În cazul în care plângerea respectă cerințele, aceasta este examinează de către comisie în baza următoarelor dispoziții, ținând seama de Decizia Europol, în special de articolele 30, 31 și 32. (2) O copie a plângerii se transmite către Europol pentru observații, care trebuie formulate în termen de patru săptămâni, fiind posibilă prelungirea cu alte două săptămâni. (3) În cazul în care o cale de atac se referă la o decizie menționată la articolul 30 sau 31 din Decizia Europol, comisia consultă organismele naționale de supraveghere sau organul judiciar competent din statul membru de la care au fost obținute datele sau din statul membru direct interesat. (4) Comisia poate să hotărască, de la caz la caz, să implice în plus în procedura de introducere a căii de atac una sau mai multe unități naționale. Solicitantul și Europol sunt informați în legătură cu această decizie. Unitățile naționale relevante primesc o copie a observațiilor de la Europol și de la solicitant pentru a le permite să formuleze propriile observații care vor fi depuse în termen de patru săptămâni, fiind posibilă prelungirea cu alte două săptămâni. (5) După primirea observațiilor și expirarea termenelor și după primirea informațiilor menționate la articolele 20, 22, 23 și 24, plângerea se instrumentează de către comisie în următoarele trei luni.

Articolul 20

Informații suplimentare (1) Comisia poate cere solicitantului, Europol, unităților naționale, organismelor naționale de supraveghere și oricărui alt organism să-i comunice informații, dovezi sau observații. Părțile au dreptul să adreseze comisiei propuneri în legătură cu administrarea dovezilor sau cu cererea de admitere a dovezilor. Comisia dă curs acestor propuneri și cereri de admitere în măsura în care acest lucru este necesar pentru examinarea cazului. (2) De asemenea, comisia poate decide să efectueze investigații la fața locului, la Europol. Articolul 8 se aplică în același mod.

Articolul 21

Accesul la dosarul procedurii (1) Toate părțile au acces la dosarul procedurii, dacă doresc, și pot solicita secretariatului Organismului comun de supraveghere să le pună la dispoziție extrase sau fotocopii, pe cheltuiala lor. Accesul la documente se refuză în cazul în care acest refuz este necesar pentru: — a permite Europol să își îndeplinească sarcinile în mod corespunzător; — a proteja securitatea și ordinea publică în statele membre sau a preveni infracționalitatea; — a garanta că nu va fi pusă în pericol nicio investigație națională; — a proteja drepturile și libertățile terților; interesele părții în cauză fiind luate în considerare. (2) Europol, unitățile naționale și organismele naționale de supraveghere pot să indice în ce măsură informațiile pe care le furnizează nu trebuie puse la dispoziția solicitantului, enunțând motivele care stau la baza unei astfel de restricții. Comisia poate să solicite o motivare mai detaliată. În măsura în care comisia consideră aceste motive acceptabile, informațiile în cauză nu se transmit. Comisia poate să ia o decizie contrară doar în lipsa unor motive acceptabile și doar în unanimitate. În acest caz, comisia poate cere să fie pus un rezumat la dispoziția solicitantului sau să i se furnizeze solicitantului anumite informații.

Articolul 22

Procedura orală (1) Părțile sunt audiate de către comisie în cazul în care solicită acest lucru. Comisia informează în mod corespunzător părțile cu privire la dreptul lor de a fi audiate. Acest drept se exercită în scris. Comisia decide să inițieze o procedură orală la cererea uneia dintre părțile implicate în procedură, în măsura considerată necesară pentru examinarea cazului. Aceasta informează în mod corespunzător părțile cu privire la dreptul lor de a solicita o procedură orală. Toate părțile sunt notificate în timp util cu privire la procedura orală și au dreptul de a fi prezente. (2) Procedura orală este publică, cu excepția cazului în care comisia stabilește, în baza mandatului său sau la cererea uneia dintre părți, să excludă publicul în totalitate sau în parte, atunci când interesele privind siguranța publică, în special din motivele menționate la articolul 30 alineatul (5) din Decizia Europol, sau protecția vieții private a unei persoane impun acest lucru, sau în măsura strict necesară, în opinia comisiei, în circumstanțele speciale în care includerea publicului ar aduce atingere examinării corecte a căii de atac. În cazul în care un stat membru care este parte la proceduri sau Europol solicită excluderea publicului de la proceduri, comisia poate lua o altă decizie doar în situația în care nu există niciunul dintre motivele menționate la prima teză și doar în unanimitate. (3) Comisia poate decide, la cererea unei părți sau din proprie inițiativă, să audieze o parte fără ca celelalte părți să fie prezente, atunci când acest lucru este necesar pentru a asigura buna funcționare a Europol, pentru a apăra securitatea unui stat membru sau pentru a proteja interesele solicitantului sau ale unui terț. Părțile lipsă sunt informate în legătură cu procedurile care se derulează în absența lor.

Articolul 23

Audierea martorilor și a experților (1) Comisia poate decide să audieze martori, la cererea unei părți sau din proprie inițiativă. toate părțile și toți martorii în cauză sunt informați în timp util cu privire la audiere. Se aplică de asemenea articolul 22 alineatele (2) și (3). (2) Martorii convocați de către comisie au dreptul la rambursarea cheltuielilor de călătorie și cazare, precum și la compensarea pierderilor din venituri, în măsura în care comisia consideră acest lucru echitabil. Se poate efectua plata în avans a acestor cheltuieli. Toate plățile se efectuează din bugetul Organismului comun de supraveghere. (3) Martorii sunt audiați de către comisie. Membrii comisiei pot să adreseze întrebări martorilor. Cu permisiunea președintelui, părțile pot să adreseze întrebări martorilor. Înainte de a începe audierea, președintele reamintește martorilor că trebuie să spună adevărul. (4) Comisia poate să desemneze un expert și să definească mandatul acestuia. Expertul are dreptul la o remunerație pentru activitatea sa. Comisia poate decide să audieze expertul. Se aplică, de asemenea, regulile privind audierea martorilor.

Articolul 24

Declarații finale Înainte de a lua o decizie definitivă, comisia invită toate părțile să depună observațiile finale.

Articolul 25

Procesul-verbal (1) Comisia întocmește procesul-verbal al procedurilor sale, care reflectă derularea fiecărei audieri și declarațiile făcute în cadrul acesteia. Părțile pot solicita ca anumite documente sau declarații să fie incluse în totalitate sau în parte în procesul verbal. Procesul-verbal este semnat de către președinte, transmis părților și adăugat la dosarul cauzei. În cazurile menționate la articolul 22 alineatul (2) sau la articolul 23 alineatul (1), comisia impune restricții. (2) Articolul 9 se aplică și tuturor ședințelor comisiei la care nu participă părțile.

Articolul 26

Decizii și confidențialitate (1) Orice ședință a comisiei poate avea loc doar în cazul în care participă patru cincimi dintre membri săi sau supleanții acestora. (2) Deciziile se iau prin majoritatea simplă a membrilor sau supleanților care participă la ședință, cu excepția cazului în care se stabilește altfel în prezentul regulament sau în Decizia Europol. În cazul unui balotaj, președintele dispune de un vot decisiv. Toate persoanele care participă la decizia definitivă trebuie să fi participat la o procedură orală. (3) Deliberările comisiei rămân confidențiale. (4) Decizia definitivă a comisiei cuprinde numele părților și ale reprezentanților lor, numele membrilor comisiei care participă la decizie, data la care este anunțată decizia, dispozitivul deciziei, o prezentare succintă a faptelor cauzei și motivele care stau la baza deciziei respective. Decizia este anunțată în cadrul unei ședințe publice și este transmisă părților. O copie a deciziei este înaintată Organismului comun de supraveghere.

Articolul 27

Notificări Notificările și alte comunicări adresate părților, martorilor și experților se întocmesc prin mijloace care asigură în mod rezonabil informarea corespunzătoare a acestora și posibilitatea de verificare, dacă se consideră că este necesar.

Articolul 28

Cheltuieli de procedură (1) În decizia sa definitivă, comisia stabilește cheltuielile de procedură. Procedura în fața comisiei este gratuită. În cazul în care solicitantul obține câștig de cauză, toate sau o parte din cheltuielile necesare efectuate de către solicitant pentru introducerea și instrumentarea plângerii sale sunt suportate de către Europol, în măsura în care comisia consideră că acest lucru este echitabil. (2) În cazul în care un solicitant nu poate suporta cheltuielile de procedură, în totalitatea lor sau în parte, acesta poate primi, în orice moment și la cerere, asistență financiară pentru plata cheltuielilor. Atunci când depune cererea, solicitantul anexează documentația care demonstrează că se află în această situație. Comisia poate să își retragă asistența în orice moment, în cazul în care condițiile prealabile pe baza cărora a fost acordată se modifică pe parcursul procedurilor. În cazul în care se aprobă acordarea asistenței, cheltuielile vor fi plătite din bugetul Organismului comun de supraveghere. În cazul în care se consideră echitabil, prin decizia definitivă i se poate cere unei părți să ramburseze la bugetul Organismului comun de supraveghere plățile efectuate în avans. La depunerea cererii, solicitantul își declară acordul pentru rambursarea cheltuielilor în cazul în care decizia finală impune acest lucru.

Articolul 29

Respectarea legalității În cazurile care nu sunt prevăzute în prezentul regulament, comisia își desfășoară procedurile în conformitate cu principiile generale ale dreptului comunitar menționate la articolul 6 alineatul (2) din Tratatul privind Uniunea Europeană. TITLUL IV DISPOZIȚII FINALE

Articolul 30

Secretariatul (1) Organismul comun de supraveghere are un secretariat care va funcționa în același sediu și care îi va acorda asistență pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Secretariatul este un organism permanent, iar membrii săi sunt recrutați numai pe baza competenței. Membrii secretariatului acționează numai în interesul Organismului comun de supraveghere, sunt întru totul independenți față de Europol și nu acceptă instrucțiuni din partea niciunei alte autorități. Recrutarea în cadrul secretariatului sau detașarea în cadrul acestuia au loc în baza unei propuneri a Organismului comun de supraveghere. Membrii personalului secretariatului nu întreprind nicio altă activitate fără permisiunea președintelui Organismului comun de supraveghere. (2) Secretariatul funcționează sub coordonarea președintelui Organismului comun de supraveghere, în conformitate cu regulile stabilite de către Organismul comun de supraveghere. Secretariatul prestează servicii și pentru comisia de apel. În exercitarea acestor funcții, secretariatul funcționează sub coordonarea președintelui comisiei. Secretariatul ține un registru al căilor de atac introduse și al tuturor celorlalte documente. (3) Secretariatul asigură îndeplinirea obligațiilor prevăzute la articolul 41 din Decizia Europol în cadrul activității Organismului comun de supraveghere.

Articolul 31

Confidențialitate (1) Membrii Organismului comun de supraveghere, supleanții, experții și membrii secretariatului au obligația de a trata ca fiind confidențiale orice informații despre care iau cunoștință în contextul activității lor, cu excepția cazului în care îndeplinirea corespunzătoare a sarcinii care le revine impune contrariul. Ei au această obligație și după ce încetează să dețină această funcție. (2) La data numirii, membrii Organismului comun de supraveghere, supleanții, experții și membrii secretariatului declară că acceptă aceste obligații. (3) În cazul încălcării obligației de confidențialitate, membrul Organismului comun de supraveghere sau supleantul său pot fi suspendați prin vot secret, cu o majoritate de două treimi dintre voturile exprimate de către delegațiile care participă la o reuniune a Organismului comun de supraveghere. Persoana în cauză este audiată în prealabil, însă nu participă la luarea deciziei. Această prevedere se aplică și comisiei de apel, atunci când încălcarea confidențialității se referă la activitatea comisiei. În acest din urmă caz, Organismul comun de supraveghere este informat în cel mai scurt timp. În cazul unei suspendări, locul membrului suspendat poate fi luat de către supleantul său. Decizia de suspendare se comunică Organismului național de supraveghere responsabil pentru numirea membrului suspendat.

Articolul 32

Buget și cheltuieli (1) Secretariatul întocmește propunerile pentru bugetul anual al Organismului comun de supraveghere; după aprobare, acestea sunt înaintate consiliului de administrație, înaintea consultării prevăzute la articolul 34 alineatul (10) din Decizia Europol. (2) Organismul comun de supraveghere decide în legătură cu achitarea bugetului alocat, care este administrat de către secretariat. (3) Cheltuielile aferente Organismului comun de supraveghere și comisiei de apel, inclusiv cheltuielile pentru membrii comisiei de apel și supleanții acestora, necesare pentru îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor care le revin, se suportă din bugetul Organismului comun de supraveghere, în conformitate cu regulile stabilite de către acesta.

Articolul 33

Modificarea regulamentului de procedură Modificările regulamentului de procedură sunt adoptate de către organismul comun de supravechere cu o majoritate de două treimi din membrii săi și sunt înaintate spre aprobare Consiliului, care hotărăște cu majoritate calificată [articolul 34 alineatul (7) din Deciyia Europol].

Articolul 34

Evaluare Prezentul regulament de procedură se evaluează de către Organismul comun de supraveghere după o perioadă cuprinsă între unul și trei ani de la data intrării în vigoare.

Articolul 35

Intrarea în vigoare a regulamentului de procedură Prezentul regulament de procedură intră în vigoare în ziua următoare datei aprobării de către Consiliu în conformitate cu articolul 34 alineatul (7) din Decizia Europol.