Norme de acces la documentele Europol-ului

Articolul 1

Definiții În sensul prezentelor norme expresiile de mai jos au următorul înțeles: (a) „Document Europol ”sau „document”: orice conținut, indiferent de suport (scris pe hârtie, stocat sub formă electronică sau ca înregistrare sonoră, vizuală sau audiovizuală) privind un aspect legat de activitățile, politicile și deciziile Europol; (b) „Terță parte”: orice persoană fizică sau juridică, sau entitate din afara Europolului, inclusiv statele membre, alte instituții, organisme și agenții ale Uniunii Europene, organizații internaționale și țări terțe; (c) „Documentele clasificate Europol”: documentele care conțin informații pentru care se impun măsuri suplimentare de securitate și care sunt marcate cu unul dintre nivelurile clasificate „RESTRICȚIONAT Europol”, „CONFIDENȚIAL Europol”, „SECRET Europol ”sau „STRICT SECRET Europol ”în conformitate cu Normele privind confidențialitatea informațiilor Europol.

Articolul 2

Scop Prezentele norme urmăresc: (a) definirea principiilor, a condițiilor și a limitelor, întemeiate pe rațiuni de interes public sau privat, care reglementează dreptul de acces la documentele Europol, în vederea garantării unui acces cât mai larg la documente; (b) stabilirea normelor care să garanteze o exercitare cât mai ușoară a acestui drept; și (c) promovarea bunelor practici administrative privind accesul la documente.

Articolul 3

Beneficiari și domeniu de aplicare 1. Orice cetățean al Uniunii și orice persoană fizică sau juridică având domiciliul sau sediul social într-un stat membru, are drept de acces la documentele Europol, sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor definite de prezentele norme. 2. Europol, sub rezerva acelorași principii, condiții și limite, poate permite accesul la documente oricărei persoane fizice sau juridice care nu are domiciliul sau sediul social într-un stat membru. 3. Prezentele norme se aplică tuturor documentelor deținute de Europol, însemnând documente întocmite sau primite de către acesta și aflate în posesia sa, în toate domeniile de activitate ale Europol. 4. Persoanele individuale care solicită în mod specific date numai cu privire la persoana lor, nu sunt reglementate de prezentele norme. În astfel de cazuri, persoanelor individuale li se aplică procedura menționată la articolul 19 din Convenția Europol. 5. Fără a aduce atingere articolului 4, documentele devin accesibile publicului fie printr-o cerere scrisă, fie în mod direct în format electronic în conformitate cu articolul 11.

Articolul 4

Excepții 1. Europol respinge cererile de acces la un document în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce atingere protecției: (a) interesului public, în ceea ce privește: — siguranța publică, — îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor Europol, — anchetele și activitățile operative ale terților, — problemele militare și de apărare, — relațiile internaționale, — politica financiară, monetară sau economică a Comunității sau a unui stat membru; (b) viața privată și integritatea individului. 2. Europol respinge cererile de acces la un document în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce atingere protecției: — intereselor comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv a proprietății intelectuale; — procedurilor judiciare și consultanței juridice; — obiectivelor inspecției, investigației și auditului, altele decât cele menționate la alineatul 1(a); cu excepția cazului în care există un puternic interes public în a se face dezvăluiri. 3. Accesul la un document elaborat pentru uz intern sau primit de Europol și care se referă la o chestiune în care Europol nu a luat încă o decizie, este refuzat în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce atingerea procesului decizional al Europolului, cu excepția cazului în care există un puternic interes public în a se face dezvăluiri. Accesul la un document conținând avize destinate uzului intern ca parte din procesul deliberărilor și al consultărilor preliminare în cadrul Europol este refuzat chiar și după luarea deciziei, în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce atingere procesului decizional al Europolului, cu excepția cazului în care există un puternic interes public în a se face dezvăluiri. 4. În cazul documentelor provenite total sau parțial de la terți, Europol consultă o terță parte în vederea stabilirii dacă se pot aplica alineatele (1), (2) sau (3). În cazul în care documentul terței părți provine dintr-un stat membru sau dintr-o țară terță sau o organizație cu care Europol a încheiat un acord de cooperare, Europol nu va divulga documentul fără acordul scris al acestora. 5. Dacă documentul solicitat se încadrează numai parțial în oricare dintre excepții, se vor pune la dispoziție celelalte părți ale documentului. 6. Excepțiile prevăzute la alineatele (1)-(3) se aplică doar în perioada în care protecția se justifică prin conținutul documentului. Excepțiile se pot aplica pe o perioadă maximă de 30 de ani. În cazul documentelor care se încadrează la excepțiile privind viața privată și integritatea persoanelor particulare sau privind interesele comerciale și în cazul documentelor clasificate ale Europol, excepțiile se pot aplica în continuare, dacă este necesar, și după expirarea acestei perioade.

Articolul 5

Documente Europol în statele membre și țările terțe sau organizații cu care Europol a încheiat acorduri de cooperare În cazul în care un stat membru, o țară terță sau organizație cu care Europol a încheiat un acord de cooperare primește o cerere privind un document aflat în posesia sa, care provine de la Europol, acesta din urmă se angajează ca terțele părți în cauză să se consulte cu Europol pentru a lua o decizie care să nu compromită atingerea obiectivelor prezentelor norme. Europol se angajează, de asemenea, ca țările terțe sau organizațiile cu care Europol a încheiat un acord de cooperare să nu dezvăluie documentul fără consimțământul scris al acestuia. Europol se asigură de reflectarea acestei obligații în acordurile de cooperare încheiate între Europol și țări terțe și organizații. Ca alternativă, statele membre pot trimite cererea Europolului.

Articolul 6

Cereri 1. Cererile pentru acces la documente se formulează în scris, inclusiv în format electronic, într-una din limbile enumerate la articolul 33 alineatul (1) din Convenția Europol și într-un mod suficient de precis pentru a permite Europolului să identifice documentul. Solicitantul nu este obligat să-și motiveze cererea. 2. Dacă nicio cerere nu este suficient de precisă, Europol cere solicitantului să ofere informații suplimentare care să permită identificarea documentelor solicitate; termenul de răspuns în conformitate cu articolul 7 curge numai din momentul în care Europol a primit aceste informații suplimentare. 3. În cazul unei cereri privind un document foarte mare sau un număr foarte mare de documente, Europol poate discuta cu solicitantul în scopul ajungerii la o soluție echitabilă. 4. Europol acordă asistență și informează cetățenii cu privire la modalitățile și locul de depunere a cererilor de acces la documente. Se vor posta informații cu privire la aceasta pe site-ul internet al Europol.

Articolul 7

Soluționarea cererilor inițiale 1. Cererile de acces la documente se soluționează cu promptitudine. Solicitantului i se trimite o confirmare de primire. În termen de 30 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, Europol fie confirmă accesul la documentul solicitat și asigură accesul la acesta în aceeași perioadă, în conformitate cu articolul 10, fie îi comunică solicitantului, în scris, motivele respingerii totale sau parțiale a cererii și îl informează cu privire la dreptul acestuia/acesteia de a prezenta o cerere de confirmare, în conformitate cu alineatul (3) din prezentul articol. 2. În mod excepțional, de exemplu în cazul în care o cerere se referă la un document foarte mare sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (1) poate fi prelungit cu 30 zile lucrătoare, cu condiția notificării prealabile a solicitantului și a justificării amănunțite. 3. În cazul respingerii totale sau parțiale a cererii, solicitantul poate adresa, în termen de 30 zile lucrătoare de la primirea răspunsului din partea Europol, o cerere de confirmare prin care solicită ca Europol să-și revizuiască poziția. 4. În lipsa unui răspuns din partea Europol în termenul stabilit, solicitantul are dreptul să întocmească o cerere de confirmare.

Articolul 8

Soluționarea cererilor de confirmare 1. Cererile de confirmare se soluționează cu promptitudine. În termen de 30 zile lucrătoare de la înregistrarea unei astfel de cereri, Europol fie confirmă accesul la documentul solicitat și îl asigură în aceeași perioadă, în conformitate cu articolul 10, fie comunică, în scris, motivele respingerii totale sau parțiale a cererii. 2. În mod excepțional, de exemplu în cazul în care cererea se referă la un document foarte mare sau la un număr foarte mare de documente, termenul limită prevăzut la alineatul (1) poate fi prelungit cu 30 zile lucrătoare, cu condiția notificării prealabile justificate a solicitantului.

Articolul 9

Documente clasificate Europol 1. În conformitate cu procedurile prevăzute la articolele 7 și 8, cererile de acces la documentele clasificate Europol sunt soluționate exclusiv de acele persoane din Europol care sunt autorizate să ia cunoștință de conținutul acestor documente în conformitate cu dispozițiile din Manualul de securitate Europol. 2. Accesul la documentele clasificate Europol nu este în mod automat refuzat. Fiecare document clasificat este verificat dacă se aplică una sau mai multe dintre excepțiile prevăzute la articolul 4. Documentele clasificate nu pot fi divulgate dacă acestea nu au fost declasificate în conformitate cu articolul 10 din dispozițiile privind caracterul confidențial. Accesul la documentele clasificate al țărilor terțe se face în conformitate cu mecanismul de consultare menționat la articolul 4 alineatul (4). 3. Dacă Europol decide să refuze în totalitate sau parțial accesul la un document clasificat, acesta își va motiva decizia, astfel încât să nu aducă atingere intereselor protejate prin articolul 4.

Articolul 10

Accesul pe baza unei cereri 1. Solicitantul are acces la documente prin eliberarea unei copii, inclusiv a unei copii electronice, dacă există, după preferința solicitantului. Copiile în număr mai mic de 20 de pagini A4 și accesul direct sub formă electronică, sunt gratuite. În caz contrar, costurile reale legate de realizarea și trimiterea copiilor vor fi suportate de către solicitant. 2. În cazul în care conținutul unui document a fost deja dat divulgat de către Europol sau de către terții în cauză și acesta este ușor accesibil pentru solicitant, Europol își poate îndeplini obligația de a acorda accesul la documente prin informarea solicitantului cu privire la modalitățile de obținere a documentului solicitat. 3. Documentele se furnizează într-o versiune și o formă care există deja (inclusiv varianta electronică sau sub altă formă: scriere Braille, caractere mărite sau înregistrare pe bandă magnetică) și într-o versiune lingvistică existentă în funcție de preferința solicitantului.

Articolul 11

Accesul direct sub formă electronică 1. Europol permite accesul la un registru de documente accesibile public și în măsura în care este posibil, pune la dispoziția directă documentele, în formă electronică. 2. În special documentele legislative, adică documentele elaborate sau primite în cadrul procedurilor de adoptare a actelor cu forță juridică obligatorie, devin direct accesibile, cu respectarea articolului 4.

Articolul 12

Punerea în aplicare Punerea în aplicare a prezentelor norme face obiectul unei decizii a directorului Europol, care va evidenția în special, implicarea organelor Europol în soluționarea cererilor de acces public la aceste documente.

Articolul 13

Informații Europol ia măsurile necesare pentru informarea publicului cu privire la drepturile de care acesta beneficiază în conformitate cu prezentele norme.

Articolul 14

Reproducerea documentelor Prezentele norme nu aduc atingere nici unor norme aflate în vigoare în domeniul drepturilor de autor, care pot limita dreptul terțelor părți de a reproduce sau de a utiliza documentele divulgate.

Articolul 15

Aplicabilitatea Prezentele norme intră în vigoare la data de 19 aprilie 2007.