Norme care reglementează accesul public la documentele Parlamentului European Decizia Biroului din 28 noiembrie 2001 (2005/C 289/06)

Articolul 1

Întocmire (1) Pentru punerea în aplicare a articolului 11 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și a articolului 97 alineatul (3) din Regulamentul de procedură, la Parlamentul European se întocmește un registru de referință. (2) Registrul de referință creat include referințe la documentele întocmite sau primite de Parlamentul European după data la care Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 a devenit aplicabil (4). (3) Aceste referințe reprezintă „buletinul de identitate al documentului” care include atât informațiile prevăzute la articolul 11 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, cât și, pe cât posibil, referințe care permit identificarea autorității emitente a fiecărui document, limbile în care documentul este disponibil, starea documentului, categoria documentului și locul de depozitare a documentului.

Articolul 2

Obiective Registrul de referință este astfel structurat încât să permită: — utilizarea unui sistem de referință uniform, — accesul direct la documente, în special documente legislative, în format electronic, — identificarea documentelor care nu pot fi accesate electronic, — căutarea documentelor care nu sunt identificate în mod corespunzător de solicitanți, — identificarea documentelor în cazul cărora accesul public face obiectul restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, — înregistrarea documentelor confidențiale în conformitate cu restricțiile prevăzute la articolul 9 din regulamentul menționat anterior.

Articolul 3

Funcționare Unitatea responsabilă cu administrarea registrului de referință: — monitorizează înregistrarea documentelor întocmite sau primite de Parlamentul European, — primește cereri scrise sau în format electronic privind accesul la documente și ține un calendar pentru a garanta respectarea termenului limită pentru răspuns de 15 zile lucrătoare, — trimite confirmări de primire, — asistă solicitanții în clarificarea conținutului cererilor depuse, — asistă solicitanții să acceseze documentele deja publicate, — trimite cererile privind accesul la documente serviciului competent sau persoanei autorizate, atunci când cererea se referă la un document care nu a fost înregistrat în registru sau un document care face obiectul restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, — negociază cu solicitanții în cazul în care cererile se referă la documente foarte lungi sau complexe.

Articolul 4

Înregistrarea documentelor (1) Orice document întocmit de Parlamentul European este introdus în registrul de referință cât mai repede posibil. Secretarul general adoptă măsurile interne de aplicare necesare pentru a asigura faptul că toate documentele întocmite de Parlamentul European se înregistrează. (2) Documentele Parlamentului European, astfel cum sunt definite de articolul 97 alineatul (2) din Regulamentul de procedură al Parlamentului European, se înregistrează în registrul de referință cu răspunderea organismului sau serviciului care a emis documentul. (3) Documentele întocmite în conformitate cu procedura legislativă sau în scopuri destinate activităților parlamentare se introduc în registru de îndată ce au fost depuse sau publicate. (4) Alte documente care fac obiectul expedierii de către serviciile administrative ale secretariatului general al Parlamentului European se introduc în registrul de referință pe cât posibil de îndată ce serviciul emitent a autorizat acest lucru. (5) Orice document primit de Parlamentul European de la un terț în sensul articolului 3 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 este trimis de serviciul pentru corespondență departamentului public al registrului de referință care îl introduce în registru, în cazul în care nu este vorba despre un document confidențial în sensul articolului 9 din regulamentul menționat anterior, caz în care respectarea termenelor prevăzute la articolul respectiv este obligatorie.

Articolul 5

Documente accesibile direct (1) Toate documentele întocmite sau primite de Parlamentul European în conformitate cu procedura legislativă trebuie să fie accesibile cetățenilor în format electronic, sub rezerva restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. (2) În această privință, Parlamentul European facilitează accesul la toate documentele legislative prin intermediul registrului, astfel încât să permită cetățenilor să aibă acces la textele integrale ale documentelor. (3) Parlamentul European facilitează accesul electronic la registru pe site-ul Europarl și asigură cetățenilor asistență on-line privind modalitățile de depunere a cererilor de acces la documente. (4) Alte documente, în special referitoare la întocmirea de politici sau strategii, sunt pe cât posibil accesibile direct. (5) Categoriile de documente care sunt accesibile direct sunt menționate într-o listă adoptată de Parlamentul European și anexate la Regulamentul de procedură. Documentele care nu sunt incluse în lista respectivă sunt accesibile la cerere efectuată în scris.

Articolul 6

Documente accesibile la cerere (1) Documentele întocmite sau primite de Parlamentul European în afara procedurii legislative sunt, pe cât posibil, accesibile direct cetățenilor prin intermediul registrului, sub rezerva restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. (2) În cazul în care introducerea unui document în registrul de referință nu permite accesul direct la textul integral, deoarece documentul nu este disponibil în format electronic sau deoarece se aplică excepțiile prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, solicitantul poate solicita accesul la documentul respectiv în formă tipărită sau utilizând formatul electronic disponibil pe site-ul Europarl. Parlamentul European poate aproba accesul la document sau poate motiva, în scris, respingerea totală sau parțială. (3) Documentele întocmite sau primite de Parlamentul European înainte de intrarea în vigoare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 și care, în consecință, nu sunt disponibile în registrul de referință, sunt accesibile prin depunerea unei cereri scrise, sub rezerva restricțiilor prevăzute la articolele 4 și 9 din regulamentul menționat anterior.

Articolul 7

Depozitarea documentelor (1) Toate documentele sunt salvate în arhiva bazei de date a registrului de referință. Respectiva bază de date include toate documentele întocmite de Parlamentul European. O copie a informațiilor și documentelor este trimisă în arhiva istorică a Parlamentului European (CARDOC). (2) Până când baza de date în care se arhivează documentele ce urmează a fi introduse în registru devine funcțională, serviciul care se ocupă de registru utilizează sistemele și bazele de date existente ale Parlamentului European și se limitează la stabilirea legăturilor cu Parlamentul pentru a extrage informațiile necesare și a face accesibile textele integrale ale documentelor. TITLUL II CERERI INIȚIALE

Articolul 8

Depunerea cererii inițiale (1) Cererile de acces la un document al Parlamentului European pot fi formulate în scris sau în format electronic în una din limbile menționate la articolul 314 din Tratatul CE. (2) Cererile trebuie formulate într-un mod suficient de precis și să includă numele și adresa solicitantului și informații care permit identificarea documentului sau documentelor solicitate. (3) În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, Parlamentul European roagă solicitantul să o clarifice și îl (o) asistă în această problemă. (4) Solicitantul nu este obligat să își justifice cererea.

Articolul 9

Prelucrarea cererilor scrise (1) Cererile de acces la un document deținut de Parlamentul European sunt trimise de serviciul pentru corespondență în aceeași zi în care sunt înregistrate unității care se ocupă cu administrarea registrului de referință care, la rândul lui, trebuie să confirme primirea cererii, să formuleze un răspuns și să furnizeze documentul în termenul stabilit. (2) În cazul în care cererea se referă la un document întocmit de Parlamentul European care face obiectul uneia dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, unitatea care se ocupă de registrul de referință contactează serviciul sau organismul care a emis documentul respectiv și care propune o masură în termen de 5 zile lucrătoare. (3) În cazul în care există dubii privind dezvăluirea unor documente primite de la terți, Parlamentul European îi consultă pe aceștia, punându-le la dispoziție 5 zile lucrătoare pentru a-și anunța poziția, pentru a putea evalua dacă se aplică una dintre excepțiile prevăzute la articolele 4 și 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. (4) În cazul în care cererea de acces la documente depusă la Parlamentul European se referă la un document care nu a fost încă făcut public de instituția emitentă, Parlamentul European pune la dispoziția instituției care a emis documentul respectiv 5 zile lucrătoare în care să își poată exprima rezervele cu privire la dezvăluirea documentului. (5) În cazul în care nu se primește nici un răspuns în termen de 5 zile lucrătoare, Parlamentul European continuă procedura.

Articolul 10

Prelucrarea cererilor în format electronic (1) Cererile prezentate în format electronic se trimit la adresa menționată pe site-ul Parlamentului European, utilizând, în măsura în care este posibil, formatul electronic prevăzut și sistemul de asistență on-line creat pentru a facilita depunerea cererilor de acest tip. (2) Cererile în format electronic trimise pe site-ul Europarl al Parlamentului European sunt trimise automat la departamentul care se ocupă de registrul de referință pentru înregistrare și alte demersuri. (3) Cererile primite în format electronic și care conțin toate informațiile necesare prevăzute la articolul 8 din prezenta decizie declanșează automat trimiterea unei confirmări de primire solicitantului. (4) Procedurile prevăzute la articolul 9 alineatul (2) și următoarele din prezenta decizie privind prelucrarea cererilor inițiale depuse în scris se aplică, de asemenea, pentru cererile depuse în format electronic.

Articolul 11

Termenul limită pentru răspuns (1) În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, unitatea care se ocupă de registrul de referință aprobă accesul la documentul solicitat și îl furnizează în același termen. (2) În cazul în care Parlamentul European nu poate aproba accesul la documentul solicitat, comunică în scris solicitantului motivele respingerii totale sau parțiale și informează solicitantul cu privire la dreptul pe care îl are de a depune o cerere de confirmare. (3) În acest caz, solicitantul are la dispoziție 15 zile lucrătoare de la primirea răspunsului în care să depună o cerere de confirmare. (4) În cazurile excepționale, atunci când cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, perioada prevăzută la alineatul (1) din prezentul articol poate fi prelungită cu 15 zile lucrătoare, cu condiția ca solicitantul să fie înștiințat în prealabil și să i se comunice motivele în cauză. (5) În cazul în care Parlamentul European nu trimite răspunsul în termenul stabilit, solicitantul are dreptul să depună o cerere de confirmare. (6) Perioada de 15 zile lucrătoare prevăzută la articolul 7 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 începe de la data înregistrării cererii inițiale.

Articolul 12

Autoritatea competentă (1) Cererile inițiale depuse la Parlamentul European sunt soluționate de secretarul general aflat sub autoritatea președintelui și de vicepreședintele responsabil cu supravegherea soluționării cererilor de acces la documente, în conformitate cu dispozițiile articolului 97 alineatul (6) din Regulamentul de procedură al Parlamentului European. (2) Răspunsurile favorabile la cererile inițiale sunt trimise solicitantului personal de secretarul general sau de delegatul său. (3) La propunerea unității registrului public de referință și după consultarea documentului, secretarul general hotărăște respingerea unei cereri inițiale, însoțită de justificarea deciziei. Orice decizie de respingere a accesului se trimite vicepreședintelui responsabil cu transparența informațiilor. (4) Secretarul general sau delegatul său poate în orice moment să trimită o cerere serviciului juridic și/sau funcționarului care se ocupă cu protecția informațiilor. TITLUL III CERERILE DE CONFIRMARE

Articolul 13

Depunere (1) Cererile de confirmare pot fi depuse la Parlamentul European în scris sau în format electronic fie în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea unei respingeri totale sau parțiale a accesului la documentul solicitat, fie în absența unui răspuns la cererea inițială. (2) Cererile de confirmare trebuie depuse în conformitate cu cerințele formale prevăzute la articolul 8 din prezenta decizie.

Articolul 14

Prelucrare (1) Cererile de confirmare se înregistrează în conformitate cu dispozițiile prevăzute la articolul 9 alineatul (1) și la articolul 10 alineatul (2) din prezenta decizie în cazul cererilor tipărite sau în format electronic. (2) Registrul public de referință trimite solicitantului o confirmare de primire și demarează procedurile prevăzute la articolele 9 și 10 din prezenta decizie pentru a pregăti răspunsul Parlamentului European. (3) În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, Parlamentul European aprobă accesul la documentul solicitat sau comunică solicitantului în scris motivele respingerii totale sau parțiale. (4) În cazurile excepționale, atunci când cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr mare de documente, perioada prevăzută la alineatul anterior poate fi prelungită cu 15 zile lucrătoare, cu condiția ca solicitantul să fie înștiințat în prealabil și să i se comunice motivele în cauză.

Articolul 15

Autoritatea competentă (1) Biroul Parlamentului European se ocupă de răspunsurile la cererile de confirmare. Vicepreședintele responsabil cu transparența decide cu privire la cererile de confirmare în numele Biroului și sub autoritatea acestuia. (2) Vicepreședintele în cauză comunică Biroului decizia luată la prima întâlnire a Biroului organizată după luarea deciziei și comunicarea acesteia solicitantului. În cazul în care acesta sau aceasta crede de cuviință și în termenul stabilit, vicepreședintele poate înainta Biroului proiectul de decizie, în special în cazul în care răspunsul implică chestiuni de principiu privind politica de transparență a Parlamentului European. În răspunsul adresat solicitantului, vicepreședintele este obligat să respecte decizia Biroului. (3) Vicepreședintele și Biroul iau o decizie pe baza propunerii întocmite de serviciul registrului public de referință prin delegare din partea secretarului general. Serviciul registrului are dreptul să ceară opinia serviciului juridic și/sau funcționarului care se ocupă cu protecția informațiilor, ambii exprimându-și opiniile în termen de trei zile lucrătoare.

Articolul 16

Căi de atac (1) În cazul în care Parlamentul European refuză total sau parțial să aprobe accesul la un document, acesta comunică solicitantului căile de atac la care are acces, și anume formularea unui recurs împotriva instituției și/sau înaintarea unei plângeri Mediatorului în conformitate cu condițiile prevăzute la articolele 230 și 195 din Tratatul CE. (2) În cazul în care nu se trimite răspunsul în termenul stabilit, se consideră ca fiind un răspuns negativ și solicitantul are dreptul să formuleze recurs sau să înainteze o plângere în conformitate cu condițiile menționate anterior. TITLUL IV ÎNREGISTRAREA ȘI ACCESUL LA DOCUMENTE SENSIBILE

Articolul 17

Înregistrarea documentelor sensibile (1) Înregistrarea documentelor considerate sensibile în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 primite din partea instituțiilor, agențiilor, statelor membre, țărilor terțe sau organizațiilor internaționale trebuie să primească acordul prealabil al autorității emitente. (2) Autoritatea emitentă a unui document considerat sensibil transmite documentul în cauză direct președintelui Parlamentului European pe calea cea mai sigură care garantează păstrarea confidențialității conținutului documentului respectiv. (3) Orice transmitere a vreunui document sensibil trebuie să fie însoțită de o declarație în care autoritatea emitentă își exprimă poșiția în ceea ce privește autorizarea înregistrării și divulgării documentului respectiv. (4) În cazul în care autoritatea emitentă este de acord ca un astfel de document să fie înregistrat în registrul de referință al Parlamentului European, președintele stabilește care referințe pot apărea în registrul de referință. Președintele se consultă cu vicepreședintele care supraveghează soluționarea cererilor de acces la documente, cu secretarul general sau, după caz, cu președintele comisiei în cauză. (5) Orice document întocmit de Parlamentul European cu referire la un document considerat sensibil în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 se înregistrează și se eliberează numai cu permisiunea președintelui. Referințele atribuite unui astfel de document se stabilesc în conformitate cu condițiile menționate la alineatul anterior. (6) În cazul în care una dintre instituții își exprimă îndoiala cu privire la caracterul confidențial al documentelor primite de Parlamentul European, chestiunea respectivă se prezintă comitetului inter-instituțional instituit prin articolul 15 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

Articolul 18

Prelucrarea cererilor de acces la documente (1) Cererile de acces la un document sensibil în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 depuse în scris sau în format electronic se înregistrează în conformitate cu dispozițiile prevăzute la articolul 9 alineatul (1) sau la articolul 10 alineatul (2) din prezenta decizie. (2) Secretarul general trimite cererile de acces la documente sensibile președintelui. Răspunsul la cerere, fie că este vorba despre cererea inițială sau cererea de confirmare, intră în obligația Biroului care o poate transfera președintelui în conformitate cu articolul 22 alineatul (10) din Regulamentul de procedură al Parlamentului European. În astfel de situații, președintele se consultă cu vicepreședintele care supraveghează soluționarea cererilor de acces la documente, cu secretarul general sau, după caz, cu președintele comisiei în cauză. (3) Perioada de 15 zile lucrătoare prevăzută la articolele 7 și 8 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 începe de la data înregistrării cererii inițiale sau a cererii de confirmare.

Articolul 19

Persoane autorizate Persoanele autorizate să ia cunoștință de documentele sensibile sunt: președintele Parlamentului European, vicepreședintele care supraveghează soluționarea cererilor de acces la documente, președintele comisiei direct interesate și secretarul general, în cazul în care acordurile încheiate cu alte instituții nu prevăd autorizare specială.

Articolul 20

Protecția documentelor sensibile (1) Documentele sensibile în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 intră sub incidența unor norme stricte de securitate pentru a garanta soluționarea confidențială a acestora în cadrul Parlamentului European. (2) În acest sens, secretarul general prezintă Biroului proiecte de norme, ținând seama de legăturile și acordurile încheiate cu Comisia și Consiliul. (3) Propunerea adoptată de Birou este înaintată spre aprobare în ședință plenară, iar textul adoptat se anexează la Regulamentul de procedură al Parlamentului European. TITLUL V ELIBERAREA DOCUMENTELOR

Articolul 21

Eliberarea documentelor (1) Documentele se furnizează sub forma unei copii tipărite sau în format electronic, în funcție de preferința solicitantului. (2) În cazul în care un document a fost deja eliberat de Parlamentul European sau de altă instituție și este ușor accesibil, Parlamentul European poate aproba accesul la documentul respectiv informând solicitantul asupra modalității în care poate obține documentul solicitat.

Articolul 22

Costul răspunsului (1) Solicitantului i se poate solicita să achite o sumă de bani pentru producerea și trimiterea copiilor. Prețul respectiv nu poate să depășească costul real al operațiunii. (2) Sunt gratuite consultarea pe loc și copiile a mai puțin de 20 de pagini A4, precum și accesul direct la documentele în format electronic sau prin intermediul registrului.

Articolul 23

Cererile de documente foarte mari (1) Eliberarea documentelor care depășesc 20 de pagini A4 se taxează cu 10 EUR, plus 0,030 EUR/pagină. (2) Această taxă poate fi revizuită printr-o decizie a Biroului Parlamentului European la propunerea secretarului general. (3) Secretarul general stabilește taxele pentru alte modalități de expediere, dar acestea nu pot depăși costul real al operațiunii. (4) În cazul cererilor repetate sau succesive referitoare la documente foarte lungi sau la un număr mare de documente, Parlamentul European poate negocia neoficial cu solicitantul pentru a ajunge la un acord corespunzător. (5) Documentele publicate nu fac obiectul prezentei decizii și continuă să fie supuse propriului sistem de taxare.

Articolul 24

Cheltuieli suplimentare de traducere În cazul în care solicitantul solicită traducerea într-o altă limbă decât cele disponibile, se aplică tariful în vigoare în cadrul Parlamentului pentru traducerile in regim „freelance”. TITLUL VI APLICARE

Articolul 25

Aplicare Prezenta decizie se aplică cu atenția cuvenită și fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 și ale Regulamentului de procedură al Parlamentului European.

Articolul 26

Revizuire Prezenta decizie se revizuiește după doi ani de la data intrării în vigoare. În acest sens, secretarul general al Parlamentului European prezintă un raport privind punerea în aplicare a prezentei decizii.

Articolul 27

Intrarea în vigoare Prezenta decizie intră în vigoare la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (5). Registrul de referință întocmit prin prezenta decizie devine funcțional la 3 iunie 2002.