Decizia Consiliului din 28 mai 2004 privind poziția Comunității referitoare la o decizie a Consiliului de stabilizare și de asociere UE-Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei de stabilire a regulamentului de procedură, inclusiv regulamentul de procedură al Comitetului de stabilizare și de asociere

Articolul 1

Președinție Președinția Consiliului de stabilizare și de asociere este exercitată, pe rând, pe o perioadă de 12 luni, de către un reprezentant al Consiliului Uniunii Europene, în numele Comunității și al statelor membre, și de către un reprezentant al Guvernului Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei. Prima perioadă începe de la data primei reuniuni a Consiliului de stabilizare și de asociere și se încheie la 31 decembrie 2004.

Articolul 2

Reuniuni Consiliul de stabilizare și de asociere se reunește, în mod regulat, la nivel ministerial o dată pe an. În cazul în care părțile sunt de acord, sesiuni extraordinare ale Consiliului de stabilizare și de asociere se pot ține la cererea uneia dintre părți. Cu excepția cazului în care părțile decid altfel, fiecare sesiune a Consiliului de stabilizare și de asociere se ține în locul obișnuit al sesiunilor Consiliului Uniunii Europene, la o dată convenită de cele două părți. Reuniunile Consiliului de stabilizare și de asociere se convoacă de comun acord de către secretarii Consiliului de stabilizare și de asociere, în acord cu președintele.

Articolul 3

Reprezentare Membrii Consiliului de stabilizare și de asociere care nu pot participa la o ședință pot fi reprezentați. Dacă un membru dorește să fie reprezentat, el trebuie să îl informeze pe președinte în legătură cu numele reprezentantului său înainte de desfășurarea reuniunii la care va fi reprezentat. Reprezentantul unui membru al Consiliului de stabilizare și de asociere exercită toate drepturile membrului titular.

Articolul 4

Delegații Membrii Consiliului de stabilizare și de asociere pot fi însoțiți de funcționari. Înaintea fiecărei reuniuni, președintele este informat în legătură cu componența prevăzută a delegațiilor celor două părți. Un reprezentant al Băncii Europene de Investiții asistă la reuniunile Consiliului de stabilizare și de asociere, în calitatea de observator, atunci când pe ordinea de zi figurează chestiuni referitoare la această bancă. Consiliul de stabilizare și de asociere poate invita persoane care nu sunt membre să asiste la reuniunile sale pentru a fi informat asupra subiectelor deosebite.

Articolul 5

Secretariat Un funcționar al Secretariatului General al Consiliului Uniunii Europene și un funcționar al Misiunii Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei la Bruxelles exercită în comun funcțiile de secretari ai Consiliului de stabilizare și de asociere.

Articolul 6

Corespondență Corespondența destinată Consiliului de stabilizare și de asociere se trimite președintelui Consiliului de stabilizare și de asociere pe adresa Secretariatului General al Consiliului Uniunii Europene. Cei doi secretari asigură transmiterea acestei corespondențe președintelui Consiliului de stabilizare și de asociere și, dacă este cazul, asigură și transmiterea acesteia către ceilalți membri ai Consiliului de stabilizare și de asociere. Corespondența astfel trimisă se adresează Secretariatului General al Comisiei, reprezentanților permanenți ai statelor membre și misiunii Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei la Bruxelles. Comunicatele provenind din partea președintelui Consiliului de stabilizare și de asociere se trimit destinatarilor prin cei doi secretari și sunt transmise, dacă este cazul, celorlalți membri ai Consiliului de stabilizare și de asociere la adresele indicate în paragraful precedent.

Articolul 7

Publicitate Cu excepția cazului în care se decide altfel, reuniunile Consiliului de stabilizare și de asociere nu sunt publice.

Articolul 8

Ordinea de zi a sesiunilor (1) Președintele stabilește ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni. Aceasta se transmite, prin secretarii Consiliului de stabilizare și de asociere, destinatarilor menționați la articolul 6 cu cel târziu 15 zile înainte de începerea reuniunii. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele pentru care cererea de înscriere i-a parvenit președintelui cu cel puțin 21 de zile înainte de începerea reuniunii, ceea ce înseamnă că aceste puncte nu vor fi înscrise pe ordinea de zi provizorie decât dacă documentele aferente au fost transmise secretariatelor până la data de expediere a acestei ordini de zi. Ordinea de zi se adoptă de Consiliul de stabilizare și de asociere la începutul fiecărei reuniuni. Un punct diferit de acelea care figurează pe ordinea de zi provizorie se poate înscrie pe ordinea de zi cu acordul celor două părți. (2) Președintele poate, de comun acord cu cele două părți, să reducă termenele indicate la alineatul (1), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 9

Proces-verbal Cei doi secretari întocmesc un proiect de proces-verbal al fiecărei sesiuni. Procesul-verbal cuprinde, ca o regulă generală, pentru fiecare punct al ordinii de zi: — menționarea documentelor prezentate Consiliului de stabilizare și de asociere; — declarațiile prin care un membru al Consiliului de stabilizare și de asociere a cerut înscrierea; — deciziile și recomandările adoptate, declarațiile convenite și concluziile adoptate. Proiectul de proces-verbal se supune spre aprobare Consiliului de stabilizare și de asociere. După aprobare, procesul-verbal se semnează de președinte și de cei doi secretari. El este păstrat în arhivele Secretariatului General al Consiliului Uniunii Europene, care acționează ca și depozitar al documentelor asociației. O copie certificată se trimite fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 6.

Articolul 10

Decizii și recomandări (1) Consiliul de stabilizare și de asociere adoptă deciziile și recomandările de comun acord între părți. Între sesiuni, Consiliul de stabilizare și de asociere poate să adopte deciziile sau recomandările prin procedură scrisă, în cazul în care cele două părți sunt de acord cu acest lucru. (2) Deciziile și recomandările Consiliului de stabilizare și de asociere, în sensul articolului 110 din Acordul de stabilizare și de asociere, poartă titlul de „decizie” și, respectiv, de „recomandare”, urmate de un număr de ordine, de data la care au fost adoptate și de precizarea obiectului acestora. Deciziile și recomandările Consiliului de stabilizare și de asociere sunt semnate de președinte și autentificate de cei doi secretari. Deciziile și recomandările se adresează fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 6. Fiecare dintre părți poate hotărî în legătură cu publicarea, în propria sa publicație oficială, a deciziilor și a recomandărilor Consiliului de stabilizare și de asociere.

Articolul 11

Limbi Limbile oficiale ale Consiliului de stabilizare și de asociere sunt limbile oficiale ale celor două părți. Cu excepția cazului în care se decide altfel, Consiliul de stabilizare și de asociere deliberează pe baza documentelor redactate în aceste limbi.

Articolul 12

Cheltuieli Comunitatea și Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei suportă cheltuielile pe care le efectuează ca urmare a participării la reuniunile Consiliului de stabilizare și de asociere, atât cheltuielile de personal, de călătorie și de ședere, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații. Cheltuielile privind interpretarea în cadrul ședințelor, precum și traducerea și reproducerea documentelor se suportă de către Comunitate, cu excepția acelora privind interpretarea sau traducerea în limba oficială a Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei sau din această limbă, care sunt suportate de Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei. Alte cheltuieli aferente organizării reuniunilor se suportă de partea care găzduiește reuniunile.

Articolul 13

Comitetul de stabilizare și de asociere (1) Se instituie un Comitet de stabilizare și de asociere împuternicit să asiste Consiliul de stabilizare și de asociere în scopul îndeplinirii sarcinilor sale. El este format, pe de o parte, din reprezentanții Consiliului Uniunii Europene și din reprezentanții Comisiei Comunităților Europene și, pe de altă parte, din reprezentanții Guvernului Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei, de obicei, la nivel de înalți funcționari. (2) Comitetul de stabilizare și de asociere pregătește reuniunile și deliberările Consiliului de stabilizare și de asociere, pune în aplicare, dacă este nevoie, deciziile acestuia și asigură, în general, continuitatea relațiilor de asociere și buna funcționare a Acordului de stabilizare și de asociere. Examinează orice chestiune care îi este prezentată de către Consiliul de stabilizare și de asociere, precum și orice altă chestiune care ar putea apărea în cadrul aplicării cotidiene a Acordului de stabilizare și de asociere. Supune spre aprobare Consiliului de stabilizare și de asociere propuneri sau proiecte de decizii și/sau de recomandări. (3) În cazul în care Acordul de stabilizare și de asociere prevede obligația sau posibilitatea de consultare, consultarea poate avea loc în cadrul Comitetului de stabilizare și de asociere. Ea poate fi continuată în cadrul Consiliului de stabilizare și de asociere în cazul în care cele două părți convin acest lucru. (4) Regulamentul de procedură al Comitetului de stabilizare și de asociere se anexează la prezenta decizie.

Articolul 1

Președinție Președinția Comitetului de stabilizare și de asociere se exercită, pe rând, pe o durată de 12 luni, de către un reprezentant al Comisiei Europene, în numele Comunității și al statelor membre, și de către un reprezentant al Guvernului Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei. Prima perioadă începe la data primei reuniuni a Consiliului de stabilizare și de asociere și se încheie la 31 decembrie 2004.

Articolul 2

Reuniuni Comitetul de stabilizare și de asociere se reunește atunci când circumstanțele impun acest lucru, cu acordul celor două părți. Fiecare reuniune a Comitetului de stabilizare și de asociere se ține la o dată și într-un loc convenit între cele două părți. Reuniunile Comitetului de stabilizare și de asociere se convoacă de către președinte.

Articolul 3

Delegații Înaintea fiecărei reuniuni, președintele este informat în privința componenței delegațiilor celor două părți.

Articolul 4

Secretariatul Un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar al Guvernului Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei exercită în comun funcțiile de secretari ai Comitetului de stabilizare și de asociere. Toate comunicările destinate președintelui Comitetului de stabilizare și de asociere sau care provin de la acesta, în temeiul prezentei decizii, se trimit secretarilor Comitetului de stabilizare și de asociere, precum și secretarilor și președintelui Consiliului de stabilizare și de asociere.

Articolul 5

Publicitate Cu excepția cazului în care se decide altfel, reuniunile Comitetului de stabilizare și de asociere nu sunt publice.

Articolul 6

Ordine de zi a sesiunilor (1) Președintele stabilește ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni. Aceasta se transmite prin secretarii Comitetului de stabilizare și de asociere destinatarilor menționați la articolul 4 cu cel târziu 15 zile înainte de începerea reuniunii. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele pentru care cererea de înscriere i-a parvenit președintelui cu cel puțin 21 de zile înainte de începerea reuniunii, ceea ce înseamnă că aceste puncte nu vor fi înscrise pe ordinea de zi provizorie decât dacă documentele aferente au fost transmise secretariatelor până la data de expediere a acestei ordini de zi. Comitetul de stabilizare și de asociere poate invita experți să asiste la reuniunile sale pentru a fi informat asupra subiectelor deosebite. Ordinea de zi se adoptă de Comitetul de stabilizare și de asociere la începutul fiecărei reuniuni. Un punct diferit de acelea care figurează pe ordinea de zi provizorie se poate înscrie pe ordinea de zi cu acordul celor două părți. (2) Președintele poate, în acord cu cele două părți, să reducă termenele indicate la alineatul (1), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 7

Proces-verbal Se redactează un proces-verbal pentru fiecare reuniune; acesta se bazează pe o sinteză, întocmită de președinte, a concluziilor la care a ajuns Comitetul de stabilizare și de asociere. După ce este aprobat de Comitetul de stabilizare și de asociere, procesul-verbal este semnat de președinte și de cei doi secretari și un exemplar se păstrează de fiecare parte. Un exemplar din procesul-verbal se transmite fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 4.

Articolul 8

Decizii și recomandări În anumite cazuri în care Comitetul de stabilizare și de asociere este, în temeiul articolului 110 din Acordul de stabilizare și de asociere, împuternicit de către Consiliul de stabilizare și de asociere să adopte decizii și recomandări, aceste acte poartă titlul de „decizie” și, respectiv, de „recomandare”, urmate de un număr de ordine, de data la care au fost adoptate și de precizarea obiectului acestora. Deciziile și recomandările se adoptă de comun acord între părți. Deciziile și recomandările Comitetului de stabilizare și de asociere sunt semnate de președinte și autentificate de cei doi secretari; ele se adresează destinatarilor menționați la articolul 4 din prezenta anexă. Fiecare dintre părți poate hotărî în legătură cu publicarea, în propria sa publicație oficială, a deciziilor și a recomandărilor Comitetului de stabilizare și de asociere.

Articolul 9

Cheltuieli Comunitatea și Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei suportă cheltuielile pe care le efectuează ca urmare a participării la reuniunile Comitetului de stabilizare și de asociere, atât cheltuielile de personal, de călătorie și de sejur, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații. Cheltuielile privind interpretarea în cadrul ședințelor, precum și traducerea și reproducerea documentelor se suportă de către Comunitate, cu excepția acelora privind interpretarea sau traducerea în limba oficială a Fostei Republici Iugoslave a Macedoniei sau din această limbă, care sunt suportate de Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei. Alte cheltuieli aferente organizării reuniunilor se suportă de partea care găzduiește reuniunile.

Articolul 10

Subcomitete și grupuri de lucru specifice Comitetul de stabilizare și de asociere poate constitui subcomitete sau grupuri de lucru specifice care lucrează sub autoritatea Comitetului de stabilizare și de asociere, căruia îi prezintă un raport după fiecare reuniune. Comitetul de stabilizare și de asociere poate decide suprimarea subcomitetelor sau a grupurilor existente, poate stabili sau modifica mandatul acestora, sau constitui alte subcomitete sau grupuri împuternicite să îl asiste în îndeplinirea sarcinilor sale. Aceste subcomitete și grupuri nu au putere de decizie.