Regulamentul (CE) nr. 438/2001 al Comisiei din 2 martie 2001 de stabilire a normelor detaliate de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999 al Consiliului privind sistemele de gestionare și control pentru asistența acordată prin Fondurile Structurale

Articolul 1

Prezentul regulament stabilește normele pentru aplicarea Regulamentului (CE) nr. 1260/1999 privind sistemele de gestionare și control ale asistenței acordate prin Fondurile Structurale, gestionată de către statele membre. CAPITOLUL II Sisteme de gestionare și control

Articolul 2

(1) Fiecare stat membru se asigură că autoritățile de plată și de management, precum și organismele intermediare, sunt asistate în mod corespunzător la elaborarea sistemelor de control și de gestionare necesare unei bune gestiuni financiare a Fondurilor Structurale, în conformitate cu principiile și standardele general acceptate si, în special, asigurării corectitudinii, regularității și eligibilității cererilor de asistență comunitară. (2) În înțelesul prezentului regulament, „organisme intermediare” înseamnă instituțiile publice sau private care acționează sub responsabilitatea autorităților de management sau de plată, sau care îndeplinesc sarcini legate de beneficiarii finali, în numele acestora, sau firmele sau organismele care realizează operațiunile.

Articolul 3

Sistemele de gestionare și control ale autorităților de management și de plată și ale organismelor intermediare asigură, avându-se în vedere proporționalitatea în relație cu volumul de asistență administrat: (a) o definire clară, o alocare clară și, în măsura în care este necesar pentru asigurarea unei bune gestiuni financiare, o separare adecvată a funcțiilor în cadrul organizației în cauză; (b) sisteme eficiente care să garanteze că funcțiile sunt exercitate în mod satisfăcător; (c) în cazul organismelor intermediare, raportarea la autoritățile responsabile cu privire la realizarea sarcinilor și la mijloacele folosite.

Articolul 4

Sistemele de gestionare și control includ proceduri de verificare a realizării produselor și serviciilor co-finanțate și realitatea cheltuielilor declarate, și de asigurare a condițiilor stabilite în decizia Comisiei în conformitate cu articolul 28 din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999 și cu legislația internă și comunitară în vigoare privind, în special, eligibilitatea cheltuielilor subvenționate de Fondurile Structurale în cadrul asistenței în cauză, achizițiile publice, ajutorul de stat (inclusiv regulile de cumulare a ajutoarelor), protecția mediului și egalitatea șanselor. Procedurile prevăd înregistrarea controalelor pe operațiune individuală realizate pe teren. Se va înregistra munca realizată, rezultatele controalelor și măsurile luate în legătură cu discrepanțele constatate. Când controalele fizice sau administrative nu sunt exhaustive, ci sunt realizate pe un eșantion de operațiuni, trebuie să se identifice operațiunile selectate și să se descrie metoda de alegere a acestora.

Articolul 5

(1) Statele membre trebuie să informeze Comisia, pentru fiecare asistență, nu mai târziu de trei luni de la aprobarea asistenței sau de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, oricare ar fi ultima dintre aceste date, cu privire la organizarea autorităților de management și de plată și a organismelor intermediare, sistemele de gestiune și control constituite în cadrul acestor autorități și îmbunătățirile prevăzute în temeiul orientărilor menționate la articolul 2 alineatul (1). (2) Comunicarea trebuie să conțină următoarele informații cu privire la fiecare autoritate de management și de plată și la fiecare instituție intermediară: (a) funcțiile care le sunt atribuite; (b) alocarea funcțiilor între sau în cadrul departamentelor, inclusiv între autoritățile de management și de plată atunci când acestea aparțin aceluiași organism; (c) procedurile prin care sunt primite, verificate și validate cererile de rambursare a cheltuielilor și prin care sunt autorizate, executate și înregistrate contabil plățile către beneficiari și (d) dispozițiile privind auditul sistemelor de gestionare și control. (3) Dacă un sistem comun se aplică în mai mult de o asistență, trebuie comunicată o descriere a acestuia.

Articolul 6

Comisia, în colaborare cu statul membru, se asigură că sistemele de gestionare și control prezentate la articolul 5 corespund standardelor cerute de Regulamentul (CE) 1260/1999 și de prezentul regulament și face cunoscut orice obstacol pe care l-ar putea prezenta acestea în calea transparenței controalelor privind utilizarea fondurilor și în calea îndeplinirii de către Comisie a responsabilităților sale, în conformitate cu articolul 274 din tratat. Se vor realiza în mod regulat verificări ale modului de funcționare a sistemelor.

Articolul 7

(1) Sistemele de gestionare și control ale statelor membre furnizează o pistă de audit suficientă. (2) O pistă de audit este considerată suficientă atunci când permite: (a) realizarea corespondenței între sumele notificate Comisiei și cheltuielile individuale înregistrate și documentele justificative păstrate la diferite niveluri administrative și la beneficiarii finali, iar atunci când aceștia din urma nu sunt destinatarii finali ai asistenței, la instituțiile sau firmele care duc la îndeplinire operațiunile și (b) verificarea alocării și transferurilor de fonduri naționale și comunitare disponibile. O descriere orientativă a informațiilor necesare pentru realizarea unei piste de audit suficiente figurează în anexa I. (3) Autoritatea de management se asigură de următoarele lucruri: (a) că există proceduri prin care se asigură că documentele care sunt relevante pentru cheltuielile specifice realizate și pentru plățile efectuate în cadrul asistenței, necesare pentru realizarea unei piste de audit suficiente sunt păstrate conform cerințelor din articolul 38 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999 și din anexa I la prezentul regulament; (b) că sunt înregistrate numele și adresa instituției care le deține; (c) că documentele sunt puse la dispoziție pentru inspecție la solicitarea persoanelor sau instituțiilor care, în mod normal, au dreptul de a inspecta aceste documente. Aceste persoane sau instituții sunt: (i) personalul autorităților de management și de plată și organismele intermediare care procesează cererile de plată; (ii) serviciile care efectuează auditul sistemelor de gestionare și control; (iii) persoana sau departamentul din cadrul autorității de plată care este responsabil(ă) pentru certificarea cererilor de plată intermediare și finale, în conformitate cu articolul 32 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999, precum și persoana sau departamentul care emite declarația, în conformitate cu articolul 38 alineatul (1) litera (f); (iv) funcționarii autorizați să reprezinte instituțiile de audit naționale și Comunitatea Europeană. Aceștia pot solicita extrase sau copii ale documentelor sau ale înregistrărilor contabile menționate în acest alineat.

Articolul 8

Autoritatea de management sau de plată păstrează o evidență a sumelor recuperabile din plăți deja efectuate în cadrul asistenței comunitare și se asigură că sumele sunt recuperate fără întârziere nejustificată. După recuperarea sumelor, autoritatea de plată restituie plățile în neregulă recuperate, împreună cu dobânzile primite în contul plății întârziate, prin deducerea sumelor în cauză din următoarea declarație de cheltuieli și următoarea cerere de plată adresate Comisiei sau, dacă acest lucru este insuficient, prin efectuarea unei restituiri către Comunitate. Autoritatea de plată trimite Comisiei o dată pe an, în anexa celui de-al patrulea raport trimestrial privind sumele recuperate, prevăzut de Regulamentul (CE) nr. 1681/94, o declarație privind sumele de recuperat în acel moment clasificate pe ani de inițiere a procedurilor de restituire. CAPITOLUL III Certificarea cheltuielilor

Articolul 9

(1) Certificatele privind declarațiile de cheltuieli intermediare și finale menționate la articolul 32 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999 se redactează în forma prezentată în anexa II, de către o persoană care nu aparține nici unuia din serviciile care aprobă cererile. (2) Înainte de a certifica o declarație de cheltuieli, autoritatea de plată se asigură că sunt îndeplinite următoarele condiții: (a) autoritatea de management și organismele intermediare îndeplinesc cerințele Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, în special articolul 38 alineatul (1) literele (c) și (e) și articolul 32 alineatele (3) și (4) și au respectat condițiile deciziei Comisiei în conformitate cu articolul 28 din regulament; (b) declarația cheltuielilor include numai cheltuieli: (i) care au fost efectuate în cadrul perioadei de eligibilitate stabilită prin decizie și sunt sub formă de cheltuieli efectuate de către beneficiarii finali în înțelesul punctelor 1.2, 1.3 și 2 din Regula nr. 1 din anexa la Regulamentului (CE) nr. 1685/2000 (9) al Comisiei, care pot fi justificate prin facturi achitate sau documente contabile cu valoare echivalentă; (ii) care au fost efectuate în cadrul activităților selectate pentru finanțare prin asistența specifică în cauză pe baza criteriilor și procedurilor de selecție și supuse regulilor Comunității pe întreaga perioada în care cheltuielile au fost realizate; (iii) care au loc în cadrul măsurilor pentru care ajutorul de stat a fost aprobat oficial de Comisie, dacă este cazul. (3) Pentru ca suficiența sistemelor de control și a pistei de audit să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte de a se prezenta Comisiei declarația de cheltuieli, autoritatea de management se va asigura că autoritatea de plată este în permanență informată cu privire la procedurile folosite de autoritatea de management si de organismele intermediare pentru: (a) a verifica realizarea produselor și a serviciilor cofinanțate și autenticitatea cheltuielilor declarate; (b) a asigura respectul regulilor în vigoare; (c) a păstra pista de audit. (4) În cazurile în care autoritatea de management și autoritatea de plată sunt una și aceeași instituție, sau aparțin aceleiași instituții, această instituție se asigură că se aplică proceduri care oferă standarde de control echivalente cu cele menționate la alineatele (2) și (3). CAPITOLUL IV Controlul operațiunilor prin sondaj

Articolul 10

(1) Statele membre organizează controale ale operațiilor pe baza unui eșantion adecvat în special pentru: (a) a verifica eficacitatea sistemelor de gestionare și control existente; (b) a verifica în mod selectiv, pe baza analizei de risc, declarațiile de cheltuieli realizate la diferitele niveluri implicate. (2) Controalele efectuate înaintea încheierii fiecărei asistențe se realizează pentru cel puțin 5 % din cheltuielile totale eligibile și se bazează pe un eșantion reprezentativ de operațiuni aprobate, ținându-se seama de cerințele de la alineatul (3). Statele membre trebuie să se asigure că controalele se împart în mod egal pe perioada în cauză. Ele asigură o separare adecvată a sarcinilor între aceste controale și procedurile de punere în aplicare sau de plată privind operațiunile. (3) La selectarea eșantioanelor de operațiuni care sunt verificate se ține seama de: (a) necesitatea de a se verifica operațiuni de natură și de amploare suficient de variate; (b) orice factori de risc care au fost identificați de controale naționale sau ale Comunității; (c) concentrarea operațiunilor la anumite organisme sau anumiți beneficiari finali astfel încât principalele organisme intermediare și principalii beneficiarii finali să fie verificați cel puțin o dată înainte de încheierea asistenței.

Articolul 11

Prin intermediul controalelor statele membre verifică următoarele: (a) aplicarea efectivă a sistemelor de gestiune și control și eficacitatea lor; (b) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, corespondența lor cu documentele justificative păstrate de organismele intermediare, beneficiarii finali și instituțiile sau firmele care realizează operațiunile; (c) existența unei piste de audit suficiente; (d) pentru un număr adecvat de cheltuieli individuale, că natura și momentul realizării acestora sunt conforme cu prevederile comunitare și corespund cu caietul de sarcini aprobat al operațiunii și cu realizările propriu-zise; (e) că obiectivul efectiv sau prevăzut al operațiunii corespunde cu obiectivul descris în cererea de cofinanțare comunitară; (f) că, participarea financiară a Comunității se înscrie în limitele menționate la articolul 29 din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999 și în oricare alte dispoziții comunitare conexe și că este vărsată beneficiarilor finali fără reduceri sau întârzieri nejustificate; (g) că s-a furnizat cofinanțarea națională corespunzătoare și (h) că operațiunile cofinanțate au fost realizate în conformitate cu normele și politicile comunitare, așa cum prevede articolul 12 din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999.

Articolul 12

Controalele stabilesc dacă problemele eventual întâlnite au un caracter sistemic, putându-se reproduce și în alte operațiuni realizate de același beneficiar final sau gestionate de același organism intermediar. Ele identifică, de asemenea, cauzele acestor probleme, precum și natura unor eventuale controale ulterioare și măsurile corective și preventive ce trebuie luate.

Articolul 13

Statele membre informează Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, și prima dată până la 30 iunie 2001, cu privire la punerea în aplicare a articolelor 10-12 în anul calendaristic anterior și, în plus, completează sau actualizează, după caz, descrierea sistemelor lor de gestiune și control menționate la articolul 5.

Articolul 14

Dispozițiile acestui capitol se aplică mutatis mutandis sumelor recuperabile menționate la articolul 8. CAPITOLUL V Declarație la încheierea asistenței

Articolul 15

Persoana sau departamentul responsabil cu emiterea declarației la încheierea asistenței în conformitate cu articolul 38 alineatul (1) litera (f) din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999 are o funcție independentă de: (a) autoritatea de management desemnată; (b) persoana sau departamentul responsabil în cadrul autorității de plată de redactarea certificatelor prevăzute la articolul 9 alineatul (1); (c) organismele intermediare. Persoana sau departamentul desemnat efectuează controlul în conformitate cu regulile de audit internațional acceptate. Autoritățile de management și de plată îi furnizează toate informațiile cerute și îi acordă acces la documentele contabile și justificative necesare realizării declarației.

Articolul 16

Declarațiile trebuie să fie bazate pe o examinare a sistemelor de gestiune și control, a rezultatelor controalelor efectuate deja și, dacă este cazul, pe un nou control prin sondaj al tranzacțiilor. Persoana sau departamentul care emite declarația face toate investigațiile necesare obținerii asigurării că declarația de cheltuieli este corectă și că tranzacțiile subiacente sunt legale și corecte. Declarațiile trebuie să fie redactate pe baza modelului indicativ din anexa III și să fie însoțite de un raport care să includă toate informațiile relevante pentru justificarea lor, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor controalelor realizate de organisme naționale sau comunitare, la care declarantul a avut acces.

Articolul 17

Dacă constatarea unor importante probleme de gestiune și control sau a unui număr mare de nereguli nu permite emiterea unei aprecieri globale pozitive cu privire la validitatea cererii de efectuare a plății finale și a certificatului de cheltuieli final, în declarație trebuie să se evoce aceste lucruri și să se estimeze amploarea problemei și a impactului financiar al acesteia. În acest caz, Comisia poate cere un nou control în vederea identificării și corectării neregulilor într-o perioadă determinată. CAPITOLUL VI Forma și conținutul informațiilor contabile care trebuie păstrate și comunicate Comisiei la cererea acesteia

Articolul 18

(1) Înregistrările contabile ale operațiunilor menționate în anexa I se păstrează, în măsura posibilităților, în format electronic. Aceste documente sunt puse la dispoziția Comisiei, la cererea expresă a acesteia, pentru a-i permite să realizeze controale la distanță sau pe teren, fără a se aduce atingere obligației de a comunica actualizările planurilor financiare în conformitate cu articolul 18 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999 și ale informațiilor financiare în conformitate cu articolul 32 din regulamentul menționat. (2) Comisia trebuie să se pună de acord cu fiecare stat membru privind conținutul înregistrărilor electronice care, în conformitate cu alineatul (1), trebuie să fie făcute disponibile, asupra mijloacelor prin care acestea sunt transmise și asupra perioadei necesare realizării oricărui sistem informatic necesar, ținând cont de acordul menționat la articolul 18 alineatul (3) litera (e) din Regulamentul (CE) nr. 1260/1999. Conținutul informației care poate fi cerută, precum și specificațiile tehnice preferate pentru transferul dosarelor electronice către Comisie sunt indicate în anexele IV și V. (3) La cererea scrisă a Comisiei, statele membre pun la dispoziția Comisiei documentele menționate la alineatul (1) în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea cererii. Comisia și statele membre pot stabili, de comun acord, un alt termen, în special în cazurile în care documentele nu sunt disponibile în formă electronică. (4) Comisia asigură confidențialitatea și siguranța informațiilor trimise de statele membre sau colectată în timpul inspecțiilor pe teren, în conformitate cu articolul 287 din tratat și cu normele privind folosirea informațiilor și accesul la acestea. (5) Sub rezerva legislației interne în vigoare, funcționarii Comisiei au acces la toate documentele pregătite în vederea sau în urma controalelor efectuate, conform prezentului regulament, și la toate datele deținute, inclusiv la cele păstrate în format electronic. CAPITOLUL VII Dispoziții generale și finale

Articolul 19

În cazul formelor de asistență cu beneficiari în mai mult de un stat membru, statele membre în cauză hotărăsc de comun acord măsurile comune necesare pentru o bună gestiune financiară, ținând seama de legislațiile interne și informează Comisia cu privire la aceste măsuri. Comisia și statele membre în cauză își asigură reciproc asistența administrativă necesară.

Articolul 20

Dispozițiile prezentului regulament nu aduc atingere obligației statelor membre, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, de a furniza Comisiei informații suficiente pentru a-i permite sa evalueze planurile, inclusiv informații privind măsurile luate pentru aplicarea articolului 34 alineatul (1) din regulament, nici dreptului Comisiei de a cere informații suplimentare înaintea adoptării de decizii în conformitate cu articolul 28 din regulament.

Articolul 21

Dispozițiile prezentului regulament nu împiedică statele membre să aplice norme mai stricte decât cele prevăzute de acesta.

Articolul 22

Regulamentul (CE) nr. 2064/97 se abrogă. Cu toate acestea, dispozițiile sale continuă să se aplice asistenței acordate pentru perioada de programare 1994-1999 în temeiul Regulamentului (CEE) nr. 2052/88.

Articolul 23

Prezentul regulament intră în vigoare în a șaptea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene.