Articolul 30
Art. 30 din INSTRUCȚIUNI nr. 112 din 30 iulie 2025 privind măsurile de natură organizatorică și tehnică pentru asigurarea securității prelucrărilor de date cu caracter personal efectuate de către structurile/unitățile/instituțiile Ministerului Afacerilor Interne
- Titlul II Măsuri tehnice
(1) Operatorul sau persoana împuternicită de operator se asigură că, atunci când sunt prelucrate date cu caracter personal prin mijloace manuale (documente pe suport hârtie, agende, formulare, date care sunt stocate în mod obișnuit în format electronic, dar au fost tipărite din anumite considerente etc.), sunt luate măsuri de securitate adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, pierderea sau distrugerea datelor.
(2) Operatorul sau persoana împuternicită de operator se asigură că mijloacele manuale se păstrează într-un loc sigur unde persoanele neautorizate nu pot avea acces. Prezentele instrucțiuni se aplică, de asemenea, și asupra datelor care sunt stocate în mod obișnuit în format electronic, dar au fost tipărite din anumite considerente, care țin de specificul anumitor activități.
(3) Utilizatorii au obligația ca la terminarea programului de lucru să depoziteze mijloacele manuale care conțin date cu caracter personal în dulapuri sau încăperi închise cu cheie sau cu un alt mecanism de securizare. Mijloacele manuale care vizează cercetarea penală și care conțin date cu caracter personal, precum și cele care conțin date speciale vor fi întotdeauna depozitate în dulapuri închise la finalizarea programului de lucru.
(4) Atunci când folosesc mijloace manuale care conțin date cu caracter personal în încăperi destinate publicului, utilizatorii au obligația să se asigure că datele cu caracter personal nu sunt vizibile altor persoane, cu excepția persoanei vizate de prelucrare, când accesul acesteia la date nu afectează caracterul operativ al măsurilor ce trebuie luate.
(5) Obligația de la alin. (4) vizează și prelucrările realizate de utilizatori în spațiul public.
(6) Documentele elaborate de structurile/unitățile/instituțiile MAI, care conțin date cu caracter personal, se marchează în subsolul fiecărei pagini, cu excepția documentelor clasificate, cu următoarele texte, după caz: „Document care conține date cu caracter personal protejate de prevederile !“ sau „Document care conține date cu caracter personal protejate de prevederile !“, în funcție de scopul în care sunt prelucrate datele.
(7) Conducerea operatorului sau a persoanei împuternicite de operator stabilește condițiile de imprimare a extraselor din sistemele de evidență a datelor cu caracter personal sau a altor documente care includ astfel de date, inclusiv de multiplicare, în strictă corelare cu îndeplinirea atribuțiilor de serviciu ale acestora. Extrasele din baza de date vor fi imprimate numai în măsura în care este necesar și proporțional prin raportare la motivul efectuării interogării.
(8) La finalizarea operațiunilor de prelucrare, în situația în care mijloacele manuale au fost înregistrate, acestea vor urma regulile de clasare și arhivare, în conformitate cu legislația specifică acestui domeniu.
(9) În situația în care mijloacele manuale nu au fost înregistrate și scopul prelucrării a fost atins, acestea se distrug prin metode care garantează imposibilitatea reconstruirii acestora (de exemplu, tocător tip cross-cut sau micro-cut, incinerare autorizată etc).