Articolul 4

(1) Cererile formulate prin utilizarea dispozitivelor ori sistemelor electronice integrate sunt înregistrate și datate automat, iar numărul de înregistrare este generat de sistemul informatic, fiind exclusă posibilitatea intervenției administrației locului de deținere în proces.

(2) Termenul de soluționare a cererilor formulate de persoanele private de libertate, care sunt de competența administrației locului de deținere, nu poate depăși 30 de zile. Prin excepție, cererile al căror obiect este reprezentat de distribuirea materialelor necesare exercitării dreptului la petiționare și a dreptului la corespondență se soluționează în termen de maximum 7 zile lucrătoare.

(3) Persoanele private de libertate au posibilitatea vizualizării cererilor depuse și a modului de soluționare în format electronic, prin interogarea aplicației informatice. În aplicație sunt afișate date cu privire la numărul de înregistrare atribuit fiecărei cereri, obiectul, data înregistrării, statusul solicitării și data soluționării.

(4) Documentele justificative necesare în procesul de avizare și aprobare a cererilor sunt scanate și încărcate în aplicația informatică, în modulul „Documente infochioșc“, de către șeful de secție. La finalizarea procedurii, acestea sunt predate persoanelor private de libertate, care au posibilitatea de a le transmite aparținătorilor.

(5) Personalul cu atribuții în soluționarea cererilor are obligația de a aviza solicitările persoanelor private de libertate, în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care cererea a devenit disponibilă în circuitul informatic.

(6) Prin excepție de la prevederile alin. (5) , pentru cererile ce au ca obiect acordarea dreptului la vizită intimă sau comunicări online, personalul cu atribuții în soluționarea cererilor are obligația de a aviza solicitările persoanelor private de libertate în termen de 2 zile lucrătoare de la data la care cererea a devenit disponibilă în circuitul informatic.

(7) Aducerea la cunoștința persoanei private de libertate a rezoluției cererii se realizează prin aplicația informatică, la autentificare. Persoanele custodiate sunt notificate automat, prin intermediul aplicației informatice, la momentul finalizării procedurii de soluționare a cererii.

(8) Cererile se pun în aplicare o singură dată, la nivelul unității în care acestea sunt aprobate, fără ca procesul să fie realizat eșalonat în baza aceleiași aprobări.

(9) Prin excepție de la alin. (8) , cererile de comunicări online respectă regimul stabilit prin instrucțiunea directorului general ce reglementează acordarea acestui drept, iar cererile pentru aprobarea persoanelor cu care se solicită efectuarea convorbirilor telefonice și a persoanelor vizitatoare, odată aprobate într-o unitate, au valabilitate în toate locurile de deținere.

(10) Compartimentele responsabile sau persoanele cu atribuții în aplicarea cererilor soluționate operează în aplicația informatică data și modul de punere în aplicare.

(11) Cererea depusă și nesoluționată se clasează de către persoana la care aceasta se regăsește în circuitul de avizare sau aprobare, dacă persoana privată de libertate care a formulat-o nu se mai află în custodia locului de deținere unde a depus solicitarea, cu respectarea termenelor de avizare stabilite la alin. (5) și (6) .

(12) Cererile aprobate care nu mai pot fi puse în aplicare, întrucât persoanele private de libertate nu mai îndeplinesc condițiile specifice întrunite la data aprobării sau au fost transferate în vederea executării pedepsei ori cu afaceri judiciare, sunt considerate ca fiind rămase fără efect, dar înregistrate, cu observații, ca fiind puse în aplicare. În vederea evidențierii acestor situații, în rubrica special destinată sunt formulate mențiuni corespunzătoare cu privire la motivul pentru care aprobarea inițială nu a putut fi dusă la îndeplinire efectiv.

(13) Clasarea și avizele negative sau neaprobarea cererii se motivează în aplicația informatică.

(14) Prin grija șefului serviciului regim penitenciar se completează lunar situația privind numărul cererilor în funcție de obiectul acestora, în conformitate cu formularul online disponibil în aplicația de raportări a Administrației Naționale a Penitenciarelor.