Articolul 3

(1) Pentru punerea în aplicare a prezentei instrucțiuni, personalul cu atribuții în soluționarea cererilor depune diligențele necesare în vederea desfășurării în bune condiții a activităților specifice.

(2) Compartimentul logistic asigură mijloacele tehnice necesare în vederea soluționării cererilor prin utilizarea dispozitivelor ori sistemelor electronice integrate, iar compartimentul informatic asigură buna funcționare a acestora.

(3) În situația prevăzută la art. 2 alin. (8) , compartimentul logistic asigură tipizatele necesare pentru formularea cererilor.

(4) Șeful serviciului regim penitenciar sau șeful secției exterioare se asigură ca la nivelul fiecărei secții de deținere să existe cel puțin un dispozitiv sau un sistem electronic funcțional pentru formularea cererilor.

(5) Directorul locului de deținere stabilește în cuprinsul programului zilnic timpul alocat formulării cererilor de către persoanele private de libertate. Persoanelor custodiate li se acordă posibilitatea de a formula cereri cel puțin în fiecare zi lucrătoare.

(6) Directorul locului de deținere stabilește, prin decizie scrisă, spațiile din interiorul sectorului de deținere în care sunt puse la dispoziția persoanelor private de libertate dispozitive ori sisteme electronice integrate pentru formularea cererilor, respectiv: camera de deținere, holul secției sau alte locuri adecvate. În situația în care se optează pentru spații situate în afara camerei de deținere, acestea trebuie să fie supravegheate video.

(7) Cererile formulate prin intermediul dispozitivelor sau sistemelor electronice integrate a căror descriere este incompletă ori nu corespunde obiectului prestabilit prin aplicația informatică sau care au același obiect cu alte cereri aflate în curs de soluționare se clasează de către prima persoană responsabilă cu avizarea în circuitul de cereri.

(8) Șeful de serviciu regim penitenciar desemnează o persoană căreia îi revine responsabilitatea de a monitoriza lunar cererile aprobate și care nu sunt puse în aplicare de cel puțin 30 de zile. Persoana desemnată informează polițistul de penitenciare, care are obligația punerii în aplicare a cererii în vederea finalizării procedurii și operării datelor specifice în aplicația informatică.

(9) În situația în care, în termen de 3 zile lucrătoare de la informarea de către persoana desemnată, cererea soluționată nu a fost implementată și nu au fost realizate modificările corespunzătoare în aplicația informatică, șeful serviciului regim penitenciar informează în scris directorul locului de deținere.

(10) Cererile aprobate care nu au fost puse în aplicare în termen de 90 de zile de la data aprobării, din motive neimputabile administrației locului de deținere, sunt considerate ca fiind rămase fără efect, dar înregistrate, cu observații, ca fiind puse în aplicare. În vederea evidențierii acestor situații, în rubrica special destinată sunt formulate mențiuni corespunzătoare cu privire la motivul pentru care aprobarea inițială nu a putut fi dusă la îndeplinire efectiv.