Articolul 8
Art. 8 din ORDIN nr. 2.062 din 9 iunie 2000 pentru aprobarea Normelor metodologice privind evidenta, gestionarea şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice
- Anexa 1
- Capitolul 2 Evidenta, gestionarea şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice
(1) Evidenta manuală a documentelor de biblioteca (cărți, publicații periodice și alte documente grafice și audiovizuale) se tine pe formulare tipizate, astfel:
a) evidenta globală - pe registre de mișcare a fondurilor (R.M.F.) - structurată pe trei părți (1 - intrari; 2 - iesiri; 3 - recapitulare);
b) evidenta individuală - pe registre de inventar (R.I.) - cu numerotare de la 1 la infinit;
c) evidenta preliminară pentru periodice - pe fise tipizate, până la constituirea lor în unități de evidenta;
d) evidenta analitica - pe fise analitice de evidenta însoțite de imagini foto - pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural național mobil.
(2) Fiecărui document de biblioteca, înscris în registrul de evidenta individuală, îi revine un număr de identificare unic. Același număr este înscris și pe documentul în cauza, direct sau prin aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, în funcție de natura suportului pe care este imprimata informația. Documentele se marcheaza cu ștampila bibliotecii în gestiunea căreia se afla.
(3) Fiecare document de biblioteca, purtător al unui număr de identificare, constituie o unitate de evidenta sau un volum.
(4) Constituirea unității de evidenta, în cazul publicațiilor periodice, seturilor de diapozitive, documentelor foto și al altor materiale se face potrivit prezentelor norme metodologice.
(5) În actele de evidenta nu sunt admise ștersături sau modificări decât în cazuri justificate, prin procese-verbale de constatare ale căror numere se înscriu la rubrica "Observații".
(6) Evidenta globală și individuală realizată în sistem automatizat va cuprinde toate elementele de identificare a unităților de evidenta, respectiv a loturilor din care acestea fac parte, cu respectarea conținutului de informații prevăzut de R.M.F. și R.I. Aceasta evidenta poate fi la nevoie transpusa pe discheta și/sau liste pe hârtie.
(7) Modificările intervenite în evidenta individuală realizată în sistem automatizat (scoateri și intrari din și în evidenta) se notifica după același procedeu ca și în cazul evidentei manuale, iar documentele de motivare (procese-verbale) se păstrează în dosar separat.