Articolul 27
Monitorizarea și reevaluarea structurii de conducere (de către entitatea reglementată)
Art. 27 din REGULAMENT nr. 1 din 18 ianuarie 2019 privind evaluarea și aprobarea membrilor structurii de conducere și a persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul entităților reglementate de Autoritatea de Supraveghere Financiară
- Capitolul III Procedura de evaluare și de aprobare a persoanelor evaluate
- Secţiunea 1 Evaluarea adecvării de către entitatea reglementată
(1) Monitorizarea continuă a adecvării individuale sau colective a membrilor structurii de conducere urmărește, în principal, dacă un membru sau întreaga componență a structurii de conducere rămân adecvați, luând în considerare performanțele individuale sau colective și situația sau evenimentul care determină necesitatea unei reevaluări, precum și impactul pe care această situație îl are asupra îndeplinirii cerințelor de adecvare.
(2) Procesul de reevaluare individuală sau colectivă a membrilor structurii de conducere ia în considerare următoarele aspecte, fără a se limita la acestea:
a) eficiența structurii de conducere, făcându-se referire la procesul de lucru, fluxul de informații și liniile de raportare către structura de conducere, cu luarea în considerare a rapoartelor și recomandărilor furnizate de reprezentații care asigură funcțiile control intern/conformitate, audit intern;
b) conducerea eficace și prudentă a entității, inclusiv buna-credință a structurii de conducere în activitățile desfășurate în interesul entității, inclusiv în ceea ce privește prevenirea și combaterea SB/FT;
(la 18-01-2022, Litera b) din Alineatul (2), Articolul 27, Sectiunea 1, Capitolul III a fost modificată de )
c) capacitatea structurii de conducere de a se concentra asupra aspectelor de importanță strategică;
d) frecvența întâlnirilor, a timpului dedicat, precum și a gradului de participare și implicare a membrilor în timpul reuniunilor;
e) orice modificare a componenței structurii de conducere și orice deficiențe în ceea ce privește adecvarea individuală și colectivă a acestuia, ținând seama de modelul de afaceri al entității reglementate, de strategia de risc și de modificările acesteia;
f) obiectivele de performanță stabilite pentru entitatea reglementată, dar și pentru structura de conducere;
g) gândirea independentă a membrilor structurii de conducere, respectarea principiului independenței și conformitatea membrilor cu politica privind conflictele de interese;
h) măsura în care componența structurii de conducere a îndeplinit obiectivele stabilite în politica privind diversitatea în conformitate cu art. 9 ;
h^1) măsura în care membrii structurii de conducere, prin activitatea și deciziile lor, au demonstrat o bună înțelegere a riscurilor de SB/FT și a modului în care acestea afectează activitatea entității reglementate, precum și dacă au gestionat adecvat aceste riscuri, inclusiv prin luarea unor măsuri corective, dacă a fost necesar;
(la 18-01-2022, Alineatul (2) din Articolul 27, Sectiunea 1, Capitolul III a fost completat de )
h^2) motive rezonabile documentate de a suspecta că a fost sau este săvârșită o operațiune sau o tentativă de SB/FT sau există un risc sporit de săvârșire a acestora, inclusiv ca urmare a constatărilor auditorilor interni, auditorilor externi sau ale altor autorități competente în ceea ce privește adecvarea sistemelor și a procedurilor în domeniul SB/FT;
(la 18-01-2022, Alineatul (2) din Articolul 27, Sectiunea 1, Capitolul III a fost completat de )
i) orice evenimente care pot avea un impact semnificativ asupra adecvării individuale sau colective a membrilor structurii de conducere, inclusiv modificări ale modelului de afaceri, strategiilor și modului de organizare.
(2^1) În cadrul procesului de reevaluare se au în vedere și următoarele aspecte:
a) sarcinile și nivelurile de raportare atribuite în cadrul entității reglementate, inclusiv în cadrul grupului, după caz, pentru a stabili dacă vreun fapt sau constatare semnificativă ar trebui atribuită unuia sau mai multor membri responsabili ai structurii de conducere;
b) în aplicarea prevederilor lit. a) , modalitatea de îndeplinire a sarcinilor atribuite se realizează luând în considerare:
(i) toate documentele relevante, cum ar fi codul de guvernanță, organigramă, politici și proceduri interne și alte forme de desemnare a responsabilităților, precum acte constitutive, regulamente de organizare și funcționare, evaluările disponibile privind adecvarea și informațiile suplimentare furnizate în acest context, contractele de administrare/de mandat/fișa postului și procesele-verbale ale ședințelor structurii de conducere;
(ii) credibilitatea și fiabilitatea oricărui fapt care a condus la reevaluare, precum și gravitatea oricăror acuzații de comitere a unor fapte ilegale sau fapte reale privind nerespectarea normelor interne sau a legislației în vigoare, ale unuia sau mai multor membri ai structurii de conducere;
(iii) sursa informațiilor deținute, credibilitatea și fiabilitatea sursei incluzând absența conflictului de interese în cazul sursei care oferă informația;
(iv) opinia persoanei/persoanelor reevaluate în considerarea faptului că absența înregistrărilor în cazierul judiciar nu reprezintă o probă suficientă pentru a respinge eventuale acuzații de comitere a unor fapte ilegale;
(la 18-01-2022, Articolul 27 din Sectiunea 1, Capitolul III a fost completat de )
(3) Entitățile reglementate efectuează reevaluări cel puțin o dată la doi ani, cu excepția entităților semnificative care au obligația de a efectua această reevaluare cel puțin o dată pe an.
(4) Concluziile rapoartelor de reevaluare, motivul reevaluării, precum și orice alte informații, recomandări și vulnerabilități desprinse din acestea sunt fundamentate și transmise structurii de conducere.
(5) Entitățile reglementate informează fără întârziere A.S.F., dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la constatare, în cazul în care în urma reevaluării constată că un membru nu este adecvat sau în cazul în care se constată că structura de conducere nu este adecvată în mod colectiv, inclusiv cu privire la măsurile propuse sau întreprinse pentru remedierea situației.
(6) Entitățile reglementate transmit, la solicitarea A.S.F., documentația-suport care a stat la baza reevaluării membrilor structurii de conducere.