Articolul 36

Conducerea entității are obligația să se asigure că persoanele responsabile cu arhiva duc la îndeplinire cerințele privind evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea, accesul, integritatea și utilizarea documentelor înscrise în nomenclatorul arhivistic al entității și că sunt asigurate următoarele:

a) dotarea corespunzătoare a depozitelor de arhivă, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum și cu aparatură specifică de urmărire și asigurare a microclimatului și de control al accesului în depozit;

b) organizarea depozitului de arhivă după criterii stabilite conform prevederilor legislației în materie de arhivare;

c) organizarea activității de întocmire a nomenclatorului arhivistic al entității, asigurarea legăturii cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării acestuia, precum și urmărirea modului de aplicare a acestuia de către structurile entității;

d) coordonarea activității arhivistice din cadrul entității, în conformitate cu prevederile legislației în materie de arhivare;

e) organizarea arhivării documentelor primite de la structurile entității pe bază de proces-verbal de predare/primire și inventare, întocmite cu respectarea prevederilor legislației în materie aplicabile;

f) evidența tuturor documentelor intrate/ieșite în/din depozitul de arhivă pe baza registrului de evidență a intrărilor/ieșirilor de documente;

g) eliberarea pe bază de semnătură și ținerea evidenței documentelor solicitate de compartimentele din cadrul entității și verificarea integrității acestora la restituire;

h) pregătirea documentelor cu valoare istorică și a inventarelor acestora în vederea predării lor la Arhivele Naționale conform legislației în materie aplicabilă;

i) punerea la dispoziția A.S.F. a tuturor documentelor solicitate cu prilejul exercitării atribuțiilor de control.