Articolul 6
Art. 6 din INSTRUCȚIUNE nr. 3 din 8 august 2017 privind modificările contractului de achiziție publică/contractului de achiziție sectorială/ acordului-cadru și încadrarea acestor modificări ca fiind substanțiale sau nesubstanțiale
- Capitolul III Modificări nesubstanțiale - adaptări la context practic și modificări nesubstanțiale - prag valoric
(1) Modificările contractuale „nesubstanțiale - adaptări la context practic“, reglementate de prevederile , cu modificările și completările ulterioare, respectiv de prevederile și , sunt acele modificări care nu se încadrează în unul dintre aspectele cu privire la modificările substanțiale menționate la art. 12 alin. (1) .
(2) Fără a se verifica dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de art. 5 alin. (2) , o modificare va fi considerată „nesubstanțială - prag valoric“, supusă prevederilor , cu modificările și completările ulterioare, respectiv prevederilor , atunci când valoarea modificării este mai mică decât:
a) pragurile corespunzătoare prevăzute la , cu modificările și completările ulterioare, respectiv la (pragurile de publicare în JOUE); și
b) 10% din prețul contractului de achiziție publică/acordului-cadru inițial, în cazul contractelor de achiziție publică de servicii sau de produse și al contractelor sectoriale de servicii sau de produse, sau 15% din prețul contractului de achiziție publică/acordului-cadru inițial, în cazul contractelor de achiziție publică de lucrări și al contractelor sectoriale de lucrări.
(3) La aplicarea alin. (2) se va urmări ca modificarea contractuală efectuată să nu aducă atingere naturii generale a contractului/acordului-cadru, așa cum este aceasta din urmă definită la , cu modificările și completările ulterioare, respectiv la , și, totodată, să fie necesară pentru eficientizarea procesului de implementare a respectivului contract din prisma autorității/entității contractante și/sau pentru îmbunătățirea calității rezultatului acestuia, fără a schimba însă echilibrul contractual în favoarea contractantului.
NOTA Nr. 5
Valoarea unei modificări nesubstanțiale - adaptare la context practic, respectiv a uneia nesubstanțială - prag valoric se calculează ca valoare netă din punct de vedere monetar.
Exemplul nr. 9: Într-un contract de lucrări, intrarea principală ce se realizează printr-o ușă cu un preț contractual de 300 u.m. este înlocuită cu 2 intrări adiacente cu 2 uși de alt tip, cu preț de 200 u.m. fiecare. Valoarea modificării este de +100 u.m.
Valoarea cumulată a modificărilor succesive se calculează ca sumă aritmetică a valorilor nete ale acestor modificări.
În procesul de exprimare a valorii modificării în termeni monetari, anterior aprobării acesteia, autoritatea/entitatea contractantă va documenta și justifica metodele folosite, cu respectarea principiilor bunei gestiuni financiare.
Fiecare modificare de preț va fi calculată pe baza unor prețuri similare din contract, cu adaptările de rigoare. Dacă nu există prețuri similare pentru calcularea modificării, acesta se va calcula potrivit costului rezonabil de execuție a lucrării, luând în considerare orice aspect relevant care reflectă consumurile de materiale, manoperă, utilaj și/sau transport necesare, după caz, la care se adaugă un profit rezonabil. Caracterul rezonabil va fi evaluat în raport cu bunele practici general acceptate în sectorul respectiv de activitate, astfel încât să reflecte faptul că achiziția lucrărilor suplimentare, ce fac obiectul modificării, s-a făcut în condiții de eficiență economică și socială, obținându-se nivelul de calitate necesar, la un preț ce nu depășește pe cel mediu existent pe piața de profil în cauză.
(4) În situația în care modificările sunt nesubstanțiale, nefiind îndeplinită niciuna dintre condițiile prevăzute la art. 12 alin. (1) , acestea se pot implementa chiar dacă valoarea lor depășește plafoanele menționate la alin. (2) lit. a) , cu condiția ca acestea să nu depășească procentele precizate la alin. (2) lit. b) , încadrarea juridică făcându-se pe baza prevederilor , cu modificările și completările ulterioare, respectiv a prevederilor și , drept modificare „nesubstanțială - adaptări la context practic“.
(5) În cazul în care o modificare nesubstanțială - adaptare la context practic/prag valoric conduce la o mărire a prețului final/total al contractului, autoritatea/entitatea contractantă va încheia, din motive de angajament legal, un act adițional cu contractantul, având drept scop îndeplinirea celor 4 faze ale execuției bugetare, reglementate de prevederile pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, cu modificările și completările ulterioare, unde valoarea angajamentului legal trebuie să nu depășească valoarea creditului de angajament.
(6) Implementarea modificărilor nesubstanțiale - adaptare la context practic/prag valoric pe parcursul execuției contractului, în cazul în care se face în limita valorii la care acesta a fost semnat, se formalizează prin înscrisuri, cum ar fi, fără a se limita la dispoziții de șantier, note de renunțare, note de comandă suplimentară, ce documentează toate aspectele respectivei modificări, inclusiv prețuri unitare, cantități, precum și argumentele cu privire la necesitatea și oportunitatea realizării.
NOTA Nr. 6
Un element particular în ceea privește implementarea contractelor de lucrări este cel referitor la modul în care se vor executa și deconta operațiunile/activitățile ce pot fi considerate conexe obiectului principal al contractului, putând fi asimilate cu cele descrise la privind unele măsuri de eficientizare a implementării proiectelor de infrastructură de transport, unele măsuri în domeniul transporturilor, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, cu modificările ulterioare. Pentru aceste operațiuni/activități, a căror necesitate este certă, dar nu se pot determina cu exactitate, la momentul pregătirii procedurii de atribuire a contractului, cantitățile și toate detaliile calitative ce vor guverna execuția acestora, se recomandă autorității/entității contractante să aloce o valoare maximală drept „rezervă de implementare“, aceasta fiind diferită de conceptul de „cheltuieli diverse și neprevăzute“, având în vedere că:
a) sumele aferente se introduc de către autoritatea/entitatea contractantă la nivelul formularului aferent elaborării propunerii financiare, ca sumă fixă nominală, nemodificabilă, sau ca procent ce urmează a fi aplicat de ofertanți la cheltuielile aferente investiției de bază, fiind incluse, totodată, în valoarea estimată a achiziției. Astfel, propunerea financiară ce trebuie întocmită de ofertanți va conține o linie bugetară distinctă, dedicată anumitor articole/elemente (ce pot lua, spre exemplu, forma unor tipuri de lucrări specializate și/sau procurarea și instalarea unor echipamente) evidențiate la nivel general, având în vedere că necesitatea procurării acestora nu se află sub controlul vreuneia dintre părțile contractului, neputându-se anticipa frecvența apariției în practică, precum și fiecare articol de deviz incident;
b) sumele în cauză nu pot fi folosite altfel decât pentru articolele/elementele pentru care au fost destinate inițial;
c) decontarea se va face conform clauzelor de revizuire ce au fost prevăzute de la început în contract și care specifică modul de stabilire a prețurilor articolelor/elementelor pentru care a fost constituită „rezerva de implementare“, așa cum rezultă din exemplul de mai jos:
Exemplul nr. 10: La nivelul unui contract de lucrări având ca obiect construcția unei magistrale de metrou, entitatea contractantă consideră, încă de la momentul elaborării documentației de atribuire, că nu poate stabili cu exactitate cantitățile de lucrări aferente relocării rețelelor de utilități, având în vedere că, oricât de calitative ar fi studiile de teren realizate în etapa de pregătire a procedurii de atribuire, acest aspect rămâne în continuare în afara posibilității de cuantificare la un nivel de detaliu ce ar permite o ofertare obiectivă și având la bază aceleași premise. În consecință, pentru a gestiona acest risc și a nu distorsiona rezultatul competiției, entitatea contractantă va introduce la nivelul formularului de propunere financiară o sumă nominală de „x“ lei, la nivelul capitolului de articole generale, intitulată „rezervă de implementare“, destinată pentru decontarea cantităților de lucrări aferente relocării rețelelor de utilități care vor fi identificate în procesul de implementare a contractului, după deschiderea frontului de lucru. Cheltuielile suportate de ofertant în relație cu acestea în execuția contractului vor fi decontate pe baza prețurilor de pe piață sau pe baza prețurilor aferente unor activități/articole similare existente în contractul rezultat în urma derulării procedurii de atribuire a acestuia.
"Rezerva de implementare" reprezintă o rezervă la dispoziția entității contractante și nu este obligatoriu a fi cheltuită în totalitate, ci strict pentru destinația pentru care a fost alocată de la început în documentația de atribuire, dacă în procesul de execuție a contractului apar lucrări ce se încadrează în această destinație.
NOTA Nr. 7
O situație similară cu cea a „rezervelor de implementare“ o reprezintă cea referitoare la „cheltuielile incidentale“ în cazul contractelor de servicii având ca obiect prestații intelectuale, cum ar fi cele de consultanță/asistență tehnică, elaborare studii, proiectare sau supervizare.
Sumele în cauză sunt stabilite ca sumă fixă nominală, nemodificabilă, la nivelul formularului de propunere financiară ce face parte din documentația de atribuire aferentă procedurii de atribuire a respectivului contract, din considerentele precizate la nota nr. 6 .
"Cheltuielile incidentale" sunt destinate pentru a acoperi acele activități care sprijină îndeplinirea obiectivelor principale ale contractului, respectiv operațiuni auxiliare și/sau care țin de logistică, cum ar fi, fără a se limita la:
– cheltuielile de traduceri și interpretare;
– transport intern/internațional și cheltuieli de cazare în scopul contractului (de exemplu, pentru organizarea unor ateliere de lucru, ședințe de monitorizare, vizite la fața locului);
– cheltuieli administrative (de exemplu, pentru papetărie, fotocopiere și alte cheltuieli necesare pentru operaționalizarea activității de implementare a contractului, cum ar fi cele de închiriere a autovehiculelor necesare pentru realizarea vizitelor pe teren, realizarea unor teste de laborator suplimentare necesare ca urmare a apariției unor necesități neprevăzute de reperformare a unor verificări/inspecții).
Decontarea se face numai dacă aceste categorii de cheltuieli au fost descrise la nivel general prin documentația de atribuire a contractului inițial, iar contractantul demonstrează autorității/ entității contractante faptul că sunt de această natură, fiind totodată necesare pentru îndeplinirea obiectului contractului în cauză și se încadrează în prețurile aferente unor activități/ articole similare prevăzute în contract sau reprezintă prețul pieței. De asemenea, contractantul trebuie să supună aprobării autorității/entității contractante realizarea operațiunilor/ activităților în cauză, înainte de a fi angajată cheltuiala, iar realitatea respectivelor cheltuieli trebuie să poată fi demonstrată prin facturi și documente de plată doveditoare între contractant și prestatorul/furnizorul acestora.
ATENȚIE!
Nu se va putea deconta din rezerva de „cheltuieli incidentale“ achiziționarea unor echipamente IT (hardware și software) care pot face subiectul derulării unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziție publică/sectorială și care nu fac parte din categoria elementelor ce pot influența în mod direct indicatorul de rezultat al obiectului contractului. Justificarea că aceste echipamente vor fi folosite la asigurarea îndeplinirii activității administrative pentru perioada de implementare a contractului nu reprezintă un argument legal, având în vedere că aceste cheltuieli sunt strict legate de funcționarea administrativă și nu au efect direct asupra obiectului contractului de achiziții publice.
Rezerva de „cheltuieli incidentale“ nu poate fi utilizată pentru acoperirea altor categorii de costuri decât cele pentru care a fost destinată.