Articolul 6
Dispoziții aplicabile brokerilor
Art. 6 din NORMĂ nr. 18 din 6 iulie 2017 privind procedura de soluționare a petițiilor referitoare la activitatea societăților de asigurare și reasigurare și brokerilor de asigurare
(1) În vederea rezolvării corespunzătoare și în termenul legal a petițiilor care le sunt adresate, brokerii dețin proceduri scrise de primire și soluționare a petițiilor atât la sediul central, cât și la sediile teritoriale.
(2) Procedurile de soluționare a petițiilor sunt aprobate de către conducerea executivă a brokerilor.
(3) Modificările procedurilor existente se transmit către A.S.F., însoțite de decizia de aprobare, în termen de 30 de zile de la aprobarea acestora.
(4) Procedurile de soluționare a petițiilor, informațiile despre modalitățile de rezolvare pe cale amiabilă a acestora, inclusiv prin intermediul entității de soluționare alternativă a litigiilor, mediere sau arbitraj, precum și informațiile referitoare la adresa de e-mail și numărul de telefon la care se pot solicita informații despre stadiul rezolvării petițiilor sunt accesibile publicului la sediul și pe site-ul brokerului.
(5) Brokerii întocmesc și mențin un registru unic de petiții în format electronic securizat, pe an calendaristic, în conformitate cu anexa nr. 1 , asigurându-se de următoarele:
a) reînceperea numerotării de la 01 la fiecare început de an, în care să înregistreze cronologic, în ordinea primirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite să se repete, toate petițiile, inclusiv pe cele primite la sediile teritoriale, indiferent de modalitatea de primire a acestora prin registratură, prin poștă electronică, prin sistemul on-line existent pe site-ul oficial al brokerilor;
b) securizarea acestuia prin implementarea unui mecanism care să garanteze nerepudierea înscrierilor.
(6) Brokerii răspund petițiilor primite direct de la petenți, în termen de maximum 30 de zile de la data înregistrării petiției, indiferent dacă soluția este favorabilă sau nefavorabilă.
(7) Brokerii transmit, în format electronic, pentru fiecare solicitare primită de la A.S.F., în termen de maximum 10 zile sau în termenul precizat în mod expres în aceasta, o notă de fundamentare, precum și toate informațiile, documentele și situațiile solicitate; nota de fundamentare sau orice altă corespondență este semnată de una dintre persoanele semnificative, conform , și este transmisă către A.S.F. și în format letric.
(8) Brokerii acordă asistență asiguratului existent în propriul portofoliu, în ceea ce privește derularea contractului de asigurare cu respectarea condițiilor de asigurare, precum și a prevederilor legale pe toată perioada valabilității acestuia, inclusiv pentru soluționarea pe cale amiabilă a eventualelor litigii.
(9) Brokerii transmit semestrial către A.S.F. raportările "Situația petițiilor" și "Informații privind principalele probleme identificate în activitatea de soluționare și gestionare a petițiilor", în termen de 45 de zile de la încheierea semestrului pentru care se întocmește raportarea, în conformitate cu anexa nr. 5 , respectiv anexa nr. 2 ; raportarea "Situația petițiilor" conține cronologic petițiile înregistrate în perioada de raportare în registrul unic de petiții.
(10) Raportările se transmit către A.S.F. în format electronic, prin încărcarea datelor în aplicația de raportări electronice, iar prin adresă scrisă se certifică corectitudinea și completitudinea datelor cuprinse în fiecare raportare, inclusiv data la care au fost transmise și încărcate electronic.
(11) Adresa menționată la alin. (10) se semnează olograf sau cu semnătură electronică extinsă de către una dintre persoanele semnificative prevăzute la și se transmite către A.S.F. în termenul precizat pentru fiecare raportare.