Articolul 3
Art. 3 din REGULAMENT nr. 9 din 7 iulie 2015 privind procedura de soluționare de către entitățile reglementate și supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza Legii nr. 297/2004 privind piața de capital și a Legii nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiții alternative a petițiilor referitoare la activitatea acestora pe piața de capital
(1) În vederea soluționării corespunzătoare și în termenul legal a petițiilor care le sunt adresate, entitățile au următoarele obligații:
a) să dețină proceduri scrise în vederea administrării responsabile și prompte a petițiilor, să păstreze o evidență a înregistrării fiecărei petiții, precum și a măsurilor luate pentru soluționarea acestora. Procedurile trebuie să respecte prevederile prezentului regulament, să conțină informații privind modalitățile de soluționare pe cale amiabilă a litigiilor și să fie făcute disponibile personalului relevant al entității prin utilizarea unor canale interne adecvate. Procedurile sunt aprobate de conducerea entității care este responsabil/(ă) pentru punerea lor în aplicare și monitorizarea respectării acestora;
b) să furnizeze petentului, la cerere sau la primirea unei petiții, informații scrise privind procesul intern de soluționare a petițiilor;
c) să facă accesibile publicului la sediul propriu și pe website-ul lor, în mod permanent, procedurile de soluționare a petițiilor, datele de contact necesare în cazul solicitării de informații cu privire la stadiul soluționării petițiilor, precum și modalitățile de soluționare alternativă a litigiilor prevăzute de dispozițiile legale în vigoare;
d) să dețină și să mențină la sediul social/central un registru unic de petiții în format electronic securizat, pe an calendaristic, cu reînceperea numerotării de la 01 la fiecare început de an, în care să înregistreze cronologic, în ordinea primirii, toate petițiile, inclusiv pe cele primite la sucursale/agenții, indiferent de modalitatea de primire a acestora: prin registratură, prin poștă electronică, prin sistemul on-line; entitățile care dețin un sistem electronic securizat care nu oferă posibilitatea reînceperii numerotării de la 01 la fiecare început de an vor numerota conform sistemului implementat; registrul unic de petiții în format electronic va fi securizat prin implementarea unui mecanism care să garanteze nerepudierea înscrisurilor și va cuprinde în mod obligatoriu cel puțin următoarele informații:
Partea introductivă a literei d) a alin. (1) al art. 3 a fost modificată de pct. 4 al .
(i) numărul petiției;
(ii) data petiției;
(iii) identitatea petentului, inclusiv adresa, numărul de telefon, e-mail și serviciul/activitatea prestat(ă) la care se referă;
(iv) numele, prenumele și funcția persoanelor din cadrul entității la adresa cărora s-a formulat petiția sau cărora petentul li s-a adresat pentru prestarea serviciului/activității respectiv(e);
(v) obiectul petiției;
(vi) stadiul petiției;
(vii) data și modul de soluționare a petiției;
(viii) motivul pentru care petiția nu a fost soluționată favorabil (dacă este cazul);
(ix) prejudiciul invocat de petent (dacă este cazul);
(x) observații;
e) reprezentantul compartimentului de control intern/responsabilul cu funcția de conformitate care își desfășoară activitatea într-un sediu secundar al entității are obligația de a transmite lunar, în copie, la sediul social/central, petițiile primite și de a solicita înregistrarea acestora în Registrul unic de petiții;
f) să răspundă la fiecare petiție primită de la petenți într-un limbaj simplu și ușor de înțeles, în termen de maximum 30 de zile de la data înregistrării acesteia, indiferent dacă soluția este favorabilă sau nefavorabilă. În situația în care aspectele sesizate prin petiție necesită o cercetare mai amănunțită, entitatea trebuie să informeze petentul cu privire la cauzele întârzierii și să precizeze termenul în care va fi soluționată petiția care nu poate depăși cu mai mult de 15 zile termenul de 30 de zile de la înregistrarea petiției.
(2) Informațiile furnizate conform alin. (1) lit. b) și c) trebuie să fie clare și actuale și să conțină detalii privind:
a) modalitatea de transmitere a petițiilor (tipul de informații pe care trebuie să le furnizeze petentul, precum calitatea în care formulează petiția, interesul în cauză etc.), identitatea și datele de contact ale persoanei/persoanelor către care trebuie să fie transmise petițiile, precum adresa de e-mail, numărul de telefon etc.;
b) procesul ce va fi urmat în vederea administrării petiției (informații privind termenul de soluționare a petiției, posibilitatea adresării către o autoritate competentă sau utilizării unui mecanism de soluționare a litigiilor etc.);
c) informarea petentului cu privire la stadiul de soluționare a petițiilor.
(3) Toate înregistrările în Registrul unic de petiții dintr-un an calendaristic și totalul centralizat al acestora se vor păstra de către entități pentru o perioadă de 5 ani de la momentul depunerii petiției inițiale.