Articolul 6

a) să organizeze depozitul de arhivă după criterii prestabilite, conform prevederilor legislației arhivistice în vigoare, și să solicite conducerii asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări dotarea corespunzătoare a depozitelor, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor, de prevenire a inundațiilor, precum și cu aparatură specifică de urmărire și asigurare a microclimatului și de control al accesului în depozit, să informeze conducerea acestora și să propună măsuri în vederea asigurării condițiilor corespunzătoare de păstrare și conservare a arhivei;

b) să coordoneze și să răspundă de activitatea arhivistică din cadrul asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile legislației arhivistice în vigoare;

c) să organizeze arhivarea documentelor primite de la structurile asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări pe bază de proces-verbal și inventare, întocmite conform legislației în vigoare;

d) să inițieze și să organizeze activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări și să îl actualizeze periodic, precum și să asigure legătura cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării Nomenclatorului și să urmărească modul de aplicare a acestuia de către structurile asigurătorilor/reasigurătorilor și intermediarilor în asigurări și/sau în reasigurări;

e) să întocmească inventare pentru documentele fără evidență aflate în depozit;

f) să asigure evidența tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor specifice;

g) să cerceteze documentele din depozit în vederea eliberării documentelor solicitate de cetățeni (asigurați, păgubiți, angajați etc.), în conformitate cu legislația arhivistică în vigoare;

h) să pună la dispoziție pe bază de semnătură și să țină evidența documentelor împrumutate compartimentelor, iar la restituire să verifice integritatea documentului împrumutat;

i) să pună la dispoziția Arhivelor Naționale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acțiunilor de control privind situația arhivelor la asigurători/reasigurători și intermediari în asigurări și/sau în reasigurări;

j) să pregătească documentele cu valoare istorică și inventarele acestora, în vederea predării lor la Arhivele Naționale, conform legislației arhivistice în vigoare.